Møte-Og Hendelsesplanleggere Tidslinje Og Sjekkliste
Last Ned Sjekkliste For Møteplanleggere PDF Her
Destinasjon Colorado er standarden for de mest minneverdige og produktive møtene. Colorado har 300 soldager med uendelige muligheter for aktiviteter, inkludert visning av frittgående Bison i slettene i Nærheten Av Denver og Fort Collins til vingårder i Nærheten Av Grand Junction og postkort-perfekte topper Av Aspen, Telluride og Buena Vista. Med Alt Som Colorado har å tilby, bør ditt første spørsmål være, » Hvorfor er ikke møtene Dine I Colorado ?»
Verktøy For Arrangementsplanlegging: Destinasjon Colorado har laget denne nedlastbare sjekklisten for møteplanleggere tidslinje for å sikre at ditt neste møte ikke bare blir vellykket, men minneverdig.
18 Måneder Ut
ja, 18 måneder ut (et og et halvt år før møtet) bør du planlegge møtet eller arrangementet. Virker som en lang tid? Kaller det jobbstabilitet. Tross alt, de kaller det møteplanlegging for en grunn rett? Etter at Du har bestemt At Colorado er stedet for din destinasjon møte ditt neste spørsmål bør være, «Hva er møtet om?»Å svare på dette spørsmålet vil bidra til å sikre at målene dine blir oppfylt og holde deg på sporet gjennom hele planleggingsprosessen.
Intern Kommunikasjon
først identifiserer du målene og målene for arrangementet ditt. Som det kjente ordtaket sier, «Du kan ikke slå et mål du ikke kan se.»I tillegg må du sørge for at målene dine er målbare, slik at du kan gjennomgå suksessen til arrangementet ditt når det er ferdig, og foreta eventuelle justeringer om nødvendig. Forbered også en foreløpig agenda, gjesteliste og opprett en protokoll med dine ansatte, sponsorer, utstillere, høyttalere, presse og registranter for å sikre at forventningene er klare slik at spørsmålene blir rutet riktig. Etablere salgsfremmende handlingsplaner (husk jobbtittel som møteplanlegger?) på dette tidspunktet vil bidra til å avklare «hvem-er-håndtering-hva», slik at du kan gjennomgå, oppdatere og forberede eventuelle retningslinjer som styrer arrangementet og holde alle relevante ansatte informert.
En måte å hjelpe deg og dine ansatte å holde deg på sporet er å lage en kalender med personalmøter, konferansesamtaler og webinarer. Kalenderen bør inneholde noen kjente utskriftskrav, rutetider og tidsfrister for alle som er involvert. Planlegg aktiviteter som er relatert til hendelsen, slik at du kan sørge for at forventningene blir oppfylt og ansvar blir kommunisert.
mange arrangementer inkluderer forskning og foredragsholdere. Atten måneders mark er en utmerket tid til å etablere retningslinjer for innlevering av papirer for å gi deg og ditt team god tid til å gjennomgå og velge høyttalere, samt gi dem tid til å planlegge for arrangementet ditt.
Økonomi
det er aldri for tidlig å begynne å forberede foreløpige budsjettkategorier for å etablere din SAMLEDE AVKASTNING. dette inkluderer AP/AR og økonomiske prosedyrer, registreringsavgift og avbestillingsstrukturer, utstillings avgifter og nye finansieringskilder hvis nødvendig. Et godt foreløpig budsjett vil også inkludere funn av tidligere, nåværende og potensielle finansieringskilder, og det er en god ide å etablere forsikringsdekning. Du ønsker ikke hendelsen deltakere gjør krav på whiplash på grunn av din fantastiske utstiller skjermer.
