como criar um orçamento de folha de pagamento

o orçamento ajuda a determinar com antecedência se você tem dinheiro suficiente para fazer as coisas que precisa e deseja fazer. Melhor ainda, dá-lhe um plano de gastos para garantir que você sempre tem dinheiro para as coisas que você precisa.

o orçamento da folha de pagamento funciona de forma semelhante, mas, em vez disso, concentra-se na mão de obra. Ele informa qual equipe você precisará para ajudar sua empresa a atingir seus objetivos desejados nos próximos 12 meses e se você tem dinheiro para acomodá-los.

neste guia, vamos nos aprofundar nas nuances de um orçamento de folha de pagamento e cobrir como você pode criar um com entusiasmo para acompanhar seu dinheiro. Também forneceremos alternativas a este serviço que podem ser mais adequadas a diferentes cenários.

guia passo a passo para criar um orçamento de folha de pagamento

ao criar um orçamento de folha de pagamento, você pode fazer isso sozinho ou contratar um contador. Alternativamente, você pode usar um serviço de folha de pagamento para automatizar tarefas manuais e garantir uma melhor precisão, sem o esforço.

abaixo está um resumo passo a passo da preparação de um orçamento de folha de pagamento.Etapa 1: Prepare uma lista de todas as posições em sua organização Faça uma lista de todas as posições atuais, incluindo a sua, e categorize-as com base em sua criticidade e departamento. Você deve adicionar todas as pessoas que você paga à sua lista, incluindo:

• Si mesmo (se você está na folha de pagamento)
• funcionários por Hora
• No local de empregados
• o pessoal de Administração
• equipe de Vendas (estimativa de pagar comissões, se aplicável)
• funcionários Remotos
• Contrato/freelance funcionários (desde que você não tem que pagar impostos ou benefícios por elas, certifique-se de que você sinalizador-los)
• funcionários Temporários

Você pode reunir essas informações em uma simples folha de cálculo.

Passo 2: Inclua despesas de folha de pagamento para cada posição listada

o próximo passo é descobrir as despesas para cada posição. É aqui que o uso de software de folha de pagamento confiável como o Gusto pode ser útil.

supondo que você já tenha seus funcionários configurados no Gusto, você pode extrair números históricos de relatórios. Como você pode pagar seus funcionários por meio do software, você terá um registro completo da remuneração de seus funcionários. Como alternativa, você pode revisar os números do ano passado para totalizar todas as despesas.

uma vez feito isso, você estimará o pagamento anual para cada posição depois de levar em conta quaisquer aumentos e bônus. Se você deseja criar uma nova posição para a qual ainda não possui dados, verifique agências de emprego locais ou sites como o Glassdoor para ter uma ideia dos salários médios em sua área ou do que seus concorrentes estão oferecendo.

Lembre-se, é sempre melhor orçamento mais do que o que você acha que vai precisar, em vez de ir com uma menor quantidade. Se você encontrar bônus e compensação aumentando, quebre esses números dos salários regulares. Isso permitirá que você veja esses dados para cada funcionário e como um todo, quando necessário.

se você estiver lidando com despesas específicas que não pertencem a nenhuma posição, poderá usar um nome generalizado como “corporativo” ou algo semelhante para indicar que é uma despesa comercial.Vamos dar uma olhada em como isso vai olhar para cada posição.

para trabalhadores assalariados e por hora

trabalhadores assalariados e trabalhadores por hora são muito diferentes uns dos outros. Enquanto o primeiro é simples (pegue seus salários brutos e divida por 12 ao fazer um orçamento mensal), o último é mais complexo. Para os trabalhadores por hora, você deve estimar o número de horas trabalhadas todos os meses, o que pode não ser consistente ao longo do ano.Além disso, se você pagar trabalhadores assalariados em um cronograma de duas semanas, alguns meses terão três contracheques. Você deve contabilizar esses meses.

para impostos sobre a folha de pagamento

todo empregador tem que pagar impostos sobre a folha de pagamento, portanto, é necessário um orçamento para garantir que você possa cumprir essa obrigação.

você deve verificar a tabela de impostos todas as vezes antes de preparar o orçamento para garantir que os números estejam corretos. Aqui estão os números:

• Federal de Desemprego: 6% sobre o primeiro de us $7.000
• Segurança Social: 6.2%
• Medicare: 1.45%
• Adicionais Medicare (para os trabalhadores assalariados que ganham mais de $200,000): 0.9%

Para o Projeto, os Custos de horas Extras

Pensar sobre as posições mais propensos a acumular horas extras e quando. Prossiga para calcular as horas extras previstas para esse mês e insira-as no orçamento.

