Jak utworzyć budżet płac

Budżetowanie pomaga określić z wyprzedzeniem, czy masz wystarczająco dużo pieniędzy, aby robić rzeczy, których potrzebujesz i chcesz zrobić. Jeszcze lepiej, daje plan wydatków, aby upewnić się, że zawsze masz pieniądze na rzeczy, których potrzebujesz.

budżetowanie płac działa podobnie, ale zamiast tego koncentruje się na sile roboczej. Dowiesz się, jakiego personelu potrzebujesz, aby pomóc Twojej firmie osiągnąć pożądane cele w ciągu najbliższych 12 miesięcy i czy masz pieniądze, aby je spełnić.

W tym przewodniku zagłębimy się w niuanse budżetu płac i omówimy, jak możesz go stworzyć z zapałem, aby śledzić swoje pieniądze. Zapewnimy również alternatywy dla tej usługi, które mogą być lepiej dostosowane do różnych scenariuszy.

przewodnik krok po kroku, aby utworzyć budżet na listy płac

tworząc budżet na listy płac, możesz to zrobić samodzielnie lub zatrudnić księgowego. Alternatywnie możesz skorzystać z usługi płac, aby zautomatyzować ręczne zadania i zapewnić lepszą dokładność, bez wysiłku.

poniżej krok po kroku przygotowujemy budżet płacowy.

Krok 1: przygotuj listę wszystkich stanowisk w Twojej organizacji

Zrób listę wszystkich aktualnych stanowisk, w tym twoich, i Kategoryzuj je na podstawie ich krytyczności i działu. Musisz dodać każdą osobę, którą płacisz, do swojej listy, w tym:

• sam (jeśli jesteś na liście płac)
• pracownicy Godzinowi
• pracownicy na miejscu
• pracownicy administracyjni
• zespół sprzedaży (oszacuj należne prowizje, jeśli dotyczy)
• pracownicy zdalni
• pracownicy kontraktowi/wolni nie musisz płacić za nie podatków ani świadczeń, upewnij się, że je oflagujesz)
• pracownicy tymczasowi

możesz zebrać te informacje w prostym arkuszu kalkulacyjnym.

Krok 2: Uwzględnij wydatki na listy płac dla każdej pozycji

następnym krokiem jest obliczenie wydatków dla każdej pozycji. To jest, gdzie za pomocą niezawodnego oprogramowania płacowego jak Gusto może się przydać.

zakładając, że masz już swoich pracowników skonfigurowanych w Gusto, możesz wyciągnąć historyczne numery z raportów. Ponieważ możesz płacić swoim pracownikom za pośrednictwem oprogramowania, będziesz mieć pełny zapis swojego wynagrodzenia pracowniczego. Alternatywnie możesz przejrzeć zeszłoroczne dane, aby zsumować wszystkie wydatki.

gdy to zrobisz, oszacujesz roczną wypłatę za każdą pozycję po uwzględnieniu wszelkich podwyżek i bonusów. Jeśli chcesz stworzyć nowe stanowisko, dla którego nie masz jeszcze danych, sprawdź lokalne agencje zatrudnienia lub strony internetowe, takie jak Glassdoor, aby dowiedzieć się, jakie są średnie zarobki w Twojej okolicy lub co oferują twoi konkurenci.

pamiętaj, że zawsze lepiej jest budżetować więcej niż myślisz, że będziesz potrzebować, niż iść z niższą kwotą. Jeśli znajdziesz premie i odszkodowania rośnie, zerwać te liczby z regularnych płac. To pozwoli Ci zobaczyć te dane dla każdego pracownika i jako całości, w razie potrzeby.

jeśli masz do czynienia z konkretnymi wydatkami, które nie dotyczą żadnej pozycji, możesz użyć uogólnionej nazwy, takiej jak „Corporate” lub czegoś podobnego, aby wskazać, że jest to wydatek biznesowy.

przyjrzyjmy się, jak to będzie wyglądać dla każdej pozycji.

dla pracowników najemnych i godzinowych

pracownicy najemni i pracownicy godzinowi bardzo różnią się od siebie. Podczas gdy pierwszy jest prosty (weź swoje zarobki brutto i podziel przez 12 podczas wykonywania miesięcznego budżetu), drugi jest bardziej złożony. W przypadku pracowników godzinowych należy oszacować liczbę godzin przepracowanych każdego miesiąca, co może nie być spójne przez cały rok.

dodatkowo, Jeśli płacisz pracownikom w dwutygodniowym harmonogramie, niektóre miesiące będą miały trzy wypłaty. Musisz się rozliczyć za te miesiące.

