Imaginați-vă o lume în care rapoartele dvs. lunare se actualizează. O lume mai simplă. O lume mai bună. În această lume, nu mai trebuie să urmăriți oamenii pentru a-și face actualizările sau pentru a introduce datele. Nu trebuie să vă faceți griji cu privire la încărcarea celor mai recente informații sau a persoanelor care apar la întâlnire cu copii contradictorii ale acelorași rapoarte.
în această lume, echipa dvs. captează elemente de acțiune în direct și un raport este generat automat după întâlnire ca o reamintire a deciziilor luate. Apoi, memento-uri du-te automat la cei responsabili pentru a lua următorii pași. În această lume, raportarea regulată poate începe cu o analiză perfectă a datelor și se poate încheia cu întâlniri programate în mod regulat, mai degrabă decât consumând pregătirea și coordonarea echipei de o săptămână.
ce ai putea face cu tot acest timp suplimentar?
acea lume mai simplă și mai bună există. Cu funcțiile de programare și notificare ClearPoint, puteți face toate acestea și multe altele. Acum, că puteți automatiza 70% din procesul de raportare, puteți avea întâlnirile lunare complete și elementele de acțiune trimise mai puțin de două săptămâni în luna următoare. Faceți clic pentru a Tweet
cu tot acest timp, tu și echipa ta poate citi pe progresele recente bine în avans și să vină la întâlnirea pregătită pentru discuții și de luare a deciziilor. Odată ce începe întâlnirea, puteți urmări elementele de acțiune din ClearPoint în timp ce decideți asupra lor. Când întâlnirea sa terminat, puteți avea sistemul reaminti automat echipa ta ceea ce ei sunt responsabili pentru. În funcție de complexitatea procesului de raportare, puteți chiar să aveți următorul raport gata de plecare în câteva zile.
ca parteneri în managementul strategiei, credem că este extrem de important să avem un proces de raportare documentat. Am prezentat-o pe a noastră în ghidul nostru de raportare a managementului, care detaliază sfaturile și trucurile noastre pentru ca procesul dvs. de raportare să fie eficient și de succes. Este același document pe care îl folosim intern pentru a ne urmări propriile obiective și valori și ne-am automatizat procesele pentru a ne asigura că raportarea noastră funcționează fără probleme.
consultați calendarul și descrierile de mai jos pentru toate evenimentele (afișate în albastru) pe care le puteți automatiza pentru a vă simplifica procesul. Fluxurile de lucru de raportare permit unui administrator să configureze toate automatizările și să programeze mementouri, rapoarte și întâlniri într-un singur loc. Puteți citi mai multe despre cum să configurați fluxurile de lucru de raportare în ClearPoint aici. De acum, ClearPoint nu vă poate face toată munca pentru dvs., așa că am lăsat 30% din proces pentru dvs. și echipa dvs. să lucrați. 😊
- încărcare automată a datelor care alimentează și declanșează calculele și evaluările.
- memento automat trimis pentru a actualiza datele manuale, proiecte și informații calitative.
- utilizatorii își actualizează informațiile.
- al doilea memento trimis proprietarilor care încă mai trebuie să facă actualizări.
- perioada de raportare este blocată.
- Briefing Book generat și trimis administratorilor pentru revizuire.
- administratorii se conectează și ajustează informațiile dacă este necesar.
- Briefing de carte generate și trimise la echipa de conducere.
- capturați elemente de acțiune live în timpul reuniunii de revizuire a strategiei.
- Briefing Book of action items generate si trimise echipei.
- raportare flux de lucru Tabloul de bord
- suntem cu toții ocupați și există o mulțime de lucruri care trebuie făcute pentru a lua decizii strategice în cadrul unei organizații.
încărcare automată a datelor care alimentează și declanșează calculele și evaluările.
în această lume nouă, pachetele de Încărcătoare de date sunt deja configurate pentru a rula în prima zi a fiecărei luni. Pentru a începe lucrurile, încărcătorul de date va extrage date din alte surse și depozite și le va încărca în măsurile strategice. Odată ce datele sunt acolo, toate calculele dvs. se vor executa astfel încât datele dvs. să fie actualizate automat. Apoi, diagramele se vor actualiza cu noile date, iar evaluările dvs. se vor actualiza la roșu, galben sau verde, în funcție de modul în care valorile dvs. reale se compară cu valorile țintă. Data viitoare când utilizatorii dvs. se conectează, vor avea date actualizate, diagrame, evaluări și rapoarte sumare pregătite pentru revizuire și analiză. Ei vor primi chiar alerte personalizate în cazul în care datele au virat de pe pista pentru acea perioadă.
memento automat trimis pentru a actualiza datele manuale, proiecte și informații calitative.
vorbind despre utilizatorii care se conectează, odată ce datele sunt încărcate, vor primi un memento automat de e-mail prin care le vor cere să actualizeze orice date suplimentare și analize calitative la măsurile și proiectele lor din ClearPoint. Fiecare utilizator va primi un e-mail personalizat care include o listă a elementelor de care au nevoie pentru a actualiza și chiar link-uri pentru a accesa fiecare pagină în ClearPoint. În calitate de administrator, puteți personaliza mesajul cu orice instrucțiuni speciale și reamintiți utilizatorilor termenul limită pentru efectuarea actualizărilor.
utilizatorii își actualizează informațiile.
