Calendrier et Liste de contrôle des Planificateurs de réunions et d’événements
Téléchargez la liste de contrôle des planificateurs de réunions PDF ici
Destination Colorado est la norme pour les réunions les plus mémorables et les plus productives. Le Colorado bénéficie de 300 jours de soleil avec des options infinies d’activités, notamment l’observation de bisons en liberté dans les plaines près de Denver et de Fort Collins, les vignobles près de Grand Junction et les sommets parfaits pour les cartes postales d’Aspen, de Telluride et de Buena Vista. Avec tout ce que le Colorado a à offrir, votre première question devrait être: « Pourquoi vos réunions ne sont-elles pas au Colorado? »
Outils de planification d’événements: Destination Colorado a créé cette liste de contrôle du calendrier des planificateurs de réunions téléchargeable pour vous assurer que votre prochaine réunion sera non seulement réussie mais mémorable.
18 mois d’absence
Oui, 18 mois d’absence (un an et demi avant votre réunion) vous devriez planifier votre réunion ou votre événement. Ça fait longtemps ? Appelez ça la stabilité de l’emploi. Après tout, ils appellent cela la planification de réunions pour une raison non? Après avoir décidé que le Colorado est le lieu de votre réunion de destination, votre prochaine question devrait être: « De quoi parle la réunion? » Répondre à cette question vous aidera à vous assurer que vos objectifs sont atteints et à vous garder sur la bonne voie tout au long du processus de planification.
Communication interne
Tout d’abord, identifiez les buts et objectifs de votre événement. Comme le dit l’adage familier, « Vous ne pouvez pas toucher une cible que vous ne pouvez pas voir. »De plus, assurez-vous que vos objectifs sont mesurables afin que vous puissiez évaluer le succès de votre événement une fois terminé et apporter des ajustements si nécessaire. Préparez également un ordre du jour préliminaire, une liste d’invités et établissez un protocole avec votre personnel, vos sponsors, vos exposants, vos conférenciers, la presse et les inscrits pour vous assurer que les attentes sont claires et que les questions sont acheminées de manière appropriée. Établir des plans d’action promotionnels (rappelez-vous le titre de votre poste de planificateur de réunion?) à ce moment-là aidera à clarifier « qui-gère-quoi » afin que vous puissiez examiner, mettre à jour et préparer les politiques régissant l’événement et tenir tout le personnel concerné informé.
Une façon de vous aider, vous et votre personnel, à rester sur la bonne voie consiste à créer un calendrier de réunions du personnel, de conférences téléphoniques et de webinaires. Le calendrier devrait inclure toutes les exigences d’impression connues, les calendriers et les délais pour toutes les personnes impliquées. Planifiez les tâches liées à l’événement afin de vous assurer que les attentes sont satisfaites et que les responsabilités sont communiquées.
De nombreux événements incluent des recherches et des conférenciers principaux. La période de dix-huit mois est un excellent moment pour établir des lignes directrices pour la soumission des communications afin que vous et votre équipe ayez amplement le temps d’examiner et de sélectionner vos conférenciers et de leur donner le temps de planifier votre événement.
Finances
Il n’est jamais trop tôt pour commencer à préparer des catégories budgétaires préliminaires pour établir votre ROI global. Cela inclut vos procédures d’AP/ AR et financières, les structures de frais d’inscription et d’annulation, les frais d’exposition et les nouvelles sources de financement si nécessaire. Un bon budget préliminaire comprendra également vos constatations sur les sources de financement passées, actuelles et potentielles, et il est judicieux d’établir une couverture d’assurance. Vous ne voulez pas que les participants à l’événement fassent des réclamations de coup de fouet cervical en raison de vos expositions d’exposants incroyables.
