Conecte o Excel ao SQL Server: 3 etapas fáceis

em um artigo anterior, falamos sobre por que você precisa do Excel e do SQL em suas soluções de gerenciamento de dados, mas como você conecta o Excel ao SQL Server? Neste artigo, mostraremos as etapas e destacaremos um dos principais benefícios do uso de um suplemento do Excel, como o SQL Spreads.

mas, primeiro, vamos recapitular os benefícios de conectar o Excel aos dados no SQL Server.

benefícios de conectar o Excel ao SQL Server

para demonstrar os benefícios de conectar o Excel ao SQL Server, vejamos um exemplo.

esta planilha é usada por representantes de vendas em uma empresa de manufatura para preparar cotações para clientes. Cada representante de Vendas possui uma cópia da planilha, que inclui uma lista de itens de estoque e seus preços. A lista de itens de inventário e preços é extraída do sistema financeiro por um administrador. A folha de cotação usa algumas fórmulas de pesquisa de validação de dados para recuperar os preços quando um representante de vendas seleciona um item da lista suspensa.

isso funciona bem até que a organização precise atualizar os preços. Nesse caso, cada usuário precisaria copiar e colar o novo preço na planilha (ou usar uma nova cópia da planilha). Além disso, quando o representante de vendas cria a cotação, eles não sabem se os itens estão realmente em estoque.

uma solução melhor seria conectar a planilha do Excel à tabela de inventário no banco de dados do sistema financeiro. Cada vez que o representante de vendas abre a planilha de cotação, eles estão atualizando os dados de preços do banco de dados ao vivo. Podemos dar um passo adiante e fazer com que a conexão com o banco de dados também traga de volta os níveis atuais de estoque para que as cotações possam ser preparadas para itens realmente em estoque.

portanto, para resumir, os benefícios de conectar o Excel ao SQL Server são:

• temos acesso e pode exibir informações de data
• estamos utilizando uma simples, confiável fonte de dados
• podemos realizar on-the-fly de análise ou de agregação dos dados de origem utilizando simples funções do Excel como tabelas dinâmicas

Conectar o Excel para um banco de dados SQL Server : 3 passos fáceis

A maneira mais fácil para se conectar Excel para um banco de dados SQL Server com o SQL Espalha. SQL Spreads é um suplemento simples do Excel.

o download do SQL Spreads pode ser encontrado aqui, e o processo de instalação é descrito aqui.

Passo 1: Reunir a conexão de banco de dados detalhes

Você precisará das seguintes informações para se conectar Excel para o SQL Server, de modo a obter os detalhes de como o primeiro passo:

• Nome do SQL Server
• Nome do Banco de dados
• Tabela ou modo de Exibição que contém as informações que você precisa
• detalhes de Login (se não estiver usando a autenticação do Windows)

A forma de o Nome do SQL Server irá depender se o SQL Server é instalado localmente, em uma rede, ou em um local remoto (observe que este é o mesmo nome quando você se conectar ao SQL Server no SQL Server Management Studio).

Típico nome do servidor	Caso
Localhost	Quando o SQL Server é instalado localmente
localhost\sqlexpress	Quando o SQL Server Express é instalado localmente
Domain\Servername	Quando o SQL Server é instalado em uma rede corporativa
IP-endereço	Quando o SQL Server é instalado em um local remoto

Passo 2: Conecte-se ao SQL Server

depois que o SQL Spreads for instalado, você o verá como uma nova guia ribbon; vá aqui e clique no botão Design Mode.

no painel SQL Spreads Designer no lado direito, clique no botão Editar para abrir a caixa de diálogo de conexão do SQL Server.

insira o nome do seu SQL Server no campo Nome do SQL Server:

selecione se você deve se conectar usando seu login do Windows (autenticação do Windows) ou digite um nome de usuário e senha (autenticação do SQL Server). A autenticação do Windows é a mais segura das duas opções (veja aqui para mais informações).

clique em OK. Os Spreads SQL tentarão se conectar ao banco de dados. Se a conexão for bem-sucedida, seus bancos de dados aparecerão no painel SQL Spreads Designer.

Etapa 3: Selecione a tabela relevante no SQL Server

agora que criamos a conexão do Excel para o SQL Server, podemos selecionar qual tabela de Dados queremos usar no Excel.

no SQL Spreads Designer, clique no banco de dados e selecione sua tabela.

assim que você seleciona uma tabela, os dados na tabela são preenchidos na planilha do Excel.

agora você pode ver todos os dados em sua tabela do SQL Server e usá-los em sua pasta de trabalho do Excel. O poder real com Spreads SQL é a capacidade de atualizar os dados na tabela no SQL Server direct do Excel. Por exemplo, posso atualizar os preços na tabela de produtos diretamente no Excel e salvar as alterações de volta no SQL Server!

exemplo: um formulário de cotação simples no Excel conectado ao SQL Server

vamos voltar ao nosso exemplo anterior do formulário de cotação e da lista de inventário. Vamos alterar isso para que o formulário de cotação obtenha seus dados da tabela no SQL server em vez de uma lista estática na planilha.

se você quiser acompanhar este exemplo, você precisará ter acesso ao banco de dados de amostra do AdventureWorks, que você pode obter aqui.

