valoarea auditurilor interne (și modul de desfășurare a unuia)

în era digitală de astăzi, auditurile de conformitate externe și atestările terților (de exemplu, SOC 2) au devenit din ce în ce mai importante în deciziile de cumpărare B2B. Nu numai că oferă o verificare obiectivă de către terți a poziției de securitate/conformitate a unui furnizor, dar auditurile oferă, de asemenea, informații utile despre punctele slabe sau punctele slabe din mediul de control intern al unei organizații. Cu alte cuvinte, constatările unui audit formal pot servi drept rețetă pentru reducerea riscurilor.

deși auditurile externe formale au locul lor, acestea nu ar trebui să fie invocate ca singurul mijloc de a învăța despre lacunele de securitate ale organizației dvs. În mediul de risc care evoluează rapid, organizațiile au nevoie de o combinație de metode pentru a se proteja în mod adecvat. În plus față de auditurile formale programate, organizațiile ar trebui să efectueze în mod continuu audituri interne pentru a identifica vulnerabilitățile și pentru a înțelege conformitatea și poziția lor de securitate.

a nu aborda riscurile în mod continuu este o practică periculoasă, deoarece organizațiile sunt expuse riscurilor și amenințărilor în mod continuu.

cu medii de risc cu evoluție rapidă, organizațiile au nevoie de o combinație de metode pentru a se proteja în mod adecvat. În plus față de auditurile formale programate, organizațiile ar trebui să efectueze audituri interne, astfel încât să poată identifica vulnerabilitățile și să înțeleagă poziția lor de Conformitate și securitate în mod continuu.

de fapt, un sondaj realizat de Globalscape și Institutul Ponemon a constatat că companiile care s-au angajat în audituri frecvente de Conformitate și-au redus costurile de conformitate cu o medie de 2,86 milioane de dolari. Pe de altă parte, sondajul a constatat că companiile care nu efectuează deloc audituri de conformitate se confruntă cu cele mai mari costuri de conformitate.

efectuarea auditurilor interne permite companiei dvs. să înțeleagă lacunele/punctele slabe din mediul dvs. de control intern — astfel încât să puteți închide aceste lacune înainte ca auditorii externi să apară la biroul dvs. și să aveți certitudinea că veți trece acel audit extern.

în acest articol, vom discuta diferențele critice dintre auditurile interne și cele externe, ce fac auditorii interni, diferitele tipuri de audituri interne pe care organizația dvs. le poate efectua, precum și pașii cheie pentru efectuarea unui audit intern de succes.

rolul Auditului Intern

angajații companiei efectuează audituri interne pentru a evalua riscurile globale pentru conformitate și securitate și pentru a determina dacă compania respectă liniile directoare interne. Auditurile interne ar trebui să aibă loc pe tot parcursul anului. Echipele de Management pot utiliza rapoartele generate de auditurile interne pentru a identifica domeniile care necesită îmbunătățiri. Auditurile interne măsoară obiectivele companiei în raport cu rezultatele și riscurile strategice.

audituri interne vs.externe

auditurile interne și externe au scopuri diferite, dar în cele din urmă ambele servesc aceluiași scop: asigurându-vă că compania dvs. respectă reglementările, precum și standardele interne/externe, astfel încât să puteți evita întreruperile de afaceri și amenzile, penalitățile sau daunele reputaționale care pot fi rezultatul încălcărilor conformității.

auditurile externe sunt audituri oficiale efectuate de o terță parte independentă. Un audit extern măsoară procesele și controalele organizației la un moment dat împotriva unor standarde externe, cum ar fi ISO 27001 sau NIST 800-53. Dar ele pot fi, de asemenea, obligatorii în cazul în care o afacere are o încălcare a datelor sau un alt eveniment de securitate care nerespectarea unui standard obligatoriu din punct de vedere legal.

pe de altă parte, auditurile interne sunt efectuate de angajați instruiți în cadrul organizației dvs. Domeniul de aplicare al unui audit intern poate fi destul de restrâns sau relativ larg.

rolul auditorului intern & responsabilități

auditorii interni au un rol unic: ei trebuie să fie complet obiectivi cu privire la procesele și echipele pe care le evaluează și nu pot fi conectați direct la departamentele pe care le auditează. Auditorii interni raportează de obicei direct conducerii superioare sau membrilor consiliului de administrație. Sarcina lor este de a evalua în mod obiectiv departamentele sau funcțiile de afaceri și modul în care acestea îndeplinesc standardele stabilite. Este important să ne amintim că sarcina unui auditor este în cele din urmă de a ajuta afacerea, iar feedback-ul lor informează cum să construiască o afacere mai puternică.

