jak przełamać bariery komunikacyjne czatu i tekstu

praca cyfrowa nie jest już opcjonalna. Jest to raczej konieczność. W związku ze sposobem tworzenia dużych i międzynarodowych organizacji, pracownicy coraz częściej pracują i komunikują się z kolegami, których nigdy nie spotkali twarzą w twarz.

rozwój pracy międzynarodowej i zdalnej przesunął znaczenie komunikacji cyfrowej w miejscu pracy. Aplikacje obsługujące natychmiastowy czat i tekst są coraz bardziej zintegrowane z miejscem pracy i życiem osobistym. Ale ta łatwość dostępu i szybka komunikacja nie zawsze oznacza, że wszystko działa płynnie. Jeśli byłeś w jakimkolwiek związku, jesteś dobrze, że „nieporozumienia” mogą się często zdarzyć osobiście. Teraz wyobraźcie sobie, jak często zdarzają się te nieporozumienia, gdy nie słyszycie głosu drugiej osoby!

technologie społeczne zburzyły bariery czasu i przestrzeni, dając nam niemal natychmiastową komunikację niezależnie od lokalizacji i strefy czasowej. Ale przy każdej zaawansowanej innowacji pojawia się zestaw nowych barier i zagrożeń. Chociaż istnieją skutki uboczne, których nie możemy w pełni uniknąć, są one czymś, co możemy złagodzić. Oto niektóre z najczęstszych barier w komunikacji i niektóre z najlepszych sposobów na ich przełamanie.

bariera #1: brak perspektywy

każdy, kto kiedykolwiek wysłał wiadomość tekstową lub e-mail, wie dokładnie, jak frustrujące może być nie wiedzieć, jak osoba, którą wysyłasz, zna jej słowa. Chociaż odpowiednia interpunkcja może być pomocna, istnieje wiele pęknięć dla właściwej interpretacji, aby się prześlizgnąć. Wysłali wiadomość z biura? Z łóżka? Byli chorzy i zrzędliwi? Może byli rozproszeni, a wiadomość nie odnosiła się do tego, o czym dokładnie rozmawialiście?

jeśli nie jesteś w stanie postawić się w sytuacji nadawcy, zwiększa się prawdopodobieństwo, że Twoja odpowiedź może być nieodpowiednia. Bez pełnego kontekstu przebywania w tym samym pomieszczeniu lub wiedzy o danej osobie, bariery w komunikacji są zbyt łatwe do zbudowania.

:

nie ma sposobu, aby dokładnie wiedzieć, co dzieje się w życiu kogoś innego, chyba że ci powie. Na szczęście mogą to zrobić za pomocą społecznościowego oprogramowania intranetowego. Możliwość uczestniczenia w forach lub tworzenia blogów pozwala osobom na dzielenie się informacjami o sobie, które wypełniają puste miejsca w tych komunikatach tekstowych. Może nawet włącz emotikony. Chociaż nie są one tradycyjnie postrzegane jako część słownictwa w miejscu pracy, te uniwersalne formy komunikacji mogą pomóc w elastycznej komunikacji. Teraz koledzy mogą pobierać informacje, mieć lepszy pomysł, co powiedzieć lub jak pisarz miał na myśli ich dialog, i zastosować go do przyszłej komunikacji cyfrowej.

bariera # 2: brak mowy ciała:

istnieje tak wiele sposobów, które ludzie wybierają do komunikowania się, a duża część z nich podlega różnorodności niewerbalnej.

co dokładnie liczy się jako komunikacja niewerbalna?

Mówiąc najprościej, komunikacja niewerbalna odpowiada za każdy rodzaj komunikacji, który nie obejmuje użycia słów.

„obejmuje wykorzystanie sygnałów wzrokowych, takich jak mowa ciała (kinesika), odległość (proxemie) i środowisko fizyczne/wygląd, głos (paralanguage) i dotyk (haptyka). Może również obejmować chronemikę (wykorzystanie czasu) i okulistykę (kontakt wzrokowy i czynności patrzenia podczas rozmowy i słuchania, częstotliwość spojrzeń, wzorce fiksacji, rozszerzenie źrenic i szybkość mrugania)”

przy tak wielu różnych rodzajach komunikacji niewerbalnej trudno uwierzyć, że komunikacja cyfrowa, taka jak tekst i czat, nie zawiera tych funkcji. Wiele osób obawia się, że technologia, jako integralna część sposobu, w jaki ludzie się komunikują, w coraz większym stopniu zastąpi komunikację twarzą w twarz. Spowoduje to, że ludzie będą zbyt zanurzeni w świecie cyfrowym i nie będą wystarczająco obecni w świecie rzeczywistym.

