13 beproefde manieren om uw aanwezigheid bij evenementen te verhogen

als evenementenplanner is een lage aanwezigheid uw ergste nachtmerrie.

u hebt maanden van uw leven, duizenden dollars en talloze uren besteed aan het opzetten van het beste evenement in de bedrijfsgeschiedenis. Maar de dag komt, en de aanwezigheid van het evenement is minder dan de helft van wat je had gepland.

de stoelen zijn leeg—en de sfeer is lethargisch op zijn best.

het maakt niet uit hoe goed gepland uw evenement is; als je niet begrijpt hoe je mensen kunt laten komen, is het allemaal voor niets.

daarom behandelen we in dit artikel de 13 essentiële stappen om de opkomst bij uw volgende evenement te verhogen.

we behandelen alles, van het op de juiste manier plannen, via het op de markt brengen en het stimuleren van aanmeldingen, tot het organiseren van een succesvol en boeiend evenement dat de komende jaren het gesprek van uw branche zal zijn.

veel voorkomende redenen voor weinig aanwezigheid van evenementen

gasten kunnen om allerlei redenen niet op uw evenement verschijnen. Mensen missen vluchten, hebben kinderopvangproblemen en worden de hele tijd ziek. Event marketing kan sub-pari zijn, of scheduling conflicten ontstaan tussen twee concurrerende gebeurtenissen.

aan de andere kant, mensen kunnen opdagen, maar uw evenement ervaart problemen die een massale exodus veroorzaken.

uw microfoons of luidsprekers kunnen defect raken, de WIFI kan uitvallen of de presentatie op het grote scherm kan niet worden afgespeeld. De check-in proces kan gaan haywire en veroorzaken belachelijk lange wachttijden om zelfs in het evenement.

of als uw evenement buiten is, kan het regenen en uw plannen verpesten.

ondanks het aantal dingen dat kan leiden tot een lage aanwezigheid van evenementen, zijn er een paar strategieën die u kunt uitvoeren om de beste kans te hebben op het zien van hoge aantallen tijdens uw volgende evenement.

ze komen allemaal neer op planning, marketing en het zo uniek en boeiend mogelijk maken van uw evenement.

laten we ze in meer detail bekijken.

begrijp waarom uw publiek in de eerste plaats aanwezig wil zijn

Waarom wil uw publiek er eigenlijk bij zijn? Volgens de Internationale Vereniging van tentoonstellingen en evenementen:

– 92% is aanwezig om iets te leren

– 78% verschijnt omdat de locatie aantrekkelijk is

– 76% neemt deel om netwerkmogelijkheden te vinden

bied trekkingen die aan die behoeften voldoen.

heeft u breakout-sessies of sociale mixers die uw bezoekers voldoende mogelijkheden bieden om zich te mengen en te netwerken?

hoe zit het met uw gastspreker of educatieve sessies—zullen ze uw publiek die rijke leerervaring geven waar ze naar verlangen?

wat uw locatie betreft, zorg ervoor dat u profiteert van wat het een geweldige plek maakt om een evenement te houden.

richt u op de doelstellingen van uw evenement en de belangrijkste resultaten waarnaar u streeft. Welke waarden promoot je—en wat voor soort publiekleden zouden met die boodschap resoneren?

stelt u zich dit nachtmerrie-scenario voor: u plant een geweldig evenement dat is ontworpen om besluitvormers bij lokale bedrijven ertoe te brengen uw product te kopen. Op de dag zelf, uw evenement is druk bezocht,en je weet zeker dat je op het punt om al uw bedrijf de verkoop records te breken.

maar er komt niets uit.

u realiseert zich dat uw publiek bijna volledig bestond uit gepensioneerden en studenten—niemand in de positie om te kopen wat u verkoopt.

het begrijpen van uw doelgroep helpt u een plan voor het evenement te definiëren dat past bij hun motivaties.

gebruik echte gegevens van gebeurtenissen uit het verleden, enquêtes en interviews om een klantenpersoon vast te stellen.

vergeet niet om mensen in andere afdelingen binnen uw organisatie om input te vragen, zoals verkoop of klantenservice, om een volledig beeld te krijgen.

welke kenmerken, zoals leeftijd, inkomensniveau, opleiding en locatie heeft deze doelgroep?

laat de informatie die u verzamelt bepalen hoe u uw evenement op de markt brengt, merkt en ontwerpt.

