Meeting and Event Planners Lista kontrolna i harmonogram
Pobierz Meeting Planners Checklist PDF tutaj
Destination Colorado jest standardem dla najbardziej pamiętnych i produktywnych spotkań. Colorado szczyci się 300 słonecznymi dniami z nieskończonymi możliwościami aktywności, w tym oglądaniem żubrów z wolnego wybiegu na równinach w pobliżu Denver i Fort Collins do winnic w pobliżu Grand Junction i doskonałych szczytów Aspen, Telluride i Buena Vista. Z tym wszystkim, co Colorado ma do zaoferowania, Twoje pierwsze pytanie powinno brzmieć: „dlaczego nie masz spotkań w Colorado?”
narzędzia do planowania wydarzeń: Destination Colorado stworzyło tę listę kontrolną harmonogramu spotkań do pobrania, aby zapewnić, że następne spotkanie będzie nie tylko udane, ale niezapomniane.
18 miesięcy Na Zewnątrz
tak, 18 miesięcy Na Zewnątrz (półtora roku przed spotkaniem) powinieneś planować spotkanie lub wydarzenie. Długo? Nazwij to stabilnością pracy. W końcu nie bez powodu nazywają to planowaniem spotkań, prawda? Po podjęciu decyzji, że Kolorado jest miejscem spotkania docelowego, następne pytanie powinno brzmieć: „o czym jest spotkanie?”Odpowiedź na to pytanie pomoże zapewnić realizację celów i utrzymać Cię na dobrej drodze przez cały proces planowania.
Komunikacja wewnętrzna
najpierw określ cele i cele swojego wydarzenia. Jak mówi znane powiedzenie: „nie możesz trafić w cel, którego nie widzisz.”Ponadto upewnij się, że Twoje cele są mierzalne, aby móc ocenić sukces wydarzenia po jego zakończeniu i wprowadzić wszelkie zmiany w razie potrzeby. Przygotuj również wstępny program, listę gości i ustal protokół z pracownikami, sponsorami, wystawcami, prelegentami, prasą i rejestratorami, aby upewnić się, że oczekiwania są jasne, dzięki czemu pytania są odpowiednio kierowane. Ustanowienie planów działań promocyjnych (pamiętasz swój tytuł zawodowy jako planer spotkań?) w tym czasie pomoże wyjaśnić „who-is-handling-what”, dzięki czemu można przejrzeć, zaktualizować i przygotować wszelkie zasady regulujące wydarzenie i informować wszystkich odpowiednich pracowników.
jednym ze sposobów, aby pomóc Tobie i Twoim pracownikom pozostać na dobrej drodze, jest stworzenie kalendarza spotkań pracowników, rozmów konferencyjnych i seminariów internetowych. Kalendarz powinien zawierać wszelkie znane wymagania dotyczące drukowania, harmonogramy i terminy dla wszystkich, którzy są zaangażowani. Zaplanuj zadania związane z wydarzeniem, aby upewnić się, że oczekiwania są spełnione i obowiązki są przekazywane.
Osiemnaście miesięcy to doskonały czas na ustalenie wytycznych dotyczących składania referatów, aby umożliwić Tobie i Twojemu zespołowi wystarczająco dużo czasu na przegląd i wybór prelegentów, a także dać im czas na zaplanowanie wydarzenia.
Finanse
nigdy nie jest za wcześnie, aby rozpocząć przygotowywanie wstępnych kategorii budżetowych w celu ustalenia ogólnego zwrotu z inwestycji. obejmuje to twoje AP/AR i procedury finansowe, opłaty rejestracyjne i struktury anulowania, opłaty wystawowe i nowe źródła finansowania, jeśli jest to wymagane. Dobry wstępny budżet będzie również zawierać ustalenia przeszłych, obecnych i potencjalnych źródeł finansowania, i to jest dobry pomysł, aby ustalić ochronę ubezpieczeniową. Nie chcesz, aby uczestnicy imprezy zgłaszali roszczenia z powodu urazu kręgosłupa szyjnego z powodu niesamowitych wystawców.
