wielu mówców boi się pytań publiczności lub stara się ich unikać. Jednak umożliwienie publiczności zadawania pytań podczas prezentacji sprawia, że publiczność jest zaangażowana. Dostarcza również cennych informacji zwrotnych na temat treści prezentacji.
czy w prezentacji musisz uwzględnić Q&sesję?
w skrócie-tak. Jeśli robisz szybką, nieformalną prezentację, Twój Q& sesja może zająć tylko kilka minut i być bardziej swobodna, ale nadal dobrym pomysłem jest upewnienie się, że Twoja wiadomość została dobrze przyjęta i zrozumiana. Oficjalne prezentacje są bardziej ustrukturyzowane i powinny mieć trochę czasu poświęconego na pytania publiczności.
odpowiadanie na pytania odbiorców może poprawić Twoją prezentację i sprawić, że będziesz wyglądać bardziej wiarygodnie. Z drugiej strony, źle obsługiwane Q& sesja może zrujnować twoje wysiłki i zaszkodzić prezentacji.
niektórzy prezenterzy uważają, że dobra prezentacja obejmuje 100% tematu i nie pozostawia miejsca na dodatkowe pytania. Powiedzieliby nawet coś w stylu „wszystko powinno być jasne i mam nadzieję, że nie będzie pytań”. Nie zgadzam się z takim podejściem. Nigdy nie zniechęcałbym słuchaczy do wzięcia aktywnego udziału w mojej prezentacji. Brak pytań na koniec prezentacji może sugerować, że publiczność była znudzona i nie słuchała lub że prezentacja nie była w ogóle jasna i pozostawiała ich zdezorientowanych i oniemiałych.
przygotuj się na swoje Q&a
pomyśl o swojej prezentacji i spróbuj przewidzieć pytania, które możesz uzyskać, i przygotuj odpowiedzi. Najlepiej, gdy pozwala na to pytanie, Włącz w swoją odpowiedź niektóre z kluczowych komunikatów lub wezwań do działania z prezentacji.
czy przedstawiłeś już ten sam temat i pamiętasz niektóre z najczęściej zadawanych pytań? Edytuj swoją prezentację i umieść odpowiedzi na te pytania w slajdach lub przemówieniu. Prezentujesz się po raz pierwszy i nie masz żadnych pytań? Możesz poprosić swoich kolegów lub przyjaciół o pomoc lub zrobić szybkie wyszukiwanie w Internecie.
Możesz również pomyśleć, na które pytania nie chcesz lub nie możesz odpowiedzieć i przygotować odpowiedź na wypadek, gdyby się pojawiły. Mogą one obejmować temat, który jest zdalnie związany z prezentacją lub wszelkie pytania, które wymagałyby ujawnienia danych osobowych w odpowiedzi. Jeśli martwisz się, że zostaniesz postawiony na miejscu, wyobraź sobie najgorsze pytania, które możesz zadać. Przygotuj swoje odpowiedzi dla spokoju ducha. Prawdopodobnie nigdy nie pojawią się, ale poczujesz się mniej zmartwiony.
jeśli jest jakiś delikatny temat, o który ludzie będą pytać, zwróć się do niego na początku swojej prezentacji. Pokaże, że niczego nie ukrywasz i ułatwi wszystkim skupienie się na pozostałej części prezentacji.
kiedy odpowiadać na pytania podczas prezentacji?
w zależności od prezentacji, wielkości odbiorców i preferencji, możesz zdecydować się na obsługę pytań odbiorców w różnych momentach:
- w dowolnym momencie podczas prezentacji: Mówisz słuchaczom, aby podnieśli rękę i zadawali pytania, gdy coś nie jest dla nich jasne, i odpowiadasz na te pytania natychmiast. Sprawdzi się podczas małych spotkań, gdzie nie spodziewasz się wielu pytań. Jeśli jest wiele przerw w zadawaniu pytań w ten sposób, może to rozpraszać prezentera i jego publiczność.
- w określonych godzinach podczas prezentacji: planujesz kilka miejsc na odpowiadanie na pytania podczas sesji. Mogą to być na przykład po każdej części prezentacji. Pozwala na grupowanie pytań na dany temat i wyjaśnianie czegokolwiek niejasnego przed przejściem do następnej części.
- pod koniec prezentacji: odpowiadasz na wszystkie pytania pod koniec prezentacji. Jest to najczęstsza metoda obsługi Q&A i najbardziej praktyczna do spotkań z dużą publicznością.
jeśli planujesz odpowiedzieć na pytania na końcu, upewnij się, że zarezerwowałeś czas i trzymałeś się swojego harmonogramu. Proszenie odbiorców o zachowanie wszystkich pytań na koniec prezentacji i nie odpowiadanie na co najmniej kilka nie jest profesjonalne i pokazuje brak szacunku dla odbiorców. Z tego samego powodu nie powinieneś przedłużać Q&sesji znacznie poza pierwotny harmonogram, nawet jeśli masz czas.
myśl z góry, kiedy chcesz odpowiedzieć na pytania. Przekaż go swoim odbiorcom na samym początku prezentacji. Jeśli prezentujesz się na konferencji lub spotkaniu zorganizowanym przez kogoś innego, sprawdź to wcześniej u organizatorów.
