9 steg för att hantera svåra mötesdeltagare

att hantera svåra mötesdeltagare är en viktig färdighet för alla professionella. Att lära sig att smidigare över konflikter i ett möte kommer inte bara att hjälpa dig att bli en mer effektiv kommunikatör, det kommer att hjälpa dig att bli en mer effektiv ledare.

ibland kan du behöva arbeta med samarbetsvilliga eller fientliga människor som kanske inte är trevliga att vara runt. Eller, det kan finnas engångssituationer där du hittar någon i ett möte plötsligt dominerar varje diskussion, kasta agendan ur spår, och sätta mötesmålen i fara.

när man hanterar svåra människor i möten finns det 9 nyckelfaktorer att ta hänsyn till för att effektivt kontrollera eventuella konflikter.

<h-circle>1<h-circle>försök att förstå varför de agerar på det sätt som de är.

var noga med att fokusera på det faktum att det inte är personligt. Det är precis som de väljer att agera. Ibland uppstår en konflikt i ett möte från konflikter mellan personlighetstyper. Du kan frestas att bedöma en persons personlighet, men det är inte produktivt.

Undvik personliga bedömningar och tänk på beteendet istället. Hur påverkar deras beteende dig och laget? Begreppet personligheter och personlighetstyper är verktyg för att hjälpa människor att bättre förstå varandra, men i den verkliga världen måste vi titta på vad folk säger och gör snarare än några generaliseringar om vem vi tror att de kan vara.

<h-circle>2<h-circle>fråga dig själv hur du kan förbättra kommunikationen med personen.

människor är ibland ständigt svåra eftersom de känner att de inte hörs. Behöver de tid utanför mötet för att prata om några av sina tankar? Försök att förstå var den svåra energin kommer ifrån. Fokusera på framtiden och hur du kan förbättra personliga relationer i framtiden.

<h-circle>3<h-circle>Tänk på de direkta konsekvenserna av hur du agerar i ett möte.

kom ihåg att i ett möte är du i en offentlig miljö. Du kan göra en dålig situation värre genom att svara för aggressivt, men du kan behöva vara aggressiv för att stoppa någon som också är aggressiv.

vad du än gör kommer du att göra det framför gruppen, vilket är ett exempel för din organisation. Till exempel, om en anställd är blatant oförskämd mot andra teammedlemmar, svara assertivt på problemet. Behandla händelsen på allvar, snarare än att skicka bort den på ett avslappnat sätt, för att vara ett exempel för alla närvarande.

<h-circle>4<h-circle>Håll en jämn köl.

när någon är svår i ett möte, försök att vara vänlig, men inte för Vänlig. Le inte för mycket, men var inte heller aggressiv eller öppet oförskämd. Ibland är ett omedvetet mål för det svåra beteendet att få en ökning av dig och andra mötesdeltagare. Genom att inte reagera för kraftigt i någon riktning undviker du att mata in denna önskan.

<h-circle>5<h-circle>är de ”kommer från en bra plats”?

vissa människor är svåra att hantera eftersom de interagerar på sätt som går på människors nerver. De kan till exempel verka oärliga eller ständigt ohjälpsamma, men de är faktiskt inte skadliga.

alltid vara på jakt efter människor som menar väl, men leveransen kommer över så svårt. För det mesta försöker medarbetare och partners hjälpa till. De är svåra eftersom de har passion, starka åsikter, en bra ide (i sitt sinne), eller de försöker göra en poäng. Kanske vill de ta kontroll över en diskussion för att se till att vissa kommentarer eller punkter tas på allvar.

men kärnan i frågan Vill alla ha samma sak: en nöjd kund, ett lönsamt företag, en bugfri produkt.

Konfliktexperter föreslår att du använder dessa fraser för att eskalera:
– jag vet att du är arg/frustrerad/förvirrad/irriterad och jag respekterar det. Skulle det vara ok att prata med dig om det?
– jag skulle verkligen vilja prata med dig om vad som händer mellan oss och försöka lägga det bakom oss. Vi är båda arga och upprörda men jag tror att det skulle hjälpa oss att gå vidare om vi kunde prata ärligt om hur vi kan gå vidare.
– jag är uppriktig i mina försök att försöka utarbeta en resolution med dig i hopp om att vi kan bygga om vår relation. Skulle du vara öppen för det?

<h-cirkel>6<h-cirkel>ta en paus.

i ett långt möte där ett beslut måste fattas för verksamheten kan ett utmanande möte skruva upp flödet. Ibland är det bästa du kan göra att trycka på reset på mötet, Ta en paus och låt den negativa energin rensa från rummet.

uppmuntra teammedlemmar att ta en promenad runt kontoret (fysiskt eller virtuellt). Med några minuters tyst tid kan en störande person få lite inblick i deras problem och återvända till sessionen uppdaterad och med ett annat perspektiv. Vem vet, de kan till och med lyckas komma tillbaka med en ursäkt.

<h-circle>7<h-circle>har rimliga förväntningar i ögonblicket.

var medveten om att med vissa människor kommer dina handlingar bara att ha en begränsad inverkan på att ändra sitt beteende. I bästa fall, du kanske kan stoppa beteendet på kort sikt och komma igenom mötet men en interaktion kommer inte att förändras i livet.

men att öva på god kommunikationsförmåga gång på gång kommer att leda till en förändring i din möteskultur och se färre problematiska möten som ett resultat.

<h-circle>8<h-circle>vet när det är chefens ansvar

hantering av konflikter på arbetsplatsen behöver ofta kontaktas i en en-mot-en-konversation mellan chefen och deras direkta rapport. Om några av tipsen i den här bloggen inte fungerar (och även om de gör det), finns det ofta en annan konversation att ha separat.

vissa teammedlemmar kan behöva utbildning i hur man uttrycker sina tankar effektivt. De kan tendera att prata över andra utan att inse det. Igen, om det finns en personlighetstyp fråga här, personen kanske inte inser det existerar eller har kompetens att ta itu med det.

men om en chef kan peka på en specifik störande åtgärd som någon tar och sedan ge färdigheter eller utbildning för att hjälpa till att anpassa sig, blir det bättre för alla i branschen. Du tar itu med problemet i sin kärna, snarare än i en enda incident.

<h-circle>9<h-circle>förstå när nya regler behövs.

det är trevligt när alla bara gör vad de ska göra. Vi är i allmänhet inte fans av att sätta för många policyer på plats, men ibland är några grundregler vad som krävs för att skapa ett väckarklocka.

du kan till exempel ha ett team där vissa deltagare är konsekvent sena till möten. De flesta möten är långa.

du kan anta en konfronterande inställning till detta dåliga beteende och komma i ansiktet varje gång de är sena. Men detta kommer bara att vara effektivt för några möten och det kommer säkert inte att göra dem mer glada att vara punktliga i framtiden.

istället, på lång sikt, införa schemaläggningspolicyer som tar upp problemet. Ta itu med det som en gruppfråga, inte en personlig, och säg att möten går länge, vilket ingen tycker om. Visa fördelarna med att dyka upp i tid, som att lämna tidigt, och eventuellt koppla förändringen med andra förbättringar, som en strömlinjeformad mötesagenda, så att politiken inte verkar rikta in sig på någon i synnerhet.

Vad ska du fråga i en-mot-en?

känner du dig någonsin isolerad på jobbet?
hur tycker du om att få erkännande?
vilken typ av feedback saknar du?
…och 300 + andra frågor

bläddra 1: 1 Frågor