Em sua superfície, o conceito de gerenciamento de inventário, pode parecer bastante simples — quanto de estoque será que temos à mão para cada um dos produtos que vendem? Mas é muito mais complicado do que isso. O gerenciamento de inventário engloba a contabilização dos produtos em seu armazém, As matérias-primas necessárias para fazer esses produtos e outros suprimentos para manter seu negócio funcionando.
o gerenciamento de inventário não é apenas uma contabilidade do que é; envolve prever o que “será” para que a organização possa garantir que tenha produtos, matérias-primas e suprimentos suficientes para atender à demanda futura. Carregue muito inventário e você estará desperdiçando recursos fiscais valiosos. Leve muito pouco, e você corre o risco de perder dinheiro com vendas perdidas.
sistemas eficazes de gerenciamento de inventário podem ajudar as empresas a economizar tempo e dinheiro e maximizar as vendas. O sistema de gerenciamento de inventário correto automatiza alguns processos, rastreia com precisão bens e serviços de entrada e saída e fornece os dados em tempo real necessários para tomar decisões de compra e desenvolvimento de produtos.
O Que É Gerenciamento De Inventário?
o gerenciamento de Inventário analisa a quantidade de estoque a ser encomendado e quando encomendá-lo. O processo de gerenciamento de estoque envolve o rastreamento de estoque do ponto de compra ou criação por meio de sua venda.
existem muitas maneiras de planejar e gerenciar seu inventário, cada um guiado por suas necessidades de produtos e Negócios. A estratégia pull é baseada na demanda do cliente, onde você solicita pequenas quantidades de estoque conforme necessário. A estratégia push, por outro lado, depende da Previsão e é baseada na demanda esperada ou prevista. A estratégia just-in-time gera produtos no momento em que são encomendados. A estratégia utilizada varia de acordo com a indústria, o tipo de negócio e a estratégia de inventário da empresa.
Por Que o gerenciamento de inventário para pequenas empresas é tão importante?
empresas de todos os tamanhos precisam rastrear inventário para ajudá-los a gerenciar custos e garantir que eles tenham uma ampla oferta de produtos para atender à demanda do cliente. O gerenciamento eficaz de inventário permite que as empresas economizem dinheiro e melhorem o fluxo de caixa.
por exemplo, comprar produtos ou matérias-primas que ficam nas prateleiras significa que o benefício ou valor dos dólares investidos nesses materiais não está sendo realizado. Por outro lado, não ter estoque suficiente para atender à demanda do cliente pode resultar em vendas perdidas.
é fundamental que as pequenas empresas gerenciem de forma confiável e econômica seu inventário.
17 Dicas para gerenciamento de inventário de pequenas empresas
garantir um método eficiente, preciso e confiável de gerenciamento de inventário é fundamental para pequenas empresas. Aqui, analisamos 17 Dicas para gerenciamento de inventário de pequenas empresas.
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Use o método de inventário certo para o seu negócio
provavelmente há um método de inventário que funciona melhor para o seu negócio. Para uma empresa com um produto perecível, como flores ou alimentos, isso envolveria a venda do estoque primeiro que eles compraram primeiro — essa é a primeira estratégia de in-first-out (FIFO). Essa estratégia significa que os produtos e materiais mais antigos se esgotam primeiro.
FIFO é o método de inventário padrão usado pela maioria das empresas. Usar o FIFO é uma das dicas de gerenciamento de inventário mais comuns para as empresas por um motivo: pode ter um grande impacto em seus resultados.
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compreender e prever com precisão a demanda
um dos elementos-chave do gerenciamento eficaz de inventário é a previsão precisa. Os gerentes de inventário dependem de dados para ajudá — los a rastrear o uso-incluindo um registro de vendas históricas, tendências de mercado, sazonalidade e tecnologia, como análise preditiva, para ajudar os gerentes a tomar decisões informadas sobre dados. No entanto, os gerentes de inventário também devem considerar outros fatores, como clima, saúde da economia, mudanças na demanda e muito mais.
a capacidade de prever com precisão a demanda pode desempenhar um papel significativo no gerenciamento de custos de estoque e na maximização de oportunidades de vendas.
