na swojej powierzchni koncepcja zarządzania zapasami może wydawać się dość prosta — ile zapasów mamy pod ręką dla każdego z sprzedawanych produktów? Ale to o wiele bardziej skomplikowane. Zarządzanie zapasami obejmuje rozliczanie produktów w magazynie, surowców potrzebnych do produkcji tych produktów i innych materiałów, aby utrzymać działalność firmy.
zarządzanie zapasami to nie tylko rozliczanie tego, co jest; polega ona na przewidywaniu tego, co „będzie”, aby organizacja mogła zapewnić, że ma wystarczającą ilość produktów, surowców i dostaw, aby zaspokoić przyszłe zapotrzebowanie. Za dużo zapasów, a marnujesz cenne środki fiskalne. Nosić zbyt mało, a ryzykujesz utratę pieniędzy z utraconej sprzedaży.
skuteczne systemy zarządzania zapasami mogą pomóc firmom zaoszczędzić czas i pieniądze oraz zmaksymalizować sprzedaż. Odpowiedni system zarządzania zapasami automatyzuje niektóre procesy, dokładnie śledzi przychodzące i wychodzące towary i usługi oraz dostarcza dane w czasie rzeczywistym potrzebne do podejmowania decyzji dotyczących zakupów i rozwoju produktu.
Co To Jest Zarządzanie Zapasami?
Zarządzanie zapasami sprawdza, ile zapasów należy zamówić i kiedy je zamówić. Proces zarządzania zapasami polega na śledzeniu zapasów od punktu zakupu lub utworzenia poprzez jego sprzedaż.
istnieje wiele sposobów planowania i zarządzania zapasami, z których każdy opiera się na potrzebach produktowych i biznesowych. Strategia pull opiera się na zapotrzebowaniu klientów, gdzie w razie potrzeby zamawiasz niewielkie ilości zapasów. Z drugiej strony strategia push opiera się na prognozowaniu i opiera się na oczekiwanym lub przewidywanym popycie. Strategia just-in-time generuje produkty w momencie ich zamówienia. Stosowana strategia różni się w zależności od branży, rodzaju działalności i strategii zapasów firmy.
dlaczego Zarządzanie zapasami dla małych firm jest tak ważne?
firmy każdej wielkości muszą śledzić zapasy, aby pomóc im zarządzać kosztami i zapewnić wystarczającą podaż produktów, aby zaspokoić potrzeby klientów. Efektywne zarządzanie zapasami pozwala firmom zaoszczędzić pieniądze i poprawić przepływy pieniężne.
na przykład zakup produktów lub surowców, które leżą na półkach, oznacza, że korzyść lub wartość dolarów zainwestowanych w te materiały nie jest realizowana. Z drugiej strony, brak wystarczającej ilości zapasów, aby zaspokoić zapotrzebowanie klientów, może spowodować utratę sprzedaży.
dla małych firm kluczowe znaczenie ma niezawodne i ekonomiczne zarządzanie zapasami.
17 wskazówek dotyczących zarządzania zapasami w małych firmach
zapewnienie wydajnej, dokładnej i niezawodnej metody zarządzania zapasami ma kluczowe znaczenie dla małych firm. Tutaj patrzymy na 17 wskazówki dla małych firm zarządzania zapasami.
-
użyj odpowiedniej dla Twojej firmy metody inwentaryzacji
prawdopodobnie istnieje metoda inwentaryzacji, która najlepiej sprawdza się w Twojej firmie. W przypadku firmy z łatwo psującym się produktem, takim jak kwiaty lub żywność, wiązałoby się to ze sprzedażą zapasów, które kupili najpierw — to jest strategia first-in-first-out (FIFO). Strategia ta oznacza, że najstarsze produkty i materiały wyczerpują się jako pierwsze.
FIFO jest standardową metodą inwentaryzacji stosowaną przez większość firm. Korzystanie z FIFO jest jednym z najczęstszych wskazówek dotyczących zarządzania zapasami dla firm nie bez powodu: może mieć duży wpływ na wyniki finansowe.
-
zrozumieć i dokładnie prognozować popyt
jednym z kluczowych elementów efektywnego zarządzania zapasami jest dokładne prognozowanie. Menedżerowie zapasów polegają na danych, które pomagają im śledzić wykorzystanie-w tym zapis historycznej sprzedaży, trendów rynkowych, sezonowości i technologii, takich jak analiza predykcyjna, aby pomóc menedżerom w podejmowaniu decyzji opartych na danych. Jednak menedżerowie zapasów muszą również wziąć pod uwagę inne czynniki, takie jak pogoda, kondycja gospodarki, zmiany popytu i inne.
możliwość dokładnego prognozowania popytu może odgrywać znaczącą rolę w zarządzaniu kosztami zapasów i maksymalizacji możliwości sprzedaży.
