Jak przygotować się do spotkania w 9 krokach / Fellow.aplikacja

nie przebiegłbyś maratonu bez wcześniejszego treningu ani nie upiec szarlotki po raz pierwszy bez użycia przepisu.

to samo można powiedzieć o spotkaniu. Nie zwołałbyś zespołu, żeby omówić coś ważnego bez wcześniejszego planowania, prawda?

przynajmniej-mamy nadzieję, że nie. Przygotowanie ma znaczenie, zwłaszcza jeśli chodzi o prowadzenie spotkania. Jeśli nie poświęcisz czasu na odpowiednie przygotowanie się, bez względu na rodzaj spotkania, marnujesz czas i energię wszystkich.

jeśli nie jesteś pewien, jak przygotować się we właściwy sposób, kolega ma cię pokryte z tych dziewięciu porad, aby upewnić się, że nic nie spadnie przez szczeliny.

jak przygotować się do spotkania w 9 krokach

zależy ci na rozpoczęciu spotkania i nie winimy Cię. Jest prawdopodobnie wiele do omówienia, historie klientów do podzielenia się, i strategie biznesowe, aby zgodzić się. Ale zanim zanurzysz się, upewnij się, że wykonasz te dziewięć kroków, aby upewnić się, że spotkanie jest tak produktywne, jak to możliwe.

• Utwórz szablon spotkania
• poproś uczestników o pomoc
• Dołącz lub osadzaj dokumenty uzupełniające
• daj ludziom czas na przygotowanie
• poćwicz to, co chcesz powiedzieć
• zdecyduj, czy inne osoby prezentują
• Zdefiniuj role spotkań
• zwróć uwagę na wszelkie elementy działania
• zachęcaj uczestników do włączania kamer

1 Utwórz szablon spotkania

po pierwsze — zacznij od utworzenia szablonu spotkania. Daje to strukturę spotkania, dzięki czemu rozmowa pozostaje skupiona i skupiona na temacie.

porządek obrad zaczyna się od godziny i miejsca (jeśli spotykasz się osobiście), a następnie celu spotkania. Powinien zawierać informacje, takie jak lista tematów, punkty rozmów, elementy działania i inne działania, które uczestnicy będą omawiać.

zapewnienie jasnego i kompleksowego zarysu tego, co nastąpi, gdy spotkanie odbędzie się, ma kluczowe znaczenie dla sukcesu spotkania, ponieważ każdy wie, czego się od nich oczekuje, jakie pytania lub historie klientów powinni mieć gotowe do podzielenia się i jaka będzie ich rola w miarę rozwoju.

potrzebujesz dalszej pomocy? Skorzystaj z szablonów agendy spotkania, dostarczonych przez Fellow.

2 poproś uczestników, aby wnieśli swój wkład w program

co może zmienić dobry program w świetny program? Poproszenie uczestników o wniesienie wkładu i dodanie własnych punktów porządku obrad.

być może uczestnik ma określone wąskie gardło lub wyzwanie, które potrzebuje pomocy, aktualizacji na temat kamienia milowego, nad którym pracuje zespół, lub jakichkolwiek istotnych zmian w Polityce firmy. Upewnienie się, że program spotkania jest wspólny i łatwy do udostępnienia uczestnikom, zapewnia, że nic nie przejdzie przez szczeliny i wszystkie elementy działania są omawiane.

może również poinformować uczestników o zadawanych pytaniach i omawianych wyzwaniach, umożliwiając im wcześniejsze przemyślenie niektórych z tych wąskich gardeł, aby mogli przyjść na spotkanie z rozwiązaniem lub pomysłem gotowym do podzielenia się.

3 dołączanie lub osadzanie dokumentów uzupełniających i wykresów

podczas tworzenia porządku obrad będziesz miał lepsze wyobrażenie o tym, jakie dokumenty i pliki muszą przejść uczestnicy spotkania, aby być na bieżąco z odpowiednimi tematami. Pomoże Ci to również stworzyć zwycięską talię PowerPoint lub Slide, która jest wciągająca i pouczająca.

ważne jest, aby dać uczestnikom spotkania wystarczająco dużo czasu, aby wszyscy mieli szansę przejrzeć ważne informacje i wskaźniki. Tak więc, jeśli jest jakiś materiał, który chcesz, aby został przejrzany z wyprzedzeniem, wyślij go co najmniej 24 godziny przed czasem. Wyraź uczestnikom, że chcesz, aby zapoznali się z tymi materiałami z wyprzedzeniem.

w końcu nie ma nic gorszego niż zaskoczenie zespołu 50 slajdami na początku spotkania. Wiedza o tym, w co się pakują, zapewnia sukces spotkania.

4 daj ludziom czas na przygotowanie komentarzy i pytań

podobnie dołączenie tych materiałów daje zespołowi wystarczająco dużo czasu na przygotowanie komentarzy, obaw, pytań i historii. Jeśli nie, masz zamiar mieć spotkanie, na którym nikt nie jest przygotowany, z rozmową, która jest wszędzie, i że prawdopodobnie będzie potrzebował innego spotkania do obsługi celów.

im więcej czasu twój zespół ma na przygotowanie tych komentarzy i pytań z wyprzedzeniem, tym lepsza będzie rozmowa na spotkaniu! Zapewnia również, że wszyscy pozostają zaangażowani i na temat, tak że nic nie spada przez szczeliny.