W przypadku podatków od wynagrodzeń

każdy pracodawca musi płacić podatki od wynagrodzeń, więc budżet jest niezbędny, aby upewnić się, że możesz wypełnić ten obowiązek.

przed przygotowaniem budżetu należy za każdym razem sprawdzić tabelę podatkową, aby upewnić się, że liczby są poprawne. Oto aktualne dane:

• bezrobocie Federalne: 6% na pierwszych $7,000
• ubezpieczenia społeczne: 6,2%
• Medicare: 1,45%
• dodatkowe Medicare (dla pracowników zarabiających ponad $200,000): 0.9%

W przypadku kosztów nadgodzin projektu

zastanów się, jakie stanowiska będą bardziej narażone na nadgodziny i kiedy. Należy obliczyć przewidywane godziny nadliczbowe na dany miesiąc i wpisać je do budżetu.

rozważ następujące pytania, aby uzyskać bardziej dokładny budżet:

• czy płacenie nadgodzin niektórym pracownikom jest lepsze niż zatrudnianie dodatkowej pomocy?
• czy praca jest zawsze zajęta w określone dni tygodnia lub niektóre miesiące roku?
• czy niektóre stanowiska pracują więcej nadgodzin niż inne w Twojej organizacji?
• czy przewidujesz jakiekolwiek zdarzenie, które spowoduje wzrost nadgodzin, takie jak premiera produktu, specjalne wydarzenie w sklepie itp.?

W przypadku premii pracowniczych

musisz uwzględnić premie pracownicze w budżecie na listy płac.

jeśli premie są oparte na wynikach, spójrz na zeszłoroczne wskaźniki, aby uzyskać wskazówki. Przeciwnie, jeśli premie są zorientowane na wydarzenia, dowiedz się, którzy pracownicy otrzymają bonus i umieść go w odpowiednim miesiącu. Nie zapomnij zanotować, do czego służy bonus.

W przypadku premii rocznych wypłacanych we wszystkich obszarach, oszacuj, ile to będzie za dany rok i odstaw część pieniędzy na wypłatę premii co miesiąc. Może to być standardowa kwota lub procent zysku firmy.

dla Freelance/Contract/Temporary Employees

powinieneś budżetować dla wszystkich pracowników kontraktowych i freelancerów. Ale zazwyczaj byłyby one w innej części budżetu niż płace. Twoim jedynym wynagrodzeniem jest całkowita kwota, którą zapłacisz za umowę, wraz z wszelkimi kosztami administracyjnymi związanymi z ich pozyskaniem, takimi jak Opłaty agencyjne, jeśli korzystasz z agencji zatrudnienia, aby wypełnić te role.

dla kosztów świadczeń pracowniczych i rozliczania nowych lub otwartych pozycji

świadczenia pracownicze są regularnymi kosztami utrzymania pracowników i obejmują składki na ubezpieczenie zdrowotne, 401(k) itp. Będziesz musiał skontaktować się z ubezpieczycielami i dostawcami usług emerytalnych, aby uzyskać najbardziej dokładne opłaty za nadchodzący rok. Niezbędne jest również uwzględnienie opłat administracyjnych i innych opłat w projekcji budżetu.

następnie pomyśl o nowych pozycjach, które chcesz dodać. Jednak umieść swoje przewidywane wynagrodzenia tylko w miesiącu, aby zaplanować zatrudnienie pracownika. Na przykład, jeśli planujesz otworzyć nową lokalizację w maju, nie musisz budżetować wszystkich pracowników dla tej lokalizacji od stycznia do kwietnia.

pamiętaj, aby priorytetyzować swoich obecnych pracowników, ponieważ może się to przydać, jeśli budżet nie pozwala na wszystkich pracowników, których chcesz. Pozwoli Ci to sprawdzić, które pozycje możesz przesunąć w późniejszym terminie.