-
Identyfikacja zapasów o niskiej rotacji
w całym łańcuchu dostaw możliwość identyfikacji zapasów o niskiej rotacji pomaga kierownikom inwentaryzacji przy zamówieniach na surowce, dostosowując wydajność produkcji i identyfikując produkty, które mogą nie być już poszukiwane.
na przykład, jeśli system zarządzania zapasami zidentyfikuje konkretną podaż, która słabnie na półce, może to być sygnał, że popyt na produkt spadł lub potrzebne są dodatkowe działania promocyjne, aby zwiększyć świadomość i popyt. Dzięki wczesnej identyfikacji wolno zmieniających się zapasów firmy dają sobie największe szanse na ich sprzedaż i uniknięcie ich przestarzałości. Taktyka obejmuje prowadzenie specjalnej promocji, przeniesienie akcji do innego miejsca, w którym sprzedaje się za pośrednictwem faster lub sprzedaż akcji osobie trzeciej.
-
śledź poziomy zapasów
śledzenie, ile konkretnych produktów jest pod ręką – niezależnie od tego, czy są używane w rozwoju produktu, czy reprezentują towary do sprzedaży klientom — może pomóc menedżerom zapasów w dostrojeniu procesów zamawiania. Ustanowienie dobrze udokumentowanego i spójnego procesu liczenia cykli magazynowych może pomóc zminimalizować błędy, które mogą mieć wpływ na dostępność i dostęp do zapasów. Budowanie automatycznych przypomnień w systemie zarządzania zapasami firmy może ostrzegać menedżerów zapasów, gdy konieczne może być zamówienie dodatkowych elementów. Śledzenie poziomów zapasów pomaga również zarządzać i monitorować popyt na produkty.
-
kontrola poziomu zapasów
Twój system zarządzania zapasami musi być dokładny. Zapewnienie jego dokładności wymaga połączenia odpowiedniego oprogramowania z odpowiednimi zasadami i praktykami. Poziomy pokazane w oprogramowaniu do zarządzania zapasami nie zawsze mogą idealnie pasować do tego, co jest rzeczywiście pod ręką. Ale im bliżej tych dwóch poziomów, tym większa pewność co do praktyk zarządzania zapasami.
na poziomy zapasów może mieć wpływ kilka czynników, od nieprawidłowego odbioru zapasów do uszkodzenia i kradzieży. Kontrola stanów magazynowych poprzez regularne liczenie cykli pomaga znaleźć błędy w wprowadzaniu danych, potencjalnych odpadach i innych kwestiach związanych z zarządzaniem zapasami.
-
użyj Just-in-Time, gdy jest to wykonalne
aby zminimalizować zapasy pod ręką i kontrolować koszty operacyjne, niektóre firmy wykorzystują zarządzanie zapasami just-in-time (JIT). Menedżerowie zapasów ściśle współpracują z dostawcami, więc surowce docierają na czas do produkcji, ale nie wcześniej niż to konieczne. Ostatecznie, celem jest posiadanie jak najmniej zapasów pod ręką — ale wystarczająco dużo, aby wyprodukować to, co jest potrzebne, gdy jest to potrzebne.
zarządzanie zapasami JIT wymaga zaawansowanego systemu zarządzania zapasami, który może szybko przetwarzać zamówienia i zarządzać niezbędnymi szczegółami, dzięki czemu jesteś w stanie bez zwłoki realizować zamówienia klientów.
-
koncentracja na kontroli jakości
w całym procesie zarządzania zapasami kluczowe znaczenie ma koncentracja na kontroli jakości — dlatego firmy powinny przeprowadzać kontrole jakości w całym cyklu życia produktu, aby zminimalizować ilość odpadów i zapewnić zgodność z normami. Kluczowe znaczenie ma włączenie kontroli jakości do każdego aspektu zarządzania zapasami oraz precyzyjna dokumentacja krytycznych elementów kontroli jakości, takich jak dokładne zamawianie i dopasowywanie faktur. Ważne jest również, aby upewnić się, że każdy pracownik rozumie i przestrzega obowiązujących procesów.