stimulansen bieden voor vroege registraties of aankomsten

het aanbieden van kortingen op vroege registratie of voordelen voor vroege aankomst kan helpen om de aanwezigheid van evenementen te stimuleren. In feite, 64% van de event planners beweren early bird kortingen zijn hun meest succesvolle promotionele tactiek.

overweeg een gedifferentieerd kortingssysteem aan te bieden, met stimulansen zoals:

– gratis VIP-upgrades

– kortingen voor de eerste 100 registranten of mensen die uw evenement Delen op sociale media

– Extra ’s zoals zitplaatsen op de eerste rij bij de keynote presentatie

-groepskortingen of verwijzingsprogramma’ s zoals BOGO (koop één krijg één) promoties op tickets

het aanbieden van incentives toont uw publiek dat u ze niet als vanzelfsprekend beschouwt en dat u hun deelname waardeert.

ook zijn mensen altijd enthousiast om prijzen of kortingen te krijgen, dus je zult hun aandacht trekken (tenminste voor een tijdje).

uw taak daarna is om die aandacht te houden.

gerelateerd: hoe meer mensen zich laten registreren voor uw evenementen

Tickets doneren of weggeefacties op sociale Media organiseren

het lijkt misschien contra-intuïtief, maar soms is het weggeven van gratis tickets beter dan proberen ze allemaal te verkopen.

tenzij er extreem veel vraag is naar uw show of evenement, is de kans groot dat u ten minste een paar niet-gekochte tickets hebt.

die lege stoelen zullen merkbaar zijn voor het publiek, al was het maar onbewust.

het weggeven van tickets kan ook tastbare voordelen hebben.

hoe meer mensen u in uw publiek hebt, hoe groter de kans dat u extra aanbiedingen zoals concessies verkoopt. Als u het bevorderen van een nieuwe dienst of product, dat betekent meer ogen en potentiële toekomstige klanten.

probeer de volgende tactiek:

– social media giveaways-voer een promotie uit voor de eerste groep volgers om uw evenement te liken of te delen op social media.

– doneer een paar tickets aan stille veilingen—veel organisaties zoals kerken, scholen en liefdadigheidsinstellingen zoeken naar items om te veilen bij hun fondsenwervers. Het geven van een paar tickets voor een veiling garandeert gratis reclame voor u.

– geef kaartjes aan studenten-Versterk uw reputatie door de kunst of lokale scholen te ondersteunen. Is uw evenement een voorstelling? Kaarten weggeven aan de lokale theatergroep. Is het een industrie evenement? Bied gratis passen aan enthousiaste business school studenten.

– ticketaanbiedingen op uw e—maillijst-gebruik gratis tickets als stimulans om uw promotionele e-mails te openen. Vermeld de giveaway in uw onderwerp voor een betere open tarieven en betrokkenheid. Nog beter, binden de giveaway toegang tot het delen van het evenement op sociale media voor een beetje gratis reclame.

– Radio giveaways—forenzen bouwen een vertrouwensrelatie op met hun favoriete radio-DJ, dus als ze van die DJ over een evenement horen, zullen ze eerder geloven dat het evenement de moeite waard is.

in elk geval genereert het weggeven van gratis tickets goede publiciteit voor u en uw evenement.

stuur persoonlijke uitnodigingen

terwijl algemene marketingcampagnes, advertenties en sociale media promoties hun plaats hebben, is er geen match voor gepersonaliseerde uitnodigingssjablonen die rechtstreeks naar de e-mailadressen van uw potentiële bezoeker worden verzonden.

om de beste reactie te genereren, moet u professionele en boeiende e-mails verzenden.

begin met het segmenteren van uw doelgroep en het verzenden van aangepaste e-mails op basis van demografische gegevens.

de e-mail moet gepersonaliseerd en relevant zijn voor elke ontvanger.

zorg ervoor dat u de naam van de ontvanger invoegt in de onderwerpregel of begroeting (“een speciale uitnodiging voor u, Sally”). Welk onderwerp je ook kiest, het moet de aandacht trekken en ter zake komen.

de inhoud van uw bericht moet vol zitten met informatie, maar kort genoeg om in slechts een minuut of twee te lezen.

Focus op de waarde die uw evenement zal bieden aan deelnemers, en vergeet niet een call to action (CTA) op te nemen.

een opvallende afbeelding zal ook een lange weg in de richting van het houden van uw publiek betrokken—maar zorg ervoor dat het reageert op mobiele, zoals dit voorbeeld van Hubspot.