considere as seguintes perguntas para fazer um orçamento mais preciso:

• pagar horas extras a certos trabalhadores é melhor do que contratar ajuda adicional?
• o trabalho está sempre ocupado durante dias específicos da semana ou certos meses do ano?
• certos cargos trabalham mais horas extras do que outros em sua organização?
• você antecipa qualquer evento que causará um aumento nas horas extras, como o lançamento de um produto, um evento especial na loja, etc.?

para bônus de Funcionários

você deve incluir bônus de funcionários em seu orçamento de folha de pagamento.

se os bônus forem baseados em desempenho, dê uma olhada nas métricas do ano passado para obter orientação. Ao contrário, se os bônus forem orientados para Eventos, Descubra quais funcionários receberão o bônus e o colocarão no mês correspondente. Não se esqueça de anotar para que serve o bônus.

no caso de bônus anuais pagos em geral, estime quanto isso será para o ano e reserve uma parte do dinheiro para pagar o bônus todos os meses. Isso pode ser um valor padrão ou uma porcentagem do lucro da empresa.

para Freelance / Contrato / funcionários temporários

você deve orçamento para todos os seus funcionários contratados e freelancers. Mas eles normalmente estariam em uma parte diferente do orçamento do que a folha de pagamento. Sua única consideração é o valor total que você pagará por contrato, juntamente com quaisquer custos administrativos na aquisição deles, como taxas de agência, se você usar uma agência de pessoal para preencher essas funções.

para os custos do benefício do empregado e conta para posições novas ou abertas

os benefícios do empregado são o custo regular de manter empregados e incluem prêmios de seguro de saúde, 401 (k), etc. Você terá que verificar com seus prestadores de serviços de seguro e aposentadoria para obter as taxas mais precisas para o próximo ano. Incluir taxas administrativas e outras na projeção do orçamento também é essencial.

em seguida, pense nas novas posições que deseja adicionar. No entanto, coloque seus salários projetados apenas no mês para planejar a contratação do funcionário. Por exemplo, se você planeja abrir um novo local em maio, não precisa fazer o orçamento de todos os funcionários para esse local de Janeiro a abril.

certifique-se de priorizar seus funcionários atuais, pois pode ser útil se o orçamento não permitir todas as contratações que você deseja. Isso permitirá que você veja quais posições você pode empurrar para uma data posterior.

Passo 3: Adicione todas as categorias de despesas

nesta fase, você deve ter todos os dados alimentados em seu programa de folha de pagamento. Você pode ver seus totais para cada mês, bem como o ano inteiro.

a ideia aqui é ver os totais de despesas da folha de pagamento para cada posição e categoria, incluindo salários brutos, impostos e benefícios. Você precisará dos totais para cada mês, bem como a soma anual para o seu orçamento.

Passo 4: Revise seu orçamento de folha de pagamento

você tem os números agora – tudo o que resta para determinar se eles são razoáveis ou não. Veja como fazer isso:

• Verifique a precisão das informações. Passe por todos os números para verificar se você cometeu algum erro. Quando possível, execute seus chefes de departamento de Orçamento passado no caso se eles têm informações mais atuais.
• Compare as despesas projetadas vs. despesas reais do ano passado. Aprender com erros do passado é útil para eliminar possíveis problemas envolvendo sua folha de pagamento atual. Se você teve problemas com a folha de pagamento no ano anterior, você acha que terá problemas semelhantes com o orçamento deste ano? Se você calculou mal uma área específica da última vez, verifique se você fez certo este ano.
• Compare o orçamento com os ganhos projetados. Você espera obter lucro suficiente para cobrir todas as despesas, especialmente para novas contratações? Como você modificará o orçamento ou outras áreas do orçamento para compensar se não puder?

é altamente recomendável criar gráficos e gráficos para entender o fluxo de dados. Isso permitirá que você analise os dados rapidamente e reorganize as áreas de uma maneira que responda melhor às suas perguntas.

3 principais benefícios do orçamento da folha de pagamento

de observar a folha de pagamento histórica real para economizar tempo e energia para uma gestão financeira eficaz, o orçamento da folha de pagamento tem várias vantagens. Vamos dar uma olhada mais profunda neles.

