como automatizar 70% do seu processo de Relatórios Gerenciais

Imagine um mundo onde seus relatórios mensais se atualizam. Um mundo mais simples. Mundo. Neste mundo, você não precisa mais rastrear as pessoas para fazer suas atualizações ou inserir seus dados. Você não precisa se preocupar em enviar as informações mais recentes ou pessoas que aparecem na reunião com cópias conflitantes dos mesmos relatórios.

neste mundo, sua equipe captura itens de ação ao vivo e um relatório é gerado automaticamente após a reunião como um lembrete das decisões tomadas. Em seguida, os lembretes são enviados automaticamente aos responsáveis por dar os próximos passos. Neste mundo, os relatórios regulares podem começar com uma análise de dados contínua e terminar em reuniões agendadas regularmente, em vez de consumir a preparação de uma semana e a coordenação da equipe.

o que você poderia fazer com todo esse tempo extra?

esse mundo mais simples e melhor existe. Com os recursos de agendamento e notificação do ClearPoint, você pode fazer tudo isso e muito mais. Agora que você pode automatizar 70% do seu processo de relatório, você pode ter suas reuniões mensais completas e itens de ação enviados menos de duas semanas para o próximo mês. Clique Para Tweet

com todo esse tempo, você e sua equipe podem ler sobre o progresso recente com bastante antecedência e vir à reunião preparada para discussão e tomada de decisão. Uma vez que a reunião começa, você pode acompanhar os itens de ação em ClearPoint como você decidir sobre eles. Quando a reunião terminar, você pode fazer com que o sistema lembre automaticamente sua equipe do que eles são responsáveis. Dependendo da complexidade do seu processo de relatório, você pode até ter seu próximo relatório pronto em alguns dias.

como seus parceiros no gerenciamento de estratégia, acreditamos que é extremamente importante ter um processo de relatório documentado. Descrevemos o nosso em nosso guia de relatórios de gerenciamento, que detalha nossas dicas e truques para tornar seu processo de relatório simplificado e bem-sucedido. É o mesmo documento que usamos internamente para rastrear nossos próprios objetivos e métricas, e automatizamos nossos processos para garantir que nossos relatórios funcionem sem problemas.

confira o calendário e as descrições abaixo para todos os eventos (mostrados em azul) que você pode automatizar para simplificar seu processo. Os fluxos de trabalho de relatórios permitem que um administrador configure todos os lembretes, relatórios e reuniões de automação e programação em um só lugar. Você pode ler mais sobre como configurar fluxos de trabalho de relatórios no ClearPoint aqui. A partir de agora, a ClearPoint não consegue fazer todo o seu trabalho para você, então deixamos 30% do processo para você e sua equipe trabalharem. 😊

upload automatizado de dados que alimenta e aciona seus cálculos e avaliações.

neste novo mundo, seus pacotes de Carregador de dados já estão configurados para serem executados no primeiro dia de cada mês. Para começar, o Data Loader extrairá dados de outras fontes e repositórios e os carregará para suas medidas estratégicas. Assim que os dados estiverem lá, todos os seus cálculos serão executados para que seus dados sejam atualizados automaticamente. Em seguida, os gráficos serão atualizados com os novos dados e suas avaliações serão atualizadas para vermelho, amarelo ou verde, dependendo de como seus valores reais se comparam aos seus valores-alvo. Na próxima vez que seus usuários fizerem login, eles terão dados atualizados, gráficos, avaliações e relatórios de resumo prontos para sua revisão e análise. Eles até receberão alertas personalizados se os dados estiverem desviados para esse período.

lembrete automático enviado para atualizar dados manuais, projetos e informações qualitativas.

falando de seus usuários fazendo login, uma vez que os dados são carregados, eles receberão um lembrete de E-mail automatizado pedindo-lhes para atualizar quaisquer dados adicionais e análise qualitativa para suas medidas e projetos em ClearPoint. Cada usuário receberá um e-mail personalizado que inclui uma lista dos elementos necessários para atualizar e até links para acessar cada página no ClearPoint. Como administrador, você pode personalizar a mensagem com quaisquer instruções especiais e lembrar os usuários do prazo para fazer atualizações.

os usuários atualizam suas informações.

este é o primeiro passo no seu processo de relatório que requer qualquer coisa dos membros da sua equipe. Depois que os usuários recebem o e-mail de lembrete, eles podem fazer login para fazer atualizações em seus projetos e adicionar análises qualitativas às suas medidas. Cada usuário tem uma visualização personalizada que os orienta no processo de atualização, tornando rápido e fácil para eles adicionar contexto aos elementos pelos quais são responsáveis. Eles podem fazer atualizações ao longo de alguns dias, dependendo dos prazos que você determinar. Os lembretes automáticos serão ajustados para enviar apenas mais lembretes para os usuários que ainda precisam fazer atualizações.

segundo lembrete enviado aos proprietários que ainda precisam fazer atualizações.