Event Site
Med de mange stedene Colorado har å tilby, bør du ikke ha noe problem å velge et nettsted som overgår dine forventninger og de av deltakerne. Identifiser mulige datoer for møtet ditt så snart som mulig og ha en generell ide om hvor mange gjester du forventer å delta på arrangementet ditt. Det neste trinnet? Gå over til www.destinationcolorado.com for å finne ditt perfekte sted. Når du har sendt møtekravene til utvalgte områder-forespørsler om forslag (RFP) – kan du begynne å sette sammen en deltaker prospektliste. Som nettstedet ditt forslag begynner å helle i, ikke glem å tenke på overnatting behov for deltakerne. Det gir ingen mening å ha det perfekte stedet mens du krever at deltakerne sover på kongressenterets gangbenker. Hvis dette er tilfelle, så la meg anbefale din neste planlagte trekk; gjennomgå klassifisert for stillingsannonser.
når du har valgt noen få steder, gjør et poeng å utføre besøk på stedet for å sikre nøyaktigheten av informasjonen om stedet, samt identifisere potensielle hotellpriser og blokker. Når dette er fullført, er du klar til å publisere den foreløpige hendelsesinformasjonen til nettstedet ditt og begynne å markedsføre arrangementet ditt.
Femten Måneder Ut
femten måneders mark er en perfekt tid til å fokusere på markedsføring av arrangementet ditt. Markedsføringsoppgaver bør omfatte å utvikle en salgsfremmende strategi, forberede pressemeldinger og skissere spesifikke krav til dine ulike leverandører som reklame, cateringfirmaer, dekoratører, underholdning, frakthåndterere, møbler, utskrift og rekvisitter, sikkerhet og andre tjenesteleverandører. Ikke viker unna delegere som du må danne komiteer og utføre MANGE PR-funksjoner i de kommende månedene. Initial PR plikter bør inkludere mailing ut din første møte kunngjøringer og reklamemateriell til potensielle deltakere og utstillere, eventuelt.
Overvåk budsjettet ditt. Du vil begynne å få en følelse av dine faktiske kostnader når du bekrefter ditt sted og identifiserer behovene til leverandørene dine. Ved å fortsette å holde seg innenfor budsjettet, vil du få ros fra dine overordnede, samt tillit til dine evner (og mulig jobbsikkerhet). Hvordan holder du deg innenfor budsjettet ditt? To måter: ved å øke finansieringen eller forhandle med tjenesteleverandørene dine. Jo tidligere du kan angi dine garantier jo bedre egnet vil du være å prognose endelige utgifter. Dette vil gå langt i å sikre behovene til arrangementet er oppfylt og tillate deg noen pusterom å fokusere på annen viktig informasjon som behovene til dine foredragsholdere, utstyr, og overnattingssteder.
Tolv Måneder Ut
tolvmånedersmerket er et godt tidspunkt å gjennomgå hotellkontrakter og tilhørende tidsfristdatoer. Lag et endelig møte budsjett og gjøre revisjoner til regnskapsprosedyrer hvis nødvendig. Du vil kanskje også forberede en foreløpig møteplan for media som beskriver de neste tolv månedene for å sikre at markedsføringsplanen din er på sporet. Andre oppgaver bør omfatte å utarbeide en konferansebrosjyre av telefonapp, inkludert kopi, layout og etablering av kategorier for priser og utvalgskriterier.
Ti Måneder Ut
Dette er en god tid å fortsette din markedsføring gjennom organisatoriske magasiner og nyhetsbrev. Sørg for å inkludere biografier, hodeskudd og introduksjoner av presentatørene dine for effektivt å nå måldeltakerne dine.
Fortsett din housekeeping innsats ved å forberede en master liste over foreslåtte program emner, raffinere master format for dine generelle økter, workshops, og hjelpearrangementer, samt sammenligne overnatting mellomrom. Dette vil tillate deg å få en ide om de funksjonelle områdene i ditt sted og prognose foreløpige romoppdrag for arrangementer og aktiviteter. Å vite så mye som mulig om din arena vil hjelpe deg å etablere og overvåke prosedyrer og kontroller for økter og adgang til hendelser.
hvis du ønsker å være foran-of-the-game gjøre endelige valg fra alle de gjenværende leverandørene og følge opp eventuelle papirer som du vurderer for presentasjon. Tar tid å revurdere din målmarkeder og forberede materialer for brosjyren vil også sette deg opp for suksess senere.