Krok 3: Dodaj każdą kategorię wydatków

na tym etapie powinieneś mieć wszystkie dane wprowadzone do programu płac. Możesz przeglądać swoje sumy za każdy miesiąc, a także cały rok.

chodzi o to, aby zobaczyć sumy kosztów wynagrodzeń dla każdej pozycji i kategorii, w tym wynagrodzenia brutto, podatki i świadczenia. Będziesz potrzebował sumy za każdy miesiąc, a także rocznej sumy dla Twojego budżetu.

Krok 4: Sprawdź swój budżet na listy płac

masz teraz liczby—wszystko, co pozostało, aby określić, czy są one rozsądne, czy nie. Oto jak się do tego zabrać:

• sprawdź dokładność informacji. Przejrzyj wszystkie liczby, aby sprawdzić, czy nie popełniłeś żadnych błędów. Jeśli to możliwe, przeprowadź budżet obok szefów działów, jeśli mają więcej aktualnych informacji.
• Porównaj wydatki prognozowane w ubiegłym roku a wydatki rzeczywiste. Uczenie się na błędach z przeszłości jest pomocne w wyeliminowaniu potencjalnych problemów związanych z bieżącą listą płac. Jeśli miałeś problemy z płacami w poprzednim roku, myślisz, że będziesz miał podobne problemy z tegorocznym budżetem? Jeśli ostatnio źle obliczyłeś konkretny obszar, sprawdź dwukrotnie, czy zrobiłeś to dobrze w tym roku.
• Porównaj budżet z prognozowanymi zarobkami. Czy spodziewasz się zarobić wystarczająco dużo, aby pokryć wszystkie wydatki, zwłaszcza dla nowych pracowników? Jak zmodyfikować budżet lub inne obszary budżetu, aby zrekompensować, jeśli nie możesz?

zdecydowanie zalecamy tworzenie wykresów i wykresów, aby zrozumieć przepływ danych. Pozwoli to na szybkie zagłębianie się w dane i reorganizację obszarów w sposób, który najlepiej odpowiada na twoje pytania.

3 najważniejsze korzyści z budżetu płac

od notowania historycznych płac rzeczywistych do oszczędzania czasu i energii do skutecznego zarządzania finansami, budżetowanie płac ma kilka zalet. Przyjrzyjmy się im głębiej.

ulepszona Organizacja danych

Tworzenie budżetu płac wymaga od użytkownika rejestrowania ich historycznych aktualności płac i innych elementów modelu planowania.

możesz przenieść swoją listę płac do magazynu, przechowywać ją w jednym źródle, a następnie uzyskać do niej dostęp z tego samego źródła. Może to również dać ci dostęp do uproszczonego i zautomatyzowanego budżetu w jednym miejscu-coś, co może się przydać w dół linii. Fakt, że masz dostęp do kilku źródeł danych, jest również kluczowy.

większa przejrzystość dla pracowników

pracownicy również korzystają z dokładnego budżetowania wynagrodzeń.

każdy pracownik postrzega swoją wypłatę jako odzwierciedlenie indywidualnej wartości pracownika. To ludzka psychologia. Dlatego docenią możliwość jasnego przeglądu swoich odcinków płac, w tym nadgodzin, związków/związków poza Unią, różnicowania zmian i innych szczegółowych szczegółów związanych z ich wynagrodzeniem.

lepsze zarządzanie finansami

być może najważniejszą zaletą budżetu płacowego jest to, w jaki sposób wyposaża Cię w wiedzę ułatwiającą podejmowanie decyzji i zarządzanie finansami.

możesz wykorzystać te informacje do prognozowania i zarządzania finansami dowolnego działu i firmy jako całości. Wszystkie istotne informacje są gromadzone w jednym miejscu, co z kolei nie pozostawia miejsca na błędy lub błędy ludzkie. Z kolei możesz zaoszczędzić cenny czas, energię i pieniądze.

