Como escrever uma proposta: O Guia Completo

Última atualização: Dez 17, 2021 @ 9:44 am

É seguro dizer que a licitação para os contratos é uma grande oportunidade para desenvolver o seu negócio, a prestação de serviços para o setor público. Com mais de 150 propostas enviadas para nossos 11 portais todos os dias, há uma oportunidade para todos os negócios – incluindo o seu.

depois de encontrar sua oportunidade, você vai querer ter certeza de maximizá-la. Então, neste blog, vamos analisar como escrever um concurso corretamente.

não pule apenas em

um dos processos mais exaustivos, mas essenciais antes de escrever um concurso é ter certeza de que você sabe sobre o que está escrevendo – para não mencionar que esse processo é frequentemente esquecido por muitos que participam de licitações pela primeira vez.

Sim, é fácil entrar rapidamente e tentar responder à pergunta à sua frente sem hesitar um momento, mas isso pode rapidamente se transformar em requisitos perdidos e elaborar algo que não responda à pergunta.

na maioria das vezes, aqueles que são novos na licitação podem acabar abrigados em sua própria câmara de eco – colocando a resposta à pergunta que eles acham que o avaliador deve estar perguntando, não o que eles estão realmente procurando.

esta abordagem para escrever um concurso irá, na maioria das vezes, marcar mal.

saiba sobre o que você está escrevendo

Antes de começar a escrever lances – certifique-se de que você pode realmente cumprir os critérios estabelecidos na especificação, evitando desperdício de tempo. Considere:

• você atende aos critérios financeiros mínimos?
• você pode atender de forma viável aos requisitos do comprador?
• você tem as acreditações e associações necessárias?
• você possui a experiência relevante para realizar o contrato?

a partir daqui, você pode tomar uma decisão bid/no-bid – se você não puder atender aos gostos acima, provavelmente será excluído do processo ou acabará marcando mal.

PQQs / SQs

então agora podemos entrar nos fundamentos de como escrever um concurso. Então, avaliamos a especificação e agora estamos prontos para lidar com o envio.

PQQs ou questionários de pré-qualificação (ou às vezes chamados de questionários de seleção) normalmente fazem perguntas sobre o que você fez no passado anteriormente e são usados como a primeira etapa da seleção, como parte do procedimento de concurso Restrito – as propostas de procedimento aberto raramente usam pqqs.

conforme discutido no ponto anterior, vamos querer explicar como nossa experiência nos torna adequados para a entrega do contrato.

normalmente, completar um PQQ envolve:

• preencher informações básicas da empresa, tais como números de inscrição
• Confirmando que você não tenha violado a legislação, ou tornou-se um vilão de James Bond durante a noite
• capacidade Técnica e profissional, ou estudos de caso (ver a próxima seção)
• Uma declaração e detalhes de contato

Alguns PQQs são diferentes do que outros, no entanto, este é o processo normal. Alguns PQQs, como PAS91s no setor de construção, consistem em várias seções adicionais, o que muitas vezes implica uma abordagem muito mais detalhada e baseada em evidências.

estudos de caso

normalmente incluídos na seção PQQ sob’ habilidade técnica e profissional’, os estudos de caso solicitam que você descreva 2-3 contratos de natureza semelhante que você concluiu ou está realizando nos últimos cinco anos.

esses estudos de caso são uma oportunidade de se vender e demonstrar sucessos anteriores e como você pode trazer resultados semelhantes para os compradores.

com contagens de palavras normalmente dentro da marca de 500 palavras, você pode considerar:

• Qual é a escala do contrato? Por exemplo, quantas propriedades Você renova dentro de um determinado período?
• Qual é a natureza do relacionamento? Como é que isto começou?
• como mobilizamos e entregamos o contrato?
• você já teve alguns desafios-chave e como aprendemos com eles?
• para resumir, quais são os resultados? Você terminou dentro do prazo e dentro do orçamento, e o contrato foi renovado ou estendido?

seção ITT

agora nos movemos para a seção ITT. É aqui Que Saber escrever um concurso será útil, pois esta é a seção de propostas. Isto é o que vamos fazer.

