hebt u ooit een saaie zakelijke bijeenkomst bijgewoond? Het soort ineffectieve, contraproductieve, slecht beheerde affaire waar je jezelf zag bidden voor het einde? Helaas, dergelijke vergaderingen zijn een gemeenschappelijk probleem in veel bedrijven, maar maak je geen zorgen. We geven je een paar tips en trucs om vergaderingen te verbeteren en je team aan te moedigen om te communiceren, samen te werken en duidelijke doelen te stellen.
Is de vergadering echt nodig?
Overweeg of je echt nodig hebt om de vergadering te hebben in de eerste plaats. Wie moet er echt aanwezig zijn? Heb je deze input echt nodig? Misschien kun je wat telefoontjes plegen of een paar e-mails schrijven? Of misschien is een snelle stand up vergadering genoeg? Die kunnen ook heel effectief zijn.
zo niet …
… u begint geen goed georganiseerde vergadering door iedereen te vertellen waar de vergadering over gaat. Iedereen zou het onderwerp al moeten kennen voordat ze zelfs maar een verschijning maken. Het is essentieel voor u om uw publiek te voorzien van een agenda – een lijst van onderwerpen, rapporten, statistieken, problemen op te lossen – wat je gaat bespreken met hen. Dit geeft hen de mogelijkheid om voorbereid, bewust en betrokken te komen. Als gevolg daarvan kan een deel van uw kostbare tijd bijna automatisch worden bespaard.
dit zal ook helpen uw positie als leider verder te bepalen. Dit kan natuurlijk niet alleen maar een indruk zijn, want je moet wel klaar zijn met ideeën. Niet improviseren. Hoe meer je te bieden, hoe meer je krijgt, en de betere resultaten die u kunt verwachten.
het is ook cruciaal om uw presentatie op tijd te starten en af te ronden.
stiptheid is motiverend en stimuleert het bewustzijn. Altijd. Kom niet te laat en wacht niet op laatkomers. dat is niet professioneel. Opnieuw-tijd is kostbaar, tijd is geld. Er is te veel werk te doen. Strek je vergadering niet meer uit dan je absoluut moet doen. Hou je aan het plan, zodat de mensen weten dat je alles doordacht hebt.
concentraat
onthoud dat u te allen tijde geconcentreerd moet zijn. Probeer alle afleidingen te negeren-open raamgeluiden, smartphones, laptops enz. – en vraag je publiek hetzelfde te doen. Houd de agenda bij. Wees zo productief mogelijk met de tijd die je hebt. Maak uw vergaderingen belangrijk, zet ze in gewaardeerde en gerespecteerde evenementen.
creativiteit stimuleren
als je doel is om nieuwe strategieën te ontwikkelen of om een probleem op te lossen – laat de mensen spreken. Overweeg om je autoriteit en positie opzij te zetten. Wees een partner in een discussie. Stel vragen. Brainstorm en laat iedereen zich uiten. Start een symmetrische dialoog. Schrijf ideeën op een whiteboard, zodat iedereen ze kan zien, of gebruik digitale oplossingen en deel concepten op een groot scherm. Samen.
wijs taken toe
vergeet niet enige tijd te laten om verdere stappen te zetten en als plan voor toekomstige actie. De truc hier is om ervoor te zorgen dat wanneer u klaar bent met uw vergadering iedereen weet wat te doen, hoe het te doen, en wanneer. Geef iedereen een missie, een rol. Definieer de verwachte uitkomst. Blijf positief en deel je goede energie. Jullie moeten je allemaal als een enkele machine voelen. Is dat niet de sleutel tot succes van elk bedrijf?
