문서 관리는 정보를 효율적이고 적절한 방식으로 생성,공유,구성 및 저장하는 프로세스입니다. 문서 관리 시스템을 만드는 방법을 아는 것은 회사에 필수적입니다.
많은 기업에서 문서 관리 시스템의 초점은 문서의 구성 및 저장에 있습니다. 그들은 쉽게 문서를 찾을 수 있도록,조직 및 보안 방식으로 문서를 저장하려고합니다.
모든 검색 엔진에”문서 관리 시스템”을 입력하면 문서 관리”솔루션”의 긴 목록을 얻을 수 있습니다.
문서 관리 시스템을 만드는 방법
소프트웨어 사용 여부에 관계없이 회사의 문서 관리가 효과적으로 작동하려면 몇 가지 모범 사례를 따라야합니다. 이 네 가지 질문에 답하면 문서 관리 시스템을 개발하는 데 도움이됩니다.
문서 작성 규칙은 무엇입니까?
송장,지불 알림,판매 계약,이메일,대차 대조표,스프레드 시트,보고서–모든 회사는 비즈니스의 정상적인 작동 중에 다양한 문서를 만듭니다. 조직 된 것을 유지하기 위해 회사는 문서 작성 규칙을 수립해야합니다.
예:
- 편지 및 송장과 같은 일부 표준 비즈니스 문서에 대한 내부 템플릿이 있습니까? 그들은 어디에 있습니까?
- 따라야 할 내부 스타일 가이드가 있습니까?
- 새 문서에는 날짜와 시간이 포함되어야 합니까?
- 이러한 문서를 공유하거나 수정하려면 어떤 절차를 따라야 합니까?
일부 소규모 기업의 경우 문서 작성에서 중요한 것은 서로 다른 비즈니스 문서의 템플릿이 어디에 있고 어떻게 사용되어야하는지입니다. 그러나,당신의 회사에 있는 문서 창조가 협력하고,수정하거나 문서를 새롭게 하는 다른 사람들을 포함하는 경우에,당신은 이 것이 효율성과 견실함을 지키기 위하여 어떻게 행해져야 하는지 결정에 약간 시간을 소요할 필요가 있다.
문서를 어떻게 저장합니까?
사실,이 질문에는 두 가지 측면이 있습니다. 첫 번째는 스토리지의 물리적 측면을 포함합니다. 작은 회사 서류 캐비닛에 문서를 저장 하는 경우에 저장-뿐만 아니라 파일의 비용,하지만 당신이 나 당신의 직원 지출 제출 또는 문서를 검색 하는 시간과 관련 된 비용이 있다. 사실,대부분의 중소 기업에 대 한 스토리지와 관련 된 가장 큰 비용은 아마 사람들이 문서를 검색 하는 시간 낭비의 비용.
문서 저장의 두 번째 측면은 조직적입니다. 문서는 어떻게 보관됩니까? 문서 보관의 핵심은 좋은 파일 관리 관행을 따르는 것입니다. 너는 어떻게 너의 문서 관리 체계안에 처분되게 오래 되는가 준비되어 있는 파일을 다룰 것인가?
매년 초에,예를 들어,나는 내 컴퓨터에 다른 업무 관련 파일을 통해 이동,더 이상 현재없는 사람을 삭제,연도 및/또는 주제에 의해 레이블이 새 폴더를 생성,필요에 따라 파일을 이동.
종이 파일로 동일한 작업을 수행 할 수 있습니다. 폴더에서 오래된 문서를 제거하고 제목에”이전”이있는 새 레이블을 만드는 것은 어렵지 않습니다. 일부 소프트웨어 솔루션은 자동 파일링 옵션을 제공합니다. 마이크로 소프트 아웃룩은,예를 들어,오래된 이메일을 보관 할 수 있습니다.
문서 검색을 어떻게 단순화 할 수 있습니까?
이 질문은 문서 관리 시스템의 핵심에 도달합니다. 연구에 따르면 중요한 문서와 정보를 검색하는 데 낭비되는 시간은 매우 높은 비용이 듭니다.
다시 한번,좋은 보관 관행이 문제를 해결하는 데 도움이 될 수 있습니다. 엄격한 명명 방법을 일관되게 따르는 등의 작업을 수행하면 문서를 훨씬 쉽게 찾을 수 있습니다.
