wartość audytów wewnętrznych (i jak je przeprowadzić)

w dzisiejszej erze cyfrowej zewnętrzne audyty zgodności i zaświadczenia stron trzecich (np. SOC 2) stają się coraz ważniejsze w decyzjach zakupowych B2B. Zapewniają one nie tylko obiektywną weryfikację bezpieczeństwa/zgodności dostawcy przez stronę trzecią, ale także dostarczają przydatnych informacji na temat słabych punktów lub słabości wewnętrznego środowiska kontroli organizacji. Innymi słowy, wyniki formalnego audytu mogą posłużyć jako recepta na zmniejszenie ryzyka.

chociaż formalne audyty zewnętrzne mają swoje miejsce, nie należy na nich polegać jako na jedynym sposobie poznania luk w bezpieczeństwie organizacji. W dzisiejszym szybko zmieniającym się środowisku ryzyka organizacje potrzebują kombinacji metod, aby odpowiednio się chronić. Oprócz zaplanowanych audytów formalnych organizacje powinny stale przeprowadzać audyty wewnętrzne w celu identyfikacji luk w zabezpieczeniach oraz zrozumienia ich zgodności i postawy bezpieczeństwa.

nie uwzględnianie ryzyka w sposób ciągły jest niebezpieczną praktyką, ponieważ organizacje są na bieżąco narażone na ryzyko i zagrożenia.

w szybko zmieniających się środowiskach ryzyka organizacje potrzebują kombinacji metod, aby odpowiednio się chronić. Oprócz zaplanowanych audytów formalnych organizacje powinny przeprowadzać audyty wewnętrzne, aby móc identyfikować luki w zabezpieczeniach i w sposób ciągły rozumieć ich zgodność i postawę bezpieczeństwa.

w rzeczywistości badanie przeprowadzone przez Globalscape i Ponemon Institute wykazało, że firmy, które często przeprowadzały audyty zgodności, zmniejszyły koszty zgodności średnio o 2,86 miliona dolarów. Z drugiej strony badanie wykazało, że firmy, które w ogóle nie przeprowadzają audytów zgodności, doświadczają najwyższych kosztów zgodności.

przeprowadzanie audytów wewnętrznych pozwala Twojej firmie zrozumieć luki/słabe punkty w środowisku kontroli wewnętrznej — dzięki czemu możesz je usunąć, zanim zewnętrzni audytorzy pojawią się w Twoim biurze i mieć pewność, że zdasz ten audyt zewnętrzny.

w tym artykule omówimy krytyczne różnice między audytami wewnętrznymi a zewnętrznymi, co robią audytorzy wewnętrzni, różne rodzaje audytów wewnętrznych, które może przeprowadzać Twoja organizacja, a także kluczowe kroki do przeprowadzenia udanego Audytu Wewnętrznego.

rola Audytu Wewnętrznego

pracownicy firmy przeprowadzają audyty wewnętrzne, aby ocenić ogólne ryzyko dla zgodności i bezpieczeństwa oraz określić, czy firma przestrzega wewnętrznych wytycznych. Audyty wewnętrzne powinny odbywać się przez cały rok. Zespoły zarządzające mogą wykorzystywać raporty generowane z audytów wewnętrznych do identyfikacji obszarów wymagających poprawy. Audyty wewnętrzne mierzą cele firmy pod kątem ryzyka wyjściowego i strategicznego.

audyty wewnętrzne i zewnętrzne

audyty wewnętrzne i zewnętrzne mają różne cele, ale ostatecznie oba służą temu samemu celowi: upewnienie się, że Twoja firma przestrzega przepisów, a także standardów wewnętrznych/zewnętrznych, dzięki czemu możesz uniknąć zakłóceń w działalności i kar, kar lub szkód reputacyjnych, które mogą być wynikiem naruszeń zgodności.

audyty zewnętrzne to formalne audyty przeprowadzane przez niezależną stronę trzecią. Audyt zewnętrzny mierzy procesy organizacji i kontroluje je w danym momencie w oparciu o pewne zewnętrzne standardy, takie jak ISO 27001 lub NIST 800-53. Ale mogą być również obowiązkowe, jeśli firma ma naruszenie danych lub inne zdarzenie bezpieczeństwa, które nie jest zgodne z prawnie wymaganym standardem.

natomiast audyty wewnętrzne są przeprowadzane przez przeszkolonych pracowników w Twojej organizacji. Zakres audytu wewnętrznego może być dość wąski lub stosunkowo szeroki.

rola audytora wewnętrznego & obowiązki

audytorzy wewnętrzni mają wyjątkową rolę: muszą być całkowicie obiektywni co do procesów i zespołów, które oceniają, i nie mogą być bezpośrednio połączeni z działami, które kontrolują. Audytorzy wewnętrzni zazwyczaj zgłaszają się bezpośrednio do kierownictwa wyższego szczebla lub członków zarządu. Ich zadaniem jest obiektywna ocena działów lub funkcji biznesowych oraz tego, w jaki sposób spełniają ustalone standardy. Ważne jest, aby pamiętać, że zadaniem audytora jest ostatecznie pomóc firmie, a ich opinie informują o tym, jak zbudować silniejszą firmę.