strona Wydarzenia
z wieloma lokalizacjami, które Colorado ma do zaoferowania, nie powinieneś mieć problemu z wyborem strony, która przewyższa Twoje oczekiwania i tych uczestników. Określ możliwe daty spotkania tak szybko, jak to możliwe i miej ogólne pojęcie, ilu gości spodziewasz się wziąć udział w wydarzeniu. Następny krok? Przejdź do www.destinationcolorado.com aby znaleźć idealne miejsce. Po wysłaniu wymagań dotyczących spotkania do wybranych witryn-zapytań ofertowych – RFP) – możesz rozpocząć składanie listy potencjalnych uczestników. Gdy Twoje propozycje witryny zaczynają napływać,nie zapomnij pomyśleć o potrzebach zakwaterowania dla uczestników. Nie ma sensu mieć idealnego miejsca, wymagając od uczestników snu na ławkach w korytarzu centrum kongresowego. Jeśli tak jest, Pozwól mi polecić następny planowany ruch; przejrzyj tajne oferty pracy.
po wybraniu kilku miejsc, zrób punkt, aby przeprowadzić wizyty w miejscu, aby zapewnić dokładność informacji o miejscu, a także zidentyfikować potencjalne stawki hotelowe i bloki. Po zakończeniu tego procesu możesz opublikować wstępne informacje o wydarzeniu na swojej stronie internetowej i rozpocząć marketing wydarzenia.
upłynięcie piętnastu miesięcy
piętnaście miesięcy to idealny czas, aby skupić się na marketingu Twojego wydarzenia. Zadania marketingowe powinny obejmować opracowanie strategii promocyjnej, przygotowywanie komunikatów prasowych i określanie konkretnych wymagań dla różnych dostawców, takich jak reklama, firmy cateringowe, dekoratorzy, rozrywka, obsługa ładunków, meble, druk i rekwizyty, Bezpieczeństwo i inni dostawcy usług. Nie unikaj delegowania, ponieważ w nadchodzących miesiącach będziesz musiał tworzyć komitety i pełnić wiele funkcji PR. Wstępne obowiązki PR powinny obejmować wysyłanie pierwszych ogłoszeń o spotkaniach i materiałów promocyjnych do potencjalnych uczestników i wystawców, jeśli to stosowne.
monitoruj swój budżet. Zaczniesz odczuwać swoje rzeczywiste koszty, potwierdzając swoje miejsce i identyfikując potrzeby swoich dostawców. Kontynuując pobyt w budżecie, zyskasz pochwałę od przełożonych, a także zaufanie do swoich umiejętności (i ewentualnego bezpieczeństwa pracy). Jak utrzymać budżet? Dwa sposoby: zwiększając finansowanie lub negocjując z dostawcami usług. Im wcześniej możesz ustawić swoje Gwarancje, tym lepiej będziesz przewidywał ostateczne wydatki. Pomoże to w zapewnieniu zaspokojenia potrzeb związanych z wydarzeniem i pozwoli Ci skupić się na innych ważnych informacjach, takich jak potrzeby mówców, sprzętu i zakwaterowania.
za dwanaście miesięcy
dwanaście miesięcy to dobry czas na przegląd umów hotelowych i związanych z nimi terminów. Utwórz ostateczny budżet spotkania i w razie potrzeby wprowadź poprawki do procedur księgowych. Możesz również przygotować wstępny harmonogram spotkań dla mediów przedstawiający najbliższe dwanaście miesięcy, aby upewnić się, że twój plan marketingowy jest na dobrej drodze. Inne zadania powinny obejmować przygotowanie broszury konferencyjnej aplikacji telefonicznej, w tym kopii, układu i ustalenia kategorii nagród i kryteriów wyboru.
dziesięć miesięcy później
to dobry czas, aby kontynuować działania marketingowe za pośrednictwem magazynów organizacyjnych i biuletynów. Pamiętaj, aby dołączyć biografie, zdjęcia z głowy i przedstawienia swoich prezenterów, aby skutecznie dotrzeć do docelowych uczestników.
Kontynuuj prace porządkowe, przygotowując główną listę sugerowanych tematów programu, udoskonalając główny format sesji ogólnych, warsztatów i wydarzeń pomocniczych, a także porównując miejsca zakwaterowania. Pozwoli Ci to zorientować się w obszarach funkcjonalnych Twojego miejsca i prognozować wstępne przydzielenie pomieszczeń na wydarzenia i działania. Wiedza na temat miejsca, w którym się znajdujesz, pomoże Ci ustalić i monitorować procedury i kontrole dotyczące sesji i wstępu na wydarzenia.
jeśli chcesz być przed grą, dokonaj ostatecznych wyborów od wszystkich pozostałych dostawców i śledź wszelkie dokumenty, które rozważasz do prezentacji. Poświęcenie czasu na ponowną ocenę rynków docelowych i przygotowanie materiałów do broszury również zapewni Ci sukces w przyszłości.
