planificatorii întâlnirii și evenimentelor Cronologie și lista de verificare
descărcați lista de verificare a planificatorilor de întâlniri PDF aici
destinația Colorado este standardul pentru cele mai memorabile și productive întâlniri. Colorado se mândrește cu 300 de zile de soare, cu opțiuni nesfârșite pentru activități, inclusiv vizualizarea Zimbrilor cu rază liberă în câmpiile de lângă Denver și Fort Collins până la podgoriile de lângă Grand Junction și vârfurile perfecte pentru cărți poștale din Aspen, Telluride și Buena Vista. Cu toate că Colorado are de oferit, prima întrebare ar trebui să fie, „de ce nu sunt întâlnirile în Colorado?”
instrumente de planificare a evenimentelor: destination Colorado a creat această listă de verificare a cronologiei planificatorilor de întâlniri descărcabile pentru a vă asigura că următoarea întâlnire nu numai că va avea succes, ci va fi memorabilă.
18 luni Out
Da, 18 luni out (un an și jumătate înainte de întâlnire) ar trebui să fie de planificare întâlnire sau eveniment. Pare ca o lungă perioadă de timp? Spune-i stabilitate la locul de muncă. La urma urmei, ei o numesc întâlnire de planificare pentru un drept motiv? După ce ați decis că Colorado este locul pentru întâlnirea destinație următoarea întrebare ar trebui să fie, „ce este întâlnirea despre?”Răspunsul la această întrebare vă va ajuta să vă asigurați că obiectivele dvs. sunt îndeplinite și vă va menține pe drumul cel bun pe tot parcursul procesului de planificare.
comunicare internă
în primul rând, identificați obiectivele și obiectivele evenimentului dvs. După cum afirmă zicala familiară, „nu poți atinge o țintă pe care nu o poți vedea.”În plus, asigurați-vă că obiectivele dvs. sunt măsurabile, astfel încât să puteți revizui succesul evenimentului dvs. la finalizarea acestuia și să faceți orice ajustări, dacă este necesar. De asemenea, pregătiți o agendă preliminară, o listă de invitați și stabiliți un protocol cu personalul, sponsorii, expozanții, vorbitorii, presa și solicitanții înregistrării pentru a vă asigura că așteptările sunt clare, astfel încât întrebările să fie direcționate corespunzător. Stabilirea planurilor de acțiune promoționale (vă amintiți titlul postului dvs. de planificator de întâlniri?) în acest moment vă va ajuta să clarificați „cine-se-manipulează-ce”, astfel încât să puteți revizui, actualiza și pregăti orice politici care guvernează evenimentul și să păstrați tot personalul relevant informat.
o modalitate de a vă ajuta pe dvs. și personalul dvs. să rămâneți pe drumul cel bun este să creați un calendar de întâlniri cu personalul, conferințe telefonice și seminarii web. Calendarul ar trebui să includă toate cerințele de imprimare cunoscute, calendare și termene limită pentru toți cei implicați. Planificați în jurul sarcinilor legate de eveniment, astfel încât să vă puteți asigura că așteptările sunt îndeplinite și responsabilitățile sunt comunicate.
multe evenimente includ vorbitori de cercetare și keynote. Marca de optsprezece luni este un moment excelent pentru a stabili linii directoare pentru depunerea lucrărilor pentru a vă permite dvs. și echipei dvs. timp suficient pentru a vă revizui și selecta vorbitorii, precum și pentru a le oferi timp să vă planificați evenimentul.
financiare
nu este niciodată prea devreme pentru a începe pregătirea categoriilor bugetare preliminare pentru a stabili rentabilitatea investiției globale. aceasta include procedurile AP/AR și financiare, taxa de înregistrare și structurile de anulare, taxele de expunere și noile surse de finanțare, dacă este necesar. Un buget preliminar bun va include, de asemenea, constatările dvs. despre sursele de finanțare trecute, actuale și potențiale și este o idee bună să stabiliți o acoperire de asigurare. Nu doriți ca participanții la eveniment să facă pretenții de whiplash datorită afișajelor uimitoare ale expozanților.
