Slik Automatiserer du 70% Av Administrasjonsrapporteringsprosessen

Tenk deg en verden der de månedlige rapportene oppdateres. En enklere verden. En bedre verden. I denne verden trenger du ikke lenger å spore folk ned for å gjøre oppdateringene eller skrive inn dataene sine. Du trenger ikke å bekymre deg for å laste opp den nyeste informasjonen eller personer som dukker opp til møtet med motstridende kopier av de samme rapportene.

i denne verden registrerer teamet handlingselementer live, og en rapport genereres automatisk etter møtet som en påminnelse om avgjørelsene som er gjort. Deretter går påminnelser automatisk ut til de som er ansvarlige for å ta neste skritt. I denne verden kan regelmessig rapportering starte med sømløs dataanalyse og ende i regelmessig planlagte møter, i stedet for å forbruke en ukes forberedelse og teamkoordinering.

Hva kan du gjøre med all den ekstra tiden?

den enklere, bedre verden eksisterer. Med Clearpoints planleggings-og varslingsfunksjoner kan du gjøre alt dette og mer. Nå som du kan automatisere 70% av rapporteringsprosessen, kan du få månedlige møter fullført og gjøremål sendt mindre enn to uker inn i neste måned. Klikk For Å Tweet

med all den tiden kan du og teamet ditt lese om den siste fremgangen i god tid og komme til møtet forberedt på diskusjon og beslutningstaking. Når møtet begynner, kan du spore gjøremål i ClearPoint etter hvert som du bestemmer deg for dem. Når møtet er over, kan du få systemet til å automatisk minne teamet om hva de er ansvarlige for. Avhengig av kompleksiteten i rapporteringsprosessen, kan du til og med ha din neste rapport klar til å gå om noen dager.

som partnere i strategistyring mener vi det er kritisk viktig å ha en dokumentert rapporteringsprosess. Vi har skissert vår I Vår Management Reporting Guide, som beskriver våre tips og triks for å gjøre rapporteringsprosessen strømlinjeformet og vellykket. Det er det samme dokumentet vi bruker internt for å spore våre egne mål og beregninger, og vi har automatisert prosessene våre for å sikre at rapporteringen går som den skal.

Sjekk ut kalenderen og beskrivelsene nedenfor for alle hendelsene (vist i blått) som du kan automatisere for å forenkle prosessen. Med rapporteringsarbeidsflyter kan en administrator sette opp all automatisering og planlegge påminnelser, rapporter og møter på ett sted. Du kan lese mer om Hvordan Du konfigurerer Rapporteringsarbeidsflyter i ClearPoint her. Fra Nå Av kan Ikke ClearPoint gjøre alt arbeidet for deg, så vi har overlatt 30% av prosessen til deg og teamet ditt å jobbe med. 😊

Automatisert dataopplasting som feeds og utløser beregninger og evalueringer.

I Denne nye verden, Er Data Loader pakker allerede satt opp til å kjøre på den første dagen i hver måned. For å starte ting av, Data Loader vil trekke data fra andre kilder og repositories og laste den opp til dine strategiske tiltak. Når dataene er der, vil alle beregningene dine utføres slik at dataene dine oppdateres automatisk. Deretter oppdateres diagrammer med de nye dataene, og evalueringene dine oppdateres til rød, gul eller grønn, avhengig av hvordan de faktiske verdiene dine sammenligner med målverdiene dine. Neste gang brukerne logger på, har de oppdaterte data, diagrammer, evalueringer og sammendragsrapporter klare for gjennomgang og analyse. De vil også motta tilpassede varsler hvis data har skjøvet av sporet for denne perioden.

automatisk påminnelse sendt for å oppdatere manuelle data, prosjekter og kvalitativ informasjon.

Når vi snakker om at brukerne dine logger inn, når dataene er lastet opp, mottar de en automatisk e-postpåminnelse som ber dem om å oppdatere ytterligere data og kvalitativ analyse til sine tiltak og prosjekter i ClearPoint. Hver bruker vil motta en tilpasset e-post som inneholder en liste over elementene de trenger for å oppdatere og til og med lenker for å få tilgang til hver side i ClearPoint. Som administrator kan du tilpasse meldingen med spesielle instruksjoner og minne brukerne om fristen for å gjøre oppdateringer.

Brukere oppdaterer informasjonen sin.

Dette er det første trinnet i rapporteringsprosessen som krever noe fra teammedlemmene. Når brukerne mottar påminnelses-e-posten, kan de logge på for å gjøre oppdateringer til prosjektene sine og legge til kvalitativ analyse i tiltakene sine. Hver bruker har en egendefinert visning som veileder dem gjennom oppdateringsprosessen, noe som gjør det raskt og enkelt for dem å legge til kontekst til elementene de er ansvarlige for. De kan gjøre oppdateringer over noen dager, avhengig av tidsfrister du bestemmer. Automatiske påminnelser vil da justeres for å bare sende flere påminnelser til de brukerne som fortsatt trenger å gjøre oppdateringer.

