Planejadores de Eventos e Reuniões de Cronograma e lista de verificação
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Destino Colorado é o padrão o mais memorável e produtivas reuniões. Colorado possui 300 dias de sol com infinitas opções de atividades, incluindo a visualização de bisões de gama livre nas planícies perto de Denver e Fort Collins para vinhedos perto de Grand Junction e picos perfeitos para cartões postais de Aspen, Telluride e Buena Vista. Com tudo o que o Colorado tem a oferecer, sua primeira pergunta deve ser: “por que suas reuniões no Colorado não são?”
Ferramentas de planejamento de eventos: Destination Colorado criou esta lista de verificação de cronograma de planejadores de reuniões para download para garantir que sua próxima reunião não seja apenas bem-sucedida, mas memorável.
18 meses fora
Sim, 18 meses fora (um ano e meio antes de sua reunião) você deve estar planejando sua reunião ou evento. Parece muito tempo? Chame isso de estabilidade no trabalho. Afinal, eles chamam isso de planejamento de reunião por um motivo, certo? Depois de decidir que o Colorado é o lugar para o seu destino, sua próxima pergunta deve ser: “sobre o que é a reunião?”Responder a esta pergunta ajudará a garantir que seus objetivos sejam alcançados e mantê-lo no caminho certo durante todo o processo de planejamento.
Comunicação Interna
primeiro, identifique as metas e objetivos do seu evento. Como o ditado familiar afirma, ” Você não pode atingir um alvo que não pode ver. Além disso, certifique-se de que seus objetivos sejam mensuráveis para que você possa revisar o sucesso do seu evento após sua conclusão e fazer quaisquer ajustes, se necessário. Além disso, prepare uma agenda preliminar, lista de convidados e estabeleça um protocolo com sua equipe, patrocinadores, expositores, palestrantes, imprensa e inscritos para garantir que as expectativas sejam claras para que as perguntas sejam encaminhadas adequadamente. Estabelecer planos de ação Promocionais (lembre-se do seu cargo como planejador de reuniões?) neste momento ajudará a esclarecer “quem está lidando com o quê” para que você possa revisar, atualizar e preparar quaisquer políticas que governem o evento e manter todos os funcionários relevantes informados.
uma maneira de ajudar você e sua equipe a permanecer no caminho certo é criar um calendário de reuniões da equipe, teleconferências e webinars. O calendário deve incluir quaisquer requisitos de impressão conhecidos, horários e prazos para todos os envolvidos. Planeje tarefas relacionadas ao evento para garantir que as expectativas sejam atendidas e que as responsabilidades sejam comunicadas.
muitos eventos incluem pesquisa e palestrantes principais. A marca de dezoito meses é um excelente momento para estabelecer diretrizes para o envio de artigos para permitir que você e sua equipe tenham tempo suficiente para revisar e selecionar seus palestrantes, bem como dar a eles tempo para planejar seu evento.
Finanças
nunca é muito cedo para começar a preparar categorias orçamentárias preliminares para estabelecer seu ROI geral. isso inclui seus procedimentos AP / AR e financeiros, taxas de inscrição e estruturas de cancelamento, taxas de exibição e novas fontes de financiamento, se necessário. Um bom orçamento preliminar também incluirá suas descobertas de fontes de financiamento anteriores, atuais e potenciais, e é uma boa ideia estabelecer cobertura de seguro. Você não quer que os participantes do evento façam reivindicações de whiplash devido às suas incríveis exibições de expositores.
site do evento
com os muitos locais que o Colorado tem a oferecer, você não deve ter problemas para selecionar um site que exceda suas expectativas e as de seus participantes. Identifique possíveis datas para sua reunião o mais rápido possível e tenha uma ideia geral de quantos convidados você espera participar do seu evento. O próximo passo? Cabeça sobre a www.destinationcolorado.com para encontrar o seu local perfeito. Depois de enviar os requisitos de reunião para os sites selecionados – seus pedidos de propostas (RFP’s) – você pode começar a montar uma lista de clientes potenciais participantes. À medida que as propostas do seu site começam a aparecer, não se esqueça de pensar nas necessidades de acomodação para seus participantes. Não faz sentido ter o local perfeito enquanto exige que seus participantes durmam nos bancos do corredor do centro de Convenções. Se for esse o caso, deixe-me recomendar sua próxima jogada planejada; revise os classificados para listas de empregos.
depois de selecionar alguns locais, faça questão de realizar visitas ao local para garantir a precisão das informações sobre o local, bem como identificar possíveis tarifas e blocos de hotéis. Depois que isso for concluído, você está pronto para publicar as informações preliminares do evento em seu site e começar a comercializar seu evento.
quinze meses fora
a marca de quinze meses é um momento perfeito para se concentrar no marketing do seu evento. As tarefas de Marketing devem incluir o desenvolvimento de uma estratégia promocional, a preparação de comunicados de imprensa e a definição de requisitos específicos para seus vários fornecedores, como publicidade, fornecedores, decoradores, entretenimento, manipuladores de frete, móveis, impressão e adereços, segurança e outros provedores de serviços. Não se esquive de delegar, pois você precisará formar comitês e desempenhar muitas funções de Relações Públicas nos próximos meses. As tarefas iniciais de relações públicas devem incluir o envio de seus primeiros anúncios de reunião e materiais promocionais para possíveis participantes e expositores, se apropriado.