Normalmente, as perguntas em um concurso podem cobrir nomes como:

• gestão de Qualidade
• Saúde e segurança
• Ambiente e sustentabilidade
• valor Social
• Mobilização
• Serviço de entrega
• tratamento de Reclamações
• melhoria Contínua
• cadeia de Fornecimento e sub-gerenciamento de

Desconstruir a pergunta

perguntas Propostas são muitas vezes feitas de vários pontos-chave que um comprador vai querer que você o endereço, com marcas distribuída igualmente em cada seção. Consequentemente, para maximizar suas marcas, você deve sempre desconstruir a questão de tal forma que todos os pontos sejam abordados. Você não pode saber como escrever um concurso sem primeiro quebrar os elementos individuais das perguntas do concurso. Vejamos este exemplo:

o contratante principal deve fornecer detalhes de como você se propõe a gerenciar seus subcontratados e cadeia de suprimentos (incluindo a colocação de pedidos para garantir prazos de entrega apropriados).

em sua resposta, por favor inclua detalhes sobre o abaixo:

• forneça 2 Exemplos de um problema que ocorreu ao concluir um trabalho semelhante e como você superou isso?
• forneça 2 Exemplos de problemas que você enfrentou com subcontratados no passado e como você superou isso?

então-vamos desconstruir este. As seções ousadas são as mini-perguntas, digamos, que devem informar nossa estrutura. Note, O Comprador tem sido gentil conosco neste também, com alguns pontos para apontar alguns outros pontos que eles querem ver cobertos.

poderíamos, portanto, adotar os seguintes títulos e subtítulos:

• Gestão de nossos subcontratados e cadeia de suprimentos
• Colocação de pedidos para garantir a adequada tempos de chumbo
• ocorrência de Problemas durante o trabalho similar
• Problemas com subcontratados

Como tal, isso mostra claramente para o comprador de que temos dirigida a cada ponto da questão, tornando a sua vida mais fácil. Sem mencionar que isso garante que abordemos os pontos que eles estão perguntando!

tornar a vida mais fácil para o comprador: seja conciso

os compradores terão, potencialmente, centenas de propostas para avaliar e, como tal, você deseja escrever conteúdo que seja de fácil leitura e destaque claramente a conformidade com a especificação. Algumas dicas para tornar seus envios tão fáceis de ler quanto possível incluem:

• Utilizar os títulos correspondentes ao desconstruída partes da pergunta
• não usar preenchimento ou buço conteúdo, isso não adiciona nada de valor, e, em vez disso, poderia frustrar um avaliador
• No mesmo tom, ser o ponto se pode dizer qualquer coisa em menos palavras, fazê-lo
• pontos de Bala estão a seu amigo – eles são de fácil leitura, e muitas vezes pode permitir que você para dizer muito mais apertado com a contagem de palavras

Você ainda quer ter certeza de que, mesmo quando você está sendo conciso, que o que você está escrevendo, tanto:

1. É coerente, faz sentido e responde a pergunta
2. É gramaticalmente correto, livre de coloquialismos e erros

acima vai deixar uma impressão negativa com o avaliador; somos todos humanos, não queremos colocá-los em um mau humor. Um avaliador infeliz é aquele que tem maior probabilidade de deduzir marcas.

evitar o conteúdo do preenchimento

essa ideia de estar no ponto é especialmente importante quando consideramos a contagem de palavras. Não é incomum vê-los restritos a apenas 200 palavras, por exemplo, enquanto pede que várias coisas sejam abordadas em uma resposta. Aqui, ser conciso e evitando o ‘preenchimento’ ou ‘cotão’ conteúdo é essencial, veja o exemplo abaixo:

‘Aqui no Concurso Company Ltd, estamos apaixonados de qualidade e esforçamo-nos para implementar a qualidade em tudo o que fazemos’

Este é particularmente um vazio declaração de que não responde a questão, especialmente no contexto de uma breve resposta. Pense nisso-são 19 palavras desperdiçadas, quase 10% da contagem de palavras dizendo absolutamente nada. Nenhuma empresa vai dizer que eles não se importam com a qualidade, certo?