Site de l’événement
Avec les nombreux emplacements que le Colorado a à offrir, vous ne devriez avoir aucun problème à choisir un site qui dépasse vos attentes et celles de vos participants. Identifiez les dates possibles de votre réunion dès que possible et ayez une idée générale du nombre d’invités que vous attendez à assister à votre événement. La prochaine étape ? Rendez-vous sur www.destinationcolorado.com pour trouver le lieu idéal. Après avoir envoyé les exigences de la réunion aux sites sélectionnés – vos demandes de propositions (DP) –, vous pouvez commencer à assembler une liste de candidats potentiels. Au fur et à mesure que vos propositions de site commencent à affluer, n’oubliez pas de réfléchir aux besoins d’hébergement de vos participants. Cela n’a aucun sens d’avoir le lieu idéal tout en obligeant vos participants à dormir sur les bancs du couloir du centre de congrès. Si tel est le cas, laissez-moi vous recommander votre prochain déménagement prévu; passez en revue les annonces classées pour les offres d’emploi.
Une fois que vous avez sélectionné quelques sites, faites un point pour effectuer des visites sur place pour vous assurer de l’exactitude des informations sur le site ainsi que pour identifier les tarifs et les blocs d’hôtels potentiels. Une fois cela terminé, vous êtes prêt à publier les informations préliminaires sur votre site Web et à commencer à commercialiser votre événement.
Quinze mois de sortie
La marque des quinze mois est le moment idéal pour se concentrer sur la commercialisation de votre événement. Les tâches de marketing doivent inclure l’élaboration d’une stratégie promotionnelle, la préparation de communiqués de presse et la définition des exigences spécifiques pour vos différents fournisseurs tels que la publicité, les traiteurs, les décorateurs, le divertissement, les manutentionnaires de fret, les meubles, l’impression et les accessoires, la sécurité et d’autres fournisseurs de services. N’hésitez pas à déléguer car vous devrez former des comités et remplir de nombreuses fonctions de relations publiques au cours des prochains mois. Les tâches initiales de relations publiques devraient inclure l’envoi des annonces de votre première réunion et du matériel promotionnel aux participants et exposants potentiels, le cas échéant.
Surveillez votre budget. Vous commencerez à avoir une idée de vos coûts réels lorsque vous confirmerez votre site et identifierez les besoins de vos fournisseurs. En continuant à respecter le budget, vous gagnerez les éloges de vos supérieurs ainsi que la confiance en vos capacités (et une éventuelle sécurité d’emploi). Comment restez-vous dans votre budget? Deux façons : soit en augmentant votre financement, soit en négociant avec vos fournisseurs de services. Plus tôt vous pourrez définir vos garanties, mieux vous serez en mesure de prévoir les dépenses finales. Cela vous permettra de vous assurer que les besoins de votre événement sont satisfaits et vous permettra de vous concentrer sur d’autres informations importantes telles que les besoins de vos conférenciers principaux, de votre équipement et de votre hébergement.
Sortie de douze mois
La période de douze mois est un bon moment pour passer en revue les contrats hôteliers et leurs dates limites associées. Créez un budget de réunion final et apportez des révisions à vos procédures comptables si nécessaire. Vous voudrez peut-être également préparer un calendrier de réunion provisoire pour les médias décrivant les douze prochains mois pour vous assurer que votre plan de marketing est sur la bonne voie. Les autres tâches devraient inclure la préparation d’une brochure de conférence de l’application téléphonique, y compris la copie, la mise en page et l’établissement de catégories pour les prix et les critères de sélection.
Dix mois d’absence
C’est le bon moment pour poursuivre vos efforts de marketing à travers des magazines et des bulletins d’information organisationnels. Assurez-vous d’inclure les biographies, les photos et les présentations de vos présentateurs pour atteindre efficacement vos participants cibles.
Poursuivez vos efforts d’entretien ménager en préparant une liste principale de sujets de programme suggérés, en affinant le format principal pour vos sessions générales, ateliers et événements annexes, ainsi qu’en comparant les espaces d’hébergement. Cela vous permettra d’avoir une idée des zones fonctionnelles de votre lieu et de prévoir des affectations provisoires de salles pour des événements et des activités. En savoir autant que possible sur votre lieu vous aidera à établir et à surveiller les procédures et les contrôles pour les sessions et l’admission à vos événements.