bez tych niewerbalnych wskazówek, błędna interpretacja jest dana. Ten wykrzyknik może cię zdezorientować. To był sarkazm czy coś poważnego? Czy ta jedno-słowna odpowiedź oznacza, że są źli lub pewni? Mowa ciała jest koniecznością płynnej komunikacji.

prawdopodobnie słyszałeś Dr. Zasada 7-38-55 Alberta Mehrabiana: 55% naszej całkowitej komunikacji odbywa się za pomocą mowy ciała, 38% za pomocą sygnałów głosowych, a ostatnie 7% za pomocą słów. Inne badania na UCLA wykazały, że do 93% skuteczności komunikacji zależy od sygnałów niewerbalnych.

w wywiadzie Baracka Obamy przeprowadzonym przez księcia Harry ’ ego Obama porusza temat mediów społecznościowych i połączeń:

„media społecznościowe to naprawdę potężne narzędzie dla ludzi o wspólnych zainteresowaniach, aby się spotkać,poznać i połączyć. Ale ważne jest dla nich, aby offline, spotkać się w pubie, spotkać się w miejscu kultu, spotkać się w okolicy i poznać się nawzajem.”

komunikacja cyfrowa jest genialna, ale powinniśmy również skorzystać z Rady Obamy. Tam, gdzie to możliwe, Kontynuuj. Wyjdź tam i spotkaj się twarzą w twarz. Jeśli spotkanie osobiste jest naprawdę poza kartami-na przykład, jeśli masz kolegów z siedzibą w Singapurze, gdy pracujesz ze wschodniego wybrzeża USA-spróbuj od czasu do czasu przejść z tekstu na wideokonferencje lub FaceTime. Uczenie się ruchów i manieryzmów może znacznie obniżyć ilość nieporozumień.

Lifesize.com

bariera # 3: Brak odniesienia emocjonalnego

sama osobowość i cechy emocjonalne mogą być barierą dla komunikacji w miejscu pracy. Trudno jest zrozumieć swoich współpracowników w 100% czasu, zwłaszcza gdy Być może dopiero ich poznajesz. Obliczanie problemów, takich jak odległość i komunikacja cyfrowa, przenosi te trudności na wyższy poziom. Kiedy masz do czynienia z kimś przez ekran komputera, nie jesteś wtajemniczony w jego cechy emocjonalne lub osobiste preferencje.

każdy jest inny! Niektórzy koledzy są łatwo sfrustrowani. Niektórzy potrzebują dogłębnego wyjaśnienia, zanim coś podpiszą. Inni mogą być obrażeni kroplą kapelusza. Badanie ” czy technologia Online czyni nas mniej lub bardziej towarzyskimi? Wstępny przegląd i zaproszenie do badań ” przez Northwestern University wyjaśnił to dobrze:

„Porównaj czytanie tweeta swojego najlepszego przyjaciela lub nieznajomego. Ze swoim najlepszym przyjacielem już rozumiesz ich typowe myśli i uczucia (patrz Stinson & Ickes, 1992), dając tweetowi zarówno kontekst, jak i bogactwo emocjonalne, które dodatkowo pogłębia Twoje zrozumienie procesów mentalnych twojego przyjaciela – budując w ten sposób towarzyskość. W przeciwieństwie do tego, tweet nieznajomego nie ma żadnego podstawowego kontekstu, dostarczając mniej informacji o podstawowych stanach psychicznych i podważając towarzyskość.”

technologia cyfrowa ma skłonność do pozostawienia komunikatorów w ciemności, jeśli chodzi o te delikatniejsze kwestie intymności i temperamentu. Bez pewnego poziomu znajomości lub wiedzy na temat osobowości twoich kolegów, jesteś zobowiązany do przecięcia kabli w pewnym momencie.

przełom:

Poznaj ludzi, z którymi pracujesz! Komunikacja i praca zespołowa idą w parze. Skorzystaj z takich rzeczy, jak wycieczki firmowe i blogowanie za pośrednictwem intranetu. Wiele nowoczesnych technologii w miejscu pracy standardowo integruje funkcje społecznościowe, powielając sukces na rynku konsumenckim: wykorzystuj te narzędzia do polubienia, dzielenia się i komentowania. Wszystkie te możliwości pozwalają lepiej zapoznać się z ludźmi, z którymi będziesz ściśle współpracować w przyszłości i mam nadzieję, że pomogą Ci wyeliminować wszelkie niespójności, których możesz doświadczyć.

bariera # 4: niska pilność = opóźniona odpowiedź

według Domo co godzinę każdego dnia na całym świecie wysyłanych jest 913 242 000 wiadomości, nie wliczając wiadomości między aplikacjami. Ale niestety samo wysłanie wiadomości nie oznacza, że masz gwarancję odpowiedzi. Każdy z nas doświadczył, że wiadomość pozostaje bez odpowiedzi, co ma sens, widząc, jak teksty mają średni wskaźnik odpowiedzi 45%. E-maile mają jeszcze niższą stawkę.

