Managementul documentelor este procesul în care informațiile sunt create, partajate, organizate și stocate într-o manieră eficientă și adecvată. Știind cum să creați un sistem de gestionare a documentelor este esențial pentru companii.
pentru multe companii, accentul unui sistem de gestionare a documentelor este pus pe organizarea și stocarea documentelor. Ei doresc să stocheze documente într-un mod organizat și sigur, făcându-l ușor de a găsi documente.
dacă tastați „sistem de gestionare a documentelor” în orice motor de căutare, veți obține liste lungi de „soluții” de gestionare a documentelor, multe dintre ele cu software sau aplicații care preamăresc beneficiile unui birou fără hârtie.
- cum se creează un sistem de gestionare a documentelor
- care sunt regulile pentru crearea documentelor?
- cum vom stoca documentele?
- cum poate fi simplificată recuperarea documentelor?
- cum ne putem păstra documentele în siguranță?
- implementarea sistemului dvs. de gestionare a documentelor
- soluții Software pentru companii mici
cum se creează un sistem de gestionare a documentelor
indiferent dacă utilizați software sau nu, pentru ca managementul documentelor companiei dvs. să funcționeze eficient, trebuie să urmeze câteva bune practici. Răspunsul la aceste patru întrebări vă va ajuta să dezvoltați un sistem de gestionare a documentelor:
care sunt regulile pentru crearea documentelor?
facturi, mementouri de plată, contracte de Vânzare, e – mailuri, bilanțuri, foi de calcul, rapoarte-toate companiile creează o varietate de documente în timpul funcționării normale a afacerii lor. Pentru a menține lucrurile organizate, companiile trebuie să stabilească reguli pentru crearea documentelor.
de exemplu:
- există șabloane interne pentru unele dintre documentele dvs. de afaceri standard, cum ar fi scrisorile și facturile? Unde se află?
- există un ghid de stil intern care trebuie urmat?
- ar trebui ca Noile documente să includă data și ora?
- ce proceduri trebuie urmate pentru partajarea sau revizuirea acestor documente?
pentru unele companii mici, singurul lucru care contează în crearea documentelor este locul în care se află șabloanele pentru diferite documente de afaceri și modul în care acestea ar trebui utilizate. Cu toate acestea, dacă crearea de documente în compania dvs. implică diferite persoane care colaborează, revizuiesc sau actualizează documente, trebuie să petreceți ceva timp pentru a decide cum ar trebui făcute aceste lucruri pentru a asigura eficiența și coerența.
cum vom stoca documentele?
de fapt, există două aspecte la această întrebare. Primul implică aspectele fizice ale depozitării. Chiar dacă compania dvs. mică stochează documente în dulapuri de depozitare, există costuri asociate cu stocarea – nu doar costul fișierelor, ci timpul pe care dvs. sau angajații dvs. îl cheltuiți pentru depunerea sau recuperarea documentelor. De fapt, pentru majoritatea întreprinderilor mici, cel mai mare cost asociat cu stocarea este probabil costul timpului pierdut atunci când oamenii caută documente.
al doilea aspect al stocării documentelor este organizațional. Cum vor fi arhivate documentele? Cheia pentru arhivarea documentelor este de a urma bune practici de gestionare a fișierelor. Cum vă veți ocupa de fișierele învechite sau gata de eliminare în sistemul dvs. de gestionare a documentelor?
la începutul fiecărui an, de exemplu, parcurg diferitele fișiere legate de muncă de pe computerul meu, ștergându-le pe cele care nu mai sunt actuale, creând foldere noi etichetate după an și/sau subiect, mutând fișiere după cum este necesar.
același lucru se poate face și cu fișierele de hârtie. Nu este greu să eliminați documentele vechi dintr-un folder și să creați o nouă etichetă cu „vechi” în titlu. Unele soluții software oferă opțiuni de depunere automată. Microsoft Outlook, de exemplu, vă permite să arhivați e-mailurile vechi.
cum poate fi simplificată recuperarea documentelor?
această întrebare ajunge la nucleul sistemului dvs. de gestionare a documentelor. Cercetările arată că timpul pierdut în căutarea documentelor și informațiilor importante are un cost foarte ridicat.