Instytut Audytorów Wewnętrznych (IIA) jest największym i najbardziej uznanym Stowarzyszeniem służącym i ustalającym standardy dla audytorów wewnętrznych. Zapewniają certyfikaty w różnych obszarach Audytu Wewnętrznego i opracowali standardy & Guidance-International Professional Practices Framework, które zapewniają audytorom wewnętrznym obowiązkowe i zalecane wskazówki dotyczące ich roli i misji audytorów wewnętrznych.

rodzaj czynności wykonywanych przez audytora będzie się nieco różnić w zależności od rodzaju audytu, który przeprowadza. Mimo to istnieją pewne działania kluczowe dla każdego rodzaju Audytu Wewnętrznego.

ocena kontroli

niezależnie od tego, czy audytor ocenia proces działu księgowości pod kątem finansów na koniec roku, czy zgodność działu marketingu z CCPA, dokona przeglądu i oceny istniejących kontroli, które mają na celu ograniczanie ryzyka i zapobieganie niepożądanym incydentom. Prawie każdy proces biznesowy musi mieć pewien rodzaj kontroli i odpowiedzialności, aby upewnić się, że nie ma możliwości skrócenia lub tworzenia problemów. Audytorzy sprawdzają zarówno udokumentowane kontrole, jak i kontrole faktycznie wdrażane, aby zapewnić ich wykonanie i działanie zgodnie z przeznaczeniem.

ocena ryzyka

podczas gdy kierownictwo na każdym poziomie musi wykorzystać swoją unikalną wiedzę do identyfikacji zagrożeń dla swojego zespołu i większej organizacji, zadaniem audytora jest ocena tych zagrożeń, przewidywanie przyszłych problemów z tymi zagrożeniami i znajdowanie sposobów kontrolowania lub usuwania tych zagrożeń dla organizacji.

Analiza operacji

audytorzy wewnętrzni muszą zrozumieć strategiczne cele organizacji i sposób działania na poziomie taktycznym. Współpracują z menedżerami na niższych szczeblach, analizują operacje i określają, czy te operacje pasują do celów strategicznych firmy.

Współpraca z innymi dostawcami ubezpieczeń

audytorzy wewnętrzni współpracują ze specjalistami ds. zarządzania ryzykiem, specjalistami ds. zgodności z przepisami i innymi, aby zapewnić kierownikom w ich firmie skuteczne i wydajne zarządzanie ryzykiem. Podczas gdy wiele innych ról dostawców usług asekuracyjnych wdraża procesy i opracowuje kontrole w celu ograniczenia ryzyka, audytorzy wewnętrzni oceniają te kontrole i procesy, aby upewnić się, że działają i spełniają standardy, których potrzebują, niezależnie od tego, czy są ustalane wewnętrznie, czy zewnętrznie.

5 Rodzaje audytów wewnętrznych

istnieje kilka różnych rodzajów audytów wewnętrznych, a każdy z nich zapewnia wartość. Jeśli dopiero zaczynasz rozwijać funkcję Audytu Wewnętrznego, nie musisz angażować się w wykonywanie wszystkich tych zadań jednocześnie. Warto jednak skupić się na tym, aby ostatecznie przeprowadzić tego typu audyty wewnętrzne, ponieważ każdy z nich pozwala zoptymalizować inną część operacji biznesowych.

audyt zgodności z przepisami IT

wewnętrzny audyt zgodności z przepisami it sprawdza praktyki bezpieczeństwa danych firmy, aby określić, czy są one zgodne z wymaganymi lub wybranymi ramami i standardami bezpieczeństwa danych oraz wymogami prawnymi, z którymi może się zmierzyć firma w zakresie bezpieczeństwa danych i prywatności. Audyt wewnętrzny może być używany jako test, aby zobaczyć, jak ta firma poradzi sobie w formalnym audytem zewnętrznym. Ponieważ konsekwencje braku zgodności mogą być kosztowne dla firmy, audyty zgodności powinny być przeprowadzane często. Mniejsze ryzyko, mniej złożone procesy mogą być kontrolowane raz lub dwa razy w roku, podczas gdy bardziej skomplikowane i bardziej ryzykowne procesy powinny być kontrolowane częściej (np. raz w tygodniu).

audyt IT

audyt IT koncentruje się na kontroli i procesach informatycznych. Chociaż w pewnym stopniu pokrywa się to z audytem zgodności, istnieją pewne funkcje IT, które nie są uwzględnione w audytach zgodności, które nadal powinny być oceniane. Oprócz zapewnienia, że stosowane kontrole IT chronią informacje, wewnętrzny audyt IT sprawdza również, czy procesy i zasoby IT (sprzęt i oprogramowanie) działają wydajnie. W przeciwieństwie do audytu zgodności, procesy IT nie są porównywane ze standardem zewnętrznym w audycie IT. Zamiast tego, audyt sprawdza, czy służą one swojemu celowi i pomagają firmie osiągnąć jej cele.

