Mötes-och evenemangsplanerare tidslinje och checklista
ladda ner mötesplanerare checklista PDF här
Destination Colorado är standarden för de mest minnesvärda och produktiva möten. Colorado har 300 soldagar med oändliga alternativ för aktiviteter, inklusive visning av frigående bison i slätterna nära Denver och Fort Collins till vingårdar nära Grand Junction och vykort-perfekta toppar av Aspen, Telluride och Buena Vista. Med allt som Colorado har att erbjuda, din första fråga bör vara, ”Varför är inte dina möten i Colorado?”
Evenemangsplaneringsverktyg: Destination Colorado har skapat denna nedladdningsbara tidsplaneringslista för mötesplanerare för att säkerställa att ditt nästa möte inte bara blir framgångsrikt men minnesvärt.
18 månader ut
Ja, 18 månader ut (ett och ett halvt år före ditt möte) du bör planera ditt möte eller evenemang. Verkar som en lång tid? Kalla det jobbstabilitet. Trots allt, de kallar det mötesplanering av en anledning rätt? När du har beslutat att Colorado är platsen för din destination Möte din nästa fråga bör vara, ”Vad är mötet om?”Att svara på denna fråga kommer att bidra till att dina mål uppfylls och hålla dig på rätt spår under hela planeringsprocessen.
intern kommunikation
identifiera först målen och målen för ditt evenemang. Som det välbekanta ordspråket säger, ” Du kan inte träffa ett mål du inte kan se.”Se dessutom till att dina mål är mätbara så att du kan granska framgången för ditt evenemang när det är klart och göra eventuella justeringar om det behövs. Förbered också en preliminär agenda, gästlista och upprätta ett protokoll med din personal, sponsorer, utställare, högtalare, press och registranter för att säkerställa att förväntningarna är tydliga så att frågor dirigeras på lämpligt sätt. Upprätta kampanjplaner (kom ihåg din jobbtitel som mötesplanerare?) vid denna tidpunkt kommer att bidra till att klargöra” vem-är-hantering-vad ” så att du kan granska, uppdatera och förbereda eventuella policyer som styr evenemanget och hålla all relevant personal informerad.
ett sätt att hjälpa dig och din personal att hålla sig på rätt spår är att skapa en kalender med personalmöten, konferenssamtal och webbseminarier. Kalendern bör innehålla alla kända utskriftskrav, tidtabeller och tidsfrister för alla som är inblandade. Planera runt uppgifter som är relaterade till evenemanget så att du kan se till att förväntningarna uppfylls och ansvar kommuniceras.
många evenemang inkluderar forskning och huvudtalare. Artonmånadersmärket är en utmärkt tid att fastställa riktlinjer för inlämning av papper så att du och ditt team har gott om tid att granska och välja dina högtalare samt ge dem tid att planera för ditt evenemang.
Ekonomi
det är aldrig för tidigt att börja förbereda preliminära budgetkategorier för att fastställa din totala avkastning. detta inkluderar dina AP/AR och finansiella förfaranden, registreringsavgift och avbokningsstrukturer, utställningsavgifter och nya finansieringskällor om det behövs. En bra preliminär budget kommer också att innehålla dina resultat av tidigare, nuvarande och potentiella finansieringskällor, och det är bra att upprätta försäkringsskydd. Du vill inte att evenemangsdeltagare gör anspråk på whiplash på grund av dina fantastiska utställare.
Event Site
med de många platser som Colorado har att erbjuda, du bör ha några problem att välja en webbplats som överträffar dina förväntningar och de av dina deltagare. Identifiera möjliga datum för ditt möte så snart som möjligt och ha en allmän uppfattning om hur många gäster du förväntar dig att delta i ditt evenemang. Nästa steg? Gå över till www.destinationcolorado.com för att hitta din perfekta plats. När du har skickat möteskraven till dina valda webbplatser – dina förfrågningar om förslag (RFP) – kan du börja montera en deltagarutsiktslista. När dina webbplatsförslag börjar hälla in, glöm inte att tänka på boendebehov för dina deltagare. Det är inte meningsfullt att ha den perfekta platsen medan du kräver att dina deltagare sover på kongresscentrets hallbänkar. Om så är fallet, låt mig rekommendera ditt nästa planerade drag; granska de klassificerade för jobbannonser.
när du har valt några platser, gör en punkt att utföra platsbesök för att säkerställa riktigheten i informationen om platsen samt identifiera potentiella hotellpriser och block. När detta är klart är du redo att publicera den preliminära evenemangsinformationen på din webbplats och börja marknadsföra ditt evenemang.
femton månader ut
femtonmånadersmärket är en perfekt tid att fokusera på att marknadsföra ditt evenemang. Marknadsföringsuppgifter bör omfatta att utveckla en marknadsföringsstrategi, förbereda pressmeddelanden och beskriva specifika krav för dina olika leverantörer som reklam, cateringfirma, dekoratörer, underhållning, frakthanterare, möbler, tryckning och rekvisita, säkerhet och andra tjänsteleverantörer. Var inte borta från att delegera eftersom du måste bilda utskott och utföra många PR-funktioner under de kommande månaderna. Inledande PR-uppgifter bör inkludera att skicka ut dina första mötesmeddelanden och reklammaterial till potentiella deltagare och utställare, om det är lämpligt.