사용자가 직접 작업하는 단독 소유자이든 직원과 함께 일하는 비즈니스 소유자이든,사용자에게 특정 파일 형식의 이동 위치와 특정 문서를 찾을 위치를 알려주는 파일 위치 목록을 만듭니다. 파일이 컴퓨터 시스템,내부 서버,클라우드 또는 종이에 있는 경우 물리적 위치에 보관되어 있는지 여부를 포함해야 합니다.
예를 들어 회사에서 이미지,비디오 또는 종이 사진을 사용한다고 가정해 보겠습니다. 파일 위치 목록의 항목은 다음과 같습니다:
- 디지털 이미지/비디오:컴퓨터(또는 서버)–드라이브 전자: /사진–해당 주제 폴더에 있는 파일
종이 사진:서류 캐비넷 3–사진–주제별
공유 네트워크 또는 클라우드 폴더는 서류 캐비넷의 서랍이 있어야 하는 것처럼 내용에 따라 라벨을 지정해야 합니다.
우리는 어떻게 우리의 문서를 안전하게 지킬 수 있습니까?
문서 보안의 첫 번째 방어선은 회사의 시설을 물리적으로 보호하는 것입니다. 모든 회사는 경보 시스템–심지어 홈 오피스와 같은 보안 시스템을 설치해야합니다.
회사는 바 또는 보안 카메라 설치 또는 보안 서비스 고용과 같은 다른 보안 조치에 투자하기를 원할 수도 있습니다. 당신은 암호를 생성하고 전자 파일을 보호하기 위해 파일을 암호화하는 세계의 모든 시간을 보낼 수 있지만,누군가가 그냥 침입하여 컴퓨터와 그 안에 하드 드라이브를 훔칠 수 있다면 그것은 매우 효과적이지 않을 것입니다.
모든 서류 캐비넷에는 자물쇠가 있어야하고 업무 시간 후에 잠겨야합니다(아무도 주변에 없으면 점심 시간에 잠김).
전자 문서의 일반적인 보안 절차에는 정기적으로 문서를 백업하고 원본 문서가 있는 하드 디스크와 다른 위치에 문서 백업을 유지하는 것이 포함됩니다. 오프 사이트 스토리지는 자연 재해(클라우드가 훌륭한 옵션 인 또 다른 이유)로부터 데이터를 보호하는 데 이상적입니다.
같은 컴퓨터 네트워크를 공유하는 직원이있는 소규모 회사는 일부 사용자의 액세스를 제한하여 일부 네트워크 리소스만을 사용하거나 볼 수 있기를 원할 수도 있습니다. 예를 들어 관리 전용 액세스 권한이 있는”계정”이라는 공유 네트워크 또는 클라우드 폴더가 있을 수 있습니다. 사용자가 응용 프로그램과 같은 리소스에 액세스할 수 있는 권한이 있는 경우에도 특정 문서를 암호로 보호할 수 있습니다. 문서 내용은 암호화 키를 가진 사람들 만이 액세스 할 수 있도록 암호화 할 수 있습니다.
직원의 정보 도용은 데이터 보안에 대한 또 다른 위협입니다. 내부 정책의 문제로서,작은 회사는 수의사 직원 및 배경 조사를 받아야합니다.
문서 관리 시스템 구현
위의 질문에 답하고 문서 관리 계획을 작성하면 이를 구현할 수 있으므로 팀 전체가 회사의 문서 관리 시스템에 대한 세부 정보를 알고 문서를 작성,저장 및 검색하는 적절한 절차를 준수할 수 있습니다.
또한 조직의 문서에 액세스하고 사용하는 모든 사용자가 동기화되어 있는지 확인하고 문서의 이름을 지정하고 적절하게 저장해야 합니다. 이를 위해 특정 파일을 쉽게 찾을 수 있는지,그리고 제출 오류가 있는지 정기적으로 확인하십시오.
소규모 기업을 위한 소프트웨어 솔루션
소규모 기업은 또한 문서를 관리하기 위한 소프트웨어 솔루션의 이점을 누릴 수 있으며,이를 통해 비용을 들이지 않아도 됩니다. 서비스로서의 소프트웨어 및 전자 학습을 통한 교육과 같은 옵션은 비용을 최소화하고 구현을 용이하게합니다.
이 솔루션이 귀사에 제공할 수 있는 이점을 알아보십시오. 우리는 그것이 당신을 돈 저장하고 당신의 투자에 빠른 반환을 제공할 것이라는 점을 보장합니다.
