Hoe zich voor te bereiden op een vergadering in 9 stappen / Fellow.app

je zou geen marathon lopen zonder van tevoren te trainen of voor het eerst een appeltaart bakken zonder een recept te gebruiken.

hetzelfde kan worden gezegd voor het hebben van een vergadering. Je zou je team niet bij elkaar roepen om iets belangrijks te bespreken zonder vooruit te plannen, toch?

tenminste – we hopen van niet. voorbereiding is belangrijk, vooral als het gaat om het runnen van een vergadering. Als je niet de tijd neemt om je goed voor te bereiden, maakt niet uit wat voor soort vergadering je hebt, zul je uiteindelijk ieders tijd en energie verspillen.

als u niet zeker weet hoe u de juiste weg moet voorbereiden, heeft Fellow u met deze negen tips behandeld om ervoor te zorgen dat er niets door de barsten valt.

Hoe bereidt u zich voor op een vergadering in 9 stappen

u wilt graag uw vergadering van start laten gaan, en we nemen het u niet kwalijk. Er is waarschijnlijk veel te bespreken, verhalen van klanten te delen, en zakelijke strategieën om in te stemmen met. Maar voordat u duik in, zorg ervoor dat u deze negen stappen om ervoor te zorgen dat de vergadering is zo productief mogelijk.

• Maak een vergadersjabloon aan
• deelnemers vragen om bij te dragen
• ondersteunende documenten bijvoegen of insluiten
• geef mensen de tijd om zich voor te bereiden
• oefen wat u gaat zeggen
• bepaal of andere personen
• vergaderrollen definiëren
• opmerking actie-items
• moedig deelnemers aan om camera ‘ s op te zetten

1 Maak een vergaderingssjabloon

eerste dingen eerst-begin met het maken van een vergaderingssjabloon. Door dit te doen geeft uw vergadering structuur, waardoor het gesprek te blijven geconcentreerd en op het onderwerp.

de agenda begint met het tijdstip en de locatie (als u persoonlijk bijeenkomt), gevolgd door het doel van de vergadering. Het moet informatie bevatten zoals een lijst met onderwerpen, praatpunten, actiepunten en andere activiteiten die deelnemers zullen bespreken.

het verstrekken van een duidelijk en uitgebreid overzicht van wat er zal gebeuren wanneer de vergadering plaatsvindt, is cruciaal voor het succes van de vergadering, omdat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht, welke vragen of verhalen van klanten ze klaar moeten hebben om te delen, en wat hun rol zal zijn als het zich ontvouwt.

meer hulp nodig? Profiteer van de vergadering agenda sjablonen, gebracht aan u door Fellow.

2 vraag de aanwezigen een bijdrage te leveren aan de agenda

wat kan een goede agenda veranderen in een grote agenda? Bezoekers vragen om bij te dragen en hun eigen agendapunten toe te voegen.

misschien heeft een deelnemer een specifieke bottleneck of uitdaging die hij nodig heeft om te helpen overwinnen, een update over een mijlpaal die het team wil bereiken, of belangrijke wijzigingen in het bedrijfsbeleid. Ervoor zorgen dat de agenda van de vergadering is collaboratief en gemakkelijk te delen met de deelnemers zorgt ervoor dat niets door de mazen valt en alle actiepunten worden besproken.

het kan bezoekers ook een heads-up geven voor vragen die worden gesteld en uitdagingen die worden besproken, zodat ze vooraf kunnen nadenken over een aantal van deze knelpunten, zodat ze misschien naar de vergadering kunnen komen met een oplossing of idee klaar om te delen.

3 Voeg ondersteunende documenten en grafieken toe of sluit deze in

terwijl u een agenda maakt, hebt u een beter idee van welke documenten en bestanden de deelnemers aan de vergadering moeten doorlopen om op de hoogte te zijn van relevante onderwerpen. Het zal u ook helpen om een winnende PowerPoint of Slide Deck dat is boeiend en informatief te maken.

het is belangrijk dat u deelnemers genoeg tijd geeft om ervoor te zorgen dat iedereen de kans krijgt om belangrijke informatie en statistieken te bekijken. Dus, als er materiaal is dat je wilt dat ze van tevoren beoordelen, zorg er dan voor dat je het minstens 24 uur van tevoren verstuurt. Laat de aanwezigen weten dat je wilt dat ze van tevoren naar deze materialen kijken.

er is immers niets erger dan je team verrassen met 50 Dia ‘ s wanneer de vergadering begint. Weten wat ze te wachten staan, zorgt voor succes.

4 Geef mensen de tijd om opmerkingen en vragen voor te bereiden

evenzo geeft het toevoegen van deze materialen uw team voldoende tijd om opmerkingen, zorgen, vragen en verhalen voor te bereiden. Als je dat niet doet, ga je een vergadering hebben waar niemand is voorbereid, met een gesprek dat overal is, en dat zal waarschijnlijk een andere vergadering nodig hebben om de doelstellingen te behandelen.

hoe meer tijd uw team heeft om deze opmerkingen en vragen van tevoren voor te bereiden, hoe beter het gesprek in de vergadering zal zijn! Het zorgt er ook voor dat iedereen betrokken en op het onderwerp blijft zodat er niets door de mazen valt.