5 jeśli prezentujesz, ćwicz to, co masz zamiar powiedzieć

wszystkie świetne prezentacje wymagają trochę praktyki.

więc, jeśli jesteś gospodarzem spotkania, lub Tym, który zaczyna, pamiętaj, aby ćwiczyć to,co masz zamiar powiedzieć, zanim wszystkie oczy będą na Ciebie! Bez względu na to, czy prezentujesz slajdy, prowadzisz całą rozmowę, czy po prostu wprowadzasz kilka pytań lub punktów rozmowy na parkiet, ćwicz to, co masz zamiar powiedzieć przynajmniej raz. Możesz rozważyć różne sposoby rozpoczęcia spotkania lub rozmowy, czy to z lodołamaczem, czy z opowieścią.

możesz również zapisać kluczowe punkty na kartce papieru, aby zabrać je ze sobą do sali konferencyjnej lub poprosić o elektroniczne wyciągnięcie dokumentu, z którego możesz odczytać. Bez względu na metodę, którą wybierzesz, zapewni to, że twój punkt widzenia pojawi się tak jasno i zwięźle, jak to możliwe, a Ty zminimalizujesz ilość bełkotu podczas mówienia.

i jeśli planujesz po prostu czytać slajdy, nie czytaj ich dosłownie, ale zamiast tego przełącz je i dodaj dodatkowy komentarz, aby nie zanudzać innych uczestników.

6 zdecyduj, czy inni ludzie prezentują (i daj im znać z wyprzedzeniem)

to samo można powiedzieć o innych uczestnikach spotkania. Jeśli prezentują slajdy, poinformuj ich wcześniej, które slajdy należy do nich. Ponadto daj im możliwość tworzenia własnych slajdów lub materiałów prezentacyjnych, aby tworzyć treści własnym głosem i dodawać osobisty talent. Ponadto pamiętaj, że prezentowanie nie przychodzi naturalnie dla wszystkich, więc zapewnienie innym wystarczająco dużo czasu na przygotowanie może pomóc złagodzić ich nerwy i czuć się bardziej komfortowo przemawiając przed innymi uczestnikami.

należy również wziąć pod uwagę, że zawsze najlepiej mieć więcej niż jedną osobę czytającą prezentację lub przełączającą głos osoby mówiącej ogólnie. Tylko danie jednej osobie szansy na prezentację może sprawić, że spotkanie będzie miało charakter jednostronnej rozmowy. To też sprawia, że jest nudno.

7 Zdefiniuj role spotkań, takie jak Notatnik i opiekun czasu

nikt nie lubi, gdy rola spotkania pojawia się na nich w ostatniej chwili, więc dowiedz się z wyprzedzeniem, kto będzie robił notatki ze spotkania, minuty i kto będzie opiekunem czasu.

na przykład, jeśli ktoś z twojego zespołu jest świetny w punktualności, przypisz mu rolę strażnika Czasu, którego rolą jest sprawdzenie, czy spotkanie zaczyna się i kończy na czas oraz czy wszystkie punkty porządku obrad są odpowiednio omawiane. Natomiast notatka powinna być zorganizowana, gdyż rejestruje kluczowe decyzje i szczegóły podjęte podczas spotkania. Do nich należy również wysłanie notatek uczestnikom po zakończeniu spotkania.

Przypomnij tej osobie, że notatki powinny być wysyłane w ciągu 24 godzin po spotkaniu, więc wszystko pozostaje na głowie.

8napisz wszystkie elementy działań i kluczowe odpowiedzi na pytania

pomocne może być użycie oprogramowania do spotkań, które wykonuje niektóre ciężkie zadania — na przykład zapewnia miejsce do zapisywania kluczowych odpowiedzi na pytania z rozmów i działań, które należy śledzić.

na przykład, narzędzie spotkań takie jak Fellow ułatwia śledzenie elementów akcji z sekcją już dostępną. W ten sposób wszystkie istotne i niezbędne informacje są zorganizowane w jednym miejscu. Nigdy nie wiadomo, kiedy idealny pomysł zostanie wychowany, więc chcesz być gotowy z miejscem, aby go zapisać.

9 jeśli zdalnie, zachęcaj uczestników do włączania kamer

zorganizowanie produktywnego spotkania wirtualnego może być trudne, ale jednym ze sposobów zapewnienia zaangażowania, słuchania i części rozmowy jest poproszenie wszystkich o włączenie kamery. Pamiętaj, aby wprowadzić tę zasadę z wyprzedzeniem, aby nikt nie był zaskoczony wyglądem mniej niż kamera. Widząc swój zespół, gdy mówią i wiedząc, że inni zwracają uwagę podczas mówienia sprawia, że spotkanie jest bardziej osobiste.

możesz również zachęcić uczestników do upewnienia się, że siedzą w cichym miejscu z dala od zakłóceń i wyciszania przychodzących powiadomień, aby ich uwaga pozostała na rozmowie.

gotowe na wszystko!

skuteczne spotkania nie zdarzają się z zaskoczenia. Potrzeba czasu, wysiłku i wielu przygotowań, aby mieć pewność, że wszystko się ułoży. Bez względu na rodzaj spotkania, liczbę obecnych osób lub to, co należy omówić, zawsze dobrym pomysłem jest wykonanie tych kroków, aby być gotowym na to, co jest stawką.