Monitore seu orçamento. Você começará a ter uma noção de seus custos reais ao confirmar seu local e identificar as necessidades de seus fornecedores. Ao continuar a ficar dentro do orçamento, você ganhará elogios de seus superiores, bem como confiança em suas habilidades (e possível segurança no trabalho). Como você permanece dentro do seu orçamento? Duas maneiras: aumentando seu financiamento ou negociando com seus provedores de serviços. Quanto mais cedo você puder definir suas garantias, mais adequado será para prever as despesas finais. Isso ajudará muito a garantir que as necessidades do seu evento sejam atendidas e permitirá que você tenha espaço para respirar para se concentrar em outras informações importantes, como as necessidades de seus palestrantes, equipamentos e acomodações.
doze meses fora
a marca de doze meses é um bom momento para revisar os contratos de hotéis e suas datas de prazo associadas. Crie um orçamento de reunião final e faça revisões em seus procedimentos contábeis, se necessário. Você também pode querer preparar um cronograma de reunião provisória para a mídia delineando os próximos doze meses para garantir que seu plano de marketing esteja no caminho certo. Outras tarefas devem incluir a preparação de um folheto de conferência do aplicativo de telefone, incluindo cópia, layout e estabelecimento de categorias para prêmios e critérios de seleção.
dez meses fora
este é um bom momento para continuar seus esforços de marketing através de revistas organizacionais e boletins informativos. Certifique-se de incluir as biografias, headshots e apresentações de seus apresentadores para alcançar efetivamente seus participantes-alvo.
Continue seus esforços de limpeza preparando uma lista mestre de tópicos do programa sugeridos, refinando o formato mestre para suas sessões gerais, workshops e eventos auxiliares, bem como comparando espaços de acomodação. Isso permitirá que você tenha uma ideia das áreas funcionais do seu local e preveja atribuições provisórias de salas para eventos e atividades. Saber o máximo possível sobre o seu local irá ajudá-lo a estabelecer e monitorar procedimentos e controles para sessões e admissão em seus eventos.
se você quiser estar à frente do jogo, faça suas seleções finais de todos os seus fornecedores restantes e acompanhe todos os artigos que você está considerando para apresentação. Reservar um tempo para reavaliar seus mercados-alvo e preparar materiais para sua brochura também se preparará para o sucesso mais tarde.
oito meses fora
se você fez sua lição de casa e cumpriu seus prazos, a marca de oito meses é um momento para você e sua equipe para ter calma, disse que ninguém nunca. Humor à parte, este é o momento em que todos os seus esforços começam a se unir. No entanto, o acompanhamento continua sendo a chave para garantir que seu evento corra bem. Comece a seleção final de trabalhos e determine as listas de indicados ao prêmio. Envie um e-mail para sua brochura da primeira reunião e prepare suas solicitações do segundo expositor, se apropriado. Isso o manterá atualizado sobre quaisquer alterações que precisem ser abordadas antes de transmitir as atualizações ao seu local.
sobre seus participantes, depois de receber formulários de inscrição, você desejará processá-los e começar a enviar confirmações de pré-registro. Além disso, considere preparar listas de registro e crachás e estabelecer um protocolo de como seus convidados adquirirão suas credenciais.
outras funções administrativas incluem a preparação de diagramas de espaço de função de hotel para registro, sessões gerais, workshops, funções sociais e assim por diante. Determine a programação final para todos os eventos e solicite ativamente anunciantes para o seu livro de programas para que você possa garantir a saturação do mercado para seus dados demográficos específicos.
quatro meses fora
é hora de enviar seu segundo folheto promocional para potenciais participantes e fazer seleções finais de seus destinatários do prêmio. Ao continuar a solicitar e acompanhar expositores, patrocinadores e anunciantes, Você pode garantir que as necessidades de todos sejam atendidas. Este também é o momento de identificar materiais para pacotes de registro e solicitar pacotes de conferência. Não se esqueça de projetar e imprimir todos os ingressos para admissão em suas funções de reunião e solicitar todos os móveis e equipamentos necessários no local, incluindo decoração de quartos, como sinalização e flores para mesas de banquete. Todas as seleções de menu de alimentos e bebidas precisarão ser confirmadas, e os pedidos devem ser feitos para prêmios com materiais relacionados. Em relação ao pessoal, comece a identificar e atribuir responsabilidades de pessoal no local e prepare notas de briefing para todos os funcionários envolvidos no evento.
se você deseja adicionar alguma panache ao seu evento, considere se é apropriado ou não apresentar presentes aos seus palestrantes e outros convidados ilustres. Esta é uma excelente maneira de mostrar seu apreço a eles, e pode encorajar seus palestrantes a retornar para eventos futuros.