Join event Discovery Sites

tien jaar geleden Googelden mensen trefwoorden om relevante gebeurtenissen in hun buurt te vinden. Echter, de huidige internetgebruikers wenden zich tot discovery sites die gebeurtenissen die hen kunnen aanspreken suggereren.

om de ontdekking van uw evenement te optimaliseren, moet u het volgende doen:

– vermeld uw evenement op zoveel mogelijk sites, zoals Facebook Events, Eventful en Goldstar.

– maak het mogelijk voor bezoekers om zich te registreren voor uw evenement zonder de discovery site te verlaten

– moedig gebruikers aan om te reageren op Facebook, wat aanbevelingen zal personaliseren en uw evenement zichtbaarder zal maken

– voeg de locatie van uw evenement toe om de kans te vergroten om curator te worden op feeds van gebruikers in de buurt

– gebruik een pakkende en deelbare hashtag

je doelgroep.

houd deelnemers enthousiast

het is essentieel om uw deelnemers enthousiast te maken over het komende evenement—en houd ze zo. Denk na over manieren om de interesse van uw publiek te houden van de planning stadia helemaal tot aan de follow-up e-mail na het evenement.

hier volgen enkele ideeën.

Teasers en Sneak Peeks

prikkelen uw toekomstige deelnemers met teaser-e-mails die wijzen op meer voordelen die komen.

bouw de spanning op en laat hen gretig anticiperen op aanvullende informatie over uw evenement als u meer details onthult.

regelmatig deze teasers vrij te geven in de aanloop naar het evenement om anticipatie op te bouwen.

contentmarketing

voorafgaand aan het evenement, vrijgave-inhoud die erop betrekking heeft. Kondig specifieke details aan op uw blog, zoals:

– de datum en tijd

– de locatie

– de route van het evenement

– gastsprekers en hun bios

– enkele van de onderwerpen die tijdens uw evenement zullen worden behandeld

vergroot het aantal ogen op uw evenement door ook enkele gastberichten op andere websites te plaatsen.

handige artikelen aanbieden aan andere blogs in uw branche die u kunt linken naar uw aanstaande evenement. Lezers die geà nteresseerd zijn in het bijwonen van uw evenement kunnen klikken op uw landing page voor meer informatie over uw evenement.

Post ook op sociale media! Zet uw branded hashtag te gebruiken en post iets elke dag in de aanloop naar het evenement.

je zou kunnen zijn giveaways, publiek polls, een countdown, een chat of webinar beantwoorden van vragen over het evenement, en promo video ‘ s.

At the Event

Be original! Als je evenement hetzelfde voelt als wat bezoekers al honderd keer eerder hebben meegemaakt, zullen ze verre van enthousiast zijn.

probeer een manier te vinden om een unieke draai aan uw evenement te geven. Neem een creatief thema of flitsende nieuwe technologie (zoals augmented/virtual reality of audience interaction tech).

Vereenvoudig de registratie

om eventuele toegangsbelemmeringen te vermijden, houdt u uw registratieproces zo eenvoudig mogelijk.

– groepsregistratie toestaan: laat mensen zich registreren als een groep, wat betekent dat één persoon kan betalen voor anderen in hun bedrijf (of familie). Groepskortingen kunnen ook een hogere opkomst aanmoedigen.

– accepteer meerdere betalingsopties: zorg ervoor dat creditcards, PayPal en andere veilige vormen van betaling worden toegestaan. Accepteer buitenlandse banken en creditcards als sommige bezoekers van buiten uw land komen.

– automatische prijzen opnemen: Software die automatisch de prijzen aanpast op basis van vroeg-bird kortingen, of gedifferentieerde lidmaatschapsniveaus houdt dingen eenvoudig. Als je al uitverkocht bent, kan het aanbieden van geautomatiseerde wachtlijsten mensen helpen om op de gastenlijst te komen als anderen afhaken.

– wees mobielvriendelijk: de meeste gasten betalen af op hun telefoon, dus zorg ervoor dat uw registratiepagina er goed uitziet op mobiele apparaten. Als dat niet het geval is, ontwerp een aparte mobiele-vriendelijke versie van uw landing en registratie pagina ‘ s.

– houd registratie kort en eenvoudig: Beperk uw registratiepagina ‘ s tot eenvoudige informatie zoals naam, contactgegevens en factureringsgegevens. Voeg een paar voorkeur vragen aan het einde (zoals handicap accommodaties, dieet voorkeuren, of T-shirt grootte als u van plan bent op het geven van hen uit) en laat het op dat.