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em toda a cadeia de suprimentos, a capacidade de identificar estoque de baixa rotação ajuda os gerentes de estoque com pedidos de matérias-primas, ajustando a produção e identificando produtos que podem não estar mais em alta demanda.Por exemplo, se o seu sistema de gerenciamento de inventário identificar uma oferta específica que definha na prateleira, isso pode ser um sinal de que a demanda pelo produto diminuiu ou esforços adicionais de promoção são necessários para aumentar a conscientização e a demanda. Ao identificar ações em movimento lento cedo, as empresas se dão a melhor chance de vendê-las e evitar que se tornem obsoletas. As táticas incluem executar uma promoção especial, transferir o estoque para outro local onde ele vende mais rápido ou vender o estoque para terceiros.
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rastrear os níveis de estoque
rastrear quanto de quais itens específicos estão à mão-seja usado no desenvolvimento de produtos ou representando mercadorias à venda aos clientes — pode ajudar os gerentes de inventário a ajustar seus processos de Pedidos. Estabelecer um processo de contagem de ciclo de inventário bem documentado e consistente pode ajudar a minimizar erros que podem afetar a disponibilidade e o acesso de estoque. Criar lembretes automáticos no sistema de gerenciamento de inventário da sua empresa pode alertar os gerentes de inventário quando itens adicionais podem precisar ser solicitados. O rastreamento dos níveis de estoque também ajuda a gerenciar e monitorar a demanda do produto.
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níveis de estoque de auditoria
seu sistema de gerenciamento de inventário deve ser preciso. Garantir sua precisão requer uma combinação do software certo e das políticas e práticas corretas. Os níveis mostrados em seu software de gerenciamento de inventário nem sempre combinam perfeitamente com o que está realmente disponível. Mas quanto mais perto você pode combinar os dois níveis, mais confiança você pode ter em suas práticas de gerenciamento de inventário.
os níveis de Inventário podem ser impactados por vários fatores, desde não receber estoque com precisão até danos e roubo. A auditoria dos níveis de estoque por meio da contagem regular de ciclos ajuda a encontrar erros na entrada de dados, resíduos potenciais e outros problemas de gerenciamento de estoque.
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Use Just-in-Time quando viável
para minimizar os suprimentos disponíveis e controlar os custos de operação, algumas empresas usam o gerenciamento de estoque just-in-time (JIT). Os gerentes de inventário trabalham em estreita colaboração com os fornecedores para que as matérias-primas cheguem a tempo para a produção, mas não antes do necessário. Em última análise, o objetivo é ter o mínimo de inventário possível — mas o suficiente para produzir o que é necessário quando necessário.
o JIT inventory management requer um sofisticado sistema de gerenciamento de inventário que pode processar pedidos rapidamente e gerenciar os detalhes necessários para que você possa atender aos pedidos dos clientes sem demora.
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foco no controle de qualidade ao longo do processo de gerenciamento de inventário, um foco no controle de qualidade é fundamental — e é por isso que as empresas devem implementar inspeções de qualidade ao longo do ciclo de vida do produto para minimizar o desperdício e garantir que ele atenda aos padrões. Incorporar o controle de qualidade em todos os aspectos do gerenciamento de estoque e a documentação precisa dos elementos críticos do controle de qualidade, como pedidos precisos e correspondência de faturas, é vital. Também é importante garantir que todos os funcionários entendam e sigam os processos em vigor.
nenhuma lista de dicas de gerenciamento de inventário para pequenas empresas estaria completa sem enfatizar a criação e manutenção de uma cultura que se concentre na qualidade para cada etapa do seu processo de inventário — desde pedidos até recebimento, colheita e embalagem. É uma cultura que começa do topo e deve ser incorporada em todas as políticas, procedimentos e práticas. Pesquise seus funcionários sobre como eles veem a cultura da empresa no que se refere a um foco na qualidade. Depois de estabelecer uma linha de base em toda a pesquisa, bem como outros indicadores, como feedback do cliente, retornos e outros indicadores-chave de desempenho de gerenciamento de estoque, defina metas para melhoria. Observe as áreas individuais, bem como as métricas de sucesso em toda a empresa e compartilhe o progresso à medida que alcança os marcos.