za 8 miesięcy
jeśli odrobiłeś pracę domową i dotrzymałeś terminów, osiem miesięcy to czas dla Ciebie i Twojego zespołu na spokojnie, nikt nigdy nie powiedział. Humor na bok, to jest czas, kiedy wszystkie twoje wysiłki zaczynają się łączyć. Jednak monitorowanie pozostaje kluczowe, aby zapewnić płynne działanie wydarzenia. Rozpocznij ostateczny wybór prac i określ listy nominowanych do nagrody. Wyślij e-mailem broszurę z pierwszym spotkaniem i w razie potrzeby przygotuj drugie zaproszenie wystawcy. Dzięki temu będziesz na bieżąco z wszelkimi zmianami, które należy rozwiązać, zanim przekażesz aktualizacje do swojego miejsca.
jeśli chodzi o uczestników, po otrzymaniu formularzy rejestracyjnych będziesz chciał je przetworzyć i zacząć wysyłać potwierdzenia wstępnej rejestracji. Rozważ również przygotowanie list rejestracyjnych i odznak imiennych i ustal protokół, w jaki sposób Twoi goście zdobędą swoje poświadczenia.
inne obowiązki administracyjne obejmują przygotowanie diagramów przestrzeni funkcyjnej hotelu do rejestracji, sesji ogólnych, warsztatów, funkcji społecznych i tak dalej. Określ ostateczny harmonogram wszystkich wydarzeń i aktywnie pozyskaj reklamodawców do swojej książki programowej, aby zapewnić nasycenie rynku konkretnymi danymi demograficznymi.
cztery miesiące później
nadszedł czas, aby wysłać drugą broszurę promocyjną potencjalnym uczestnikom i dokonać ostatecznego wyboru odbiorców nagród. Kontynuując zabieganie o wystawców, sponsorów i reklamodawców, możesz zapewnić spełnienie potrzeb wszystkich. Jest to również czas na identyfikację materiałów do pakietów rejestracyjnych i zamówienie pakietów konferencyjnych. Nie zapomnij zaprojektować i wydrukować wszystkich biletów wstępu do funkcji spotkania i zamówić wszystkie niezbędne meble i sprzęt na miejscu, w tym Wystrój Pokoju, takie jak oznakowanie i kwiaty na stoły bankietowe. Wszystkie pozycje menu żywności i napojów muszą zostać potwierdzone, a zamówienia należy składać na nagrody z powiązanymi materiałami. Jeśli chodzi o kadrę, należy określić i przypisać obowiązki pracowników na miejscu i przygotować notatki informacyjne dla wszystkich pracowników uczestniczących w wydarzeniu.
jeśli chcesz dodać trochę rozmachu swojemu wydarzeniu, zastanów się, czy właściwe jest wręczenie prezentów swoim prelegentom i innym wybitnym gościom. Jest to doskonały sposób na okazanie im uznania i może zachęcić prelegentów do powrotu na przyszłe wydarzenia.
za dwa do czterech miesięcy
już prawie jesteś. Wszystko zaczyna się nagrzewać, ale będąc doświadczonym planerem spotkań, jesteś przygotowany i pewny siebie w zapewnieniu sukcesu Twojego wydarzenia, prawda?
dwa do czterech miesięcy to czas, w którym będziesz musiał przygotować specjalny numer spotkania w swoim biuletynie lub innych czasopismach, aby przypomnieć widzom o Twoim wydarzeniu. Możesz również przejrzeć i potwierdzić harmonogram sesji, przydzielenie pomieszczeń i schematy pomieszczeń funkcyjnych z obiektami Twojego obiektu i odpowiednimi dostawcami wydarzeń. Ustalenie listy odbioru pokoju sypialnego, potrzeby bezpieczeństwa, ustanowienie protokołu zarządzania ryzykiem i potwierdzenie, że Twoje wydarzenie jest zgodne z amerykańską ustawą o niepełnosprawności (Ada), jest również dobrym pomysłem.
inne obowiązki następcze obejmują: przeglądanie budżetu wydarzenia i wprowadzanie zmian w razie potrzeby, wybór drukarki do książki programowej, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, a także przygotowanie i wydrukowanie formularzy oceny wydarzenia w celu uzyskania opinii.
dzień imprezy
Ciężko pracowałeś przez ostatnie osiemnaście miesięcy i w końcu nadszedł ten dzień! Masz szczęście, że wciąż masz pracę do zrobienia.
