미팅 및 이벤트 플래너 타임라인 및 체크리스트
목적지 콜로라도는 가장 기억에 남고 생산적인 회의의 표준입니다. 콜로라도는 덴버와 포트 콜린스 근처의 평원에서 자유 범위 들소를 그랜드 정션 근처의 포도원까지 볼 수있는 활동과 아스펜,텔루 라이드 및 부에나 비스타의 엽서 완벽한 봉우리를 포함하여 끝없는 옵션으로 300 일의 햇빛을 자랑합니다. 콜로라도가 제안해야 하는 모두에,너의 첫번째 질문은 이어야 한다,”왜 콜로라도안에 너의 회의는 이지 않는가?”
이벤트 기획 도구:목적지 콜로라도는 다음 회의가 성공적 일뿐만 아니라 기억에 남을 수 있도록 다운로드 가능한 회의 계획자 타임 라인 체크리스트를 만들었습니다.
18 개월 초과
예,18 개월 초과(회의 1 년 반 전)회의 또는 행사를 계획해야 합니다. 오랜 시간처럼 보인다? 그것을 직업 안정이라고 부르십시오. 어쨌든 그들은 그것을 이유를 위해 회의 계획 권리이라고 부른다? 콜로라도가 너의 목적지 회의를 위해 장소 이는 것을 너가 결정한 후에 너의 다음 질문은 이어야 한다,”회의는 무엇 대략 이는가?”이 질문에 대답하면 목표를 달성하고 계획 프로세스 전반에 걸쳐 계속 추적 할 수 있습니다.사내 커뮤니케이션
먼저 이벤트의 목표와 목적을 파악하십시오. 익숙한 격언 상태로,”당신은 당신이 볼 수없는 대상을 칠 수 없다.”너의 목적이 잴 수 있는다 것 을 게다가,확인하십시요 그래서 너는 그것의 완료에 너의 사건의 성공을 검토하고 필요하다면 어떤 조정을 할 수 있는다. 또한 예비 의제,게스트 목록을 준비하고 직원,스폰서,전시 업체,연사,언론 및 등록자와 함께 프로토콜을 수립하여 기대치가 명확하여 질문이 적절하게 전달되도록하십시오. 선전용 행동 계획을 설치함(회의 계획자로 너의 직책을 생각하십시요?)이 시점에서”누가 처리-무엇”을 명확히하는 데 도움이되므로 이벤트를 관리하는 정책을 검토,업데이트 및 준비하고 모든 관련 직원에게 정보를 제공 할 수 있습니다.귀하와 귀하의 직원이 궤도에 머물 수 있도록 한 가지 방법은 직원 회의,전화 회의 및 웹 세미나의 달력을 만드는 것입니다. 달력에는 관련된 모든 사람을위한 알려진 인쇄 요구 사항,시간표 및 마감일이 포함되어야합니다. 기대가 충족되고 책임이 전달되고 있는지 확인할 수 있도록 이벤트와 관련된 작업을 계획하십시오.
많은 행사에는 연구 및 기조 연설자가 포함됩니다. 18 개월 마크는 당신과 당신의 팀 충분 한 시간을 검토 하 고 스피커를 선택 뿐만 아니라 그들에 게 귀하의 이벤트에 대 한 계획을 시간 수 있도록 논문의 제출에 대 한 지침을 설정 하는 훌륭한 시간 이다.
재무
그것은 결코 너무 일찍 시작하는 준비하는 예비 예산 범주에 설립의 전반적인 수 있는 유익한 시간. 이 포함되어 있 AP/AR 및 금융 절차,등록 취소 수수료와 구조,전시 수수료,그리고 새로운 자금의 출처를 경우 필요합니다. 좋은 예비 예산에는 과거,현재 및 잠재적 인 자금 출처의 연구 결과가 포함되며 보험 적용 범위를 설정하는 것이 좋습니다. 당신은 당신의 굉장한 전시자 전시 때문에 채찍끈의 요구를 만드는 사건 출석자를 원하지 않는다.이벤트 사이트
콜로라도가 제공하는 많은 위치,당신은 당신의 기대와 참석자의 사람들을 초과하는 사이트를 선택하는 문제가 없어야합니다. 너의 회의를 위해 가능한 날짜를 가능한 빨리 확인하고 몇 손님이 너가 너의 사건에 참석한것을 예기하는 까의 일반적인 아이디어가 있으십시요. 다음 단계? 에 머리 www.destinationcolorado.com 완벽한 장소를 찾을 수 있습니다. 회의 요구 사항을 선택한 사이트(제안서 요청)로 보낸 후 참석자 전망 목록 구성을 시작할 수 있습니다. 너의 위치 계획안이 안으로 따른것을 시작하는 때,너의 출석자를 위해 설비 필요에 관하여 생각한것을 잊지 말라. 그것은 당신의 출석자를 컨벤션 센터 복도 벤치에 잘 것을 요구하고 있는 동안 완벽한 개최지가 있는 어떤 이해되지 않는다. 이것이 사실 이으면,그때 나를 너의 다음 계획한 움직임을 추천하는 시키십시요;일 명부작성을 위해 분류한 것 검토하십시요.몇 개의 장소를 선택하면 장소에 대한 정보의 정확성을 보장하고 잠재적 인 호텔 요금 및 블록을 식별하기 위해 현장 방문을 수행 할 지점을 확인하십시오. 이 작업이 완료되면,당신은 당신의 웹 사이트에 예비 이벤트 정보를 게시하고 이벤트 마케팅을 시작할 준비가 된 것입니다.