– stuur registranten niet weg van uw site: Mensen zijn aarzelend om betaling informatie te verstrekken aan een onbekende website, dus kies registratie software die het proces direct integreert in uw eigen site.

uw doel moet zijn om de zaken gebruiksvriendelijk en eenvoudig te houden.

haal de Media om uw evenement te dekken

het is belangrijk om uw evenement te promoten met voldoende voorafgaande kennisgeving om het woord voldoende naar buiten te brengen.

een goede vuistregel is om het evenement minstens 3-6 maanden voor de datum te promoten.

hoe meer de media uw evenement kunnen behandelen, hoe meer mensen ervan weten, wat betekent dat er een grotere kans is op een hogere opkomst.

Maak een lijst van media in uw omgeving en breng ze op de hoogte van uw komende evenement.

het is handig om een persbericht of twee te schrijven, zodat u enige controle hebt over hoe uw evenement informatie wordt gepresenteerd.

gebruik e—mailmarketing om het woord ook aan uw abonnees te verspreiden-en vergeet niet om links naar uw evenementwebsite en knoppen voor delen op te nemen, zodat ze het woord naar hun eigen volgers kunnen verspreiden.

onderschat de kracht van organische mond-tot-mondmarketing niet.

volgens Sprout Social heeft 75% van de mensen meer kans om te betalen voor een evenement ticket als ze zien dat het gepromoot op sociale media.

als u sponsors of prominente gasten hebt, vraag hen dan om het evenement op hun eigen feeds te promoten.

het delen van uw evenement aanmoedigen

het delen mag niet stoppen wanneer uw evenement begint.

installeer Snapchat geofilters (augmented reality-lenzen die leuke afbeeldingen of rekwisieten over het echte leven leggen) of foto-op zones voor uw bezoekers om plezier te hebben en te delen op sociale media.

heeft u een ongebruikte hoek in uw evenementenruimte?

Hang een donkere achtergrond op en leg een paar eenvoudige rekwisieten uit met speciale fotovriendelijke verlichting, en je hebt een eenvoudige Instagram-vriendelijke activiteit voor je gasten.

kom met een speciale hashtag en druk deze af op borden tijdens het evenement om evenementen-gerelateerde social media berichten aan te moedigen om het op te nemen.

maak gebruik van die hashtag door een social media wall op te zetten die een live feed van gerelateerde berichten op uw evenement streamt.

u kunt ook een hashtag-printer huren, die automatisch Alle foto ‘ s die op Twitter of Instagram zijn geplaatst met een bepaalde hashtag afdrukt.

deelnemers kunnen een groepsfoto maken buiten de lobby of een selfie in de bar—zolang ze de foto met de hashtag plaatsen, kunnen ze de afgedrukte herinnering ophalen bij uw printerstation.

investeer in professionele fotografie

uw evenement is het perfecte moment om te investeren in fotografie van hoge kwaliteit, zowel in het belang van uw gasten als in het belang van uw organisatie.

immers, wanneer heb je anders geweldige verlichting, interessante Luidsprekers, productreviews en gasten die waarschijnlijk formeler gekleed zijn dan normaal (en hopelijk in een feestelijke stemming)?

deze foto ‘ s kunnen eindeloos nuttig zijn. Je zou kunnen:

– neem ze op in een persbericht of neem sociale media op

– stuur ze naar gasten in een follow-up e– mail om hen te herinneren aan het plezier dat ze hadden

– stuur ze naar mensen die niet aanwezig waren (om hen te laten zien wat ze gemist hebben)

– gebruik ze in marketingcampagnes en brandingmaterialen die de betrokkenheid van klanten/publiek tonen.

Ja, foto ‘ s zijn geweldig—maar moet u een pro inhuren? Waarom niet gewoon een stagiair sturen met hun smartphone om een paar foto ‘ s te maken?

hoewel dit een optie is als u geld tekort komt, kunt u het beste investeren in kwaliteit als u het zich kunt veroorloven.

een professionele fotograaf weet wat hij moet zoeken en hoe hij de beste foto ‘ s kan maken. Ze hebben een goed oog voor het belichten, het inlijsten van de foto ‘ s, en het vangen van mensen op hun beste momenten.