Institutul Auditorilor Interni (IIA) este cea mai mare și mai recunoscută asociație care servește și stabilește standarde pentru auditorii interni. Aceștia oferă certificări în diferite domenii ale auditului intern și au elaborat standardele & Guidance – international Professional Practices Framework, care oferă auditorilor interni îndrumări obligatorii și recomandate cu privire la rolul lor și misiunea auditorilor interni.

tipul de activități pe care un auditor le efectuează va varia oarecum în funcție de tipul de audit pe care îl efectuează. Cu toate acestea, există unele activități cruciale pentru orice tip de audit intern.

evaluarea controalelor

indiferent dacă un auditor evaluează procesul Departamentului de contabilitate pentru situațiile financiare de sfârșit de an sau conformitatea Departamentului de marketing cu CCPA, acesta va revizui și evalua controalele în vigoare care sunt destinate să atenueze riscurile și să prevină incidentele nedorite. Aproape orice proces de afaceri trebuie să aibă un anumit tip de control și responsabilitate pentru a se asigura că nu există oportunități de a reduce colțurile sau de a crea probleme. Auditorii analizează atât controalele documentate, cât și controalele implementate efectiv pentru a se asigura că sunt executate și funcționează conform destinației.

evaluarea riscurilor

în timp ce managementul la fiecare nivel trebuie să-și folosească cunoștințele unice pentru a identifica riscurile pentru echipa lor și Organizația mai mare, este sarcina unui auditor să evalueze aceste riscuri, să anticipeze problemele viitoare cu aceste riscuri și să găsească modalități de a controla sau elimina aceste riscuri pentru organizație.

analiza operațiunilor

auditorii interni trebuie să înțeleagă obiectivele strategice ale unei organizații și modul în care lucrurile funcționează la nivel tactic. Ei lucrează cu manageri la niveluri inferioare, analizează operațiunile și determină dacă aceste operațiuni se încadrează în obiectivele strategice ale companiei.

colaborarea cu alți furnizori de asigurare

auditorii interni lucrează alături de profesioniști în managementul riscurilor, ofițeri de Conformitate și alții pentru a asigura directorii din compania lor că riscurile sunt gestionate eficient și eficient. În timp ce multe alte roluri ale furnizorilor de asigurare implementează procese și dezvoltă controale pentru a atenua riscul, auditorii interni evaluează aceste controale și procese pentru a se asigura că funcționează și îndeplinesc standardele de care au nevoie, indiferent dacă acestea sunt stabilite intern sau extern.

5 tipuri de audituri interne

există câteva tipuri diferite de audituri interne și fiecare oferă valoare. Dacă sunteți doar incepand de a dezvolta funcția de audit intern, nu aveți nevoie pentru a sari în executarea toate acestea dintr-o dată. Cu toate acestea, este o idee bună să vă stabiliți obiectivele în cele din urmă efectuarea acestor tipuri de audituri interne, deoarece fiecare vă permite să optimizați o altă parte a operațiunilor dvs. de afaceri.

Audit de conformitate IT

un audit intern de conformitate it analizează practicile de securitate a datelor ale unei companii pentru a determina dacă acestea respectă cadrele și standardele de securitate a datelor solicitate sau alese și cerințele legale cu care s-ar putea confrunta o companie în ceea ce privește securitatea și confidențialitatea datelor. Un audit intern poate fi folosit ca un test pentru a vedea cum s-ar descurca acea afacere într-un audit extern formal. Deoarece consecințele nerespectării conformității pot fi costisitoare pentru o companie, auditurile de conformitate ar trebui efectuate frecvent. Procesele cu risc mai mic, mai puțin complexe pot fi auditate o dată sau de două ori pe an, în timp ce procesele mai complicate și cu risc mai mare ar trebui auditate mai frecvent (de exemplu, săptămânal).

