det var en tid inte så länge sedan där det verkade som om jag arbetade nonstop men kände mig fortfarande som om jag inte hade åstadkommit någonting. Ännu värre, jag skulle titta på klockan och utropa, ” vart gick dagen?”Jag önskade att det fanns en ande som magiskt kunde ge mig en extra timme eller två.
om du inte är Aladdin, kommer ingen genie att ge en sådan önskan. Istället måste du spänna ner och upptäcka smarta sätt att hitta mer tid på din dag. Även om det kanske låter omöjligt, kan du hitta den tiden om du använder dessa 10 taktik.
Håll en logg över din tid.
om du vill hitta mer tid på din dag måste du först veta hur du spenderar din tid. Det bästa sättet att göra detta är genom att starta en tidslogg och spåra alla dina minuter.
en tidslogg är bara en anteckningsbok där du skriver ner vad du gör och hur lång tid det tar. Denna process kan låta besvärlig, och det är, men gör det i en vecka eller så. I slutet av veckan kommer du att kunna identifiera hur lång tid uppgifterna faktiskt tar att utföra och hur mycket tid du spenderar på oproduktiva aktiviteter. Som ett resultat kommer du att sluta under och överskatta hur lång tid vissa saker Tar. Du kan till och med upptäcka förlorade tidsblock, till exempel under din morgonpendling.
om du inte är ett fan av att bära en anteckningsbok med dig hela tiden, finns det ett antal digitala verktyg som kan spåra tid för dig.
gör dina att göra-listor mer effektiva.
entreprenörer som Richard Branson krediterar att göra-listor som verktyg som hjälpte dem att uppnå framgång. Problemet är att de flesta att göra-listor är intetsägande, vaga och oinspirerande. Det finns dock flera sätt att göra din lista mer kraftfull och användbar. Kentin Waits skriver för klokt bröd och föreslår följande tekniker för att förbättra dina att göra-listor:
- fäst en känsla för varje objekt eftersom detta fungerar som en motivator.
- länka en belöning till slutförandet av varje uppgift.
- använd exakta verb i motsats till stora och vaga.
- förstå hur mindre åtgärder påverkar den större bilden.
- spendera mer tid på att identifiera dina ”mest värdefulla uppgifter” för dagen.
sova en timme mindre.
jag förespråkar inte på något sätt att någon sover så lite att de blir sömnberövade. Att inte ha hela åtta timmars sömn leder till hälsoproblem – det är också kontraproduktivt för produktiviteten.
forskning från National Sleep Foundation har funnit att vuxna behöver sju till nio timmars sömn per natt. Om du regelbundet sover i åtta eller nio timmar – börja vakna en timme tidigare. Du kommer fortfarande att få tillräckligt med vila för att förbli frisk och energisk. Men du har också en extra timme att spendera på att träna, läsa, arbeta på en sida eller städa ut din inkorg.
jag borde tillägga att du inte bara vill ställa in ditt larm en timme tidigare imorgon. Lätt din väg in i den. Stå upp 15 minuter tidigare i ett par dagar, sedan 30 minuter, 45 minuter och slutligen en timme tidigare. Jag föreslår att du ställer in ditt larm för din vanliga vakna tid och bara berätta för dig själv tiden att vakna. Du kan överraska dig själv genom att vakna tidigare utan det blaring larmet.
bli organiserad.
det händer oss alla en eller annan gång. Du gör dig redo att gå ut genom dörren för arbete bara för att inse att du inte har dina nycklar eller plånbok. Som ett resultat kommer du sent till kontoret. Sedan, när du sätter dig ner för att börja arbetsdagen, söker du frenetiskt på ditt skrivbord efter ett viktigt dokument.
den genomsnittliga personen spenderar över fem minuter på att söka efter felplacerade föremål. Vi förlorar 2,5 dagar varje år på jakt efter förlorade saker.
den enkla lösningen är att bli organiserad. Ge allt ett hem och sätt tillbaka saker när du är klar med dem. Du vet exakt var allt är och slösar inte tid på att leta efter dessa objekt. Jag tillbringar de sista 30 minuterna av min arbetsdag med att räta upp min arbetsplats så att när jag kommer till kontoret nästa dag är allt där jag behöver det.
hantera inte saker mer än en gång.
enligt Jana Kemp, en Boise, Idaho, ”time architect” och författaren till, Nej! Hur ett enkelt ord kan förändra ditt liv, hantering av samma objekt flera gånger är ineffektivt. Kemp säger, ” när det gäller e-post, röstbrevlåda eller pappersarbete, vidta omedelbara åtgärder – t.ex. läs, svara, ta bort, fil – så att du inte behöver komma tillbaka till det. Den ackumulerade sparade tiden kan lägga till upp till tio timmar i månaden.”
ett system som är effektivt är 4Ds:
- ta bort (eller släpp). Till exempel, snabbt skanna din inkorg och papperskorgen meddelanden som inte är till någon nytta eller intresse för dig.