site-ul evenimentului
cu numeroasele locații pe care Colorado le oferă, nu ar trebui să aveți nicio problemă în selectarea unui site care depășește așteptările dvs. și cele ale participanților dvs. Identificați datele posibile pentru întâlnirea dvs. cât mai curând posibil și aveți o idee generală despre câți invitați vă așteptați să participați la evenimentul dvs. Următorul pas? Peste cap la www.destinationcolorado.com pentru a găsi locul perfect. După ce trimiteți cerințele de întâlnire la site-urile selectate-cererile dvs. de propuneri (RFP) – puteți începe asamblarea unei liste de participanți. Pe măsură ce propunerile dvs. de site încep să curgă, nu uitați să vă gândiți la nevoile de cazare pentru participanții dvs. Nu are nici un sens să aveți locul perfect în timp ce solicitați participanților dvs. să doarmă pe băncile din holul Centrului de convenții. Dacă acesta este cazul, atunci permiteți-mi să vă recomand următoarea mișcare planificată; examinați clasificatele pentru listări de locuri de muncă.
odată ce ați selectat câteva locații, faceți un punct pentru a efectua vizite la fața locului pentru a asigura acuratețea informațiilor despre locație, precum și pentru a identifica tarifele și blocurile hoteliere potențiale. După finalizarea acestui lucru, sunteți gata să publicați informațiile preliminare despre eveniment pe site-ul dvs. web și să începeți să vă comercializați evenimentul.
cincisprezece luni afară
marca de cincisprezece luni este un moment perfect pentru a vă concentra pe marketingul evenimentului dvs. Sarcinile de Marketing ar trebui să includă dezvoltarea unei strategii promoționale, pregătirea comunicatelor de presă și prezentarea cerințelor specifice pentru diferiții dvs. furnizori, cum ar fi publicitate, catering, decoratori, divertisment, manipulatori de marfă, mobilier, imprimare și recuzită, securitate și alți furnizori de servicii. Nu vă feriți de delegare, deoarece va trebui să formați comisii și să îndepliniți multe funcții de PR în lunile următoare. Sarcinile inițiale de PR ar trebui să includă trimiterea anunțurilor primei întâlniri și a materialelor promoționale potențialilor participanți și expozanți, dacă este cazul.
monitorizați-vă bugetul. Veți începe să obțineți un sentiment al costurilor reale pe măsură ce confirmați locul dvs. și identificați nevoile furnizorilor dvs. Continuând să rămâi în buget, vei câștiga laude din partea superiorilor tăi, precum și încredere în abilitățile tale (și posibila securitate a locului de muncă). Cum vă încadrați în bugetul dumneavoastră? Două moduri: fie prin creșterea finanțării, fie prin negocierea cu furnizorii de servicii. Mai devreme puteți seta garanțiile mai potrivite va fi pentru a prognoza cheltuielile finale. Acest lucru va face un drum lung în asigurarea nevoilor evenimentului dvs. și vă va permite să vă concentrați asupra altor informații importante, cum ar fi nevoile vorbitorilor, echipamentelor și cazărilor.
douăsprezece luni Out
marca de douăsprezece luni este un moment bun pentru a revizui contractele hoteliere și datele limită asociate acestora. Creați un buget final de întâlnire și efectuați revizuiri ale procedurilor dvs. contabile, dacă este necesar. Poate doriți, de asemenea, să pregătească un program de întâlnire tentativă pentru mass-media subliniind următoarele douăsprezece luni pentru a asigura planul de marketing este pe drumul cel bun. Alte sarcini ar trebui să includă pregătirea unei broșuri de conferință a aplicației telefonice, inclusiv copie, aspect și stabilirea categoriilor pentru premii și criterii de selecție.
zece luni afară
acesta este un moment bun pentru a continua eforturile de marketing prin reviste organizaționale și buletine informative. Asigurați-vă că includeți biografiile, fotografiile în cap și introducerile prezentatorilor dvs. pentru a ajunge în mod eficient la participanții dvs. țintă.
continuați-vă eforturile de menaj pregătind o listă master de subiecte de program sugerate, perfecționând formatul master pentru sesiunile generale, atelierele și evenimentele auxiliare, precum și comparând spațiile de cazare. Acest lucru vă va permite să obțineți o idee despre zonele funcționale ale locului dvs. și să prognozați misiuni de cameră provizorii pentru evenimente și activități. Știind cât mai mult posibil despre locul dvs. vă va ajuta să stabiliți și să monitorizați procedurile și controalele pentru sesiuni și admiterea în evenimentele dvs.