Audit IT

un audit IT este axat pe controalele și procesele tehnologiei informației. Deși acest lucru se suprapune cu un audit de conformitate, există unele funcții IT care nu sunt incluse în auditurile de conformitate care ar trebui încă evaluate. Pe lângă asigurarea faptului că controalele IT existente protejează informațiile, un audit IT intern analizează, de asemenea, dacă procesele și activele IT (hardware și software) funcționează eficient. Spre deosebire de un audit de conformitate, procesele IT nu sunt comparate cu un standard extern într-un audit IT. În schimb, auditul analizează dacă își servesc scopul și ajută compania să își îndeplinească obiectivele.

Audit financiar

un audit financiar analizează finanțele unei întreprinderi pentru a se asigura că activitățile financiare sunt înregistrate corect și că sunt utilizate practicile contabile corecte. Este imperativ ca aceste tipuri de audituri să fie efectuate de cineva imparțial și deconectat de funcțiile contabile și financiare ale afacerii; dacă găsesc ceva ilegal sau fraudulos, trebuie să poată merge imediat la conducere cu preocupările lor.

audit operațional

un audit operațional este axat pe performanța unui departament sau a unei funcții de afaceri. Auditorul va analiza procesele și rezultatele departamentului și va evalua modul în care acestea contribuie la obiectivele cheie ale companiei. Auditorul va lua în considerare Personalul, gestionarea activelor din departament, rezultatele, productivitatea și structura organizațională.

audit de investigație

un audit de investigație are loc ca răspuns la un raport sau o plângere privind comportamentul suspect al unui angajat sau al unei echipe din cadrul companiei. În acest caz, auditul ar include rezultatul unui angajat sau al unui departament. Apoi, dacă raportul este credibil, aceștia vor evalua amploarea pierderilor, vor determina ce puncte slabe au permis să se întâmple și vor crea recomandări pentru ceea ce trebuie făcut pentru a preveni repetarea acestuia în viitor.

cum se face un Audit intern

deoarece fiecare afacere este diferită și diferitele tipuri de audituri necesită pași și considerații diferite, nu există un singur proces de audit care să funcționeze pentru fiecare audit din fiecare companie. Cu toate acestea, puteți urma o formulă de bază pentru auditurile dvs. pentru a vă asigura că colectați toate informațiile necesare și utilizați în mod eficient ceea ce învățați. Acestea sunt cele patru etape ale fiecărui audit intern de succes:

planificare

înainte de a începe un audit, echipa de audit intern ar trebui să definească domeniul de aplicare și obiectivul auditului. Abordarea unui audit fără un obiectiv clar definit duce la creep scope, care este atunci când domeniul de aplicare al proiectului continuă să crească pentru a include probleme sau procese suplimentare pe care echipa le întâlnește. A decide ce este și ce nu se află în sfera auditului dvs. înainte de a începe va permite echipei dvs. să lucreze eficient și să ia decizii cu privire la ce să includă cu ușurință.

în această fază, veți determina, de asemenea, cine sunt părțile interesate, ce proprietari de procese vor fi implicați în audit, veți stabili o cronologie și veți analiza auditurile anterioare (dacă există) pentru a vedea dacă există probleme pe care ar trebui să fiți pregătiți să le întâmpinați. Ar trebui să veniți departe de această fază de planificare cu un plan de audit documentat care vă va ghida în executarea auditului.

în general vorbind, pentru a crea un plan de audit solid, ar trebui să ia în considerare câteva elemente:

• reglementări existente: Înțelegerea cerințelor de reglementare ale zonei(zonelor) pe care le veți audita este esențială pentru efectuarea unui audit eficient.
• preocupări ale angajaților: dacă angajații și-au exprimat anterior îngrijorarea cu privire la procese specifice, ar trebui să încorporați întrebări în planul dvs. de audit pentru a aprofunda problemele.
• dovezi necesare pentru a testa controalele: ar trebui să vă gândiți prin ce tipuri de dovezi va trebui să adunați pentru a testa controalele din sfera auditului.

munca pe teren (denumită și „colectarea și testarea dovezilor”)

munca pe teren implică, de obicei, interviuri cu proprietarii procesului, astfel încât să puteți înțelege procesul și controalele, revizuirea documentației procesului, testarea controalelor care sunt în prezent în vigoare pentru proces și documentarea constatărilor și recomandărilor dvs.