na miejscu
pamiętaj, aby spotkać się z kierownikiem konferencji i przeprowadzić przegląd ich obiektów po przyjeździe. To daje dobre wyobrażenie o wielkości pokoi, miejsc siedzących, dostępności energii i wyjść przeciwpożarowych. Potwierdź również preferowane style konfiguracji (Teatr, Klasa, bankiet) i wybór stołów (stoły 6′-10′, okrągłe stoły).
każdy pokój
po zakończeniu przejścia potwierdź, że każda sala bankietowa jest wyposażona w odpowiednie usługi, takie jak; stoły / pościel, krzesła, barmani, alkohol, firmy cateringowe i co najmniej jeden konsultant do obsługi specjalnych potrzeb i pytań przez uczestników. Lokalizacja odpowiednich obszarów pod oznakowanie i składki jest również dobrym pomysłem do ustalenia podczas konfiguracji.
Biuro rejestracji
Twoje miejsce może mieć z góry określony obszar dla Twojego biura rejestracji, więc konsultacja z menedżerem konferencji na temat lokalizacji jest kluczowa (ponieważ w Twoim miejscu może odbywać się wiele wydarzeń tego samego dnia). Skonsultuj się z ramami i metodologią rejestracji, płatnościami, identyfikatorami, listami rejestracyjnymi, raportami i personelem. Jako planer spotkań będziesz musiał nadzorować przetwarzanie, potwierdzanie i raportowanie rejestracji, płatności, depozytów, zwrotów i anulowania. Jeśli Twoje wydarzenie akceptuje płatności na miejscu, dobrym pomysłem jest ustalenie protokołu, aby zapewnić bezpieczeństwo płatności. Monitoruj również przygotowywanie list rejestracyjnych i odznak i upewnij się, że złożysz Pakiety rejestracyjne przed otwarciem wydarzenia.
personel
Prowadź przedkonferencyjne i codzienne spotkania pracowników oraz udzielaj instruktażowych briefingów dla pracowników rejestracji, kolekcjonerów danych, wolontariuszy i innych. Upewnij się, że Twoi pracownicy znają strukturę dowodzenia i poziomy władzy, aby zapewnić odpowiedni poziom odpowiedzialności. Zawsze dobrym pomysłem jest zapoznanie się z wymaganiami każdego dnia i zwrócenie uwagi na potrzeby następnego dnia również z personelem. Przejrzyj obowiązki, procedury i obszary nakładania się, takie jak rejestracja, Gwarancje żywności, prelegenci, VIP-y, konfiguracje sal medialnych, wydarzenia współmałżonka/gościa/dzieci, eksponaty, sponsorzy i tak dalej.
towary
umów się na codzienny przegląd faktur z kierownikiem obiektu, aby potwierdzić i monitorować dostawę i odbiór wszystkich materiałów związanych z wydarzeniem. Skonsultuj się z personelem wspierającym spotkanie w razie potrzeby w celu wydania gratyfikacji i przeprowadź spotkanie podsumowujące po konferencji z działami obiektu i dostawcami w razie potrzeby.
Inne
inne obszary zainteresowania związane z Twoim wydarzeniem to określanie potrzeb fotografa, kamerzysty, potwierdzanie rezerwacji hotelowych i transportu, dostarczanie prezentów powitalnych dla uczestników, dekoracje, w tym znaki powitalne, tło prezentera, oznakowanie kierunkowe, potrzeby rozrywkowe i firmy cateringowe.
bezpośrednio po wydarzeniu
twoja obserwacja po wydarzeniu jest tak samo ważna, jeśli nie ważniejsza, jak twoje wysiłki przed planowaniem. Upewnij się, że przygotowujesz listę listów z podziękowaniami i wysyłasz je niezwłocznie po zakończeniu wydarzenia. Uzyskaj oceny konferencji od uczestników i personelu, spakuj i wykonaj inwentaryzację wszystkich materiałów oraz uzgodnij Finanse, aby upewnić się, że organizacja została odpowiednio obciążona kosztami. Uważaj na ukryte koszty zawarte w fakturach dostawcy. Zawsze ważne jest, aby uzyskać pisemne umowy ze sprzedawcą przed świadczeniem usług, aby nie pobierać opłat za usługi, które nie zostały wcześniej uzgodnione.
wykonaj przegląd wyników po budżecie oraz zbierz i zorganizuj dane do końcowych sprawozdań ze spotkań. Raporty ze spotkań powinny zawierać podsumowanie wszystkich formularzy oceny z odpowiednimi centrami kosztów i rozkładami płatności.