Åtte Måneder Ut
hvis du har gjort leksene dine Og har møtt dine tidsfrister, er åtte måneders mark en tid for deg og ditt lag å ta det enkelt, sa ingen noensinne. Humor til side, dette er tiden da alle dine anstrengelser begynner å komme sammen. Men oppfølging er fortsatt nøkkelen til å sikre at arrangementet går greit. Begynn det endelige utvalget av papirer og avgjøre nominasjonslister. Send din første møte brosjyre og forberede andre utstiller oppfordringer, hvis det er hensiktsmessig. Dette vil holde deg oppdatert på eventuelle endringer som må tas opp før du formidle oppdateringer til din arena.
når det gjelder deltakerne dine, når du mottar registreringsskjemaer, vil du ønske å behandle dem og begynne å sende forhåndsregistreringsbekreftelser. Også vurdere å forberede registreringslister og navneskilt og etablere en protokoll for hvordan gjestene vil få sine legitimasjon.
andre administrative oppgaver inkluderer å forberede hotellfunksjonsplassdiagrammer for registrering, generelle økter, workshops, sosiale funksjoner og så videre. Bestem den endelige tidsplanen for alle arrangementer og aktivt oppfordre annonsører til programboken din, slik at du kan sikre markedsmetning for din spesifikke demografi.
Fire Måneder Ut
Det er på tide å sende din andre salgsfremmende brosjyre til potensielle deltakere og gjøre endelige valg av prismottakere. Ved å fortsette å oppfordre og følge opp med utstillere, sponsorer og annonsører kan du sikre at alles behov blir møtt. Dette er også på tide å identifisere materialer for registreringspakker og bestille konferansepakker. Ikke glem å designe og skrive ut alle billettene for opptak til møtefunksjonene dine og bestille alle nødvendige møbler og utstyr på stedet, inkludert rominnredning som skilting og blomster til bankettbord. Alle mat-og-drikke menyvalg må bekreftes, og bestillinger bør plasseres for utmerkelser med relatert materiale. Når det gjelder bemanning, begynn å identifisere og tildele bemanningsansvar på stedet og utarbeide orienteringsnotater for alle ansatte som er involvert i arrangementet.
hvis du ønsker å legge til litt bravur til arrangementet ditt, bør du vurdere om det er hensiktsmessig å presentere gaver til høyttalere og andre fremtredende gjester. Dette er en utmerket måte å vise din takknemlighet til dem, og det kan oppmuntre høyttalerne til å gå tilbake for fremtidige hendelser.
To Til Fire Måneder Ut
Du er nesten der. Ting begynner å varme opp, men å være en kunnskapsrik møteplanlegger du er forberedt og trygg på å sikre suksess for arrangementet ditt, ikke sant?
to – til fire måneders merket er tiden da du må forberede et spesielt møteproblem i nyhetsbrevet ditt, eller andre tidsskrifter, for å minne publikum om arrangementet ditt. Du kan også være lurt å gjennomgå og bekrefte din session tidsplan, rom oppdrag, og funksjon-rom diagrammer med din arena fasiliteter og passende arrangement leverandører. Det er også en god ide å bestemme hentelisten for soverom, sikkerhetsbehov, etablere en risikostyringsprotokoll og bekrefte at arrangementet ditt er i samsvar Med American Disabilities Act (ADA).
Andre oppfølgingsoppgaver inkluderer: gjennomgå arrangementets budsjett og foreta justeringer etter behov, velge en skriver for programboken din, hvis du ikke allerede har gjort det, og forberede og skrive ut arrangementets evalueringsskjemaer for tilbakemelding.