dacă doriți să fiți înaintea jocului, faceți selecțiile finale de la toți furnizorii rămași și urmăriți orice documente pe care le aveți în vedere pentru prezentare. Luând timp pentru a vă reevalua piețele țintă și pentru a pregăti materialele pentru broșura dvs., vă veți pregăti, de asemenea, pentru succes mai târziu.
opt luni afară
dacă ți-ai făcut temele și ți-ai respectat termenele, nota de opt luni este un timp pentru tine și echipa ta să o iei ușor, nu a spus nimeni niciodată. Umorul deoparte, acesta este momentul în care toate eforturile tale încep să se reunească. Cu toate acestea, urmărirea rămâne esențială pentru a vă asigura că evenimentul dvs. merge fără probleme. Începeți selecția finală a lucrărilor și determinați listele nominalizate la premii. Trimiteți prin e-mail prima broșură de întâlnire și pregătiți a doua solicitare a expozantului, dacă este cazul. Acest lucru vă va ține la curent cu orice modificări care trebuie abordate înainte de a transmite actualizările la locul dvs.
în ceea ce privește participanții, odată ce primiți formularele de înregistrare, veți dori să le procesați și să începeți să trimiteți Confirmări de preînregistrare. De asemenea, luați în considerare pregătirea listelor de înregistrare și a insignelor de nume și stabiliți un protocol pentru modul în care oaspeții dvs. își vor dobândi acreditările.
alte atribuții administrative includ pregătirea diagramelor spațiale ale funcțiilor hoteliere pentru înregistrare, sesiuni generale, ateliere, funcții sociale și așa mai departe. Stabiliți programul final pentru toate evenimentele și solicitați în mod activ agenții de publicitate pentru cartea dvs. de programe, astfel încât să puteți asigura saturația pieței pentru datele demografice specifice.
Four Months Out
este timpul să trimiteți prin poștă a doua broșură promoțională potențialilor participanți și să faceți selecții finale ale destinatarilor Premiului. Continuând să solicitați și să urmăriți expozanții, sponsorii și agenții de publicitate, vă puteți asigura că nevoile tuturor sunt satisfăcute. Acesta este, de asemenea, momentul identificării materialelor pentru pachetele de înregistrare și pachetele de conferințe de comandă. Nu uitați să proiectați și să imprimați toate biletele pentru admiterea în funcțiile dvs. de întâlnire și să comandați toate mobilierul și echipamentele necesare la fața locului, inclusiv decorul camerei, cum ar fi semnalizare și flori pentru mese de banchet. Toate selecțiile de meniu pentru alimente și băuturi vor trebui confirmate, iar comenzile trebuie plasate pentru premii cu materiale conexe. În ceea ce privește personalul, începeți să identificați și să atribuiți responsabilități de personal la fața locului și să pregătiți note de informare pentru tot personalul implicat în eveniment.
dacă doriți să adăugați ceva panache la evenimentul dvs., luați în considerare dacă este sau nu potrivit să prezentați cadouri vorbitorilor dvs. și altor invitați distinși. Acesta este un mod excelent de a vă arăta aprecierea față de ei și vă poate încuraja vorbitorii să se întoarcă pentru evenimente viitoare.
de două până la patru luni
ești aproape acolo. Lucrurile încep să se încălzească, dar fiind un planificator de întâlniri priceput, sunteți pregătit și încrezător în asigurarea succesului evenimentului dvs., nu?
marca de două până la patru luni este momentul în care va trebui să pregătiți o ediție specială a întâlnirii în buletinul dvs. informativ sau în alte periodice, pentru a reaminti publicului evenimentul dvs. De asemenea, poate doriți să revizuiți și să confirmați programul sesiunii, sarcinile camerei și diagramele camerei funcționale cu facilitățile locației dvs. și furnizorii de evenimente corespunzători. Determinarea listei de preluare a camerei de dormit, nevoile de securitate, stabilirea unui protocol de gestionare a riscurilor și confirmarea faptului că evenimentul dvs. este în conformitate cu legea americană privind dizabilitățile (ADA) este, de asemenea, o idee bună.
alte sarcini de urmărire includ: revizuirea bugetului evenimentului dvs. și efectuarea de ajustări după cum este necesar, selectarea unei imprimante pentru cartea dvs. de programe, dacă nu ați făcut-o deja, și pregătirea și tipărirea formularelor de evaluare a evenimentului pentru feedback.
ziua evenimentului
îți vine să crezi? Ai muncit din greu în ultimele optsprezece luni și ziua este în sfârșit aici! Din fericire pentru tine, încă mai ai de lucru.