övervaka din budget. Du kommer att börja få en känsla av dina faktiska kostnader när du bekräftar din plats och identifierar dina leverantörers behov. Genom att fortsätta att hålla sig inom budgeten kommer du att få beröm från dina överordnade samt förtroende för dina förmågor (och eventuell arbetssäkerhet). Hur håller du dig inom din budget? Två sätt: genom att antingen öka din finansiering eller förhandla med dina tjänsteleverantörer. Ju tidigare du kan ställa in dina garantier desto bättre passar du att förutse slutliga kostnader. Detta kommer att gå långt för att säkerställa att ditt events behov uppfylls och låta dig andas utrymme att fokusera på annan viktig information som behoven hos dina huvudtalare, utrustning och boende.
tolv månader ut
tolvmånadersmärket är en bra tid att granska hotellkontrakt och deras tillhörande tidsfristdatum. Skapa en slutlig mötesbudget och gör ändringar i dina redovisningsförfaranden om det behövs. Du kanske också vill förbereda ett preliminärt mötesschema för media som beskriver de kommande tolv månaderna för att säkerställa att din marknadsplan är på rätt spår. Andra uppgifter bör omfatta att förbereda en konferens broschyr telefon app, inklusive kopia, layout, och fastställande av kategorier för utmärkelser och urvalskriterier.
tio månader ut
det här är en bra tid att fortsätta dina marknadsföringsinsatser genom organisationstidningar och nyhetsbrev. Var noga med att inkludera biografier, headshots och introduktioner av dina presentatörer för att effektivt nå dina måldeltagare.
fortsätt dina hushållningsinsatser genom att förbereda en huvudlista över föreslagna programämnen, förfina huvudformatet för dina allmänna sessioner, workshops och tillhörande händelser, samt jämföra bostadsutrymmen. Detta gör att du kan få en uppfattning om de funktionella områdena i din plats och förutse preliminära rumsuppdrag för evenemang och aktiviteter. Att veta så mycket som möjligt om din plats hjälper dig att upprätta och övervaka procedurer och kontroller för sessioner och tillträde till dina evenemang.
om du vill vara före spelet, gör dina slutliga val från alla dina återstående leverantörer och följ upp alla papper som du funderar på för presentation. Tar tid att omvärdera dina målmarknader och förbereda material för din broschyr kommer också att ställa dig upp för framgång senare.
åtta månader ut
om du har gjort dina läxor och har uppfyllt dina deadlines, åtta månaders märket är en tid för dig och ditt team för att ta det lugnt, sade ingen någonsin. Humor åt sidan, det här är den tid då alla dina ansträngningar börjar komma ihop. Uppföljningen är dock fortfarande nyckeln för att säkerställa att ditt evenemang går smidigt. Börja det slutliga urvalet av papper och bestämma nominerade listor. E-posta din första mötesbroschyr och förbereda din andra utställare värvningar, om så är lämpligt. Detta kommer att hålla dig uppdaterad om eventuella ändringar som måste åtgärdas innan du förmedlar uppdateringarna till din plats.
när det gäller dina deltagare, när du har fått registreringsformulär vill du behandla dem och börja skicka förhandsregistreringsbekräftelser. Överväg också att förbereda registreringslistor och namnskyltar och upprätta ett protokoll för hur dina gäster kommer att få sina referenser.
andra administrativa uppgifter inkluderar att förbereda hotellfunktions rymddiagram för registrering, allmänna sessioner, workshops, sociala funktioner och så vidare. Bestäm det slutliga schemat för alla händelser och begär aktivt annonsörer för din Programbok så att du kan säkerställa marknadsmättnad för din specifika demografi.
fyra månader ut
det är dags att skicka din andra kampanjbroschyr till potentiella deltagare och göra slutliga val av dina prismottagare. Genom att fortsätta att begära och följa upp med utställare, sponsorer och annonsörer kan du se till att allas behov uppfylls. Det är också dags att identifiera material för registreringspaket och beställa konferenspaket. Glöm inte att designa och skriva ut alla biljetter för tillträde till dina mötesfunktioner och beställa alla nödvändiga möbler och utrustning på plats inklusive rumsinredning som skyltar och blommor för bankettbord. Alla mat-och dryckesmenyval måste bekräftas, och beställningar bör göras för utmärkelser med relaterat material. När det gäller bemanning, börja identifiera och tilldela personalansvar på plats och förbereda informationsmeddelanden för all personal som är involverad i evenemanget.