Audyt finansowy

Audyt finansowy analizuje finanse firmy, aby upewnić się, że działalność finansowa jest prawidłowo rejestrowana i że stosowane są właściwe praktyki księgowe. Konieczne jest, aby tego typu audyty były przeprowadzane przez kogoś bezstronnego i odłączonego od funkcji księgowych i finansowych firmy; jeśli znajdą coś nielegalnego lub oszukańczego, muszą być w stanie natychmiast udać się do kierownictwa ze swoimi obawami.

audyt operacyjny

audyt operacyjny koncentruje się na wykonywaniu funkcji działu lub firmy. Audytor przyjrzy się procesom i rezultatom działu oraz oceni, w jaki sposób przyczyniają się one do realizacji kluczowych celów firmy. Audytor weźmie pod uwagę personel, zarządzanie aktywami w dziale, wyniki, Produktywność i strukturę organizacyjną.

audyt śledczy

audyt śledczy odbywa się w odpowiedzi na zgłoszenie lub skargę na podejrzane zachowanie pracownika lub zespołu w firmie. W takim przypadku audyt obejmowałby wynik pracownika lub działu. Następnie, jeśli sprawozdanie będzie wiarygodne, ocenią one zakres strat, określą, jakie słabości pozwoliły na ich wystąpienie, i stworzą zalecenia dotyczące tego, co należy zrobić, aby zapobiec ponownemu wystąpieniu w przyszłości.

jak odbywa się Audyt Wewnętrzny

ponieważ każda firma jest inna i różne rodzaje audytów wymagają różnych kroków i rozważań, nie ma jednego procesu audytu, który będzie działał dla każdego audytu w każdej firmie. Możesz jednak zastosować podstawową formułę audytów, aby zapewnić zbieranie wszystkich niezbędnych informacji i efektywne wykorzystanie tego, czego się nauczysz. Są to cztery etapy każdego udanego Audytu Wewnętrznego:

planowanie

przed rozpoczęciem audytu zespół Audytu Wewnętrznego powinien określić zakres i cel audytu. Podejście do audytu bez jasno określonego celu prowadzi do pełzania zakresu, co następuje, gdy zakres projektu stale rośnie, aby uwzględnić dodatkowe problemy lub procesy, z którymi spotyka się zespół. Decydowanie o tym, co jest, a co nie wchodzi w zakres audytu przed rozpoczęciem, pozwoli Twojemu zespołowi pracować wydajnie i łatwo podejmować decyzje o tym, co należy uwzględnić.

podczas tej fazy określasz również, kim są interesariusze, którzy właściciele procesów będą zaangażowani w audyt, ustalasz harmonogram i przeglądasz poprzednie audyty (jeśli takie istnieją), aby sprawdzić, czy są jakieś problemy, na które powinieneś być przygotowany. Powinieneś odejść od tej fazy planowania z udokumentowanym planem audytu, który poprowadzi cię w wykonywaniu audytu.

Ogólnie rzecz biorąc, aby stworzyć solidny plan audytu, należy wziąć pod uwagę kilka elementów:

• obowiązujące przepisy: Zrozumienie wymagań regulacyjnych w obszarze (- ach), w którym (- ych) będziesz audytowany, ma kluczowe znaczenie dla przeprowadzenia skutecznego audytu.
• obawy pracowników: jeśli pracownicy wcześniej wyrazili obawy dotyczące konkretnych procesów, powinieneś włączyć pytania do swojego planu audytu, aby zagłębić się w problemy.
• dowody potrzebne do przetestowania kontroli: należy zastanowić się, jakie rodzaje dowodów należy zebrać, aby przetestować kontrole w ramach audytu.