revisão e revisão

então, depois de escrever sua resposta, você deve sempre se certificar de que foi revisado. Afinal, erros ortográficos e gramaticais refletem mal no seu envio, destacando a falta de atenção aos detalhes.

pergunte a um colega, gerente ou diretor – um par adicional de olhos sempre será útil quando:

• Identificação de erros, tais como frases que não fazem sentido
• Contradições ou pontos que pode vir através negativamente
• conteúdo Adicional ou pontos que poderiam ser alimentadas em

Por exemplo, aqui no Hudson Sucesso, nós usamos um três-fase de verificação processo de verificação de todas as propostas respostas:

• O escritor vai realizar uma auto-análise antes de enviá-lo para revisão de
• Isso será passado para outro membro da nossa oferta equipe para análise
• Nossa diretora de Gestão de Lances, ou o Lance Manager, irá revisar o conteúdo antes de finalizar

Apresentação

Concurso as inscrições podem ser solicitadas pelos compradores através de uma variedade de meios:

• envio de Email

• Postal de envio

• fazer o Upload para um portal de aprovisionamento

O último é, de longe, o mais comum. Para mitigar a chance de possíveis erros de TI, é sempre melhor garantir que você lide com o envio com antecedência – geralmente dias – para eliminar a chance de erros e estresse de última hora. As submissões tardias-mesmo por 1 segundo-são frequentemente desconsideradas e não serão avaliadas. Então, planeje com antecedência e envie-o em tempo útil. Sempre tentamos fazer com que as propostas sejam enviadas pelo menos um dia antes do prazo de inscrição.

sente-se com nosso Diretor administrativo, Jill Hudson

Jill tem mais de 20 anos de experiência com redação de propostas. Ela sabe o quão solitária pode ficar quando você vê rejeição nos primeiros dias.

passei rapidamente de um recorde de sucesso de <15% em meus primeiros dias de tender writing para >70% apenas gastando o tempo necessário para digerir o feedback e eliminar erros bobos. Eu parecia estar cometendo erros o tempo todo sem que a noite percebesse que estava fazendo isso.”

o que você precisa perceber desde o início é que o feedback é o caminho para o sucesso.

ninguém realmente gosta de ler o feedback de como eles perderam o ponto do documento do concurso. A resposta não atingiu a marca – ou você se esqueceu de revisar e sua resposta a uma pergunta está cheia de erros. Fila-Chute-se debaixo da mesa e coloque a chaleira. É importante voltar ao’ Tender Basics ‘ toda vez que você estiver escrevendo um lance.

no entanto, sem esse feedback, você continuará cometendo esses erros. O erro mais comum que você cometerá é não entender o tempo que leva para responder a um lance corretamente. Supondo que você vai escrever uma apresentação vencedora em 2 horas é irrealista, enquanto ABC Ltd estão usando todos os seus recursos.

Noções básicas do Concurso:

você precisa perceber rapidamente que a única maneira de começar a ganhar é voltar ao básico do concurso:

1. acredite que você pode ganhar – garantindo que você tenha as credenciais certas.
2. faça sua lição de casa – a pesquisa é fundamental.
3. gaste o tempo necessário para escrever um envio vencedor.
4. não deixe até o último minuto-é assim que os erros acontecem. Gerenciamento de tempo quando a licitação é fundamental.
5. certifique-se de entender os mecanismos de pontuação de pontos para garantir que você esteja maximizando suas respostas às perguntas feitas.
6. responda à pergunta com as informações solicitadas, não as informações que você acredita que devem saber sobre o seu negócio.

temos certeza de que você estabeleceu que nosso principal conselho sobre os muitos blogs que escrevemos é ser sensato com suas expectativas. Se você faturar cerca de £100.000 por ano, não ganhará um contrato de £2.000.000. Nem você deve colocar todos os seus ovos em uma cesta como essa. Então, se este for o curso de ação que você está tomando, VOCÊ continuará a receber as cartas de rejeição.

