Como criar um sistema de gerenciamento de documentos para pequenas empresas

o gerenciamento de documentos é o processo no qual as informações são criadas, compartilhadas, organizadas e armazenadas de maneira eficiente e apropriada. Saber como criar um sistema de gerenciamento de documentos é essencial para as empresas.

para muitas empresas, o foco de um sistema de gerenciamento de documentos está na organização e armazenamento de documentos. Eles querem armazenar documentos de maneira organizada e segura, facilitando a localização de documentos.

se você digitar ” sistema de gerenciamento de documentos “em qualquer mecanismo de pesquisa, obterá longas listas de” soluções ” de gerenciamento de documentos, muitas delas com software ou aplicativos que exaltam os benefícios de um escritório sem papel.

como criar um sistema de gerenciamento de documentos

independentemente de você usar software ou não, para que o gerenciamento de documentos da sua empresa funcione efetivamente, ele precisa seguir algumas práticas recomendadas. Responder a essas quatro perguntas o ajudará a desenvolver um sistema de gerenciamento de documentos:

quais são as regras para a criação de documentos?

faturas, lembretes de pagamento, contratos de vendas, e – mails, balanços, planilhas, relatórios-todas as empresas criam uma variedade de documentos durante o funcionamento normal de seus negócios. Para manter as coisas organizadas, as empresas precisam estabelecer regras para a criação de documentos.

por exemplo:

• existem modelos internos para alguns de seus documentos comerciais padrão, como cartas e faturas? Onde eles estão localizados?
• existe um guia de estilo interno que precisa ser seguido?
• os novos documentos devem incluir a data e a hora?
• quais procedimentos devem ser seguidos para compartilhar ou revisar esses documentos?

Para algumas pequenas empresas, a única coisa que importa na criação de documentos é onde os modelos de negócios diferentes documentos estão localizados e como eles devem ser usados. No entanto, se a criação de documentos em sua empresa envolve pessoas diferentes colaborando, revisando ou atualizando documentos, você precisa gastar algum tempo decidindo como essas coisas devem ser feitas para garantir eficiência e consistência.

como vamos armazenar documentos?

na verdade, existem dois aspectos para esta questão. O primeiro envolve os aspectos físicos do armazenamento. Mesmo que sua pequena empresa esteja armazenando documentos em arquivos, há custos associados ao armazenamento-não apenas o custo dos arquivos, mas o tempo que você ou seus funcionários gastam arquivando ou recuperando documentos. Na verdade, para a maioria das pequenas empresas, o maior custo associado ao armazenamento é provavelmente o custo do tempo perdido quando as pessoas estão procurando documentos.

o segundo aspecto do armazenamento de documentos é organizacional. Como os documentos serão arquivados? A chave para arquivar documentos é seguir boas práticas de gerenciamento de arquivos. Como você lidará com arquivos desatualizados ou prontos para serem descartados em seu sistema de gerenciamento de documentos?

no início de cada ano, por exemplo, eu passo pelos diferentes arquivos relacionados ao trabalho no meu computador, excluindo os que não são mais atuais, criando novas pastas rotuladas por ano e/ou tópico, movendo arquivos conforme necessário.

o mesmo pode ser feito com arquivos de papel. Não é difícil remover documentos antigos de uma pasta e criar um novo rótulo com “antigo” no título. Algumas soluções de software oferecem opções de arquivamento automático. O Microsoft Outlook, por exemplo, permite arquivar e-mails antigos.

como a recuperação de documentos pode ser simplificada?

esta pergunta chega ao núcleo do seu sistema de gerenciamento de documentos. Pesquisas mostram que o tempo desperdiçado na busca de documentos e informações importantes tem um custo muito alto.

mais uma vez, boas práticas de arquivamento podem ajudar a resolver o problema. Se você fizer coisas como seguir consistentemente práticas rígidas de nomenclatura, os documentos serão muito mais fáceis de encontrar.

se você é o único proprietário que trabalha sozinho ou proprietário de uma empresa com funcionários, crie uma lista de locais de arquivos que lembrarão aos usuários onde tipos de arquivos específicos vão e onde encontrar documentos específicos. Lembre-se de incluir se o arquivo está no sistema do computador, em um servidor interno, na nuvem ou, se estiver no papel, arquivado em um local físico.

por exemplo, vamos supor que você use imagens, vídeos ou até fotos em papel em sua empresa. Uma entrada na sua lista de localização de arquivo pode ser:

• imagens/vídeos digitais: computador (ou servidor) – drive E: / Fotos – Arquivo na pasta de tópicos apropriada
  fotos em papel: Arquivo 3-fotos-por tópico

as pastas de rede ou nuvem compartilhadas devem ser rotuladas de acordo com o conteúdo, assim como as gavetas de um arquivo devem ser.

como podemos manter nossos documentos seguros?

a primeira linha de defesa em segurança de documentos é proteger fisicamente as instalações da empresa. Todas as empresas devem ter sistemas de segurança instalados, como um sistema de alarme – até escritórios domésticos.As empresas também podem querer (ou precisar) investir em outras medidas de segurança, como instalar barras ou câmeras de segurança, ou contratar serviços de segurança. Você pode passar o tempo todo no mundo criando senhas e criptografando arquivos para proteger seus arquivos eletrônicos, mas não será muito eficaz se alguém puder simplesmente invadir e roubar seu computador e o disco rígido dentro dele.

todos os armários devem ter fechaduras e ser mantidos trancados após o horário comercial (e trancados na hora do almoço, se ninguém estiver por perto).Procedimentos gerais de segurança para documentos eletrônicos incluem Fazer backup de documentos regularmente e manter backups de documentos em um local diferente do disco rígido onde os documentos originais estão localizados. O armazenamento externo é ideal para proteger seus dados de desastres naturais (outra razão pela qual a nuvem é uma ótima opção).

pequenas empresas com funcionários que compartilham a mesma rede de computadores também podem restringir o acesso de alguns usuários para que possam usar ou visualizar apenas alguns dos recursos da rede. Por exemplo, você pode ter uma rede compartilhada ou uma pasta na nuvem chamada “contabilidade” que tenha acesso somente de gerenciamento. Mesmo que um usuário tenha permissão para acessar um recurso, como um aplicativo, documentos específicos podem ser protegidos por senha. O conteúdo do documento também pode ser criptografado, tornando-o acessível apenas para aqueles que possuem a chave de criptografia.

o roubo de Informações pelos funcionários é outra ameaça à segurança dos dados. Por uma questão de política interna, as pequenas empresas devem examinar os funcionários e obter uma verificação de antecedentes.

Implementação de seu sistema de gestão de documentos

Depois de ter respondido às perguntas acima e criou o documento do plano de gerenciamento, você está pronto para implementar, garantindo que toda a sua equipe conhece os detalhes da sua empresa sistema de gestão de documentos e é seguindo procedimentos adequados para a criação, armazenamento e recuperação de documentos.

você também precisa ter certeza de que todos os usuários que acessam e usam documentos em sua organização estão sincronizados e nomeando e armazenando documentos adequadamente. Para garantir isso, verifique periodicamente se arquivos específicos podem ser facilmente encontrados e se há algum erro de arquivamento.

soluções de Software para pequenas empresas

as pequenas empresas também podem aproveitar os benefícios de uma solução de software para gerenciar documentos e sem ter que gastar uma fortuna com isso. Opções como software-as-a-service (SaaS) e treinamento via E-learning minimizam custos e facilitam a implementação.

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