Andre påminnelse sendt til eiere som fortsatt trenger å gjøre oppdateringer.

noen ganger blir e-poster begravet i innboksen din; det skjer med alle. Etter første påminnelser har gått ut til alle oppdaterere, en automatisk påminnelse vil bli sendt til noen av brukerne som ennå ikke har gjort oppdateringer, gi dem et lite dytt og minner dem om fristen. Du kan tilpasse denne meldingen, og brukere som allerede har gjort sine oppdateringer, vil ikke bli plaget.

Rapporteringsperiode låst.

ingen liker siste øyeblikk overraskelser. Planlegg At ClearPoint skal låses automatisk slik at oppdateringer ikke kan gjøres etter dataregistreringsfristen. Dette vil ikke bare sikre at alle vurderinger den samme informasjonen, men vil også gi din strategi kontor tid til å forberede dagsorden for lederteamet å utføre på. Du kan ha noen laggards første gang, men etter det kan du være trygg på at folk vil få informasjonen sin i tide.

Briefing Bok generert og sendt til administratorer for gjennomgang.

når alle dataene er i ClearPoint og perioden er låst, vil strategikontoret (eller hvem du velger) motta en automatisk generert rapport med en forhåndsvisning av månedens resultater. Hver bruker kan tilpasse rapporten de mottar, slik at de har all informasjonen de trenger sendt rett til innboksen.

Administratorer logg inn og juster informasjon om nødvendig.

hvis administratorer finner informasjon som må justeres under gjennomgangen, kan de logge På ClearPoint og gjøre endringer. Dette kan inkludere ytterligere analyser, spørsmål å fokusere på under møter, eller til og med endringer i diagrammer.

Briefing Bok generert og sendt til ledergruppen.

Før møtet for strategivurdering, Genererer ClearPoint automatisk briefing-boken som skal brukes i møtet, og sender den til møtedeltakerne. De kan være sikre på at det ikke er noen overraskelser på møtet, og med et read-ahead-dokument er de mer sannsynlig å være forberedt på å diskutere strategi og iverksette tiltak. Denne rapporten kan tilpasses slik du vil, enten det er bare et sammendrag eller alle detaljer-hva som fungerer best for dine ledere.

Ta opp handlingselementer direkte under strategivurderingsmøtet.

alle deltakere vises til møtet med samme versjon av rapporten (siden den automatisk ble sendt til dem tidligere), og Du kan projisere ClearPoint for å kjøre møtet. I løpet av møtet kan du legge til handlingselementer, koble dem til mål, mål og prosjekter, tildele ansvarlighet og angi en forfallsdato. Sørg for å bli enige om beslutninger og handlinger som er tatt før oppsigelsen.

Briefing Book of action items generert og sendt til team.

ClearPoint vil automatisk generere En Briefing Bok med dine gjøremål fra møtet og sende den sammen til teamet. Hvis noen gikk glipp av møtet, vil de ha en oppdatering av de tildelte handlingselementene, og det vil ikke lenger være en unnskyldning for manglende tidsfrister for handlingselementer.

Dashboard For Rapportering Av Arbeidsflyt

det er mange trinn for rapporteringsprosesser. Som administrator gir Dashbordet For Rapporteringsarbeidsflyt deg oversikt over hvor mye fremgang teamet ditt har gjort på oppdateringene sine hver måned. Se det totale antallet elementer som er oppdatert, og se Hver persons Individuelle Status. Du kan også sende flere påminnelser til teammedlemmer du vet trenger litt ekstra dytt eller som ofte mister e-post i innboksen.

Administratorer kan også vise alle trinnene i prosessen i Kalendervisningen. Du kan se når dataene vil bli oppdatert, påminnelse e-post sendt, og rapportene generert. Kalenderen viser individuelle Rapporteringsarbeidsflyter, eller alle arbeidsflyter i samme kalender (fargekodet!).

Vi er alle opptatt, Og Det er mange ting Som må gjøres for å ta strategiske beslutninger på tvers av en organisasjon.

ved å automatisere deler av rapporteringsprosessen kan du bruke mer tid på å gjennomføre strategiske initiativer og hjelpe organisasjonen med å nå sine mål. Ingen ønsker å bruke sin tid på å legge inn data, lage rapporter, sende e-post eller skrive opp gjøremål. Med ClearPoint kan du automatisere mange deler av prosessen og ta deg tid til å hjelpe organisasjonen med å utføre.

Har du mer tid nå enn du vet hva du skal gjøre med? Planlegg en samtale med ClearPoint for å se hvor enkelt det er å automatisere rapporteringen din med ClearPoint! Vi ser frem til å snakke snart. I mellomtiden, glad rapportering!