às vezes, os e-mails são enterrados em sua caixa de entrada; isso acontece com todos. Depois que os lembretes iniciais forem enviados para todos os atualizadores, um lembrete automatizado será enviado a qualquer um de seus usuários que ainda não tenha feito atualizações, dando-lhes um pequeno empurrão e lembrando-os do prazo. Você pode personalizar esta mensagem e os usuários que já fizeram suas atualizações não serão incomodados.

período de relatório bloqueado.

ninguém gosta de surpresas de última hora. Agende o ClearPoint para bloquear automaticamente para que as atualizações não possam ser feitas após o prazo de entrada de dados. Isso não apenas garantirá que todos revisem as mesmas informações, mas também dará ao seu escritório de estratégia tempo para preparar a agenda para a equipe de liderança executar. Você pode ter alguns retardatários pela primeira vez, mas depois disso, você pode ter certeza de que as pessoas receberão suas informações a tempo.

Briefing book gerado e enviado aos administradores para revisão.

uma vez que todos os dados estão em ClearPoint e o período está bloqueado, o escritório de estratégia (ou quem você escolher) receberá um relatório gerado automaticamente com uma visualização dos resultados do mês. Cada usuário pode personalizar o relatório que recebe para ter todas as informações de que precisa enviadas diretamente para sua caixa de entrada.

os administradores fazem login e ajustam as informações, se necessário.

se os administradores encontrarem informações que precisam de ajuste durante a revisão, eles podem fazer login no ClearPoint e fazer alterações. Isso pode incluir análises adicionais, perguntas para se concentrar durante as reuniões ou até mesmo alterações nos gráficos.

Briefing book gerado e enviado para a equipe de liderança.

antes da reunião de revisão de estratégia, o ClearPoint gerará automaticamente o briefing book a ser usado na reunião e o enviará aos participantes da reunião. Eles podem ter certeza de que não há surpresas na reunião e, com um documento com antecedência, é mais provável que estejam preparados para discutir estratégia e agir. Este relatório pode ser personalizado como você quiser, seja apenas um resumo ou todos os detalhes—o que funcionar melhor para seus líderes.

Capture itens de ação ao vivo durante a reunião de revisão de estratégia.

todos os participantes aparecerão na reunião com a mesma versão do relatório (uma vez que foi enviado automaticamente para eles anteriormente), e você pode projetar ClearPoint para executar a reunião. Ao longo da reunião, você pode adicionar itens de ação, vinculá-los a metas, medidas e projetos, atribuir responsabilidade e definir uma data de vencimento. Certifique-se de concordar com as decisões tomadas e as ações tomadas antes do adiamento.

Briefing Livro de itens de ação gerados e enviados para a equipe.

ClearPoint irá gerar automaticamente um livro de Briefing com seus itens de ação da reunião e enviá-lo junto para sua equipe. Se alguém perdeu a reunião, eles terão uma atualização dos itens de ação atribuídos, e não haverá mais uma desculpa para perder os prazos dos itens de ação.

Painel de fluxo de trabalho de relatórios

existem muitas etapas para os processos de relatório. Como Administrador, O painel de fluxo de trabalho de Relatórios fornece visibilidade de quanto progresso sua equipe fez em suas atualizações a cada mês. Veja o número geral de elementos atualizados e veja o Status Individual de cada pessoa. Você pode até enviar lembretes adicionais para colegas de equipe que você sabe que precisam de um empurrãozinho extra ou que muitas vezes perdem e-mails em sua caixa de entrada.

os administradores também podem visualizar todas as etapas de seu processo na exibição de calendário. Você pode ver quando seus dados serão atualizados, seus e-mails de lembrete enviados e seus relatórios gerados. O calendário mostrará fluxos de trabalho de relatórios individuais ou todos os seus fluxos de trabalho no mesmo calendário (codificados por cores!).

estamos todos ocupados e há muitas coisas que devem ser feitas para tomar decisões estratégicas em uma organização.Ao automatizar partes do seu processo de relatórios, você poderá gastar mais tempo executando suas iniciativas estratégicas e ajudando sua organização a atingir seus objetivos. Ninguém quer gastar seu tempo inserindo dados, criando relatórios, enviando e-mails ou escrevendo itens de ação. Com o ClearPoint, você pode automatizar muitas partes do processo e recuperar o tempo para ajudar sua organização a executar.

tem mais tempo agora do que você sabe o que fazer com? Agende uma chamada com o ClearPoint para ver como é fácil automatizar seus relatórios com o ClearPoint! Estamos ansiosos para falar em breve. Enquanto isso, relatórios felizes!