podczas prezentacji online możesz zadawać swoim odbiorcom pytania na czacie podczas sesji. Możesz je przeczytać i odpowiedzieć na nie na końcu swojej prezentacji. Po prostu upewnij się, że ludzie są tego świadomi i wiedzą, gdzie publikować swoje pytania.
jeśli prezentujesz delikatny temat, Twoi odbiorcy mogą nie mieć odwagi zadawać pytań, chyba że mogą to zrobić jednogłośnie. Zastanów się, czy może to być problem dla twojej prezentacji i czy możesz zezwolić na anonimowe pytania. Wyjaśnij swoim odbiorcom na początku prezentacji, w jaki sposób mogą przesyłać takie pytania.
jeśli odpowiadasz na pytania pod koniec prezentacji, nie rób z tego ostatniej części. Pozostaw 1-2 minuty na samym końcu na uwagi końcowe. Użyj ich, aby podsumować kluczowe wiadomości i powtórzyć wezwanie do działania. Twoi odbiorcy będą najlepiej pamiętać początek i koniec prezentacji, więc chcesz zachować kontrolę nad tymi częściami i nie pozwól, aby nieciekawe lub negatywne pytanie ukradło ostrość.
jak zarządzać pytaniami podczas sesji Q&?
to może wydawać się dość oczywiste: ktoś zadaje pytanie dotyczące twojej prezentacji, Ty odpowiadasz na pytanie, ktoś inny zadaje inne pytanie itp.
jednak, jeśli przyjrzysz się bliżej, jest trochę więcej w tym procesie i kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby zmaksymalizować wartość Q & sesji:
- słuchaj uważnie pytania, nie przerywaj ani nie pozwól, aby ktokolwiek inny przeszkadzał osobie zadającej pytanie. Jeśli nie jesteś pewien, czy dobrze zrozumiałeś pytanie, poproś o wyjaśnienie. Możesz zachęcić osobę do wstania, aby cała publiczność usłyszała pytanie.
- jeśli uważasz, że pytanie jest interesujące, nie wahaj się przypisać pytającemu („to było świetne pytanie „lub”cieszę się, że zadałeś to pytanie”). Jeśli nie podoba Ci się pytanie, staraj się go nie pokazywać, nie atakuj osoby ani nie komentuj jej negatywnie.
- możesz powtórzyć pytanie, aby upewnić się, że cała publiczność go usłyszała i dać sobie trochę czasu na przemyślenie. Zrób to własnymi słowami, aby potwierdzić, że zrozumiałeś.
- kiedy już usłyszysz pytanie, nie musisz się spieszyć z odpowiedzią. Możesz zatrzymać się na kilka sekund, aby zastanowić się i dać sobie czas, aby docenić pytanie i pytającego.
- Odpowiedz na pytanie – możesz na nie odpowiedzieć lub skorzystać z jednej z innych technik opisanych poniżej. Odpowiadając, upewnij się, że utrzymujesz kontakt wzrokowy z całą publicznością, a nie tylko osobą, która zadała pytanie.
- sprawdź, czy Twoja odpowiedź jest zadowalająca, była dobrze zrozumiana i dobrze odpowiedziała na pytanie. Możesz to zrobić patrząc na język ciała pytającego lub zadając mu pytanie.
jak odpowiedzieć na pytania dotyczące prezentacji?
wielu prezenterów boi się Q&sesji lub stara się ich unikać. Boją się agresywnych pytań, niewygodnych tematów lub bycia pytanym o coś, o czym nie wiedzą. Nie zdarza się to często, ale jako prezenter powinieneś mieć świadomość, że udzielenie natychmiastowej i pełnej odpowiedzi na pytanie publiczności jest tylko jedną z możliwych odpowiedzi. Spójrzmy na różne opcje:
- Odpowiedz – w większości przypadków otrzymasz interesujące i istotne pytania dotyczące swojej prezentacji i będziesz chciał na nie odpowiedzieć. Idealnie. Jeśli to możliwe, spróbuj włączyć niektóre z kluczowych wiadomości prezentacji i wezwanie do działania do odpowiedzi.
- zapoznaj się z innym prelegentem lub materiałem – jeśli pytanie zostało już udzielone przez Ciebie lub innego prezentera lub zostanie omówione w następnej części prezentacji, nie musisz odpowiadać.
- Return the question-jeśli potrzebujesz trochę czasu, aby przemyśleć swoją odpowiedź, możesz zapytać publiczność o opinię lub zapytać pytającego o ich opinię (lub co by zrobił itp.)
- Odpowiedz później-jeśli potrzebujesz więcej czasu na odpowiedź lub jeśli pytanie nie jest istotne dla całej publiczności, możesz je wyłączyć w trybie offline. Po prostu pamiętaj, aby wziąć pod uwagę pytanie i poinformować osobę, w jaki sposób zamierzasz odpowiedzieć lub gdzie może się z Tobą skontaktować.
- odmawiaj odpowiedzi – powinieneś odpowiedzieć na wszelkie pytania, które są poza zakresem, osobiste lub niedokładne. Upewnij się, że dobrze zrozumiałeś pytanie i grzecznie odmawiaj odpowiedzi.
