conectați Excel la SQL Server: 3 pași simpli

într-un articol anterior, am vorbit despre motivul pentru care aveți nevoie atât de Excel, cât și de SQL în soluțiile dvs. de gestionare a datelor, dar cum Conectați Excel la SQL Server? În acest articol, vă vom arăta pașii și vom evidenția un beneficiu cheie al utilizării unui program de completare Excel, cum ar fi spread-urile SQL.

dar, în primul rând, vom re-cap beneficiile de conectare Excel la date în SQL Server.

beneficiile conectării Excel la SQL Server

pentru a demonstra beneficiile conectării Excel la SQL Server, să ne uităm la un exemplu.

această foaie de calcul este utilizată de reprezentanții de vânzări de la o companie producătoare pentru a pregăti cotații pentru clienți. Fiecare reprezentant de vânzări are o copie a foii de calcul, care include o listă de articole de inventar și prețurile acestora. Lista articolelor de inventar și a prețurilor este extrasă din sistemul financiar de către un administrator. Foaia de cotare utilizează unele formule de căutare de validare a datelor pentru a prelua prețurile atunci când un reprezentant de vânzări selectează un element din meniul derulant.

aceasta funcționează bine până când organizația trebuie să actualizeze prețurile. În acest caz, fiecare utilizator ar trebui să copieze și să lipească noile prețuri în foaia de calcul (sau să utilizeze o nouă copie a foii de calcul). De asemenea, atunci când reprezentantul de vânzări creează oferta, nu știu dacă articolele sunt de fapt în stoc.

o soluție mai bună ar fi conectarea foii de calcul Excel la tabelul de inventar din Baza de date a sistemului financiar. De fiecare dată când reprezentantul de vânzări deschide foaia de calcul citat, acestea sunt răcoritoare datele de preț din Baza de date live. Putem merge cu un pas mai departe și să facem conexiunea la baza de date, de asemenea, să readucem nivelurile actuale ale stocurilor, astfel încât cotațiile să poată fi pregătite pentru articolele aflate efectiv în stoc.

deci, pentru a rezuma, beneficiile conectării Excel la SQL Server sunt:

• avem acces și poate vizualiza până la data de informații
• suntem folosind o singură sursă de date de încredere,
• putem efectua on-the-fly analiza sau agregarea datelor sursă folosind funcții Excel simple, cum ar fi tabele pivot

conectați Excel la o bază de date SQL Server : 3 pași simpli

cel mai simplu mod de a conecta Excel la o bază de date SQL Server este cu spread-uri SQL. SQL spread este un simplu Excel add-in.

descărcarea SQL spread poate fi găsită aici, iar procesul de instalare este descris aici.

Pasul 1: Adunați detaliile conexiunii bazei de date

veți avea nevoie de următoarele informații pentru a conecta Excel la SQL Server, deci obțineți detaliile ca prim pas:

• nume SQL Server
• Nume bază de date
• tabel sau vizualizare care conține informațiile de care aveți nevoie
• detalii de conectare (dacă nu utilizați autentificarea Windows)

forma numelui SQL Server va depinde dacă SQL Server este instalat local, într-o rețea sau într-o locație la distanță (rețineți că acesta este același nume ca atunci când vă conectați la SQL Server în SQL Server Management Studio).

nume de server tipic	caz
Localhost	când SQL Server este instalat local
localhost \ sqlexpress	când SQL Server Express este instalat local
domeniu \ Servername	când SQL Server este instalat într-o rețea corporativă
adresa IP	când SQL Server este instalat într-o locație la distanță

Pasul 2: Conectați-vă la SQL Server

odată ce SQL Spreads este instalat, îl veți vedea ca o nouă filă panglică; du-te aici și faceți clic pe butonul Mod de proiectare.

în panoul SQL Spreads Designer din partea dreaptă, faceți clic pe butonul Editare pentru a deschide dialogul SQL Server connection.

introduceți numele serverului SQL în câmpul Nume SQL Server:

selectați dacă trebuie să vă conectați utilizând autentificarea Windows (autentificare Windows) sau introduceți un nume de utilizator și o parolă (autentificare SQL Server). Autentificarea Windows este cea mai sigură dintre cele două opțiuni (consultați aici pentru mai multe informații).

Faceți clic pe OK. Spread-urile SQL vor încerca să se conecteze la baza de date. Dacă conexiunea are succes, bazele de date vor apărea în panoul SQL Spreads Designer.

Pasul 3: Selectați tabelul relevant din SQL Server

acum că am creat conexiunea de la Excel la SQL Server, putem selecta ce tabel de date dorim să folosim în Excel.