Tender writing é uma forma de arte. Não é para todos, mas você vai colher as recompensas se você gastar o tempo aprendendo e avaliando o que você precisa para ganhar.Jill afirma: “Eu acredito firmemente que a única pessoa com quem você deve competir é você mesmo. Dessa forma, você sempre ficará melhor.”

elimine o ruído e … concentre-se!

os 6 erros mais comuns cometidos ao licitar

ao longo de nossos 60 anos de experiência em licitações, vimos muitos erros cometidos por fornecedores que não entendem como escrever um concurso. Queremos compartilhar isso com você para garantir que você nunca caia nessas armadilhas.

1. não responder à pergunta que é feita

muitas empresas respondem a uma pergunta com base nas informações que acham que a empresa de licitação deve saber sobre seus negócios, seus processos e sua experiência. Em vez do que eles realmente pediram. Se você está sendo solicitado a enviar uma resposta a uma pergunta, verifique se você respondeu o que eles fizeram de você.

1. não fazer sua pesquisa

a pesquisa é rei! A organização de licitação vai querer ver que você tomou o tempo para fazer sua lição de casa. Sua resposta suave será mais forte para isso.

1. não tomar o tempo para apresentar a sua melhor resposta

se você não vai dar tudo de si, é inútil enviar uma oferta. Alguém vai colocar todos os seus esforços da empresa para ganhar este trabalho, e é realmente a impressão que você quer deixar para o seu negócio? Todos nós já estivemos lá quando vimos a resposta do concurso 24 horas antes do vencimento, mas às vezes é melhor passar do que inserir uma resposta que não seja o seu melhor trabalho.

1. faltando o prazo, mas enviando de qualquer maneira

isso mostra falta de respeito pelo processo de licitação, fazendo com que pareça que você não pode ou não atingirá os prazos. Sua resposta de concurso seria desconsiderada de qualquer maneira, então se você cometeu um erro e perdeu o prazo, não envie sua resposta e use-a como uma experiência de aprendizado.

1. ignorar os requisitos do Concurso

muitos documentos do concurso solicitarão que você preencha os documentos do concurso de uma maneira específica. Não ignore esses pedidos. Se o ITT pedir que você envie sua resposta usando seu questionário predefinido, não ignore isso, use-o. O cliente pode falhar sua resposta por não seguir as diretrizes fornecidas. É muito trabalho dispensar a licitação.

1. a Licitação para absolutamente tudo

Assim, muitas empresas cometem o erro de procedimento concursal para absolutamente todas as peças para o trabalho e me pergunto por que eles não ganhar nada. Você está muito melhor respondendo a cinco propostas extremamente bem, então 15 propostas rapidamente e apressadas. Criar uma lista de verificação concurso que lhe dá uma compreensão das propostas que você gostaria de ganhar, pode entregar bem, e cumpri-lo.

Precisa De Suporte?

usando essas dicas e dicas, você deve estar bem no seu caminho para descobrir como escrever um concurso corretamente e assumir o controle de seu gerenciamento de lances. Se você está lutando para escrever propostas e precisa de um pouco de Ajuda – oferecemos quatro serviços de redação de propostas.

nosso sucesso

a licitação para licitações é um processo vital para garantir novos contratos e expandir seus negócios. Dependendo do seu setor, é provável que seus concorrentes estejam oferecendo os contratos que estão garantindo. Além de outras estratégias, como marketing, a licitação é uma das maneiras mais eficazes de expandir sua organização.Hudson Succeed é uma consultoria de desenvolvimento de negócios com sede em Durham. Fomos fundados pela equipe de marido e mulher, Jill e John Hudson. A Jill tem apoiado organizações globais com seus esforços de crescimento de negócios por quase duas décadas. Hudson Foi fundada com base em suas experiências de licitação e aquisição.

em todo o Grupo Hudson, nossa missão é tornar a licitação um campo de jogo mais justo e transparente para todas as empresas.

enquanto trabalhamos com as mais de 700 empresas que apoiamos, notamos um equívoco comum das PME em particular. Parece que algumas PME estão sob a impressão de que são muito pequenas para serem propostas para o trabalho. Este não é o caso.

nosso chefe de gerenciamento de Licitações, Daniel Hall, disse:

