wiesz, że prędzej czy później Twoja firma może stanąć w obliczu kryzysu. Może to być spowodowane problemami wewnętrznymi (takimi jak sukcesja rezygnacji, utrata ważnego klienta lub nieobecność menedżera) lub czynnikami zewnętrznymi (kryzys gospodarczy, klęski żywiołowe, niedobór surowców, strajki transportowe…).
bez względu na źródło kryzysu, konsekwencje mogą być katastrofalne dla firmy i zagrozić jej przyszłości. Aby uniknąć tego rodzaju scenariusza i skutecznie zarządzać każdym rodzajem kryzysu, ważne jest, aby szybko zareagować i podjąć odpowiednie środki, aby wydostać swoją firmę z zawirowań. Nawet jeśli nie ma cudownego rozwiązania, aby skutecznie zarządzać kryzysem, możesz wykonać te 7 kroków, aby stworzyć wykonalny plan zarządzania kryzysowego.
1. Zidentyfikuj ryzyko.
dobre zarządzanie kryzysowe zaczyna się od przewidywania ryzyka, z którym może się zmierzyć firma. Zorganizuj burzę mózgów i zbierz przedstawicieli wszystkich działów, aby stworzyć pełną listę wszystkich potencjalnych zagrożeń. Mogą to być katastrofy naturalne lub awarie komputera, w tym wypadki przy pracy, cyberataki lub wadliwe produkty.
Analizuj każde ryzyko, aby określić jego prawdopodobieństwo wystąpienia i jego wpływ na organizację; następnie ustalaj ranking. Dzięki temu dogłębnemu badaniu zdasz sobie sprawę, że niektórych zagrożeń można uniknąć, modyfikując procesy pracy i zmieniając obecne praktyki. Na przykład możesz zmniejszyć ryzyko cyberataków, inwestując w wydajne oprogramowanie antywirusowe i regularnie organizując szkolenia związane z cyberbezpieczeństwem dla swoich pracowników.
2. Zdefiniowanie planu działania
po zidentyfikowaniu potencjalnych zagrożeń należy zdefiniować Zasoby ludzkie i materialne, które należy wdrożyć, aby skutecznie reagować w każdej sytuacji kryzysowej. Plan zarządzania kryzysowego uwzględnia wszystkie możliwe scenariusze i przewiduje działania operacyjne. Może to obejmować planowanie ciągłości działania (BCP), plan naprawy biznesowej, plan ewakuacji itp.
ważne jest, aby być dobrze przygotowanym i mieć gotowy plan reagowania przed wystąpieniem kryzysu. Dlaczego? Ponieważ istnieje prawdopodobieństwo, że zareagujesz inaczej (mniej efektywnie) pod presją, gdy będziesz musiał radzić sobie z rzeczywistą sytuacją kryzysową.
zwróć uwagę, że plan zarządzania kryzysowego musi być regularnie zmieniany i aktualizowany, ponieważ ryzyko może ulec zmianie. Musi być również przetestowany w celu zapewnienia jego skuteczności.
3. Utworzenie jednostki kryzysowej
Jednostka kryzysowa jest kluczowym miejscem zarządzania kryzysowego. Jest to miejsce, w którym scentralizowana jest organizacja zarządzania kryzysowego, pilotowane są plany reagowania i wdrażana jest strategia komunikacji kryzysowej.
Jednostka kryzysowa zazwyczaj składa się z pracowników firmy, jak również ekspertów zewnętrznych posiadających szczególne doświadczenie w przypadku sytuacji wrażliwej lub krytycznej:
- główni decydenci firmy (menedżerowie, menedżerowie usług, menedżerowie wyższego szczebla),
- eksperci wewnętrzni lub zewnętrzni posiadający wiedzę na temat charakteru kryzysu;
- specjaliści ds. komunikacji i public relations;
- radcy prawni, prawnicy lub ubezpieczyciele.
to w komórce kryzysowej podejmowane są decyzje, aby poradzić sobie z kryzysem i chronić firmę, jej działalność i reputację.
4. Wyznacz i przeszkolenie rzecznika
w czasach kryzysu należy starannie koordynować komunikację korporacyjną, aby zachować wizerunek i reputację firmy, ale także pokazać, że sytuacja jest pod kontrolą.
dwa główne rodzaje komunikacji w sytuacji kryzysowej:
- komunikacja, która umożliwia zarządzanie kryzysem i zmniejszenie jego wpływu na działalność gospodarczą (poprzez ostrzeganie klientów i / lub społeczeństwa, wysyłanie instrukcji do pracowników, koordynowanie działań);
- komunikacja mająca na celu unikanie skandali i ochronę reputacji firmy.
firma musi wyznaczyć, kto będzie jej oficjalnym Rzecznikiem w przypadku kryzysu. Oni (może być więcej niż jeden) będą jedyną upoważnioną stroną, która będzie przemawiać w imieniu firmy. Będą one postrzegane jako oficjalne źródło informacji o stanowisku i działaniach firmy.
rzecznicy są starannie dobierani i szkoleni do mówienia różnymi kanałami komunikacji.
5. Zdefiniuj Wiadomości do przekazania
w czasie kryzysu firma musi zwracać się do wszystkich swoich odbiorców: pracowników, klientów, partnerów, dostawców, społeczeństwa itp. Komunikaty będą zatem różnić się w zależności od zamierzonego celu, ale także w zależności od mediów wybranych do rozpowszechniania informacji(strona internetowa, media społecznościowe, prasa itp.). Należy jednak pamiętać, że podstawowy przekaz powinien być prosty, jasny i łatwo zrozumiały dla wszystkich. Staraj się być jak najbardziej przejrzysty i unikaj zaprzeczania istnieniu problemu, ryzykując utratę całej wiarygodności.
pierwsze wiadomości są zazwyczaj w duchu komunikatów alarmowych. Następnie trzeba komunikować się na temat ewolucji sytuacji. Aby uniknąć wpływu na Twoje wiadomości stresu i presji obecnej w sytuacji kryzysowej, nie wahaj się opracować ich z uważnym obserwowaniem scenariuszy katastrof, które zidentyfikowałeś w pierwszym kroku.
6. Zrób miejsce na zarządzanie kryzysowe
kiedy pojawia się kryzys, nadszedł czas, aby zareagować, wdrażając wszystkie działania, które wcześniej przygotowałeś. Zauważyłeś problem lub nienormalną sytuację? Ocenić poziom zagrożenia i na tej podstawie odpowiednio uruchomić jednostkę kryzysową, dokonać alertów i wdrożyć plan reagowania.
7. Bądź pozytywny
kryzys to często prawdziwy test dla firmy. Jeśli jednak będzie dobrze zarządzane, może stworzyć nowe możliwości, zmuszając społeczeństwo do kreatywności i innowacyjności, a także zachęcając je do postępu poprzez odbijanie się. Wewnętrznie kryzys może być okazją do wzmocnienia spójności zespołu i poczucia przynależności pracowników. Zewnętrznie może być postrzegana jako okazja do pokazania siły, reaktywności i odporności firmy.
skutecznie zarządzany kryzys poprawi lub wzmocni wizerunek i reputację Twojej firmy.