źródło: SlideShare.net

wszyscy jesteśmy winni ignorowania tego priorytetowego e-maila lub odmowy wysłania tak bardzo potrzebnego Potwierdzenia odczytu. Dzieje się tak dlatego, że gdy jesteśmy za bezpieczeństwem ekranu, nie ma nikogo, kto mógłby cię osobiście ścigać lub wisieć przez ramię, dopóki nie otrzymają odpowiedzi. Są one zależne od Ciebie faktycznie wpisując i wysyłając odpowiedź. Poczucie pilności nie przenosi się cyfrowo tak łatwo, jak to robi twarzą w twarz, a bez tego może ucierpieć terminowość odpowiedzi. Może to spowodować, że odbiorca straci do ciebie zaufanie lub, co gorsza, poczucie, że ich nie cenisz.

Chociaż istnieją uzasadnione powody opóźnionych odpowiedzi, aby je ograniczyć, musisz zdać sobie sprawę, że wszystkie wiadomości oznaczają pilność (chyba że zaznaczono inaczej). Jeśli naprawdę nie możesz udzielić szybkiej odpowiedzi, wysłanie szybkiej notatki z informacją, że rozwiążesz problem później lub „wrócę do ciebie” może znacznie poprawić komunikację.

bariera #5: zbyt łatwe rozłączanie

jedną z najważniejszych różnic między prawdziwym życiem a światem cyfrowym jest łatwość, w jakiej ludzie mogą się zdystansować. Podczas gdy technologia cyfrowa może łączyć ludzi na całym świecie, wystarczy nacisnąć przełącznik lub nacisnąć przycisk, aby wyłączyć i rozłączyć. W rozmowie offline wnioski są wyciągane na podstawie niewielkiej lub zerowej informacji. W przeciwieństwie do rozmowy offline, czytelnicy nie mają korzyści z takich rzeczy, jak ton, Wysokość, dziwne pauzy. To pozostawia nas w niekorzystnej sytuacji, jeśli chodzi o interakcję cyfrową.

zauważyłeś, że o wiele łatwiej jest powiedzieć kilka rzeczy przez SMS niż osobiście? To ta sama koncepcja. Konflikty bardziej naturalnie występują w rozmowach online, ponieważ istnieje specyficzny rodzaj śmiałości, który występuje, gdy czytelnik nie widzi twojej twarzy. Internet oferuje więcej niejasności i anonimowości, często zwiększając dystans społeczny i utrudniając głębokie relacje międzyludzkie.

przełom:

percepcja może w tym przypadku zdziałać cuda. Wielokrotnie czytelnik tworzy negatywny kontekst, w którym go nie ma. Samo danie nadawcy korzyści z wątpliwości może zaoszczędzić Ci wiele żalu i powstrzymać nieporozumienie na jego ścieżkach. Jeśli czujesz, że twoja komunikacja cyfrowa nadal skłania się ku konfrontacji, zrób krok do tyłu i podnieś telefon. Jest mniejsza szansa, że coś będzie źle zrozumiane w ten sposób.

Pokonaj bariery

w miejscu pracy komunikacja cyfrowa znacznie wyprzedziła kontakt twarzą w twarz. Zmiana ta była napędzana przez wiele sił, w tym wzrost liczby pracowników zdalnych i mobilnych oraz rosnącą populację pokoleń napędzanych technologią (Gen Y i Gen Z). Jak na ironię, to, co miało nas połączyć, może sprawić, że staniemy się mniej towarzyscy, mniej głęboko związani. Aby naprawdę przełamać te bariery w komunikacji cyfrowej, komunikatorzy muszą uważać, aby nie pozwolić, aby Czat i tekst całkowicie zastąpiły kontakt międzyludzki w miejscu pracy.

nie ma wątpliwości, że te technologie cyfrowe są niesamowitymi i postępowymi koncepcjami. Kluczem jest upewnienie się, że komunikat jest jasny.