Dokumentbehandling er prosessen der informasjon opprettes, deles, organiseres og lagres på en effektiv og hensiktsmessig måte. Å vite hvordan du oppretter et dokument styringssystem er viktig for bedrifter.
for mange bedrifter er fokuset på et dokumentstyringssystem på organisering og lagring av dokumenter. De ønsker å lagre dokumenter på en organisert og sikker måte, noe som gjør det enkelt å finne dokumenter.
hvis du skriver «document management system» inn i en søkemotor, vil du få lange lister over document management «løsninger», mange av dem med programvare eller programmer som utmerker fordelene ved et papirløst kontor.
slik oppretter du et dokumentbehandlingssystem
Uansett om du bruker programvare eller ikke, for at bedriftens dokumentbehandling skal fungere effektivt, må den følge noen anbefalte fremgangsmåter. Å svare på disse fire spørsmålene vil hjelpe deg med å utvikle et dokumenthåndteringssystem:
hva er reglene for å opprette dokumenter?
Fakturaer, betalingspåminnelser, salgskontrakter, e – post, balanser, regneark, rapporter-alle selskaper lager en rekke dokumenter under normal drift av virksomheten. For å holde ting organisert, må selskapene etablere regler for å lage dokumenter.
for eksempel:
- finnes det interne maler for noen av dine standard forretningsdokumenter, for eksempel brev og fakturaer? Hvor er de plassert?
- Er det en intern stilguide som må følges?
- skal nye dokumenter inneholde dato og klokkeslett?
- hvilke prosedyrer bør følges for å dele eller revidere disse dokumentene?
for noen små bedrifter er det eneste som betyr noe i dokumentopprettelse, hvor malene for ulike forretningsdokumenter er plassert og hvordan de skal brukes. Men hvis dokumentopprettelse i firmaet involverer forskjellige personer som samarbeider, reviderer eller oppdaterer dokumenter, må du bruke litt tid på å bestemme hvordan disse tingene skal gjøres for å sikre effektivitet og konsistens.
Hvordan skal vi lagre dokumenter?
faktisk er det to aspekter på dette spørsmålet. Den første innebærer de fysiske aspektene ved lagring. Selv om ditt lille firma lagrer dokumenter i arkivskap, er det kostnader forbundet med lagring – ikke bare kostnaden for filene, men tiden du eller dine ansatte bruker på å arkivere eller hente dokumenter. Faktisk, for de fleste små bedrifter, er den største kostnaden forbundet med lagring sannsynligvis kostnaden for bortkastet tid når folk søker etter dokumenter.
det andre aspektet av dokumentlagring er organisatorisk. Hvordan skal dokumentene arkiveres? Nøkkelen til arkivering av dokumenter er å følge god filbehandling praksis. Hvordan vil du håndtere filer som er utdatert eller klar til å bli kastet i dokumentet styringssystem?
i begynnelsen av hvert år går jeg for eksempel gjennom de forskjellige arbeidsrelaterte filene på datamaskinen min, sletter de som ikke lenger er gjeldende, oppretter nye mapper merket etter år og / eller emne, flytter filer etter behov.
det samme kan gjøres med papirfiler. Det er ikke vanskelig å fjerne gamle dokumenter fra en mappe og opprette en ny etikett med «gammel» i tittelen. Noen programvareløsninger tilbyr automatiske arkiveringsalternativer. Microsoft Outlook, for eksempel, lar deg arkivere gamle e-poster.
hvordan kan dokumentinnhenting forenkles?
dette spørsmålet kommer til kjernen i dokumentstyringssystemet. Forskning viser at bortkastet tid å lete etter viktige dokumenter og informasjon har en svært høy kostnad.
igjen kan gode arkiveringspraksis bidra til å løse problemet. Hvis du gjør ting som konsekvent følge strenge navngiving praksis, vil dokumentene være mye lettere å finne.