la fața locului
asigurați-vă că vă întâlniți cu managerul conferinței și efectuați o prezentare generală a facilităților lor la sosire. Acest lucru vă va oferi o idee bună despre dimensiunea camerelor, capacitatea de ședere, disponibilitatea energiei electrice și ieșirile de incendiu. De asemenea, confirmați stilurile de configurare preferate (teatru, sală de clasă, banchet) și opțiunile de masă (mese de picior 6′-10′, mese rotunde).
fiecare cameră
la finalizarea pasului dvs., confirmați că fiecare sală de banchet este echipată cu serviciile sale adecvate, cum ar fi; mese / lenjerii de pat, Scaune, barmani, lichior, catering, și cel puțin un consultant să se ocupe de nevoi speciale și Întrebări de participanți. Localizarea zonelor adecvate pentru semnalizare și prime este, de asemenea, o idee bună pentru a determina în timpul instalării.
birou de înregistrare
locul dvs. poate avea o zonă predeterminată pentru biroul dvs. de înregistrare, astfel încât consultarea cu managerul conferinței despre locație este crucială (deoarece locul dvs. poate avea mai multe evenimente organizate în aceeași zi). Consultați cadrul și metodologia de înregistrare, plățile, ecusoanele de nume, listele de înregistrare, rapoartele și personalul. În calitate de planificator de întâlniri, va trebui să supravegheați procesarea, confirmarea și raportarea înregistrărilor, plăților, depozitelor, rambursărilor și anulărilor. Dacă evenimentul dvs. acceptă plăți la fața locului, este o idee bună să determinați un protocol pentru a menține plățile în siguranță. De asemenea, monitorizați pregătirea listelor de înregistrare și a insignelor și asigurați-vă că asamblați pachetele de înregistrare înainte de deschiderea evenimentului.
personal
desfășurați întâlniri pre-conferințe și zilnice ale personalului și oferiți briefinguri instructive pentru personalul dvs. de înregistrare, colectorii de date, voluntarii și alții. Asigurați-vă că personalul dvs. cunoaște lanțul de comandă și nivelurile de autoritate pentru a asigura niveluri adecvate de responsabilitate. Este întotdeauna o idee bună să revizuiți cerințele fiecărei zile și să evidențiați și nevoile zilei următoare cu personalul. Examinați responsabilitățile, procedurile și zonele suprapuse, cum ar fi înregistrarea, garanțiile alimentare, vorbitorii, VIP-urile, setările camerei media, evenimentele soțului/oaspeților/copiilor, exponatele, sponsorii și așa mai departe.
bunuri
aranjați o revizuire zilnică a facturii cu managerul instalației dvs. pentru a confirma și monitoriza livrarea și preluarea tuturor materialelor legate de eveniment. Consultați personalul de asistență pentru întâlniri, după cum este necesar, pentru eliberarea gratuităților și desfășurați o întâlnire post-conferință cu departamentele și furnizorii facilității, după cum este necesar.
alte
alte domenii de interes pentru evenimentul dvs. sunt determinarea nevoilor fotografului, cameramanului, confirmarea rezervărilor hoteliere și a transportului, furnizarea de cadouri de bun venit pentru participanți, decorațiuni, inclusiv semne de bun venit, fundaluri de prezentator, semnalizare direcțională, nevoi de divertisment și catering.
imediat după eveniment
urmărirea dvs. post-eveniment este la fel de importantă, dacă nu chiar mai importantă, ca eforturile dvs. de pre-planificare. Asigurați-vă că vă pregăti o listă de scrisori de mulțumire și mail-le prompt la finalizarea evenimentului. Obțineți evaluări ale conferinței de la participanți și personal, împachetați și efectuați un inventar al tuturor materialelor dvs. și reconciliați-vă finanțele pentru a vă asigura că organizația dvs. a fost facturată corespunzător. Aveți grijă la costurile ascunse incluse în facturile furnizorului. Este întotdeauna important să obțineți acordurile dvs. de furnizor în scris înainte ca serviciile să fie prestate, astfel încât să nu plătiți pentru serviciile care nu au fost convenite mai devreme.
efectuați o revizuire a performanței post-buget și colectați și organizați datele pentru rapoartele finale ale întâlnirii. Rapoartele de întâlnire ar trebui să includă un rezumat al tuturor formularelor de evaluare cu centre de cost adecvate și programe de plată defalcate.