om du vill lägga till lite panache till ditt evenemang, överväga om det är lämpligt att presentera gåvor till dina talare och andra framstående gäster. Detta är ett utmärkt sätt att visa din uppskattning för dem, och det kan uppmuntra dina talare att återvända för framtida händelser.
två till fyra månader ut
du är nästan där. Saker börjar värma upp men att vara en kunnig mötesplanerare är du beredd och säker på att säkerställa framgången för ditt evenemang, rätt?
två-till fyramånadersmärket är den tid då du kommer att behöva förbereda en särskild mötesfråga i ditt nyhetsbrev eller andra tidskrifter för att påminna din publik om ditt evenemang. Du kanske också vill granska och bekräfta ditt sessionsschema, rumsuppdrag och funktionsrumsdiagram med din plats anläggningar och lämpliga evenemangsleverantörer. Att bestämma upphämtningslistan för sovrum, säkerhetsbehov, upprätta ett riskhanteringsprotokoll och bekräfta att ditt evenemang överensstämmer med American Disabilities Act (ADA) är också en bra ide.
andra uppföljningsuppgifter inkluderar: granska evenemangets budget och göra justeringar efter behov, välja en skrivare för din Programbok, om du inte redan har gjort det, och förbereda och skriva ut evenemangets utvärderingsformulär för feedback.
dag för evenemanget
kan du tro det? Du har jobbat hårt de senaste arton månaderna och dagen är äntligen här! Tur för dig, du har fortfarande arbete att göra.
på plats
var noga med att träffa din konferenschef och genomföra en genomgång av deras anläggningar vid ankomsten. Detta ger dig en god uppfattning om storleken på rummen, sittplatser, strömtillgänglighet och brandutgångar. Bekräfta också dina önskade installationsstilar (teater, klassrum, bankett) och bordsval (6′-10′ fotbord, runda bord) också.
varje rum
när du har slutfört din genomgång, bekräfta att varje bankettrum är utrustat med lämpliga tjänster som; bord / sängkläder, stolar, bartenders, sprit, cateringfirma och minst en konsult för att hantera särskilda behov och frågor från dina deltagare. Att hitta lämpliga områden för skyltar och premier är också bra att bestämma under installationen.
Registreringsdisk
din plats kan ha ett förutbestämt område för din registreringsdisk, så samråd med din konferenschef om platsen är avgörande (eftersom din plats kan ha flera evenemang som hålls samma dag). Konsultera om registreringsramverk och metodik, betalningar, namnskyltar, registreringslistor, rapporter och personal. Som mötesplanerare måste du övervaka bearbetning, bekräftelse och rapportering av Registreringar, Betalningar, insättningar, återbetalningar och avbokningar. Om ditt evenemang accepterar betalningar på plats är det bra att fastställa ett protokoll för att hålla betalningarna säkra. Övervaka också förberedelsen av registreringslistor och märken och se till att montera registreringspaketen innan ditt evenemang öppnas.
bemanning
genomföra pre-konferens och dagliga personalmöten och ge instruktions genomgångar för din registrering personal, datainsamlare, volontärer och andra. Se till att din personal känner till kommandokedjan och myndighetsnivåerna för att säkerställa lämpliga ansvarsnivåer. Det är alltid bra att granska varje dags krav och lyfta fram följande dags behov med personal också. Granska ansvarsområden, förfaranden och överlappningsområden som registrering, matgarantier, högtalare, VIP, mediarumsinställningar, make/gäst/barnevenemang, utställningar, sponsorer och så vidare.
varor
ordna en daglig fakturagranskning med din anläggningschef för att bekräfta och övervaka leverans och hämtning av allt evenemangsrelaterat material. Rådgör med mötesstödpersonal som krävs för utfärdande av dricks och genomföra ett möte efter konferensen med anläggningsavdelningar och leverantörer efter behov.
andra
andra områden som berör ditt evenemang är att bestämma behoven hos din fotograf, videograf, bekräfta hotellbokningar och transport, leverera välkomstgåvor till deltagare, dekorationer inklusive välkomstskyltar, presentatörbakgrunder, riktningsskyltar, underhållningsbehov och cateringfirmor.
omedelbart efter evenemanget
din uppföljning efter evenemanget är lika, om inte viktigare, som dina förplaneringsinsatser. Se till att du förbereder en lista med tackbrev och maila dem omedelbart efter slutförandet av ditt evenemang. Få konferensutvärderingar från deltagare och personal, packa och utföra en inventering av allt ditt material och förena din ekonomi för att säkerställa att din organisation har fakturerats på lämpligt sätt. Se upp för dolda kostnader som ingår i dina Leverantörsfakturor. Det är alltid viktigt att få dina leverantörsavtal skriftligen innan tjänster görs, så att du inte debiteras för tjänster som inte avtalats tidigare.
utför en resultatgranskning efter budgeten och samla in och organisera dina data för slutliga mötesrapporter. Dina mötesrapporter bör innehålla en sammanfattning av alla utvärderingsformulär med lämpliga kostnadscentra och betalningsplaner som bryts ut.