Si vous voulez être en avance sur le jeu, faites vos sélections finales parmi tous vos fournisseurs restants et suivez les documents que vous envisagez de présenter. Prendre le temps de réévaluer vos marchés cibles et de préparer le matériel pour votre brochure vous permettra également de réussir plus tard.
Huit mois de congé
Si vous avez fait vos devoirs et que vous avez respecté vos délais, le délai de huit mois est le moment pour vous et votre équipe de vous détendre, n’a jamais dit personne. Humour mis à part, c’est le moment où tous vos efforts commencent à se réunir. Cependant, le suivi reste essentiel pour assurer le bon déroulement de votre événement. Commencez la sélection finale des articles et déterminez les listes de candidats aux prix. Envoyez par e-mail votre brochure de première réunion et préparez vos deuxièmes sollicitations d’exposants, le cas échéant. Cela vous tiendra au courant de tous les changements qui doivent être traités avant de transmettre les mises à jour à votre site.
En ce qui concerne vos participants, une fois que vous aurez reçu les formulaires d’inscription, vous voudrez les traiter et commencer à envoyer les confirmations de pré-inscription. Envisagez également de préparer des listes d’inscription et des badges nominatifs et d’établir un protocole sur la façon dont vos invités acquerront leurs informations d’identification.
Les autres tâches administratives comprennent la préparation des diagrammes de l’espace fonctionnel de l’hôtel pour l’inscription, les sessions générales, les ateliers, les fonctions sociales, etc. Déterminez le calendrier final de tous les événements et sollicitez activement les annonceurs pour votre livre de programmes afin de vous assurer de la saturation du marché pour vos données démographiques spécifiques.
Quatre mois après
Il est temps d’envoyer votre deuxième brochure promotionnelle aux participants potentiels et de faire la sélection finale des lauréats de votre prix. En continuant de solliciter et de suivre les exposants, les sponsors et les annonceurs, vous pouvez vous assurer que les besoins de chacun sont satisfaits. C’est également le moment d’identifier les matériaux pour les paquets d’enregistrement et les paquets de conférence de commande. N’oubliez pas de concevoir et d’imprimer tous les billets d’entrée à vos réunions et de commander tous les meubles et équipements nécessaires sur place, y compris la décoration de la salle, tels que la signalisation et les fleurs pour les tables de banquet. Toutes les sélections de menus d’aliments et de boissons devront être confirmées et des commandes doivent être passées pour des récompenses avec du matériel connexe. En ce qui concerne la dotation, commencer à déterminer et à attribuer les responsabilités de dotation sur place et préparer des notes d’information pour tout le personnel participant à l’événement.
Si vous souhaitez ajouter un peu de panache à votre événement, déterminez s’il est approprié ou non de présenter des cadeaux à vos conférenciers et autres invités de marque. C’est un excellent moyen de leur montrer votre appréciation et cela pourrait encourager vos conférenciers à revenir pour des événements futurs.
Deux à quatre mois d’absence
Vous y êtes presque. Les choses commencent à chauffer, mais en tant que planificateur de réunion avisé, vous êtes prêt et confiant dans le succès de votre événement, n’est-ce pas?
La période de deux à quatre mois est le moment où vous devrez préparer un numéro spécial de réunion dans votre newsletter ou dans d’autres périodiques pour rappeler à votre public votre événement. Vous pouvez également examiner et confirmer votre horaire de session, les affectations de salle et les diagrammes de salle de réception avec les installations de votre lieu et les fournisseurs d’événements appropriés. Déterminer la liste de ramassage de la chambre à coucher, les besoins en matière de sécurité, établir un protocole de gestion des risques et confirmer que votre événement est conforme à l’American Disabilities Act (ADA) est également une bonne idée.
Les autres tâches de suivi comprennent: l’examen du budget de votre événement et les ajustements nécessaires, la sélection d’une imprimante pour votre livre de programme, si vous ne l’avez pas déjà fait, et la préparation et l’impression des formulaires d’évaluation de votre événement pour rétroaction.
Jour de l’événement
Pouvez-vous y croire? Vous avez travaillé dur ces dix-huit derniers mois et le jour est enfin arrivé! Heureusement pour vous, vous avez encore du travail à faire.