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considere o Transporte Da Gota
com o transporte da gota, os fornecedores enviam produtos diretamente de seus armazéns para o cliente, eliminando a necessidade de manter o produto à mão e incorrer nos custos de estoque relacionados. Em vez de controlar cada aspecto do ciclo de vida do produto, você é o principal responsável pelo marketing e venda do produto.
você elimina os custos de armazenamento e atendimento, e seu lucro vem da diferença entre o preço de atacado do produto e o preço de varejo — menos os custos associados ao marketing e venda do produto. É essencial ter um relacionamento estável com um parceiro confiável de drop-shipping para garantir a qualidade do produto e o software de gerenciamento de estoque certo para ajudar a gerenciar e monitorar essas transações.
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configurar um POS
a tecnologia de ponto de Venda (POS) pode ajudar sua pequena empresa a rastrear estoque e estoque em tempo real. Quando os itens são vendidos, seu software é atualizado automaticamente para mostrar os níveis de estoque e o custo das mercadorias disponíveis. Como o nome sugere, a tecnologia POS é usada no ponto em que uma venda é feita e pode ser usada no processo de fabricação para rastrear suprimentos e matérias-primas à medida que são usados. Seu software POS deve se integrar perfeitamente ao seu sistema de gerenciamento de inventário para ajudá-lo a rastrear facilmente o inventário de entrada e saída. Quando feito corretamente e com software integrado, você remove erros de entrada de dados da contagem de inventário e tem melhores recursos de relatório. Por exemplo, você pode produzir painéis com informações como margens de lucro para itens específicos e rotatividade de estoque.
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Use um sistema de código de barras
embora tenham sido inventados há mais de 70 anos, os códigos de barras ajudam no gerenciamento de inventário.
as barras pretas e os caracteres alfanuméricos com os quais você provavelmente está familiarizado representam informações codificadas que tornam mais fácil, rápido e preciso para as empresas gerenciarem seu inventário. Os códigos de barras podem ser lidos por scanners portáteis, permitindo que os gerentes de inventário rastreiem facilmente o inventário de entrada e saída.
para itens em seu armazém, o código de barras identifica informações como tamanho, Cor, localização, quando o item foi produzido e sua data de validade e outros detalhes. Os códigos de barras também conferem mais visibilidade aos seus produtos e ajudam você a usar o inventário com mais eficiência, como usar itens que expiram primeiro para atender aos pedidos. Ele também ajuda você a realizar uma contagem rápida de inventário e a cumprir os pedidos com mais eficiência. Nas configurações de varejo, o código de barras pode incluir nomes e preços de produtos. Os códigos de barras podem conviver com os produtos ao longo de seu ciclo de vida — desde quando são fabricados até o serviço.
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Use ordens de compra
as empresas usam ordens de compra para rastrear pedidos feitos com fornecedores ou fornecedores. As ordens de compra são documentos com detalhes do que foi comprado, em que quantidade e a que preço.
quando as mercadorias são recebidas, elas são examinadas e comparadas com a ordem de compra para garantir que o item certo, na quantidade certa, foi recebido e que o preço cobrado na fatura está correto. As ordens de compra desempenham um papel essencial no recebimento de inventário com precisão.
