9 Passos para lidar com participantes de reuniões difíceis

lidar com participantes de reuniões difíceis é uma habilidade essencial para qualquer profissional. Aprender a suavizar o conflito em uma reunião não apenas o ajudará a se tornar um comunicador mais eficaz, mas também o ajudará a ser um líder mais eficaz.Às vezes, você pode ser obrigado a trabalhar com pessoas não cooperativas ou hostis que podem não ser agradáveis de estar por perto. Ou, pode haver situações pontuais em que você encontra alguém em uma reunião dominando repentinamente todas as discussões, jogando a agenda fora do caminho e colocando os objetivos da reunião em risco.

ao lidar com pessoas difíceis em reuniões, existem 9 fatores-chave a serem levados em consideração para controlar efetivamente qualquer conflito.

<h-circle>1 < h-circle > tente entender por que eles estão agindo da maneira que são.

certifique-se de se concentrar no fato de que não é pessoal. É apenas a maneira como eles escolhem agir. Às vezes, um conflito em uma reunião surge de conflitos entre tipos de personalidade. Você pode ser tentado a julgar a personalidade de uma pessoa, mas isso não é produtivo.

evite julgamentos pessoais e pense no comportamento. Como o comportamento deles está afetando você e a equipe? A noção de personalidades e tipos de personalidades são ferramentas para ajudar as pessoas a se entenderem melhor, mas no mundo real, precisamos olhar para o que as pessoas dizem e fazem, em vez de algumas generalizações sobre quem achamos que podem ser.

<h-circle>2 <h-circle > pergunte – se como você pode melhorar a comunicação com a pessoa.As pessoas às vezes são constantemente difíceis porque sentem que não estão sendo ouvidas. Eles precisam de tempo fora da reunião para falar sobre algumas de suas idéias? Tente entender de onde vem a energia difícil. Concentre-se no futuro e como você pode melhorar os relacionamentos pessoais no futuro.

<h-circle>3 <h-circle > considere as consequências diretas de como você age em uma reunião.

lembre-se que em uma reunião você está em um ambiente público. Você pode piorar uma situação ruim respondendo de forma muito agressiva, mas pode ser necessário ser agressivo para impedir alguém que também esteja sendo agressivo.

o que quer que você faça, você estará fazendo isso na frente do grupo, o que dá um exemplo para sua organização. Por exemplo, se um funcionário está sendo descaradamente rude com outros membros da equipe, responda assertivamente ao problema. Trate o incidente com seriedade, em vez de passá-lo de maneira casual, para dar um exemplo para todos os presentes.

<h-círculo>4<h-círculo>Manter um equilíbrio.

quando alguém está sendo difícil em uma reunião, tente ser amigável, mas não muito amigável. Não sorria muito, mas também não seja agressivo ou abertamente rude. Às vezes, um objetivo inconsciente do comportamento difícil é obter um aumento de você e de outros participantes da reunião. Ao não reagir muito pesadamente em qualquer direção, você evita se alimentar desse desejo.

< h-circle>5 < h-circle > eles estão “vindo de um bom lugar”?

algumas pessoas são difíceis de lidar porque interagem de maneiras que irritam as pessoas. Por exemplo, eles podem parecer desonestos ou constantemente inúteis, mas na verdade não são maliciosos.

esteja sempre atento às pessoas que querem dizer bem, mas a entrega é tão difícil. Na maioria das vezes, colegas de trabalho e parceiros estão tentando ajudar. Eles estão sendo difíceis porque eles têm paixão, opiniões fortes, uma ótima idéia (em sua mente), ou eles estão tentando fazer um ponto. Talvez eles queiram assumir o controle de uma discussão para garantir que certos comentários ou pontos sejam levados a sério.

mas no centro da questão, todo mundo quer a mesma coisa: um cliente feliz, uma empresa lucrativa, um produto Sem bugs.

especialistas em conflitos sugerem o uso dessas frases para diminuir a escalada:
– eu sei que você está com raiva/frustrado/confuso/irritado e eu respeito isso. Seria bom falar com você sobre isso?
– eu realmente gostaria de falar com você sobre o que está acontecendo entre nós e tentar colocá-lo atrás de nós. Estamos zangados e chateados, mas acho que nos ajudaria a seguir em frente se pudéssemos falar honestamente sobre como podemos seguir em frente.
– sou sincero em minhas tentativas de tentar resolver uma resolução com você na esperança de que possamos reconstruir nosso relacionamento. Você estaria aberto a isso?

< h-circle>6<h-circle > faça uma pausa.

em uma longa reunião em que uma decisão tem que ser tomada para o negócio, um encontro desafiador pode atrapalhar o fluxo. Às vezes, a melhor coisa a fazer é pressionar reset na reunião, fazer uma pausa e deixar a energia negativa sair da sala.

incentive os membros da equipe a dar um passeio pelo escritório (físico ou virtual). Com alguns minutos de tempo de silêncio, uma pessoa disruptiva pode obter alguma visão sobre seu problema e retornar à sessão atualizada e com uma perspectiva diferente. Quem sabe, eles podem até conseguir voltar com um pedido de desculpas.

< h-circle>7 < h-circle>tem expectativas razoáveis no momento. Esteja ciente de que, com algumas pessoas, suas ações terão apenas um impacto limitado na mudança de comportamento. Na melhor das hipóteses, você pode parar o comportamento no curto prazo e passar pela reunião, mas uma interação não mudará a vida.

no entanto, praticar boas habilidades de comunicação vez após vez levará a uma mudança na cultura de sua reunião e verá menos encontros problemáticos como resultado.

<h-circle>8 <h-circle > saiba quando é responsabilidade do gerente

gerenciar conflitos no local de trabalho geralmente precisa ser abordado em uma conversa individual entre o gerente e seu relatório direto. Se algumas das dicas deste blog não funcionarem (e mesmo que funcionem), muitas vezes há outra conversa a ser feita separadamente.

alguns membros da equipe podem precisar de treinamento em como expressar suas idéias de forma eficaz. Eles tendem a falar sobre os outros sem perceber. Novamente, se houver um problema de tipo de personalidade aqui, a pessoa pode não perceber que existe ou ter as habilidades para resolvê-lo.

mas, se um gerente pode apontar para uma ação disruptiva específica que alguém toma e, em seguida, fornecer habilidades ou treinamento para ajudar a ajustar, será melhor para todos no negócio. Você está abordando o problema em sua essência, em vez de em um único incidente.

<h-circle>9 <h-circle > entenda quando novas regras são necessárias.

é bom quando todos fazem o que deveriam fazer. Geralmente não somos fãs de colocar muitas políticas em prática, mas às vezes algumas regras básicas são o que é preciso para criar um alerta.

por exemplo, você pode ter uma equipe onde alguns participantes estão consistentemente atrasados para as reuniões. Então, a maioria das reuniões dura muito.

você poderia adotar uma atitude de confronto com esse mau comportamento e ficar na cara deles toda vez que eles se atrasarem. Mas isso só será eficaz para algumas reuniões e certamente não as deixará mais animadas para serem pontuais no futuro.

em vez disso, a longo prazo, coloque em prática políticas de agendamento que abordem o problema. Trate-o como um problema de equipe, não pessoal, dizendo que as reuniões estão durando muito, o que ninguém gosta. Mostre os benefícios de aparecer a tempo, como sair cedo, e potencialmente acoplar a mudança com outras melhorias, como uma agenda de reunião simplificada, para que a política não pareça ter como alvo alguém em particular.

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