“você tem que ser realista ao tomar sua decisão de Licitação/não licitação. Você deve sempre considerar o valor do contrato e avaliar os requisitos de experiência antes de licitar.

no entanto, existem vantagens em ser uma PME na licitação para o trabalho. Por exemplo, o governo do Reino Unido tem como objetivo gastar £1 em £3 com as PME. Isso significa que as organizações do setor público querem trabalhar com empresas menores.

as PME também têm a vantagem de não competir com gigantes da indústria em projetos menores. Empresas maiores tendem a não licitar contratos com valores menores, aumentando assim suas chances de ganhar.”Desde o lançamento do nosso conjunto Hudson Succeed de serviços de escrita de lances, estamos entusiasmados em trabalhar com empresas em todo o mundo. No entanto, como uma empresa com fortes raízes no Nordeste, é sempre um prazer apoiar as empresas locais.

garantir renda de 4 anos para Imagine you Can UK

Imagine que você pode Reino Unido é um fornecedor líder do Serviço Nacional do Cidadão (NCS) em Redcar e East Cleveland. Eles também trabalham em todo o norte da Inglaterra, oferecendo oportunidades de desenvolvimento pessoal e habilidades de empregabilidade para os jovens.

o diretor da empresa abordou a equipe Hudson Succeed e perguntou sobre nossos serviços de redação de lances. Eles exigiram apoio com a apresentação de um concurso para o fornecimento de parceiros de entrega adicionais para fornecer capacidade para a entrega de um programa NCS.

desafios

ao licitar propostas, inevitavelmente haverá desafios que você não previu. Com a experiência, esses obstáculos se tornam mais fáceis de mitigar. Devido à natureza deste concurso, sabíamos que encontraríamos desafios com informações confidenciais. O trabalho exigiu informações detalhadas sobre os Procedimentos de salvaguarda e gerenciamento de dados da Imagine you Can UK.

prazos apertados também representaram um problema para a nossa gestão do tempo. Como a empresa era um novo cliente, não tínhamos um banco de informações em mãos, como fazemos com as organizações que retornam. Isso significava que a equipe precisava extrair as informações necessárias em um curto espaço de tempo para garantir o máximo de marcas de qualidade.

foi, portanto, criado um procedimento de comunicação detalhado para obter as informações necessárias. A equipe então passou por um plano de licitação completo, delineando a atividade necessária para ambas as partes.

devido ao prazo do concurso, o trabalho foi alocado em nossa equipe de escritores de licitações. Eles proativamente se encarregaram de cada resposta e produziram respostas de concurso de alta qualidade, bem pesquisadas e detalhadas.

resultados

nossa equipe produziu 5.000 palavras em pouco mais de 24 horas após o trabalho comissionado.

como resultado, Imagine que você pode Reino Unido foram bem sucedidos com o seu esforço e eles foram aceitos no quadro. Isso lhes garantiu renda sustentável e contínua para os próximos quatro anos. Devido a este sucesso, nós desenvolvemos um relacionamento excelente com a empresa, e nós olhamos para a frente a trabalhar com eles no futuro.

” Daniel e a equipe me deram excelentes instruções sobre o conteúdo de que precisavam para concluir este concurso. Todo o processo foi perfeito e fico feliz em dizer que fomos aceitos na estrutura. Foi um prazer trabalhar com Hudson e estamos ansiosos para colaborar no futuro.”- Dave King, diretor da Imagine You Can UK.

encontre mais estudos de caso.

ganhar um lugar DPS para APM Cleaning Ltd

a APM Cleaning fornece serviços de limpeza comercial e doméstica em escala nacional. A empresa entrou em contato com a Hudson Succeed para obter suporte após identificar uma oportunidade de licitação. Eles expressaram preocupação em desenvolver as respostas de qualidade e fornecer as evidências necessárias para ganhar um lugar no quadro.

após nossa consulta inicial com a APM Cleaning, A equipe Hudson encontrou outra oportunidade de contrato usando nosso portal de licitações de instalações. A equipe conscientizou o cliente da segunda abertura, que era um DPS de gerenciamento de instalações com Habitação Prosper.