enten du er eneeier som arbeider alene eller en bedriftseier med ansatte, opprette en liste over fil steder som vil minne brukerne hvor bestemte filtyper gå og hvor du finner bestemte dokumenter. Husk å ta med om filen er i datasystemet, på en intern server, i skyen eller, hvis på papir, arkivert på et fysisk sted.
la oss for eksempel anta at du bruker bilder, videoer eller til og med papirbilder i firmaet ditt. En oppføring i filplasseringslisten din kan være:
- Digitale bilder/ video: datamaskin (eller server) – stasjon E: / bilder-fil i den aktuelle emnemappen
Papirbilder: arkivskap 3-Bilder-etter emne
Delte nettverks-eller skymapper skal merkes etter innhold, akkurat som skuffene til et arkivskap skal være.
Hvordan kan vi holde våre dokumenter sikre?
den første forsvarslinjen i dokumentsikkerhet er å fysisk beskytte selskapets fasiliteter. Alle selskaper bør ha sikkerhetssystemer installert – for eksempel et alarmsystem – selv hjemmekontorer.
Bedrifter kan også ønske (eller trenger) å investere i andre sikkerhetstiltak, for eksempel å installere barer eller sikkerhetskameraer, eller ansette sikkerhetstjenester. Du kan bruke hele tiden i verden til å lage passord og kryptere filer for å beskytte dine elektroniske filer, men det vil ikke være veldig effektivt hvis noen bare kan bryte inn og stjele datamaskinen og harddisken i den.
alle arkivskap skal ha låser og holdes låst etter arbeidstid(og låst ved lunsjtid hvis ingen er rundt).
Generelle sikkerhetsprosedyrer for elektroniske dokumenter inkluderer regelmessig sikkerhetskopiering av dokumenter og sikkerhetskopiering av dokumenter på et annet sted enn harddisken der originaldokumentene er plassert. Ekstern lagring er ideell for å beskytte dataene dine mot naturkatastrofer (en annen grunn til at skyen er et godt alternativ).
Små bedrifter med ansatte som deler samme datanettverk, vil kanskje også begrense enkelte brukeres tilgang slik at de bare kan bruke eller vise noen av nettverksressursene. Du kan for eksempel ha en delt nettverks-eller skymappe kalt «Regnskap» som bare har tilgang til administrasjon. Selv om en bruker har tillatelse til å få tilgang til en ressurs, for eksempel et program, kan bestemte dokumenter være passordbeskyttet. Dokumentinnhold kan også krypteres, noe som gjør det bare tilgjengelig for de som har krypteringsnøkkelen.
informasjonstyveri av ansatte er en annen trussel mot datasikkerheten. Som et spørsmål om intern politikk, bør små bedrifter veterinær ansatte og få en bakgrunnssjekk.
Implementere dokumentstyringssystemet
når du har besvart spørsmålene ovenfor og opprettet dokumentstyringsplanen, er du klar til å implementere den, og dermed sikre at hele teamet kjenner detaljene i bedriftens dokumentstyringssystem og følger riktige prosedyrer for å opprette, lagre og hente dokumenter.
du må også sørge for at alle brukere som har tilgang til og bruker dokumenter i organisasjonen, er synkronisert og navngir og lagrer dokumenter på riktig måte. For å sikre dette, kontroller regelmessig om bestemte filer lett kan bli funnet og om det er noen arkiveringsfeil.
Programvareløsninger for små bedrifter
Små bedrifter kan også nyte fordelene av en programvareløsning for håndtering av dokumenter, og uten å måtte bruke en formue på det. Alternativer som software-as-a-service (saas) og opplæring via e-læring minimerer kostnader og legger til rette for implementering.
Lær mer Om SoftExpert ECM og oppdag fordelene denne løsningen kan tilby din bedrift. Vi garanterer at det vil spare deg for penger og gi en rask avkastning på investeringen.
Lær mer om SoftExpert ECM
