jak zautomatyzować 70% procesu raportowania zarządczego

wyobraź sobie świat, w którym Twoje miesięczne raporty same się aktualizują. Prostszy świat. Lepszy świat. W tym świecie nie musisz już śledzić ludzi, aby wprowadzać ich aktualizacje lub dane. Nie musisz się martwić o przesyłanie najnowszych informacji lub osób pojawiających się na spotkaniu ze sprzecznymi kopiami tych samych raportów.

w tym świecie twój zespół rejestruje elementy akcji na żywo, a raport jest generowany automatycznie po spotkaniu jako przypomnienie podjętych decyzji. Następnie przypomnienia trafiają automatycznie do osób odpowiedzialnych za podjęcie kolejnych kroków. W tym świecie regularne raportowanie może rozpocząć się od płynnej analizy danych, a zakończyć się regularnie zaplanowanymi spotkaniami, zamiast pochłaniać tygodniowe przygotowania i koordynację zespołu.

co mógłbyś zrobić z tym dodatkowym czasem?

ten prostszy, lepszy świat istnieje. Dzięki funkcjom planowania i powiadamiania ClearPoint możesz to wszystko i nie tylko. Teraz, gdy można zautomatyzować 70% procesu raportowania, można mieć comiesięczne spotkania zakończone i elementy działania wysyłane mniej niż dwa tygodnie w następnym miesiącu. Kliknij, aby tweetować

mając tyle czasu, ty i twój zespół możecie z dużym wyprzedzeniem przeczytać o ostatnich postępach i przyjść na spotkanie przygotowane do dyskusji i podejmowania decyzji. Po rozpoczęciu spotkania możesz śledzić elementy akcji w programie ClearPoint, tak jak ty na nie decydujesz. Po zakończeniu spotkania system automatycznie przypomni zespołowi, za co jest odpowiedzialny. W zależności od złożoności procesu raportowania następny raport może być gotowy w ciągu kilku dni.

jako partnerzy w zarządzaniu strategią uważamy, że niezwykle ważne jest posiadanie udokumentowanego procesu raportowania. Opisaliśmy nasz program w naszym Przewodniku raportowania zarządczego, który zawiera nasze wskazówki i wskazówki, dzięki którym proces raportowania będzie usprawniony i pomyślny. Jest to ten sam dokument, którego używamy wewnętrznie do śledzenia własnych celów i wskaźników, a także zautomatyzowaliśmy nasze procesy, aby zapewnić płynne raportowanie.

Sprawdź kalendarz i opisy poniżej wszystkich wydarzeń (pokazanych na niebiesko), które możesz zautomatyzować, aby uprościć swój proces. Raportowanie przepływów pracy pozwala administratorowi skonfigurować całą automatyzację i zaplanować przypomnienia, raporty i spotkania w jednym miejscu. Więcej informacji na temat konfigurowania przepływów pracy w programie ClearPoint można znaleźć tutaj. Na razie ClearPoint nie może wykonać całej twojej pracy za ciebie, więc 30% procesu pozostawiliśmy Tobie i Twojemu zespołowi do pracy. 😊

automatyczne przesyłanie danych, które zasila i uruchamia twoje obliczenia i oceny.

w tym nowym świecie twoje pakiety Data Loader są już skonfigurowane do uruchamiania pierwszego dnia każdego miesiąca. Na początek program ładujący dane pobierze dane z innych źródeł i repozytoriów i prześle je do środków strategicznych. Gdy dane są tam, wszystkie obliczenia zostaną wykonane tak, że dane są aktualizowane automatycznie. Następnie wykresy zostaną zaktualizowane o nowe dane, a oceny zostaną zaktualizowane do czerwonego, żółtego lub Zielonego w zależności od tego, jak rzeczywiste wartości porównują się z wartościami docelowymi. Przy następnym logowaniu użytkownicy będą mieli aktualne dane, wykresy, oceny i raporty podsumowujące gotowe do przeglądu i analizy. Będą nawet otrzymywać niestandardowe alerty, jeśli dane zboczyły z toru w tym okresie.

automatyczne Przypomnienie wysłane w celu aktualizacji ręcznych danych, projektów i informacji jakościowych.

mówiąc o logowaniu użytkowników, po przesłaniu danych otrzymają oni automatyczną wiadomość e-mail z prośbą o aktualizację dodatkowych danych i analizy jakościowej do swoich środków i projektów w ClearPoint. Każdy użytkownik otrzyma niestandardową wiadomość e-mail zawierającą listę elementów, które muszą zaktualizować, a nawet linki, aby uzyskać dostęp do każdej strony w programie ClearPoint. Jako administrator możesz dostosować wiadomość za pomocą specjalnych instrukcji i Przypomnieć użytkownikom o terminie dokonywania aktualizacji.

użytkownicy aktualizują swoje informacje.

jest to pierwszy krok w procesie raportowania, który wymaga niczego od członków zespołu. Gdy użytkownicy otrzymają e-mail z przypomnieniem, mogą się zalogować, aby aktualizować swoje projekty i dodawać analizę jakościową do swoich środków. Każdy użytkownik ma własny widok, który prowadzi go przez proces aktualizacji, dzięki czemu szybko i łatwo dodaje kontekst do elementów, za które jest odpowiedzialny. Mogą wprowadzać aktualizacje w ciągu kilku dni, w zależności od terminów, które określisz. Automatyczne przypomnienia dostosują się, aby wysyłać kolejne przypomnienia tylko tym użytkownikom, którzy nadal muszą dokonać aktualizacji.