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receber inventário com precisão
quando o inventário é recebido, ele deve ser revisado e comparado com a ordem de compra para garantir a precisão. É essencial verificar se você recebeu o item correto nas quantidades encomendadas e foi cobrado o preço acordado.
receber inventário é o primeiro passo em uma contagem precisa de inventário. Embora seu sistema de gerenciamento de inventário desempenhe um papel significativo aqui, sua equipe também. Eles precisam ser bem treinados e entender as etapas a serem tomadas ao receber inventário e por que isso é negócios importantes de todos os tamanhos. A precisão no início faz com que seu processo de gerenciamento de inventário seja iniciado em um terreno sólido.
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Formalize e padronize processos
a tecnologia certa pode melhorar os processos de gerenciamento de estoque, fornecendo dados e informações para tomar decisões de compra, fabricação e promoção de vendas. Mas há também um ” lado das pessoas. Formalizar, padronizar e revisar regularmente os processos pode minimizar o erro humano e garantir que seus processos funcionem da maneira mais eficiente possível. Por exemplo, algo tão simples quanto ser consistente na forma como você recebe ações pode ajudá-lo a minimizar erros e controlar custos. Um processo padrão para todos seguirem, da mesma forma, receber, verificar, descompactar e contar produtos — e um processo semelhante para escolher, embalar e enviar produtos — pode minimizar a variação, reduzir o desperdício e adicionar receita ao seu resultado final.
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organizar Stockroom
a organização da stockroom tem um impacto significativo na eficiência da Gestão da cadeia de abastecimento. O tempo é desperdiçado se o inventário não puder ser encontrado ou demorar muito para ser encontrado. Além de considerar como o estoque é recebido, armazenado e acessado, o gerenciamento da cadeia de suprimentos também deve considerar outros desafios de gerenciamento de estoque, como requisitos especiais para estoque perecível ou frágil.
o espaço do armazém é um elemento essencial da gestão eficiente do inventário e da ordem. Gerenciar bem seu espaço significa que você pode armazenar mais estoque e aproveitar ao máximo seu armazém, o que ajuda a controlar os custos e aumentar as vendas.
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tome decisões baseadas em dados
um dos principais benefícios de um sistema robusto de gerenciamento de inventário são os dados que ele pode fornecer em tempo real para ajudá-lo a tomar decisões baseadas em dados. Seu sistema de gerenciamento de estoque deve fornecer informações atualizadas sobre os níveis de fornecimento e os produtos disponíveis, os custos de estocagem desses produtos, a taxa de giro dos produtos e o melhor momento para reabastecer certos Suprimentos.
os dados também podem ajudar a prever futuros níveis de vendas com base no histórico de vendas e monitorar o desempenho do Fornecedor. Tomar decisões baseadas em dados significa que você está combinando a arte do gerenciamento de inventário com a ciência de elementos críticos de dados para ajudá-lo a minimizar custos e maximizar a receita.
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analise o desempenho do Fornecedor
o sistema de gerenciamento de inventário correto também pode ajudá-lo a avaliar e analisar o desempenho do Fornecedor. Pergunte a si mesmo:
- quais fornecedores entregam mercadorias consistentemente a tempo?
- quais fornecedores têm o menor nível de erros de envio?
- quais fornecedores oferecem as melhores tarifas?
um fornecedor com desempenho instável adiciona custos aos seus processos de gerenciamento de inventário. O sistema certo pode ajudá-lo com a análise de inventário e identificar com rapidez e precisão fornecedores problemáticos, como fornecedores que são habitualmente lentos ou enviam quantidades menores do que as encomendadas.