Sur place
Assurez-vous de rencontrer votre responsable de conférence et d’effectuer une visite pas à pas de leurs installations à votre arrivée. Cela vous donnera une bonne idée de la taille des pièces, de la capacité des sièges, de la disponibilité de l’électricité et des issues de secours. Confirmez également vos styles de configuration préférés (théâtre, salle de classe, banquet) et vos choix de tables (tables de 6 à 10 pieds, tables rondes).
Chaque chambre
Une fois votre procédure pas à pas terminée, confirmez que chaque salle de banquet est équipée de ses services appropriés tels que; tables / linge de maison, chaises, barmans, alcools, traiteurs et au moins un consultant pour répondre aux besoins spéciaux et aux questions de vos participants. La localisation des zones appropriées pour la signalisation et les primes est également une bonne idée à déterminer lors de la configuration.
Bureau d’inscription
Votre lieu peut avoir une zone prédéterminée pour votre bureau d’inscription, il est donc crucial de consulter votre responsable de conférence sur l’emplacement (car plusieurs événements peuvent avoir lieu le même jour). Consulter sur le cadre et la méthodologie d’inscription, les paiements, les badges nominatifs, les listes d’inscription, les rapports et le personnel. En tant que planificateur de réunion, vous devrez superviser le traitement, la confirmation et la déclaration des inscriptions, des paiements, des dépôts, des remboursements et des annulations. Si votre événement accepte les paiements sur place, il est judicieux de déterminer un protocole pour assurer la sécurité des paiements. Surveillez également la préparation des listes d’inscription et des badges et assurez-vous d’assembler les pochettes d’inscription avant l’ouverture de votre événement.
Dotation
Organisez des réunions pré-conférence et quotidiennes du personnel et donnez des séances d’information pour votre personnel d’inscription, vos collecteurs de données, vos bénévoles et autres. Assurez-vous que votre personnel connaît la chaîne de commandement et les niveaux d’autorité pour assurer des niveaux de responsabilité appropriés. C’est toujours une bonne idée d’examiner les exigences de chaque jour et de mettre en évidence les besoins du lendemain avec le personnel. Examinez les responsabilités, les procédures et les domaines de chevauchement tels que l’inscription, les garanties alimentaires, les conférenciers, les VIP, les configurations de salle de presse, les événements pour conjoints / invités / enfants, les expositions, les sponsors, etc.
Marchandises
Organisez un examen quotidien de la facture avec votre responsable des installations pour confirmer et surveiller la livraison et le ramassage de tout le matériel lié à l’événement. Consulter le personnel de soutien aux réunions, au besoin, pour l’émission des pourboires et organiser une réunion de synthèse après la conférence avec les services des installations et les fournisseurs, au besoin.
Autres
D’autres sujets de préoccupation pour votre événement sont la détermination des besoins de votre photographe, vidéaste, la confirmation des réservations d’hôtel et du transport, la fourniture de cadeaux de bienvenue aux participants, les décorations, y compris les panneaux de bienvenue, les décors de présentateur, la signalisation directionnelle, les besoins de divertissement et les traiteurs.
Immédiatement après l’événement
Votre suivi après l’événement est tout aussi, sinon plus important, que vos efforts de planification préalable. Assurez-vous de préparer une liste de lettres de remerciement et de les envoyer rapidement à la fin de votre événement. Obtenez des évaluations de la conférence auprès des participants et du personnel, emballez et effectuez un inventaire de tous vos documents et rapprochez vos états financiers pour vous assurer que votre organisation a été facturée de manière appropriée. Attention aux coûts cachés inclus dans vos factures fournisseurs. Il est toujours important d’obtenir vos contrats de fournisseur par écrit avant que les services ne soient rendus, afin de ne pas facturer les services qui n’ont pas été convenus auparavant.
Effectuez un examen de la performance post-budget et collectez et organisez vos données pour les rapports de réunion finaux. Vos rapports de réunion doivent inclure un résumé de tous les formulaires d’évaluation avec les centres de coûts appropriés et les calendriers de paiement ventilés.