acesta este primul pas în procesul de raportare care necesită ceva de la membrii echipei. Odată ce utilizatorii primesc e-mailul de reamintire, se pot conecta pentru a face actualizări proiectelor lor și pentru a adăuga analize calitative măsurilor lor. Fiecare utilizator are o vizualizare personalizată care îi ghidează prin procesul de actualizare, făcându-i rapid și ușor să adauge context elementelor pentru care sunt responsabili. Ei pot face actualizări în câteva zile, în funcție de termenele pe care le stabiliți. Mementourile automate se vor ajusta apoi pentru a trimite mementouri suplimentare doar acelor utilizatori care mai trebuie să facă actualizări.
al doilea memento trimis proprietarilor care încă mai trebuie să facă actualizări.
uneori e-mailurile sunt îngropate în căsuța de e-mail; se întâmplă tuturor. După memento-uri inițiale au ieșit la toate updaters, un memento automat va fi trimis la oricare dintre utilizatorii care nu au făcut încă actualizări, oferindu-le un pic ghiont și amintindu-le de termenul limită. Puteți personaliza acest mesaj, iar utilizatorii care și-au făcut deja actualizările nu vor fi deranjați.
perioada de raportare este blocată.
nimănui nu-i plac surprizele de ultim moment. Program ClearPoint pentru a bloca automat, astfel încât actualizările nu pot fi făcute după termenul limită de introducere a datelor. Acest lucru nu numai că va asigura că toată lumea revizuiește aceleași informații, dar va oferi și biroului dvs. de strategie timp pentru a pregăti agenda pentru ca echipa de conducere să execute. S-ar putea să aveți niște întârziați prima dată, dar după aceea, puteți fi siguri că oamenii își vor primi informațiile la timp.
Briefing Book generat și trimis administratorilor pentru revizuire.
odată ce toate datele sunt în ClearPoint și perioada este blocată, biroul de strategie (sau oricine alegeți) va primi un raport generat automat cu o previzualizare a rezultatelor lunii. Fiecare utilizator poate personaliza raportul pe care îl primește, astfel încât să aibă toate informațiile de care au nevoie trimise direct în căsuța de e-mail.
administratorii se conectează și ajustează informațiile dacă este necesar.
dacă administratorii găsesc că există informații care necesită ajustare în timpul revizuirii, se pot conecta la ClearPoint și pot face modificări. Aceasta ar putea include analize suplimentare, întrebări pe care să vă concentrați în timpul întâlnirilor sau chiar modificări ale graficelor.
Briefing de carte generate și trimise la echipa de conducere.
înainte de întâlnirea de revizuire a strategiei, ClearPoint va genera automat cartea de informare care va fi utilizată în întâlnire și o va trimite participanților la întâlnire. Ei pot fi siguri că nu există surprize la întâlnire și, cu un document citit, sunt mai predispuși să fie pregătiți să discute strategia și să ia măsuri. Acest raport poate fi personalizat oricum doriți, fie că este vorba doar de un rezumat sau de toate detaliile—ORICE funcționează cel mai bine pentru liderii dvs.
capturați elemente de acțiune live în timpul reuniunii de revizuire a strategiei.
toți participanții vor apărea la întâlnire cu aceeași versiune a raportului (deoarece le-a fost trimis automat prin e-mail mai devreme) și puteți proiecta ClearPoint pentru a rula întâlnirea. Pe parcursul întâlnirii, puteți adăuga elemente de acțiune, le puteți conecta la obiective, măsuri și proiecte, puteți atribui responsabilitatea și puteți seta o dată scadentă. Asigurați-vă că sunteți de acord cu deciziile luate și acțiunile luate înainte de amânare.
Briefing Book of action items generate si trimise echipei.
ClearPoint va genera automat o carte de informare cu elementele de acțiune de la întâlnire și trimite-l de-a lungul la echipa ta. Dacă cineva a ratat întâlnirea, va avea o actualizare a elementelor de acțiune atribuite și nu va mai exista o scuză pentru lipsa termenelor de element de acțiune.
raportare flux de lucru Tabloul de bord
există o mulțime de pași pentru a proceselor de raportare. În calitate de administrator, Tabloul de bord al fluxului de lucru de raportare vă oferă vizibilitate asupra progreselor înregistrate de echipa dvs. în fiecare lună în ceea ce privește actualizările. Vizualizați numărul total de elemente actualizate și vedeți starea individuală a fiecărei persoane. Puteți chiar să trimiteți mementouri suplimentare coechipierilor despre care știți că au nevoie de un mic ghiont suplimentar sau care pierd adesea e-mailuri în căsuța de e-mail.
administratorii pot vizualiza, de asemenea, toate etapele procesului lor în vizualizarea Calendar. Puteți vedea când datele dvs. vor fi actualizate, e-mailurile de memento trimise și rapoartele generate. Calendarul va afișa fluxuri de lucru individuale de raportare, sau toate fluxurile de lucru pe același calendar (coduri de culori!).
suntem cu toții ocupați și există o mulțime de lucruri care trebuie făcute pentru a lua decizii strategice în cadrul unei organizații.
prin automatizarea unor părți ale procesului de raportare, veți putea petrece mai mult timp executând inițiativele strategice și ajutând organizația să își atingă obiectivele. Nimeni nu vrea să-și petreacă timpul introducând date, creând rapoarte, trimițând e-mailuri sau scriind elemente de acțiune. Cu ClearPoint, puteți automatiza multe părți ale procesului și puteți lua înapoi timpul pentru a vă ajuta organizația să execute.
ai mai mult timp acum decât știi ce să faci? Programați un apel cu ClearPoint pentru a vedea cât de ușor este să automatizați raportarea cu ClearPoint! Așteptăm cu nerăbdare să vorbim în curând. Între timp, fericit de raportare!