Primeiro, vamos criar uma nova planilha na pasta de trabalho quote_sample e deixá – la com o nome padrão de Sheet2-os dados do SQL Server serão preenchidos aqui.

em seguida, vamos nos conectar ao banco de dados AdventureWorks usando as etapas descritas acima.

Passo (1) : Detalhes da conexão

Aqui estão os detalhes da conexão que vou usar para me conectar ao meu banco de dados SQL Server:

• nome do SQL Server: Andy \ SQLExpress
• nome do banco de dados: AdventureWorks
• tabela ou visualização: produção.Produto
• detalhes de Login: autenticação do Windows

Etapa (2): Conecte-se ao SQL Server

queremos nos conectar à tabela de produtos no SQL Server e preencher a planilha ‘produto’ na planilha de cotação. Para fazer isso, clicamos no modo de design SQL Spreads > e inserimos os detalhes da conexão e expandimos o banco de dados correto (no nosso caso, AdventureWorks) para que possamos selecionar a tabela relevante (no nosso caso, produção.Produto).Etapa (3): Selecione a produção.Tabela de produtos no SQL Server

clique na produção.Tabela de produtos na lista e os dados são automaticamente preenchidos na folha de produtos.

agora podemos usar esses dados como fonte para nossas pesquisas no modelo de cotação, mas antes de fazermos isso, veremos como filtrar os dados retornados do SQL para que apenas itens em estoque sejam exibidos.

clique na guia Filtros no SQL Spreads Designer. Na opção Tipo de filtro, podemos selecionar ‘coluna ‘ ou’SQL personalizado’. Vamos selecionar ‘SQL personalizado’ porque precisamos executar uma consulta SQL que retornará apenas itens em estoque, e isso significa que precisamos juntar a tabela de produtos à tabela ProductInventory.

quando você clica na opção ‘SQL personalizado’, uma caixa de texto é exibida onde você pode inserir a consulta SQL. Para o nosso caso de uso, queremos retornar uma lista de produtos por meio de uma consulta join, precisaremos usar uma sub Query. Então, precisamos colar o seguinte:

Name in (SELECT P.Name AS ProductFROM AdventureWorks.Production.Product AS PJOIN AdventureWorks.Production.ProductInventory AS PI ON P.ProductID = PI.ProductIDJOIN AdventureWorks.Production.Location AS L ON PI.LocationID = L.LocationIDwhere L.Name = 'Finished Goods Storage' AND PI.Quantity > 0GROUP BY P.Name, P.ListPrice)

na caixa SQL personalizada:

quando você clica em ‘Salvar’, os dados na tabela de produtos são reduzidos aos registros filtrados. Finalmente, vamos atualizar o intervalo nomeado que foi usado pelas pesquisas de validação de dados na folha de cotação:

e, também precisamos atualizar a função XLOOKUP que a Planilha de cotação usa para obter o preço quando um usuário seleciona um item-ele precisa fazer referência à nova Table2, que são os dados do SQL Server.

é isso! Nossos representantes de vendas agora podem criar cotações com base em preços atualizados para itens que estão atualmente em estoque. Cada vez que o representante de vendas abrir a planilha, os dados serão atualizados do SQL Server.

Recurso De Bônus! Atualize os preços no Excel e salve no SQL Server

conectamos o Excel ao SQL Server para que nossos representantes de vendas possam criar cotações com base em preços e disponibilidade atualizados.

podemos dar um passo adiante e fornecer a capacidade de um usuário designado (por exemplo, um administrador) atualizar os preços de venda dos itens diretamente no Excel e salvar as atualizações na produção.Tabela do produto no SQL Server.

por exemplo, se eu quisesse alterar o preço do primeiro item da lista para $39.99, Posso digitar a célula ListPrice e clicar em ‘Salvar no banco de dados’ – é tão fácil! Claro, gostaríamos que esse recurso fosse bloqueado apenas para determinados usuários, e isso é feito facilmente por meio de Spreads SQL.

resumo

neste artigo, mostramos como é fácil conectar o Excel ao SQL Server usando o suplemento SQL Spreads. Também passamos por um exemplo para mostrar como uma planilha de cotações simples pode usar dados atualizados de preços de vendas de um banco de dados SQL e como os preços no banco de dados também podem ser atualizados diretamente do Excel.

baixe a versão de teste do SQL Spreads e conecte o Excel ao SQL Server hoje.