dois a quatro meses fora
você está quase lá. As coisas estão começando a esquentar, mas sendo um planejador de reuniões experiente, você está preparado e confiante para garantir o sucesso do seu evento, certo?
a marca de dois a quatro meses é o momento em que você precisará preparar uma edição de reunião especial em seu boletim informativo, ou outros periódicos, para lembrar seu público de seu evento. Você também pode querer revisar e confirmar sua programação de sessão, atribuições de sala e diagramas de sala de funções com as instalações do seu local e fornecedores de eventos apropriados. Determinar a lista de coleta do quarto de dormir, as necessidades de segurança, estabelecer um protocolo de gerenciamento de riscos e confirmar que seu evento está em conformidade com a American Disabilities Act (ADA) também é uma boa ideia.
outras funções de acompanhamento incluem: revisar o orçamento do seu evento e fazer ajustes conforme necessário, selecionar uma impressora para o seu livro de programas, se você ainda não o fez, e preparar e imprimir os formulários de avaliação do seu evento para feedback.
dia do evento
você pode acreditar? Você trabalhou duro nos últimos dezoito meses e o dia finalmente chegou! Para sua sorte, você ainda tem trabalho a fazer.
no local
certifique-se de se encontrar com seu gerente de conferência e realizar um passo a passo de suas instalações na chegada. Isso lhe dará uma boa idéia do tamanho dos quartos, capacidade de Assento, Disponibilidade de energia e saídas de incêndio. Além disso, confirme seus estilos de configuração preferidos (teatro, sala de aula, banquete) e opções de mesa (mesas de pé de 6′-10′, mesas redondas) também.
cada quarto
ao completar seu passo a Passo, Confirme que cada sala de banquetes está equipada com seus serviços apropriados, como; mesas/ lençóis, cadeiras, bartenders, bebidas alcoólicas, fornecedores e pelo menos um consultor para lidar com necessidades especiais e perguntas de seus participantes. Localizar áreas apropriadas para sinalização e prêmios também é uma boa ideia para determinar durante a configuração.
Registration Desk
seu local pode ter uma área predeterminada para sua mesa de registro, portanto, consultar seu gerente de conferência sobre o local é crucial (pois seu local pode ter vários eventos sendo realizados no mesmo dia). Consulte Sobre estrutura e metodologia de registro, pagamentos, crachás, listas de registro, relatórios e pessoal. Como planejador de reuniões, você precisará supervisionar o processamento, confirmação e relatório de registros, pagamentos, depósitos, reembolsos e cancelamentos. Se o seu evento aceitar pagamentos no local, é uma boa ideia determinar um protocolo para manter os pagamentos seguros. Além disso, monitore a preparação de listas de registro e emblemas e certifique-se de montar os pacotes de registro antes da abertura do seu evento.
Staffing
realizar reuniões pré-conferência e pessoal diário e dar briefings instrucionais para sua equipe de registro, coletores de dados, voluntários e outros. Certifique-se de que sua equipe conheça a cadeia de comando e os níveis de autoridade para garantir os níveis de responsabilidade apropriados. É sempre uma boa ideia revisar os requisitos de cada dia e destacar as necessidades do dia seguinte com a equipe também. Revise responsabilidades, procedimentos e áreas de sobreposição, como registro, garantias alimentares, palestrantes, VIPs, configurações de sala de mídia, eventos de cônjuge/convidado/crianças, exposições, patrocinadores e assim por diante.
mercadorias
organize uma revisão diária da fatura com o Gerente da instalação para confirmar e monitorar a entrega e coleta de todos os materiais relacionados ao evento. Consulte o pessoal de suporte da reunião conforme necessário para a emissão de gratificações e conduza uma reunião de encerramento pós-conferência com departamentos e fornecedores de instalações, conforme necessário.
outras
outras áreas de preocupação para o seu evento estão determinando as necessidades do seu fotógrafo, cinegrafista, confirmando reservas de hotéis e transporte, fornecendo presentes de boas-vindas para os participantes, decorações incluindo sinais de boas-vindas, cenários de apresentador, sinalização Direcional, necessidades de entretenimento e fornecedores.
imediatamente após o evento
seu acompanhamento pós-evento é tão, se não mais importante, quanto seus esforços de pré-planejamento. Certifique-se de preparar uma lista de cartas de agradecimento e enviá-las prontamente após a conclusão do seu evento. Obtenha avaliações de conferência de participantes e funcionários, faça um pacote e faça um inventário de todos os seus materiais e reconcilie suas finanças para garantir que sua organização tenha sido cobrada adequadamente. Cuidado com os custos ocultos incluídos em suas faturas de fornecedores. É sempre importante obter seus contratos de fornecedor por escrito antes que os serviços sejam prestados, para que você não seja cobrado por serviços que não foram acordados anteriormente.
realize uma revisão de desempenho pós-orçamento e colete e organize seus dados para relatórios de reuniões finais. Seus relatórios de reunião devem incluir um resumo de todos os formulários de avaliação com centros de custos apropriados e cronogramas de pagamento divididos.