uma vez que o trabalho foi acordado, nossa equipe começou a trabalhar em ambas as propostas para o cliente.

desafios

os prazos eram muito próximos, o que significava que ambas as submissões precisavam ser desenvolvidas em conjunto, necessitando dividir a carga de trabalho entre dois escritores de licitações. Isso, combinado com as propostas em andamento que já estávamos compilando para outros clientes, representou um desafio para nossa gestão do tempo.

a APM também era um novo cliente com Hudson Succeed, o que significava que os detalhes necessários da empresa precisavam ser extraídos.

através da criação do plano de oferta básica de Hudson, foi implementado um procedimento de comunicação entre nós e o cliente. Os dois escritores de lances designados colaboraram efetivamente para garantir que não houvesse sobreposição nas solicitações de informações do APM.

uma vez concluída, a resposta do concurso passou por um processo de revisão interno completo. Nosso chefe de gerenciamento de lances assumiu a liderança em todas as etapas do desenvolvimento de conteúdo.

resultados

ambas as propostas foram assinadas e submetidas quatro dias antes do prazo.

como resultado dos esforços combinados de nossa equipe, conseguimos garantir à APM um lugar no segundo DPS. Fomos bem sucedidos em todos os lotes aplicados.

ainda estamos aguardando os resultados da oportunidade inicial de licitação.

devido a esse sucesso, temos o prazer de dizer que nossa relação de trabalho com a APM Cleaning continuou. Desde então, apoiamos a apresentação de mais quatro propostas. Um foi bem sucedido. Estamos aguardando os resultados para os outros. Também estamos ansiosos para trabalhar com o cliente em uma oferta futura, ainda este ano.

“a equipe Hudson foi muito reativa em suas formas de trabalhar e lidou com todas as comunicações de forma muito eficaz e eficiente. Esta parceria é Crédito para a recente vitória para o Prosper DPS para gestão de instalações, que foram bem sucedidos em todos os lotes aplicados. Recomendamos Hudson a qualquer empresa que exija suporte de licitação de qualquer tipo!”- Samantha Reid, Diretora da APM Cleaning Ltd.

Encontre mais depoimentos.

conselhos para PME

entendemos que a licitação de contratos pode parecer assustadora durante uma pandemia. No entanto, é importante lembrar que as empresas ainda estão buscando ativamente fornecedores.

compreensivelmente, algumas PME não sabem licitar para o trabalho. A prática é mais prevalente em algumas indústrias do que em outras. Na construção, por exemplo, a maioria das empresas está licitando ativamente ou já esteve envolvida no processo antes.

no entanto, a licitação para Propostas traz vantagens. Por exemplo:

1. contratos do setor público garantia de pagamento

pode parecer estranho assinar um contrato e não ter pagamento garantido. Infelizmente, ouvimos falar disso no setor privado com mais frequência do que gostaríamos.

o código de pagamento imediato do Crown Commercial Service significa que isso não acontecerá no setor público. O código estipula que as faturas devem ser pagas dentro de 60 dias. Isso dá aos fornecedores paz de espírito, sabendo que a renda é garantida e que o lucro pode ser contabilizado.

1. Construa sua experiência

se você é um negócio relativamente novo, construir um portfólio de experiência é crucial antes de ir atrás dos grandes contratos. Ao garantir projetos de menor valor, você pode demonstrar experiência relevante e impressionante quando chegar a hora de”licitar maior”.

além disso, construir um portfólio de experiência significa construir um banco de contatos. Licitação para Propostas ajuda a conectá-lo com compradores que você pode não ter tido acesso anteriormente.

1. Frameworks podem ajudar sua sustentabilidade

ganhar lugares em estruturas de longo prazo aumenta suas chances de garantir contratos de forma sustentável. Algumas estruturas podem durar até 10 anos ou mais. Você não quer perder a oportunidade de licitar este trabalho à medida que os projetos são publicados.

portanto, é hora de quebrar

nossa equipe de escritores e gerentes de lances experientes está disponível para fornecer qualquer nível de suporte que você precisar com seus envios qualitativos, desde a redação de lances, para ajudar no processo de tendência.