drugie Przypomnienie wysłane do właścicieli, którzy nadal muszą dokonać aktualizacji.

czasami e-maile są zakopywane w Twojej skrzynce odbiorczej; zdarza się to każdemu. Po wysłaniu początkowych przypomnień do wszystkich aktualizatorów, automatyczne przypomnienie zostanie wysłane do każdego z użytkowników, którzy jeszcze nie dokonali aktualizacji, dając im mały szturchnięcie i przypominając im o terminie. Możesz dostosować tę wiadomość, a użytkownicy, którzy już dokonali aktualizacji, nie będą się tym przejmować.

okres sprawozdawczy zablokowany.

nikt nie lubi niespodzianek w ostatniej chwili. Zaplanuj automatyczne blokowanie programu ClearPoint, aby aktualizacje nie mogły być dokonywane po upływie terminu wprowadzania danych. Zapewni to nie tylko, że wszyscy przeglądają te same informacje, ale także da twojemu Biuru strategicznemu czas na przygotowanie agendy dla zespołu kierowniczego do wykonania. Za pierwszym razem możesz mieć trochę opóźnień, ale po tym możesz mieć pewność, że ludzie dostaną swoje informacje na czas.

Książka wygenerowana i wysłana do administratorów w celu przejrzenia.

gdy wszystkie dane są w ClearPoint i okres jest zablokowany, Biuro strategii (lub dowolna osoba) otrzyma automatycznie wygenerowany raport z podglądem wyników miesiąca. Każdy użytkownik może dostosować otrzymywany raport, aby wszystkie potrzebne informacje były wysyłane bezpośrednio na swoją skrzynkę odbiorczą.

Administratorzy logują się i dostosowują informacje w razie potrzeby.

jeśli administratorzy znajdą informacje, które wymagają korekty podczas ich przeglądu, mogą zalogować się do ClearPoint i wprowadzić zmiany. Może to obejmować dodatkową analizę, pytania, na których należy skupić się podczas spotkań, a nawet zmiany Wykresów.

przed spotkaniem z przeglądem strategii ClearPoint automatycznie wygeneruje książkę z briefingiem do wykorzystania na spotkaniu i wyśle ją uczestnikom spotkania. Mogą być pewni, że nie będzie niespodzianek na spotkaniu, a dzięki dokumentowi z wyprzedzeniem będą bardziej przygotowani do omówienia strategii i podjęcia działań. Ten raport można dostosować w dowolny sposób, niezależnie od tego, czy jest to tylko podsumowanie, czy wszystkie szczegóły—cokolwiek działa najlepiej dla Twoich liderów.

przechwytywanie elementów akcji na żywo podczas spotkania przeglądu strategii.

wszyscy uczestnicy pojawią się na spotkaniu z tą samą wersją raportu (ponieważ został on automatycznie wysłany do nich wcześniej) i możesz wyświetlić program ClearPoint, aby uruchomić spotkanie. Podczas spotkania możesz dodawać elementy działania, łączyć je z celami, środkami i projektami, przypisywać odpowiedzialność i ustalać termin. Pamiętaj, aby uzgodnić podjęte decyzje i działania przed odroczeniem.

Księga informacji o elementach akcji generowanych i wysyłanych do zespołu.

ClearPoint automatycznie wygeneruje broszurę informacyjną z elementami akcji ze spotkania i wyśle ją do Twojego zespołu. Jeśli ktoś przegapi spotkanie, otrzyma aktualizację przypisanych elementów działania i nie będzie już usprawiedliwienia dla brakujących terminów elementów działania.

pulpit raportowania przepływu pracy

proces raportowania składa się z wielu kroków. Jako administrator, Pulpit Nawigacyjny raportowania przepływu pracy zapewnia wgląd w postępy zespołu w aktualizacjach każdego miesiąca. Zobacz ogólną liczbę zaktualizowanych elementów i zobacz indywidualny Status każdej osoby. Możesz nawet wysyłać dodatkowe przypomnienia do członków drużyny, o których wiesz, że potrzebują dodatkowego szturchnięcia lub którzy często tracą e-maile w swojej skrzynce odbiorczej.

administratorzy mogą również wyświetlić wszystkie kroki swojego procesu w widoku kalendarza. Możesz zobaczyć, kiedy Twoje dane zostaną zaktualizowane, wysłane e-maile z przypomnieniami i wygenerowane raporty. Kalendarz pokaże poszczególne przepływy pracy raportowania lub wszystkie przepływy pracy w tym samym kalendarzu (oznaczone kolorami!).

wszyscy jesteśmy zajęci i jest wiele rzeczy, które muszą zostać zrobione, aby podejmować strategiczne decyzje w całej organizacji.

automatyzując część procesu raportowania, będziesz mógł poświęcić więcej czasu na realizację strategicznych inicjatyw i pomaganie organizacji w osiąganiu celów. Nikt nie chce spędzać czasu na wprowadzaniu danych, tworzeniu raportów, wysyłaniu wiadomości e-mail lub pisaniu elementów akcji. Dzięki ClearPoint możesz zautomatyzować wiele części procesu i cofnąć czas, aby pomóc organizacji w jego realizacji.

masz teraz więcej czasu niż wiesz co zrobić? Zaplanuj połączenie z ClearPoint, aby zobaczyć, jak łatwo jest zautomatyzować raportowanie za pomocą ClearPoint! Czekamy na rozmowę wkrótce. W międzyczasie, miłego meldowania!