Żadna lista porad dotyczących zarządzania zapasami dla małych firm nie byłaby kompletna bez podkreślania tworzenia i utrzymywania kultury, która koncentruje się na jakości na każdym etapie procesu inwentaryzacji — od zamówienia po odbiór, kompletację i pakowanie. Jest to kultura, która zaczyna się od góry i powinna być osadzona we wszystkich politykach, procedurach i praktykach. Zbadaj swoich pracowników, w jaki sposób postrzegają kulturę firmy w odniesieniu do skupienia się na jakości. Po ustaleniu poziomu bazowego w całym badaniu, a także innych wskaźników, takich jak opinie klientów, zwroty i inne kluczowe wskaźniki wydajności zarządzania zapasami, wyznaczają cele poprawy. Przyjrzyj się poszczególnym obszarom, a także metrykom sukcesu w całej firmie i dziel się postępami w miarę osiągania kamieni milowych.
-
rozważ Drop Shipping
dzięki drop shipping dostawcy wysyłają produkty bezpośrednio ze swoich magazynów do klienta, eliminując potrzebę trzymania produktu pod ręką i ponoszenia związanych z tym kosztów zapasów. Zamiast kontrolować każdy aspekt cyklu życia produktu, jesteś przede wszystkim odpowiedzialny za marketing i Sprzedaż produktu.
eliminujesz koszty magazynowania i realizacji zamówień, a twój zysk pochodzi z różnicy między ceną hurtową a ceną detaliczną produktu-minus koszty związane z marketingiem i sprzedażą produktu. Ważne jest, aby mieć stabilne relacje z zaufanym partnerem drop-shipping, aby zapewnić jakość produktu i odpowiednie oprogramowanie do zarządzania zapasami, które pomoże zarządzać i monitorować te transakcje.
-
Skonfiguruj POS
Technologia punktu sprzedaży (POS) może pomóc twojej małej firmie śledzić zapasy i zapasy w czasie rzeczywistym. Gdy przedmioty sprzedają się, oprogramowanie automatycznie aktualizuje się, aby pokazać poziomy zapasów i koszt towarów pod ręką. Jak sama nazwa wskazuje, technologia POS jest używana w punkcie sprzedaży i może być wykorzystywana w procesie produkcyjnym do śledzenia dostaw i surowców w miarę ich wykorzystania. Oprogramowanie POS powinno bezproblemowo integrować się z systemem zarządzania zapasami, aby ułatwić śledzenie zapasów przychodzących i wychodzących. Po poprawnym wykonaniu i zintegrowanym oprogramowaniu usuwasz błędy wprowadzania danych z liczenia zapasów i masz lepsze możliwości raportowania. Możesz na przykład tworzyć pulpity nawigacyjne z informacjami, takimi jak marże zysku dla określonych artykułów i obroty zapasów.
-
Użyj systemu kodów kreskowych
chociaż zostały one wynalezione ponad 70 lat temu, Kody kreskowe pomagają w zarządzaniu zapasami.
czarne paski i znaki alfanumeryczne, które prawdopodobnie znasz, reprezentują zakodowane informacje, które ułatwiają, szybciej i dokładniej zarządzanie zapasami firmom. Kody kreskowe mogą być odczytywane przez ręczne Skanery, dzięki czemu menedżerowie inwentaryzacji mogą łatwo śledzić zarówno przychodzące, jak i wychodzące zapasy.
w przypadku artykułów w magazynie Kod kreskowy identyfikuje takie informacje, jak rozmiar, kolor, lokalizacja, data produkcji, data ważności i inne szczegóły. Kody kreskowe zapewniają również lepszy wgląd w produkty i pomagają efektywniej korzystać z Zapasów, na przykład przy użyciu artykułów, które wygasają jako pierwsze w celu realizacji zamówień. Pomaga również przeprowadzić szybką inwentaryzację i skuteczniej realizować zamówienia. W Ustawieniach detalicznych Kod kreskowy może zawierać nazwy produktów i ceny. Kody kreskowe mogą żyć z produktami przez cały ich cykl życia-Od momentu ich wyprodukowania do serwisu.
-
użyj zamówień zakupu
firmy używają zamówień zakupu do śledzenia zamówień złożonych u dostawców lub dostawców. Zamówienia zakupu są dokumentami ze szczegółami tego, co zostało zakupione, w jakiej ilości i za jaką cenę.
gdy towary są odbierane, są one sprawdzane i porównywane ze zleceniem zakupu, aby upewnić się, że otrzymano właściwy przedmiot w odpowiedniej ilości i że cena naliczona na fakturze jest prawidłowa. Zamówienia zakupu odgrywają istotną rolę w dokładnym odbieraniu zapasów.