5 als je presenteert, oefen dan wat je gaat zeggen

alle grote presentaties nemen een beetje oefening.

dus, als je de gastheer van de vergadering bent, of degene die de dingen aftrapt, zorg er dan voor dat je oefent wat je gaat zeggen voordat alle ogen op je gericht zijn! Het maakt niet uit of je dia ‘ s presenteert, het hele gesprek leidt, of gewoon een paar vragen of praatpunten naar de vloer brengt, oefen minstens één keer wat je gaat zeggen. U kunt overwegen om door verschillende manieren te lopen om de vergadering of het gesprek te starten, of het nu gaat om een ijsbreker of om een verhaal te delen.

u kunt ook belangrijke punten opschrijven op een stuk papier om mee te nemen naar de vergaderruimte of een document elektronisch laten ophalen om af te lezen. Ongeacht de methode die u kiest, dit zal ervoor zorgen dat uw punt komt over zo duidelijk en bondig mogelijk, en je minimaliseert de hoeveelheid rammelen als je spreekt.

en als je van plan bent om gewoon dia ‘ s af te lezen, Lees ze dan niet letterlijk, maar zet het in plaats daarvan om en voeg wat extra commentaar toe zodat je de andere deelnemers niet verveelt.

6 bepaal of andere personen aanwezig zijn (en laat het ze van tevoren weten)

hetzelfde kan gezegd worden voor andere deelnemers aan de vergadering. Als ze presenteren van de dia ‘s, laat ze van tevoren weten welke dia’ s zijn aan hen om te leveren. Geef ze ook de mogelijkheid om hun eigen dia ‘ s of presentatiematerialen te maken om de inhoud in hun eigen stem te creëren en wat persoonlijke flair toe te voegen. Bovendien, vergeet niet dat presenteren niet natuurlijk voor iedereen, dus het verstrekken van anderen met genoeg tijd om zich voor te bereiden kan helpen hun zenuwen te verlichten en voelen zich meer comfortabel spreken in het bijzijn van andere deelnemers.

u moet er ook rekening mee houden dat het altijd het beste is om meer dan één persoon de presentatie af te lezen of om te schakelen van de stem van de persoon die in het algemeen spreekt. Alleen het geven van een persoon de kans om te presenteren kan de vergadering voelen als een eenzijdig gesprek. Het geeft het ook een saai gevoel.

7 definieer vergaderrollen zoals notitie-nemer en time-keeper

niemand vindt het leuk om op het laatste moment een vergaderrol te hebben, dus zoek van tevoren uit wie de notities van de vergadering, de notulen en wie de time-keeper zal zijn.

bijvoorbeeld, als iemand van uw team goed is in punctueel zijn, wijs hen dan aan als de time-keeper, wiens rol het is om te controleren of de vergadering op tijd begint en eindigt en dat alle agendapunten dienovereenkomstig worden besproken. Overwegende dat de notitiehouder moet worden georganiseerd, aangezien zij de belangrijkste beslissingen en details die tijdens de vergadering worden genomen, vastleggen. Het is ook aan hen om de notities naar de deelnemers te sturen zodra de vergadering is afgesloten.

herinner deze persoon eraan dat notities binnen 24 uur na de vergadering verstuurd moeten worden, zodat alles in de gaten blijft.

8Note any action items and key takeaways

het kan nuttig zijn om vergadersoftware te gebruiken die een deel van het zware werk voor u doet — zoals het bieden van een plek om de belangrijkste takeaways van de gesprekken en actie-items op te schrijven voor wat er moet worden opgevolgd.

bijvoorbeeld, een meeting tool zoals Fellow maakt het gemakkelijk om bij te houden van actie items met een sectie al beschikbaar. Op deze manier wordt alle relevante en noodzakelijke informatie op één plaats georganiseerd. Je weet nooit wanneer het perfecte idee zal worden gebracht, dus je wilt klaar zijn met een plek om het op te schrijven.

9 indien op afstand bezoekers worden aangemoedigd om camera ‘ s op

te hebben, kan het lastig zijn om een productieve virtuele vergadering te houden, maar een manier om ervoor te zorgen dat iedereen betrokken is, luistert en een deel van het gesprek is door iedereen te vragen zijn camera aan te zetten. Zorg ervoor dat u deze regel van tevoren in gang zet, zodat niemand overrompeld is op zoek naar minder-dan camera-klaar. Het zien van uw team terwijl ze spreken en weten dat anderen aandacht besteden terwijl u spreekt maakt de vergadering persoonlijker.

u kunt bezoekers ook aanmoedigen om ervoor te zorgen dat ze op een rustige plek zitten, weg van afleidingen en binnenkomende meldingen dempen, zodat hun aandacht op het gesprek blijft.

klaar voor alles!

effectieve vergaderingen komen niet vanzelf. Het kost tijd, moeite en veel voorbereiding om er zeker van te zijn dat alles op zijn plaats valt. Ongeacht het type vergadering, hoeveel mensen aanwezig zijn, of wat er moet worden besproken, Het is altijd een goed idee om deze stappen te volgen, zodat u klaar bent voor wat er op het spel staat.