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investir em software de gerenciamento de Inventário
as empresas usam software de gerenciamento de inventário para gerenciar e otimizar suas cadeias de suprimentos. O software de gerenciamento de inventário ajuda as pequenas empresas a garantir que tenham estoque suficiente em mãos e nos locais corretos para atender à demanda do cliente e garantir a eficiência em suas atividades de fabricação. Investir no software de gerenciamento de inventário correto fornece informações precisas e atualizadas para tomar decisões críticas de compra, como quando reabastecer o estoque e quais fornecedores usar.
o gerenciamento eficaz de inventário é essencial para empresas de qualquer tamanho. Para as pequenas empresas, em particular, o gerenciamento eficaz de estoque pode ajudar a gerenciar recursos limitados, garantir a precisão em cada ponto da cadeia de suprimentos e ajudar na tomada de decisões sobre desenvolvimento de produtos e marketing para construir e sustentar um negócio bem-sucedido.
as empresas podem economizar tempo e dinheiro e maximizar as vendas com um sistema avançado de gerenciamento de estoque. Ele automatiza o processo para minimizar custos, rastrear com precisão bens e serviços de entrada e saída e fornecer os dados em tempo real necessários para tomar decisões de compra e desenvolvimento de produtos.
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Small Business Inventory Management FAQs
como as pequenas empresas organizam seu inventário?
as pequenas empresas organizam seu inventário com base em seu uso — inventário usado no processo de produção, inventário adquirido pelos consumidores e inventário usado na operação diária da empresa (Suprimentos).
o inventário deve ser armazenado em armazéns e organizado para garantir a facilidade de acesso, minimizando o esforço. Por exemplo, os suprimentos usados no processo de produção devem estar perto de onde são colhidos e usados.
como você gerencia o inventário de forma eficaz?
o gerenciamento eficaz de inventário requer uma combinação da tecnologia certa; as políticas, procedimentos e processos corretos; e funcionários bem treinados que seguem um processo consistente para receber e gerenciar matérias-primas e processar pedidos. O processo de gerenciamento de inventário começa ao receber itens no inventário e garante um processo consistente para remover itens do inventário, gerenciar resíduos e monitorar continuamente os níveis de estoque.
quais são os 4 tipos de inventário?
existem quatro tipos de inventário que as pequenas empresas gerenciam — matérias-primas e Componentes, produtos acabados, trabalhos em andamento e produtos MRO (manutenção, reparo e suprimentos operacionais). Matérias-primas e componentes são os insumos necessários para fazer os produtos que a empresa vende; os produtos acabados estão disponíveis para venda aos clientes, os produtos em andamento são fabricados, os produtos MRO executam operações comerciais-por exemplo, Suprimentos.
quais são as 3 principais técnicas de gerenciamento de inventário?
as três principais técnicas de gerenciamento de inventário são a estratégia pull, a estratégia push e a estratégia just-in-time (JIT). A estratégia pull é baseada na demanda do cliente. A estratégia push é baseada na demanda esperada ou prevista. A estratégia just-in-time produz produtos no momento em que são encomendados. A estratégia utilizada varia de acordo com a indústria, o tipo de negócio e a estratégia do proprietário.
o que é o volume de negócios do inventário?
o volume de negócios do inventário é uma medida do período de tempo entre quando o inventário foi recebido e usado ou vendido. Quanto menor o tempo entre esses dois pontos, mais eficiente e econômico é o processo de gerenciamento de estoque. O inventário que permanece disponível por mais tempo do que o necessário representa custos para a pequena empresa. Esses custos podem ser gerenciados e minimizados com um processo eficaz de gerenciamento de estoque.
o que é análise de inventário?
a análise de inventário é o processo de revisão de dados para determinar a quantidade certa de estoque — suprimentos e produtos para os clientes — para manter a mão. O objetivo é minimizar o tempo disponível para reduzir os custos de estoque, garantindo que produtos suficientes estejam disponíveis para atender aos requisitos de produção e à demanda do cliente.
por que as planilhas não são para gerenciamento de inventário?
as planilhas são lamentavelmente inadequadas para gerenciar o inventário. Antes do desenvolvimento da tecnologia de software de gerenciamento de inventário, as planilhas eram comumente usadas. No entanto, eles estão sujeitos a erros e não são sofisticados o suficiente para automatizar aspectos do processo de inventário para permitir que você garanta tempos de pedido ideais e forneça relatórios atualizados.