în SQL Spreads Designer, faceți clic pe baza de date și apoi selectați tabelul.

de îndată ce selectați un tabel, datele din tabelul populate în foaia Excel.

acum Puteți vedea toate datele din tabelul SQL Server și să-l utilizați în registrul de lucru Excel. Puterea reală cu spread-urile SQL este capacitatea de a actualiza datele din tabel în SQL Server direct din Excel. De exemplu, pot actualiza prețurile din tabelul de produse direct în Excel și pot salva modificările înapoi la SQL Server!

exemplu: un formular de cotație simplu în Excel conectat la SQL Server

să ne întoarcem la exemplul nostru anterior al formularului de cotație și al listei de inventar. Vom schimba acest lucru astfel încât formularul de cotare să obțină datele sale din tabelul din SQL server în loc de o listă statică din foaia de calcul.

dacă doriți să urmați împreună cu acest exemplu, va trebui să aveți acces la baza de date de probă AdventureWorks, pe care o puteți obține de aici.

mai întâi, vom crea o foaie nouă în registrul de lucru quote_sample și o vom lăsa cu numele implicit al Sheet2 – datele de la SQL Server vor fi populate aici.

în continuare, ne vom conecta la baza de date AdventureWorks folosind pașii descriși mai sus.

Etapa (1) : Detalii de conectare

iată detaliile de conectare pe care le voi folosi pentru a mă conecta la baza mea de date SQL Server:

• SQL Server nume: Andy \ SQLExpress
• numele bazei de date: AdventureWorks
• tabel sau Vizualizare: producție.Produs
• detalii de conectare: autentificare Windows

Pasul (2): Conectarea la SQL Server

dorim să se conecteze la tabelul de produse în SQL Server și popula ‘produs’ foaie în foaia de lucru citat. Pentru a face acest lucru, facem clic pe SQL Spreads > Mod de proiectare și introducem detaliile conexiunii și extindem baza de date corectă (în cazul nostru, AdventureWorks), astfel încât să putem selecta tabelul relevant (În cazul nostru, producție.Produs).

Etapa (3): Selectați producția.Tabel de produse în SQL Server

Faceți clic pe producție.Tabelul de produse din listă și datele sunt populate automat în foaia de produs.

acum putem folosi aceste date ca sursă pentru căutările noastre în șablonul de ofertă, dar înainte de a face acest lucru, vom analiza modul de filtrare a datelor returnate din SQL, astfel încât să fie afișate numai articolele din stoc.

Faceți clic pe fila Filtre din SQL Spreads Designer. Sub Opțiunea Tip filtru, putem selecta ‘coloană’ sau ‘SQL personalizat’. Vom selecta ‘custom SQL’ pentru că avem nevoie pentru a rula o interogare SQL care va returna numai elemente în stoc, și asta înseamnă că trebuie să se alăture tabelul de produs la tabelul ProductInventory.

când faceți clic pe opțiunea ‘custom SQL’, este afișată o casetă de text în care puteți introduce interogarea SQL. Pentru cazul nostru de utilizare, dorim să returnăm o listă de produse printr-o interogare de asociere, va trebui să folosim o sub-interogare. Deci, trebuie să lipiți următoarele:

Name in (SELECT P.Name AS ProductFROM AdventureWorks.Production.Product AS PJOIN AdventureWorks.Production.ProductInventory AS PI ON P.ProductID = PI.ProductIDJOIN AdventureWorks.Production.Location AS L ON PI.LocationID = L.LocationIDwhere L.Name = 'Finished Goods Storage' AND PI.Quantity > 0GROUP BY P.Name, P.ListPrice)

în custom SQL box:

când faceți clic pe ‘Save’, datele din tabelul de produs se reduce la înregistrările filtrate. În cele din urmă, vom actualiza intervalul numit care a fost utilizat de căutările de validare a datelor din foaia de cotare:

și, de asemenea, avem nevoie pentru a actualiza funcția XLOOKUP că foaia de citat utilizează pentru a obține prețul atunci când un utilizator selectează un element – trebuie să referință noul Table2 care este datele de la SQL Server.

asta e! Reprezentanții noștri de vânzări pot crea acum cotații pe baza prețurilor actualizate pentru articolele care sunt în prezent în stoc. De fiecare dată când reprezentantul de vânzări deschide foaia de calcul, datele vor fi actualizate din SQL Server.

Caracteristică Bonus! Actualizați prețurile în Excel și salvați în SQL Server

am conectat Excel la SQL Server, astfel încât reprezentanții noștri de vânzări să poată crea cotații pe baza prețurilor și disponibilității actualizate.

putem merge un pas mai departe și să ofere posibilitatea pentru un utilizator desemnat (de exemplu, un Administrator) pentru a actualiza prețurile de vânzare ale elementelor direct în Excel, și au actualizările salvate înapoi la ‘producție.Tabelul produsului în SQL Server.

de exemplu, dacă aș vrea să schimb prețul primului articol din listă la 39 USD.99, pot introduce în celula ListPrice și faceți clic pe ‘Salvați în baza de date’ – este atât de ușor! Desigur, am dori ca această capacitate să fie blocată numai pentru anumiți utilizatori, iar acest lucru se face cu ușurință prin spread-uri SQL.

rezumat

în acest articol am arătat cât de ușor se conectează Excel la SQL Server folosind programul de completare SQL Spreads. De asemenea, am trecut printr-un exemplu pentru a arăta cum o foaie de calcul simple quotes poate utiliza date actualizate despre prețurile de vânzare dintr-o bază de date SQL și cum prețurile din Baza de date pot fi, de asemenea, actualizate direct din Excel.

descărcați versiunea de încercare a SQL Spread și conectați Excel la SQL Server astăzi.