în timpul acestei etape, ar trebui să examinați toate datele disponibile despre procesul auditat. Datele generate înainte de auditul dvs. ar trebui să vă ofere o privire nefiltrată asupra modului în care funcționează procesul și dacă există discrepanțe între ceea ce vă spune intervievatul și realitate. De asemenea, vă va oferi o copie de rezervă pentru recomandările dvs. atunci când prezentați modificări pe care credeți că ar trebui să le faceți conducerii superioare.

raportare

după ce ați finalizat munca de teren, veți compila constatările și recomandările într-un raport de audit. Un raport de audit va rezuma planul de audit, va descrie rezultatele dvs.-în mod specific, ceea ce ați găsit nu a fost în conformitate cu standardele interne sau cerințele externe — și va discuta recomandările dvs.

amintiți-vă că scopul unui audit intern este de a identifica problemele și de a veni cu un plan de îmbunătățire a proceselor sau funcțiilor. Raportul de audit nu este despre atribuirea vina sau arătând cu degetul; este despre identificarea în cazul în care procesele nu sunt de lucru, care sunt consecințele, și modul în care aceste probleme pot fi rectificate. Problemele identificate ar trebui luate în serios și nu minimizate sau explicate. Raportul de audit ar trebui să prezinte în cele din urmă punctele forte ale companiei și modul în care acestea pot rezolva problemele identificate în audit.

monitorizare

etapa finală a unui audit este urmărirea recomandărilor pentru a asigura punerea în aplicare și modul în care au fost rezolvate problemele. Această monitorizare ar trebui înregistrată alături de restul informațiilor de audit care trebuie luate în considerare în cursul auditurilor viitoare.

ce nu ar trebui să facă auditul intern

auditorii interni nu ar trebui să proiecteze sau să implementeze controalele — politicile, procedurile, procesele și componentele tehnice puse în aplicare în cadrul organizației lor. Sarcina lor este de a evalua în mod obiectiv controalele echipelor de operațiuni (de exemplu, inginerie, vânzări, resurse umane, finanțe etc.) au fost instituite pentru a stabili dacă proiectele de control sunt adecvate obiectivului prevăzut al controalelor, dacă controalele au fost puse în aplicare în mod eficient și dacă controalele au funcționat în mod consecvent.

Hyperproof face Auditurile interne & Externe mai eficiente

Hyperproof reduce cantitatea de cheltuieli administrative în procesele tipice de audit. De fapt, aplicația este construită special pentru a ajuta auditorii interni și profesioniștii în conformitate să colecteze și să gestioneze dovezile de conformitate pe care trebuie să le revizuiască pentru a înțelege și a verifica cât de bine funcționează procesele curente și ce nu funcționează.

Hyperproof poate servi ca un depozit central pentru toate cerințele de conformitate ale unei organizații, evaluările riscurilor, controalele (împreună cu descrierea, proprietarul) și dovezile. În Hyperproof, este ușor pentru un auditor intern să facă cereri pentru a controla operatorii și proprietarii de procese de afaceri dintr-o organizație pentru a prezenta dovezi pe care trebuie să le testeze. Proprietarii de Control pot veni direct în Hyperproof pentru a furniza dovezi pentru controalele de care sunt responsabili, iar aceste informații sunt legate de o solicitare specifică din planul dvs. de audit.

în loc să trimită e-mailuri și invitații din calendarul manual colegilor pentru a le reaminti să revizuiască dovezile sau să prezinte noi dovezi, auditorii interni pot utiliza Hyperproof pentru a emite SARCINI cu date scadente și mementouri. Apoi, operatorii de control sunt notificați automat când este timpul să revizuiască și să prezinte dovezi noi.

în plus, auditorii interni pot configura Hyperproof pentru a extrage automat dovada eficacității controalelor specifice din multe aplicații de afaceri și instrumente pentru dezvoltatori (de exemplu, cereri de extragere și aprobări de la GitHub). În acest fel, auditorii interni se pot concentra pe testarea dovezilor în loc să petreacă mult timp doar încercând să adune datele.

colegii din unitățile de afaceri vor fi, de asemenea, bucuroși că nu vor trebui să răspundă la solicitările de audit la fel de des. Odată ce o echipă de audit intern sau de conformitate simte că este pregătită pentru un audit extern, își poate „împărtăși munca” cu auditorul extern direct în Hyperproof și poate expune doar informațiile pe care doresc să le împărtășească. Pentru a afla mai multe despre Hyperproof sau pentru a vedea o demonstrație a tuturor capabilităților sale, vizitați Hyperproof.io astăzi.