-
dokładnie odbieraj Zapasy
po otrzymaniu zapasów należy je sprawdzić i porównać z zamówieniem zakupu, aby zapewnić dokładność. Ważne jest, aby sprawdzić, czy otrzymałeś prawidłowy przedmiot w zamówionej ilości i zostałeś obciążony uzgodnioną ceną.
odbieranie zapasów jest pierwszym krokiem w dokładnej liczbie zapasów. Podczas gdy Twój system zarządzania zapasami odgrywa tutaj znaczącą rolę, podobnie jak twój personel. Muszą być dobrze wyszkoleni i zrozumieć kroki, które należy podjąć podczas odbierania zapasów i dlaczego jest to ważne firmy każdej wielkości. Dokładność na samym początku sprawia, że proces zarządzania zapasami zaczyna się na solidnym gruncie.
-
formalizacja i standaryzacja procesów
odpowiednia technologia może usprawnić procesy zarządzania zapasami, dostarczając danych i informacji do podejmowania decyzji dotyczących zakupów, produkcji i promocji sprzedaży. Ale jest też ” strona ludzi.”Formalizacja, standaryzacja i regularny przegląd procesów może zminimalizować błędy ludzkie i zapewnić, że procesy działają tak wydajnie, jak to możliwe.
na przykład coś tak prostego, jak spójność w sposobie otrzymywania zapasów, może pomóc zminimalizować błędy i kontrolować koszty. Standardowy proces odbierania, weryfikacji, rozpakowywania i liczenia produktów przez wszystkich w ten sam sposób, a także podobny proces kompletacji, pakowania i wysyłki produktów może zminimalizować różnice, zmniejszyć ilość odpadów i zwiększyć przychody.
-
Organizacja magazynu
organizacja magazynu ma znaczący wpływ na efektywność zarządzania łańcuchem dostaw. Czas jest marnowany, jeśli Zapasów nie można znaleźć lub trwa zbyt długo, aby znaleźć. Oprócz rozważenia sposobu odbioru, przechowywania i dostępu do zapasów, zarządzanie łańcuchem dostaw musi również uwzględniać inne wyzwania związane z zarządzaniem zapasami, takie jak specjalne wymagania dotyczące łatwo psujących się lub delikatnych zapasów.
powierzchnia magazynowa jest niezbędnym elementem efektywnego zarządzania zapasami i zamówieniami. Dobre zarządzanie przestrzenią oznacza, że możesz przechowywać więcej zapasów i w pełni korzystać z magazynu, co pomaga kontrolować koszty i zwiększyć sprzedaż.
-
podejmuj decyzje oparte na danych
jedną z kluczowych zalet solidnego systemu zarządzania zapasami są dane, które może dostarczać w czasie rzeczywistym, aby pomóc w podejmowaniu decyzji opartych na danych. Twój system zarządzania zapasami powinien dostarczać aktualnych informacji na temat poziomu dostaw i dostępnych produktów, kosztów magazynowania tych produktów, szybkości zwrotu produktów i optymalnego czasu na uzupełnienie niektórych dostaw.
dane mogą również pomóc przewidywać przyszłe poziomy sprzedaży na podstawie historii sprzedaży i monitorować wydajność dostawców. Podejmowanie decyzji opartych na danych oznacza połączenie sztuki zarządzania zapasami z nauką o krytycznych elementach danych, aby pomóc zminimalizować koszty i zmaksymalizować przychody.
-
analiza wydajności dostawcy
odpowiedni system zarządzania zapasami może również pomóc w ocenie i analizie wydajności dostawcy. Zadaj sobie pytanie:
- którzy dostawcy konsekwentnie dostarczają towary na czas?
- którzy dostawcy mają najniższy poziom błędów wysyłki?
- którzy dostawcy oferują najlepsze ceny?
dostawca o niestabilnej wydajności zwiększa koszty procesów zarządzania zapasami. Odpowiedni system może pomóc w analizie zapasów i szybko i dokładnie zidentyfikować problematycznych dostawców, takich jak dostawcy, którzy zwykle są wolni lub wysyłają mniejsze ilości niż zamówione.
-
Zainwestuj w oprogramowanie do zarządzania zapasami
firmy wykorzystują oprogramowanie do zarządzania zapasami do zarządzania i optymalizacji swoich łańcuchów dostaw. Oprogramowanie do zarządzania zapasami pomaga małym firmom upewnić się, że mają wystarczającą ilość zapasów pod ręką i we właściwych lokalizacjach, aby sprostać wymaganiom klientów i zapewnić wydajność w ich działalności produkcyjnej.
inwestowanie w odpowiednie oprogramowanie do zarządzania zapasami zapewnia dokładne, aktualne informacje umożliwiające podejmowanie krytycznych decyzji zakupowych, takich jak czas uzupełnienia zapasów i wybór dostawców.