Praca w terenie (aka „gromadzenie i testowanie dowodów”)

Praca w terenie zwykle obejmuje wywiady z właścicielami procesów, dzięki czemu można zrozumieć proces i kontrole, przegląd dokumentacji procesu, testowanie kontroli, które są obecnie stosowane dla procesu, a także dokumentowanie wyników i zaleceń.

podczas tego kroku należy przejrzeć wszystkie dostępne dane dotyczące procesu objętego audytem. Dane wygenerowane przed audytem powinny dać ci niefiltrowane spojrzenie na to, jak działa proces i czy istnieją rozbieżności między tym, co rozmówca mówi ci, a rzeczywistością. Potencjalnie zapewni również kopię zapasową rekomendacji, gdy przedstawisz zmiany, które Twoim zdaniem powinny zostać wprowadzone do wyższego kierownictwa.

raportowanie

po zakończeniu prac terenowych zestawisz wyniki i zalecenia w raporcie z audytu. Raport z audytu podsumuje plan audytu, opisze wyniki – w szczególności to, co znalazłeś, nie było zgodne z wewnętrznymi standardami lub wymaganiami zewnętrznymi-i omówi Twoje zalecenia.

pamiętaj, że celem audytu wewnętrznego jest zidentyfikowanie problemów i opracowanie planu poprawy procesów lub funkcji. Raport z audytu nie polega na przypisywaniu winy lub wskazywaniu palcami; chodzi o określenie, gdzie procesy nie działają, jakie są konsekwencje i jak te problemy można naprawić. Zidentyfikowane problemy należy traktować poważnie i nie minimalizować ani wyjaśniać. Sprawozdanie z audytu powinno ostatecznie pokazać mocne strony firmy i sposób, w jaki mogą one rozwiązać problemy zidentyfikowane w ramach audytu.

działania następcze

ostatnim etapem audytu jest monitorowanie zaleceń w celu zapewnienia wdrożenia i sposobu rozwiązania problemów. Działania następcze powinny być rejestrowane wraz z pozostałymi informacjami z audytu, które będą brane pod uwagę podczas przyszłych audytów.

czego nie powinien robić Audyt Wewnętrzny

audytorzy wewnętrzni nie powinni projektować ani wdrażać kontroli — polityk, procedur, procesów i elementów technicznych wprowadzonych w ich organizacji. Ich zadaniem jest obiektywna ocena kontroli zespołów operacyjnych (np. Inżynieria, sprzedaż, HR, Finanse itp.) wprowadziły w celu ustalenia, czy projekty kontroli są odpowiednie dla zamierzonego celu kontroli, czy kontrole zostały skutecznie wdrożone i czy kontrole działają konsekwentnie.

Hyperproof sprawia, że audyty wewnętrzne & zewnętrzne są bardziej wydajne

Hyperproof zmniejsza koszty administracyjne w typowych procesach audytowych. W rzeczywistości aplikacja została specjalnie stworzona, aby pomóc audytorom wewnętrznym i specjalistom ds. zgodności w gromadzeniu i zarządzaniu dowodami zgodności, których potrzebują do przeglądu, aby zrozumieć i zweryfikować, jak dobrze działają obecne procesy, a co nie działa.

Hyperproof może służyć jako centralne repozytorium wszystkich wymagań zgodności organizacji, ocen ryzyka, kontroli (wraz z ich opisem, właścicielem) i dowodów. W Hyperproof audytor wewnętrzny może z łatwością wysyłać prośby o kontrolę operatorów i właścicieli procesów biznesowych w całej organizacji w celu przesłania dowodów potrzebnych do przetestowania. Właściciele systemów kontroli mogą przyjść bezpośrednio do Hyperproof, aby dostarczyć dowód kontroli, za które są odpowiedzialni,A Informacje te są powiązane z konkretnym żądaniem w planie audytu.

zamiast wysyłania e-maili i ręcznych zaproszeń do kalendarza do kolegów, aby przypomnieli im o przejrzeniu dowodów lub przedłożeniu nowych dowodów, audytorzy wewnętrzni mogą używać Hyperproof do wydawania zadań z terminami i przypomnieniami. Następnie operatorzy kontroli są automatycznie powiadamiani, gdy nadszedł czas, aby przejrzeć i przedstawić nowe dowody.

dodatkowo audytorzy wewnętrzni mogą skonfigurować Hyperproof, aby automatycznie wyodrębniać dowody skuteczności określonych kontroli z wielu aplikacji biznesowych i narzędzi programistycznych (np. Pull requests i aprobaty z GitHub). W ten sposób audytorzy wewnętrzni mogą skupić się na testowaniu dowodów, zamiast spędzać dużo czasu na gromadzeniu danych.

koledzy z działów biznesowych również będą zadowoleni, że nie będą musieli tak często odpowiadać na wnioski o audyt. Gdy audyt wewnętrzny lub zespół ds. zgodności uzna, że jest przygotowany na audyt zewnętrzny, może „udostępnić swoją pracę” zewnętrznemu audytorowi bezpośrednio w Hyperproof i ujawnić tylko te informacje, którymi chce się podzielić. Aby dowiedzieć się więcej o Hyperproof lub zobaczyć demo wszystkich jego możliwości, odwiedź Stronę Hyperproof.io dzisiaj.