încă o dată, bunele practici de arhivare pot ajuta la rezolvarea problemei. Dacă faceți lucruri precum respectarea constantă a practicilor stricte de denumire, documentele vor fi mult mai ușor de găsit.
indiferent dacă sunteți singurul proprietar care lucrează singur sau un proprietar de afaceri cu angajați, creați o listă de locații de fișiere care le va aminti utilizatorilor unde merg anumite tipuri de fișiere și unde să găsească anumite documente. Nu uitați să includeți dacă fișierul se află în sistemul computerului, pe un server intern, în cloud sau, dacă este pe hârtie, arhivat într-o locație fizică.
de exemplu, să presupunem că utilizați imagini, videoclipuri sau chiar fotografii pe hârtie în compania dvs. O intrare în lista de locație fișier ar putea fi:
- imagini digitale / video: computer (sau server) – drive E: / fotografii-fișier în folderul subiect corespunzător
fotografii de hârtie: dulap 3 – fotografii – după subiect
folderele partajate de rețea sau cloud ar trebui să fie etichetate în funcție de conținut, la fel cum ar trebui să fie sertarele unui dulap.
cum ne putem păstra documentele în siguranță?
prima linie de apărare în securitatea documentelor este de a proteja fizic facilitățile companiei. Toate companiile ar trebui să aibă instalate sisteme de securitate, cum ar fi un sistem de alarmă – chiar și birouri la domiciliu.
companiile pot dori (sau au nevoie) să investească în alte măsuri de securitate, cum ar fi instalarea de bare sau camere de securitate sau angajarea de servicii de securitate. Puteți petrece tot timpul în lume creând parole și criptând fișiere pentru a vă proteja fișierele electronice, dar nu va fi foarte eficient dacă cineva vă poate sparge și fura computerul și hard disk-ul din interiorul acestuia.
toate dulapurile de depozitare ar trebui să aibă încuietori și să fie ținute încuiate după orele de lucru (și blocate la prânz dacă nu este nimeni în jur).
procedurile generale de securitate pentru documentele electronice includ copierea de rezervă a documentelor în mod regulat și păstrarea copiilor de rezervă ale documentelor într-o altă locație decât hard diskul în care se află documentele originale. Stocarea în afara site-ului este ideală pentru protejarea datelor dvs. împotriva dezastrelor naturale (un alt motiv pentru care norul este o opțiune excelentă).
companiile mici cu angajați care partajează aceeași rețea de calculatoare pot dori, de asemenea, să restricționeze accesul unor utilizatori, astfel încât să poată utiliza sau vizualiza doar o parte din resursele rețelei. De exemplu, este posibil să aveți o rețea partajată sau un folder cloud numit „contabilitate” care are acces numai pentru gestionare. Chiar dacă un utilizator are permisiunea de a accesa o resursă, cum ar fi o aplicație, anumite documente pot fi protejate prin parolă. Conținutul documentului poate fi, de asemenea, criptat, făcându-l accesibil numai celor care au cheia de criptare.
furtul de informații de către angajați este o altă amenințare la adresa securității datelor. Ca o chestiune de politică internă, companiile mici ar trebui să verifice angajații și să obțină o verificare a antecedentelor.
implementarea sistemului dvs. de gestionare a documentelor
după ce ați răspuns la întrebările de mai sus și ați creat planul de gestionare a documentelor, sunteți gata să îl implementați, asigurându-vă astfel că întreaga echipă cunoaște detaliile sistemului de gestionare a documentelor al companiei dvs. și urmează procedurile adecvate pentru crearea, stocarea și recuperarea documentelor.
de asemenea, trebuie să vă asigurați că toți utilizatorii care accesează și utilizează documente din organizația dvs. sunt sincronizați și denumesc și stochează documente în mod corespunzător. Pentru a asigura acest lucru, verificați periodic dacă anumite fișiere pot fi găsite cu ușurință și dacă există erori de depunere.
soluții Software pentru companii mici
companiile mici se pot bucura, de asemenea, de avantajele unei soluții software pentru gestionarea documentelor și fără a fi nevoie să cheltuiască o avere pe ea. Opțiuni precum software-as-a-service (SaaS) și instruirea prin e-learning minimizează costurile și facilitează implementarea.
Aflați mai multe despre SoftExpert ECM și descoperiți beneficiile pe care această soluție le poate oferi companiei dvs. Vă garantăm că vă va economisi bani și vă va oferi o rentabilitate rapidă a investiției.
Aflați mai multe despre SoftExpert ECM