skuteczne zarządzanie zapasami jest niezbędne dla firm każdej wielkości. W szczególności dla małych firm skuteczne zarządzanie zapasami może pomóc w zarządzaniu ograniczonymi zasobami, zapewnić dokładność w każdym punkcie łańcucha dostaw i pomóc w podejmowaniu decyzji dotyczących rozwoju produktów i marketingu w celu zbudowania i utrzymania udanego biznesu.
firmy mogą zaoszczędzić czas i pieniądze oraz zmaksymalizować sprzedaż dzięki zaawansowanemu systemowi zarządzania zapasami. Automatyzuje proces, aby zminimalizować koszty, dokładnie śledzić przychodzące i wychodzące towary i usługi oraz dostarczać dane w czasie rzeczywistym potrzebne do podejmowania decyzji dotyczących zakupów i rozwoju produktu.
wielokrotnie nagradzany
Cloud Inventory
bezpłatna wycieczka po produkcie
Zarządzanie zapasami dla małych firm często zadawane pytania
jak małe firmy organizują swoje zapasy?
małe firmy organizują swoje zapasy w oparciu o ich wykorzystanie — zapasy wykorzystywane w procesie produkcyjnym, zapasy zakupione przez konsumentów i zapasy wykorzystywane w codziennej działalności firmy (zapasy).
zapasy powinny być przechowywane w magazynach i zorganizowane w celu zapewnienia łatwego dostępu przy jednoczesnym zminimalizowaniu wysiłku. Na przykład materiały wykorzystywane w procesie produkcyjnym powinny znajdować się w pobliżu miejsca, w którym są zbierane i wykorzystywane.
jak skutecznie zarządzać zapasami?
skuteczne zarządzanie zapasami wymaga połączenia odpowiedniej technologii, odpowiednich zasad, procedur i procesów oraz dobrze wyszkolonego personelu, który podąża za spójnym procesem przyjmowania i zarządzania surowcami oraz przetwarzania zamówień. Proces zarządzania zapasami rozpoczyna się w momencie przyjmowania przedmiotów do zapasów i zapewnia spójny proces usuwania przedmiotów z zapasów, zarządzania odpadami i ciągłego monitorowania poziomu zapasów.
jakie są 4 rodzaje zapasów?
istnieją cztery rodzaje zapasów, którymi zarządzają małe firmy — surowce i Komponenty, wyroby gotowe, prace w toku i towary MRO (Konserwacja, Naprawa i eksploatacja). Surowce i komponenty są wkładem niezbędnym do produkcji sprzedawanych przez firmę produktów; wyroby gotowe są dostępne do sprzedaży klientom,wytwarzane są towary pracujące w toku, towary MRO prowadzą działalność gospodarczą-np. dostawy.
jakie są 3 główne techniki zarządzania zapasami?
trzy podstawowe techniki zarządzania zapasami to strategia pull, strategia push i strategia just-in-time (JIT). Strategia pull opiera się na zapotrzebowaniu klientów. Strategia push opiera się na oczekiwanym lub przewidywanym popycie. Strategia just-in-time wytwarza produkty w momencie ich zamawiania. Stosowana strategia różni się w zależności od branży, rodzaju działalności i strategii właściciela.
co to jest obroty zapasów?
obroty zapasów to miara czasu między otrzymaniem zapasów a użytkowaniem lub sprzedażą. Im krótszy czas między tymi dwoma punktami, tym bardziej wydajny i opłacalny jest proces zarządzania zapasami. Zapasy, które pozostają pod ręką dłużej niż to konieczne, stanowią koszty dla małej firmy. Koszty te można zarządzać i minimalizować dzięki efektywnemu procesowi zarządzania zapasami.
co to jest analiza zapasów?
analiza zapasów to proces przeglądu danych w celu określenia odpowiedniej ilości zapasów-dostaw i produktów dla klientów-do utrzymania pod ręką. Celem jest zminimalizowanie czasu potrzebnego na obniżenie kosztów magazynowania przy jednoczesnym zapewnieniu wystarczającej ilości produktu, aby spełnić zarówno wymagania produkcyjne, jak i wymagania klientów.
dlaczego arkusze kalkulacyjne nie są przeznaczone do zarządzania zapasami?
arkusze kalkulacyjne są żałośnie niewystarczające do zarządzania zapasami. Przed opracowaniem technologii oprogramowania do zarządzania zapasami powszechnie stosowane były arkusze kalkulacyjne. Jednak są one podatne na błędy i nie są wystarczająco zaawansowane, aby zautomatyzować aspekty procesu inwentaryzacji, aby zapewnić optymalny czas zamawiania i zapewnić aktualne raporty.