Organização de dados aprimorada

criar um orçamento de folha de pagamento requer que o usuário capture seus reais históricos de folha de pagamento e outros componentes de seu modelo de planejamento.

você pode trazer sua folha de pagamento para o seu armazém, armazená-lo em uma única fonte, em seguida, acessá-lo a partir da mesma fonte. Isso também pode dar a você acesso a um orçamento simplificado e automatizado em um só lugar—algo que pode ser útil no futuro. O fato de você ter acesso a várias fontes de dados também é crucial.

maior transparência para os funcionários

os funcionários também se beneficiam de um orçamento preciso da folha de pagamento.

cada funcionário vê seu salário como uma medida reflexiva do valor individual como funcionário. É psicologia humana. É por isso que eles apreciarão ter uma revisão clara de seus Recibos de pagamento, incluindo horas extras, sindicato/não sindical, diferencial de turno e outros detalhes específicos relacionados ao pagamento.

melhor gestão das Finanças

talvez o benefício mais significativo de um orçamento de folha de pagamento seja como ele Equipa você com o conhecimento para facilitar uma melhor tomada de decisão e gestão financeira.

você pode usar as informações para prever e gerenciar as finanças de qualquer departamento e da empresa como um todo. Todas as informações relevantes são coletadas em um só lugar, o que, por sua vez, deixa pouco ou nenhum espaço para erros ou erros humanos. Por sua vez, você economiza tempo, energia e dinheiro valiosos.

3 maiores desafios com a criação de um orçamento de folha de pagamento e como solucioná-los

criar um orçamento de folha de pagamento não é o trabalho mais fácil que você fará. Mas é certamente um trabalho que vale a pena o seu esforço e tempo. Aqui estão três desafios comuns que os usuários enfrentam ao preparar seu orçamento, juntamente com soluções para ajudá-lo a evitá-los:

tempo de fatoração

é incrivelmente importante levar em consideração o tempo de folga remunerado ou os dias de doença para evitar erros ao lidar com a folha de pagamento. Mas o fato de que a folha de pagamento já é bastante complicada e talvez adiada devido a feriados ou doenças pode rapidamente tornar as coisas complicadas.

para evitar isso, você precisará ter as horas de trabalho de todos os seus funcionários com pelo menos três dias de antecedência. Se um cheque de pagamento estiver atrasado, informe os funcionários o mais rápido possível para ajudar a evitar qualquer falha de comunicação.

a classificação incorreta de Funcionários

a classificação incorreta de pessoas pode ser um pesadelo quando se trata de folha de pagamento. Muitas empresas não percebem que todo mundo que trabalha para eles nem sempre é seu funcionário—eles podem ser freelancers ou contratados. Esses grupos têm diferentes conjuntos de regras que regem sua folha de pagamento.Se sua organização contratar freelancers, funcionários temporários ou contratados, certifique-se de que esses indivíduos não sejam classificados como funcionários em sua folha de pagamento. Eles não serão elegíveis para os mesmos benefícios que seus funcionários reais, e você também não terá que manter uma parte de sua renda para fins fiscais. Verifique todas as suas posições listadas e verifique se elas estão classificadas corretamente para evitar o pagamento de multas desnecessárias.

manter a confidencialidade

todos os registros da folha de pagamento devem ser mantidos e tratados com confidencialidade e devem ser armazenados em um ambiente seguro. Embora isso possa parecer simples, nesta era da tecnologia, as preocupações com dados e privacidade estão aumentando cada vez mais.

você não deve divulgar nenhuma informação pessoal do funcionário sem sua permissão e cumprir uma ordem judicial ou mandato do governo. Você também pode usar serviços de folha de pagamento de alta segurança-Gusto sendo um excelente exemplo—para proteger seus ativos confidenciais.

outras opções para criar um orçamento de folha de pagamento

esta postagem mostrou como criar um orçamento de folha de pagamento usando o Gusto, mas essa não é sua única opção.

se você tem um número igual de funcionários e contratados na folha de pagamento, você pode considerar OnPay, que mantém o controle de ambos os funcionários W-2 e 1099 contratados. Além disso, este serviço pode executar folha de pagamento em todos os 50 estados dos EUA, sem nenhum custo adicional.

se preferir limitar suas ferramentas de trabalho, você pode optar pelo ADP. Esta solução 2 em 1 oferece excelentes soluções de folha de pagamento e RH. Além disso, a ferramenta oferece vários benefícios, como rastreamento automatizado de tempo dos funcionários, folha de pagamento on-line com cálculo de impostos e gerenciamento de talentos (recrutamento, contratação e integração), para citar alguns.

quer uma visão mais aprofundada dos melhores serviços de folha de pagamento? Aqui estão nossas cinco principais escolhas:

• Gusto – o Melhor para a facilidade geral de uso
• Paychex – Melhor versatilidade
• ADP – o Melhor para RH integração
• OnPay – Melhor, tanto para os funcionários e contratados
• Ondulando – Melhor para a folha de pagamento de automação