15 개월 아웃
15 개월 마크는 이벤트 마케팅에 집중할 수있는 완벽한 시간입니다. 마케팅 작업 프로 모션 전략 개발,보도 자료를 준비 하 고 광고,요리사,장식,엔터테인먼트,화물 처리기,가구,인쇄 및 소품,보안 및 기타 서비스 제공 업체 등 다양 한 공급 업체에 대 한 특정 요구 사항을 요약 포함 해야 합니다. 위원회를 형성 하 고 다가오는 달에 많은 홍보 기능을 수행 해야 합니다 위임 부끄러워 하지 마십시오. 초기 홍보 업무에는 적절한 경우 첫 회의 공지 사항 및 홍보 자료를 잠재 참석자 및 전시자에게 우편으로 발송하는 것이 포함되어야합니다.예산을 모니터링합니다. 당신은 당신이 당신의 장소를 확인하고 공급 업체의 요구를 식별로 실제 비용의 감각을 얻기 위해 시작됩니다. 체재하 안에 예산을 계속해서서,너는 너의 능력(및 가능한 직업 안정 )안에 신뢰아울러 너의 상사에게서 칭찬을 얻을 것이다. 당신은 어떻게 당신의 예산 내에서 유지합니까? 두 가지 방법:당신의 자금을 증가 또는 서비스 제공 업체와 협상 중 하나에 의해. 이전 당신은 당신이 최종 비용을 예측하는 것입니다 더 적합 당신의 보증을 설정할 수 있습니다. 이것은 너의 사건의 필요를 확신하기안에 긴 방법 충족되고 너에게 약간 호흡 방을 너의 기조 연설자,장비,및 설비의 필요와 같은 다른 중요한 정보에 초점을 맞추는 허용할 것이다.
12 개월 초과
12 개월 표시는 호텔 계약 및 관련 마감일을 검토하기에 좋은시기입니다. 최종 회의 예산을 만들고 필요한 경우 회계 절차를 수정하십시오. 너는 또한 너의 매매 계획이 대위에 있는다 것 을 지키기 위하여 다음 12 달을 개설하는 매체를 위해 임시 회의 계획을 준비하고 싶는 수도 있다. 다른 작업에는 복사,레이아웃 및 수상 및 선정 기준에 대한 카테고리 설정을 포함하여 전화 앱의 컨퍼런스 브로셔를 준비하는 작업이 포함되어야합니다.
밖으로 10 달
이것은 조직 잡지 및 회보를 통해서 너의 시장 효과를 계속하는 좋은 시간 이다. 효과적으로 너의 표적 출석자를 도달하기 위하여 너의 증여자의 전기,전환점,및 소개를 포함하게 확실하 있으십시요.제안된 프로그램 주제의 마스터 목록을 준비하고,일반 세션,워크샵 및 보조 이벤트의 마스터 형식을 구체화하고,숙박 공간을 비교함으로써 가사 노력을 계속하십시오. 이를 통해 장소의 기능 영역에 대한 아이디어를 얻고 이벤트 및 활동에 대한 임시 방 할당을 예측할 수 있습니다. 당신의 장소에 대해 가능한 한 많이 아는 것은 당신이 설정하고 이벤트에 세션 및 입장에 대한 절차와 컨트롤을 모니터링하는 데 도움이됩니다.
게임을 앞서고 싶다면 남은 모든 공급업체에서 최종 선택을 하고 프레젠테이션을 위해 고려 중인 모든 논문에 대한 후속 조치를 취하십시오. 너의 표적 시장을 재평가하,너의 소책자를 위해 물자를 준비하는 시간을 걸림것은 또한 성공을 위해 나중에 위로 놓을 것이다.
8 개월 아웃
당신이 당신의 숙제를하고 마감일을 충족 한 경우,8 개월 마크는 당신과 당신의 팀이 쉽게 걸릴 수있는 시간이다,아무도 말했다. 유머는 제쳐놓고,이것은 당신의 노력의 모두가 함께 오는 것을 시작되는 시간 이다. 그러나,후속 이벤트 원활 하 게 진행 되도록 키 남아 있다. 논문의 최종 선택을 시작하고 수상 후보 목록을 결정합니다. 첫 회의 브로셔를 이메일로 보내고 적절한 경우 두 번째 전시자 권유를 준비하십시오. 이것은 당신이 당신의 개최지에 갱신을 전하기 전에 제시될 필요가 있는 어떤 변화든지에 당신을 최신 유지할 것이다.참석자와 관련하여 등록 양식을 받으면 해당 양식을 처리하고 사전 등록 확인서를 우편으로 발송하는 것이 좋습니다. 또한 등록 목록 및 이름 배지를 준비하는 것을 고려하고 게스트가 자격 증명을 획득하는 방법에 대한 프로토콜을 수립하십시오.