- delegat. När det är möjligt, tilldela de flesta administrativa uppgifter till någon annan, som en personlig assistent.
- skjuta upp. Spara viktiga, men inte brådskande, objekt för senare när du har tillgänglighet.
- gör det. Om det finns ett brådskande och viktigt e-postmeddelande från en klient, svara på dem ASAP.
konfigurera om din smartphone.
visste du att den genomsnittliga amerikanen kontrollerar sin telefon var 12: e minut? Andra studier har visat att vi spenderar ungefär hälften av vår telefontid på sociala medieplattformar som Facebook, Instagram, Twitter, Snapchat och YouTube. Inte konstigt att vi inte får ut det mesta av våra dagar.
medan vissa människor har tillräckligt med viljestyrka för att bara ignorera sina telefoner när de får meddelanden, kan de flesta av oss inte motstå den frestelsen. För att lösa detta kan du sätta din smartphone i flygplansläge eller använda ett verktyg för att blockera distraherande webbplatser under specifika tidsperioder.
vad sägs om de gånger när du använder din telefon för att undvika interaktion, till exempel under din pendling på kollektivtrafik eller när du väntar på ett upptagen kontor för ett möte. Vi går automatiskt på våra telefoner och sugs in. Nästa sak du vet har du bara spenderat 30 minuter på att titta på videor eller se vad dina vänner och familj har gjort.
för att bekämpa detta, ordna om din telefon. Jag har tagit bort många appar från min telefon och försöker använda sociala medier från mitt skrivbord så att jag har ett mer kontrollerat sätt att hantera det. Jag vill inte bli distraherad i en fem timmars tid suger. På så sätt kontrollerar jag bara mina konton när jag är på skrivbordet – vanligtvis efter att jag har gått igenom Min inkorg med schemalagda intervaller. Om det är för extremt, ta åtminstone bort apparna från startskärmen så att du inte kontrollerar dina sociala konton varje par minuter.
schema mindre.
att lägga färre saker på ditt schema kan låta uppenbart, men företagare har en tendens att bita av mer än de kan tugga. Innan du bestämmer dig för en uppgift eller händelse och lägger till den i din kalender, fråga om det flyttar nålen mot dina mål eller inte. Kanske att vara en del av en lokal företagsorganisation hjälpte dig att nätverka när du startade ditt företag. Idag kan det dock vara ett åtagande som gör att du känner dig översträckt.
med andra ord, sluta packa ditt schema så hårt att det håller på att brista i sömmarna. Ta bara ansvar som tjänar ett syfte. Börja säga nej till allt annat-åtminstone för nu.
dessutom föreslår Chris Guillebeau att du tar bort att du granskar din kalender och eliminerar de saker som du inte är upphetsad över. ”Det här är ett bra sätt att frigöra timmar, tidsblock eller hela kvällar från ditt liv”, skriver han.
bli mer proaktiv.
”så många av våra dagar spenderas i reaktivt läge. Vi svarar ständigt på e-postmeddelanden, sitter i meningslösa möten och hanterar andras” nödsituationer”, skriver Chris Winfield i en bit För Time. ”Allt detta gör det svårare och svårare att faktiskt få något åstadkommit.”
Winfield rekommenderar att du använder Pomodoro-tekniken där du spenderar 25 minuter på en uppgift för att bli mindre reaktiv mot avbrott. Du fokuserar bara på den uppgiften tills 25 minuter är uppe. Efter det tidsblocket, ta en fem minuters paus. När du har slutfört fyra cykler kan du ta en längre paus för att få dig fräsch och fokuserad.
efter att ha utnyttjat denna teknik säger Winfield att han kan ”göra den mängd arbete som brukade ta mig 40 timmar på bara 16.7.”
var kreativ med väntetiden.
kom ihåg den tidsloggen du skapade? Du kanske har märkt att det finns bitar av ledig tid tillgänglig. Om du till exempel sitter i bilpoolen eller tunnelbanan i 30 minuter varje morgon kan du använda den tiden för att läsa och svara på längre e-postmeddelanden, lyssna på en podcast eller ljudbok eller skriva i din tacksamhetsdagbok. Om du tittar på tre timmars tv när du kommer hem, skära ner det till bara en timme och spendera de andra två timmarna på en hobby eller lära sig en ny färdighet.
poängen är att vi alla har stunder under dagen som bättre kan spenderas på något produktivt.
gruppera liknande uppgifter tillsammans.
att sätta liknande jobb tillsammans är en taktik som kallas batching. Det är ett av de mest effektiva sätten att maximera produktiviteten. Att gruppera alla liknande uppgifter tillsammans kommer att minska tiden för växling av växlar (slipväxlar kan vara mer som det – till exempel med daglig röran). Batching uppmuntrar dig att fokusera på en uppgift i taget.
exempel på dosering kan vara att förbereda alla dina måltider på söndagseftermiddagar eller köra alla dina ärenden samtidigt. På jobbet, detta kan schemalägga alla dina möten samma dag och avsätta specifika tider för e-post och ringa telefonsamtal.