Professionals kunnen hun foto ‘ s ook bewerken om u een meer gepolijst, kwalitatief hoogwaardig resultaat te geven dat u later in uw materialen kunt gebruiken.

maak gebruik van de kracht van Video

Videopromotie kan de aanwezigheid van evenementen vergroten door exponentiële waarde toe te voegen. In plaats van saaie diavoorstellingen, video kan uw publiek een meeslepende ervaring te geven.

u kunt ook livestreamen, wat nog meer mensen de mogelijkheid geeft om uw evenement virtueel bij te wonen.

Hiermee kunt u waarde geven aan degenen die niet in staat waren om bij te wonen, wat uw geloofwaardigheid en positieve gevoelens ten opzichte van uw merk verhoogt.

Livestreaming maakt de inhoud van uw evenement ook deelbaar, omdat alles wordt opgenomen en gestreamd terwijl het gebeurt.

overweeg het streamen van de volgende soorten video ‘ s:

– Promo video ‘ s te rijden opwinding in de aanloop naar de gebeurtenis

– Interviews met leden, vrijwilligers en medewerkers

– Event updates en aankondigingen

– Previews en sneak peeks van de locatie, entertainment en event ruimte

– Live Q&sessies

Voor en na de gebeurtenis, de inhoud van je video kan helpen bij het aantrekken van deelnemers, verrijken van hun ervaringen en waardevolle content om te delen met anderen later.

verbind luidsprekers met aanwezigen

zonder twijfel zal de luidsprekeropstelling op uw evenement een van de belangrijkste factoren zijn die de aanwezigheid van uw publiek stimuleren. Waarom laat je die stimulans niet wat meer in je voordeel werken?

in plaats van gewoon uw gastspreker te laten verschijnen om een lezing te geven, kunt u overwegen om hen te vragen meer betrokken te raken bij de aanwezigen.

nodig hen uit om voor of na hun presentatie voor een Q&panel te blijven, waar de aanwezigen rechtstreeks met de spreker kunnen spreken.

of misschien is uw spreker bereid om deel te nemen aan een chat of online forum op uw event app.

en hoe zit het tijdens de spreekbeurt zelf? Overweeg het verstrekken van tech voor de spreker om een live poll uit te voeren of Vraag om real-time feedback van het publiek.

alles wat de aanwezigen het gevoel geeft dat ze persoonlijk contact hebben met en leren van de spreker, zal de indruk vergroten dat ze het meest voor hun geld hebben gekregen.

u wilt niet dat ze passief een talk binnenkrijgen die ze net zo gemakkelijk op YouTube kunnen opzoeken. Om een werkelijk indrukwekkende Q&sessie uit te voeren, moet u het behandelen als een opzettelijk deel van de gebeurtenis, niet als een bijzaak.

moedig de deelnemers aan om beknopte, inhoudelijke vragen te stellen en te voorkomen dat ze ten koste van alles rondzwerven.

Plan voor medewerkers of moderators om met microfoons door de menigte te navigeren om de werkzaamheden soepel te laten verlopen.

maak de stad deel uit van het evenement

vooral als veel van uw bezoekers van een afstand komen, is een deel van de loting van uw evenement waarschijnlijk de locatie. Maak er het beste van!

uw stad heeft waarschijnlijk veel bezienswaardigheden te bieden.

overweeg om een handige lijst met dingen te plaatsen die u kunt doen terwijl u in de stad bent op uw e-mailmarketingcampagne, sociale media-feeds en uw evenementwebsite.

Maak een lijst van aanbevolen musea, restaurants en uitgaansgelegenheden om te bezoeken terwijl uw bezoekers in de stad zijn.

markeer de toeristische attracties die uw stad te bieden heeft.

als uw evenement plaatsvindt op een leuke of unieke locatie (zoals een lokaal museum, vintage theater of cultureel centrum), profiteer er dan van!
bespreek bijvoorbeeld de opwindende functies van de locatie als onderdeel van uw promotiemateriaal.

vergroot de aanwezigheid van evenementen met Regpack

het plannen van een evenement kost veel tijd en moeite—u wilt niet op de dag aankomen en merken dat uw aanwezigheid veel lager is dan verwacht.

door de inspanning te leveren om de motivatie van uw publiek te begrijpen, incentives aan te bieden en uw evenement op alle juiste kanalen te promoten om de deelnemers enthousiast te houden, stelt u uw evenement op voor succes.

een van de belangrijkste aanwezigheidsfactoren is het vergemakkelijken van een eenvoudig registratieproces.daarom is Regpack hier om de behoeften van uw evenement te ondersteunen met geautomatiseerde facturering en registratie-integratie op uw eigen website. Probeer vandaag nog een gratis demo!