om du har utsetts till exekutör av någons vilja, eller har tillträtt en roll som personlig representant om det inte fanns en vilja, kan du ha samlat ett antal fastighetsadministrationsdokument under processen.
dessa papper var viktiga för att säkerställa att allt redovisas, och i synnerhet att rapportera information till HMRC för att se till att rätt skatter har betalats. Tidningarna kommer också att ha granskats för att kontrollera att alla tillgångar har samlats in. När skulder och skatter har betalats och gården har delats ut, vad ska du göra med buntar av papper som hålls för gården och hur länge ska du hålla dem för?
finansiella papper, bank-och aktieutdrag och skattedeklarationer kan ha byggts upp och du kanske nu undrar om de kan kasseras. Partner, Helen Gowin, råder.
vilka Estate Administration dokument bör hållas efter avslutad?
även om det inte är en uttömmande lista, rekommenderas att behålla följande papper:
- beviljande av bouppteckning eller Administrationsbrev och en kopia av testamentet
- de ursprungliga födelse -, äktenskaps-och dödsintygen för den avlidne och deras make eller en kopia av domstolsbeslut som skilsmässa grad
- brev från HM Revenue with tax clearances
- en kopia av bouppteckningen
helst bör alla papper hållas i elektronisk form så att du kan hämta en kopia av bouppteckningen
hur länge ska jag hålla papper för?
vi rekommenderar att du håller ovanstående papper på obestämd tid, men andra papper som skatteposter, värderingar och uttalanden bör hållas i minst 3 år bara om skattekontoret behöver öppna en förfrågan igen.
om det sker en framtida lagändring finns åtminstone några av de viktigaste dokumenten tillgängliga. När tillgången på den tidigare makens oanvända nollfrekvensband introducerades 2007 skapades problem för exekutörer eftersom tidningarna för avlidna makar inte nödvändigtvis skulle ha hållits om döden hade varit många år före den andra döden.
även om det inte är möjligt att förutse förändringar, kan det vara lättare att hantera saker i framtiden att hålla några viktiga dokument.
vi behåller estate papers under en period av minst 12 år och beviljandet av bouppteckning på obestämd tid.
hur ska jag kassera Estate Administration dokument?
vi rekommenderar att du håller de viktiga papper som nämns ovan på ett säkert ställe, men när du är redo att bli av med det andra pappersarbetet, skulle det vara tillrådligt att ha dessa strimlade säkert. Några av papper kommer att ha ekonomisk information om dem eller kan vara mer personlig för familjen, därför fragmentering dessa dokument kommer att ge större trygghet och undvika att få i händerna på oönskade människor..
om det finns mycket pappersarbete och du inte har en dokumentförstörare för att förstöra papper, kan du ordna ett företag som hjälper till att strimla papper säkert för att ta bort och kassera papper. Detta debiteras vanligtvis som en kostnad för gården.
vad sägs om papper med något historiskt intresse?
om det finns några gamla dokument som kan ha något intresse för ett lokalt museum eller historia samhälle, förutsatt att de inte har lämnats specifikt i en testamente, kanske du vill donera dessa.
för mer information om förvaltning av en egendom, kontakta Estate administration och bouppteckning Partner, Helen Gowin, på 01260 282351 eller e-post .