Hendelsens Dag
Kan du tro det? Du har jobbet hardt for det siste atten måneder, og dagen er endelig her! Heldig for deg, du har fortsatt arbeid å gjøre.
On-site
Sørg for å møte med din konferanse manager og utføre en gjennomgang av sine fasiliteter ved ankomst. Dette vil gi deg en god ide om størrelsen på rommene, sittekapasitet, strømtilgjengelighet og brannutganger. Bekreft også dine foretrukne oppsett-stiler(teater, klasserom, bankett) og bordvalg (6′-10′ fotbord, runde bord) også.
Hvert Rom
når du har fullført gjennomgangen, må du bekrefte at hvert bankettsal er utstyrt med passende tjenester som; bord/ sengetøy, stoler, bartendere, brennevin, catering og minst en konsulent for å håndtere spesielle behov og spørsmål fra deltakerne. Å finne passende områder for skilting og premier er også en god ide å bestemme under oppsettet.
Registreringsskranke
lokalet ditt kan ha et forhåndsbestemt område for registreringsskranken, så det er viktig å konsultere konferanselederen om stedet (da lokalet kan ha flere arrangementer som holdes på samme dag). Rådfør deg om registreringsrammeverk og metodikk, betalinger, navneskilt, registreringslister, rapporter og personell. Som møteplanlegger må du overvåke behandling, bekreftelse og rapportering av registreringer, betalinger, innskudd, refusjoner og kanselleringer. Hvis arrangementet ditt godtar betalinger på stedet, er det en god ide å bestemme en protokoll for å holde betalinger trygge. Også overvåke utarbeidelse av registreringslister og merker og sørg for å sette sammen registreringspakker før åpningen av arrangementet.
Bemanning
Gjennomføre pre-konferanse og daglige personalmøter og gi instruksjonsbriefinger for registrering ansatte, datainnsamlere, frivillige og andre. Sørg for at de ansatte kjenner kommandokjeden og myndighetsnivåene for å sikre passende ansvarsnivåer. Det er alltid en god ide å gjennomgå hver dags krav og markere neste dags behov med ansatte også. Gjennomgå ansvar, prosedyrer og overlappingsområder som registrering, matgarantier, høyttalere, VIPs, medieromoppsett, ektefelle/gjest/barns arrangementer, utstillinger, sponsorer og så videre.
Varer
Ordne en daglig fakturavurdering med facility manager for å bekrefte og overvåke levering og henting av alt hendelsesrelatert materiale. Rådfør deg med møtestøttepersonell som kreves for utstedelse av drikkepenger og gjennomføre en post-konferanse wrap-up møte med anlegget avdelinger og leverandører etter behov.
Annet
Andre områder av interesse for arrangementet ditt er å bestemme behovene til fotografen din, videografen, bekrefte hotellreservasjoner og transport, levere velkomstgaver til deltakere, dekorasjoner inkludert velkomstskilt, presentatørbakgrunner, retningsbestemt skilting, underholdningsbehov og cateringfirmaer.
Umiddelbart etter hendelsen
din oppfølging etter hendelsen er like, om ikke viktigere, som din pre-planlegging innsats. Sørg for at du utarbeide en liste over takkebrev og sende dem umiddelbart etter ferdigstillelse av arrangementet. Få konferanseevalueringer fra deltakere og ansatte, pakk og utfør en oversikt over alle materialene dine, og avstem økonomien din for å sikre at organisasjonen din har blitt fakturert på riktig måte. Se opp for skjulte kostnader inkludert i leverandørfakturaene dine. Det er alltid viktig å få dine leverandøravtaler skriftlig før tjenester ytes, slik at du ikke belastes for tjenester som ikke ble avtalt tidligere.
Utfør en resultatgjennomgang etter budsjettet, og samle inn og organiser dataene dine for endelige møterapporter. Møterapportene bør inneholde et sammendrag av alle evalueringsskjemaer med passende kostnadssentre og betalingsplaner brutt ut.