3 największe wyzwania związane z tworzeniem budżetu na listy płac i rozwiązywaniem ich problemów

Tworzenie budżetu na listy płac nie jest najłatwiejszym zadaniem. Ale z pewnością jest to praca warta twojego wysiłku i czasu. Oto trzy typowe wyzwania, przed którymi stają użytkownicy podczas przygotowywania budżetu, wraz z rozwiązaniami, które pomogą Ci ich uniknąć:

Faktoring Czas Wolny

niezwykle ważne jest uwzględnienie płatnego czasu wolnego lub dni chorobowych, aby uniknąć błędów podczas obsługi płac. Ale fakt, że płace są już dość skomplikowane i być może odepchnięte z powodu wakacji lub choroby, może szybko sprawić, że sprawy będą trudne.

aby tego uniknąć, musisz mieć godziny pracy wszystkich pracowników z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem. Jeśli wypłata nastąpi później, poinformuj pracowników tak szybko, jak to możliwe, aby uniknąć nieporozumień.

Misclassification of Employees

Misclassification people can be a nightmare when it comes to payroll. Wiele firm nie zdaje sobie sprawy, że każdy, kto dla nich pracuje, nie zawsze jest ich pracownikiem—mogą to być freelancerzy lub kontrahenci. Grupy te mają różne zestawy zasad regulujących ich płace.

jeśli Twoja organizacja zatrudnia freelancerów, pracowników tymczasowych lub wykonawców, upewnij się, że te osoby nie są sklasyfikowane jako pracownicy na liście płac. Nie będą oni kwalifikować się do takich samych świadczeń jak twoi faktyczni pracownicy, a także nie będziesz musiał trzymać części swoich dochodów dla celów podatkowych. Sprawdź dokładnie wszystkie wymienione pozycje i upewnij się, że zostały prawidłowo sklasyfikowane, aby uniknąć niepotrzebnych kar.

zachowanie poufności

wszystkie listy płac muszą być utrzymywane i obsługiwane z zachowaniem poufności i powinny być przechowywane w bezpiecznym środowisku. Chociaż może to wyglądać na proste, w tej erze technologii obawy dotyczące danych i prywatności stale rosną.

nie należy ujawniać żadnych danych osobowych pracowników bez ich zgody i stosować się do nakazu sądowego lub mandatu rządowego. Możesz również skorzystać z usług płacowych o wysokim poziomie bezpieczeństwa-Gusto jest doskonałym przykładem-aby zabezpieczyć swoje wrażliwe aktywa.

inne opcje tworzenia budżetu płac

ten post pokazał Ci, jak stworzyć budżet płac za pomocą Gusto, ale to nie jest twoja jedyna opcja.

jeśli masz taką samą liczbę pracowników i wykonawców na liście płac, możesz rozważyć OnPay, który śledzi zarówno pracowników W-2, jak i 1099 wykonawców. Co więcej, usługa ta może prowadzić listy płac we wszystkich 50 stanach USA bez dodatkowych kosztów.

jeśli wolisz ograniczać swoje narzędzia pracy, możesz zdecydować się na ADP. To rozwiązanie 2 w 1 oferuje doskonałe rozwiązania kadrowe i płacowe. Co więcej, narzędzie oferuje kilka korzyści, takich jak automatyczne śledzenie czasu pracy pracowników, płace online z obliczeniami podatkowymi i zarządzanie talentami (Rekrutacja, zatrudnianie i wdrażanie), aby wymienić tylko kilka.

chcesz dowiedzieć się więcej o najlepszych usługach płacowych? Oto nasze pięć najlepszych typów:

• Gusto-najlepszy dla ogólnej łatwości obsługi
• Paychex – najlepsza wszechstronność
• ADP-najlepszy dla integracji HR
• OnPay – najlepszy dla pracowników i kontrahentów
• Rippling-najlepszy dla automatyzacji płac