기타 행정 업무에는 등록,일반 세션,워크샵,사회적 기능 등을위한 호텔 기능 공간 다이어그램을 준비하는 것이 포함됩니다. 모든 이벤트에 대한 최종 일정을 결정하고 특정 인구 통계에 대한 시장 포화를 보장 할 수 있도록 프로그램 도서에 대한 광고주를 적극적으로 요청하십시오.
4 개월 후
두 번째 홍보 브로셔를 잠재 참석자에게 우편으로 보내고 수상자를 최종 선정 할 때입니다. 계속해서 출품자,스폰서 및 광고주와의 간청 및 후속 조치를 통해 모든 사람의 요구 사항을 충족 할 수 있습니다. 이것은 또한 등록 패킷에 대한 자료를 식별하고 회의 패킷을 주문하는 시간입니다. 디자인 하 고 회의 기능에 입학에 대 한 모든 티켓을 인쇄 하 고 모든 필요한 현장 가구 및 연회 테이블에 대 한 간판 및 꽃 등 실내 장식을 포함 하 여 장비를 주문 하는 것을 잊지 마세요. 모든 식음료 메뉴 선택은 확인되어야 하며 관련 자료와 함께 상을 받기 위해 주문을 해야 합니다. 인력에 관한,식별 및 현장 인력 책임을 할당하고 이벤트에 관련된 모든 직원에 대한 브리핑 노트를 준비하기 시작.행사에 깃털 장식을 추가하고 싶다면 연사와 다른 귀빈들에게 선물을 선물하는 것이 적절한지 고려하십시오. 이것은 그들에게 너의 감사를 보이는 우수한 방법 이고,너의 국회의장을 미래 사건을 위해 돌려보내는 격려할지도 모른다.
2~4 개월
당신은 거의 다 왔어. 것 들 열-최대 시작 하지만 정통한 회의 플래너 준비 하 고 귀하의 이벤트의 성공을 보장 하는 확신 되 고,오른쪽?2~4 개월 마크는 뉴스 레터 또는 기타 정기 간행물에서 청중에게 이벤트를 상기시키기 위해 특별 회의 문제를 준비해야 할 때입니다. 당신은 또한 당신의 개최지의 기능 및 적합한 사건 공급자를 가진 당신의 회의 계획,방 지정 및 기능 방 도표를 검토하고 확인하고 싶을 수도 있다. 수면실 픽업 목록,보안 요구 사항 결정,위험 관리 프로토콜 수립 및 귀하의 이벤트가 미국 장애법(에이다)을 준수하는지 확인하는 것도 좋은 생각입니다.
기타 후속 임무에는 이벤트 예산 검토 및 필요에 따라 조정,프로그램 책 프린터 선택(아직 수행하지 않은 경우),피드백을 위해 이벤트 평가 양식 준비 및 인쇄가 포함됩니다.
이벤트의 날
당신은 그것을 믿을 수 있습니까? 당신은 지난 18 개월 동안 열심히 일했고 그 날이 마침내 여기에 있습니다! 운 좋게도,당신은 여전히 할 일이 있습니다.현장
반드시 컨퍼런스 매니저를 만나서 도착 시 시설 연습을 하십시오. 이 객실의 크기,좌석 용량,전력 가용성 및 화재 출구의 좋은 아이디어를 줄 것 이다. 더구나,당신의 선호한 체제 작풍(극장,교실,연회)및 테이블 선택(6′-10’발 테이블,원탁)를 또한 확인하십시오.각 방
연습을 마치면 각 연회장에 다음과 같은 적절한 서비스가 갖추어져 있는지 확인하십시오; 테이블/리넨,의자,바텐더,주류,요리사 및 참석자가 특별한 필요와 질문을 처리 할 수있는 적어도 한 명의 컨설턴트. 간판 및 보험료에 대 한 적절 한 영역을 찾는 것은 또한 설치 하는 동안 결정 하는 것이 좋습니다.등록 데스크
귀하의 장소는 등록 데스크에 대한 소정의 영역을 가질 수있다 그래서 위치에 대한 회의 매니저와 상담하는 것은 중요하다(당신의 장소는 같은 날에 개최되는 여러 이벤트를 가질 수 있으므로). 등록 프레임 워크 및 방법론,지불,이름 배지,등록 목록,보고서 및 직원에 대해 문의하십시오. 미팅 플래너는 등록,지불,입금,환불 및 취소의 처리,확인 및 보고를 감독해야 합니다. 이벤트가 현장 지불을 수락하는 경우 지불을 안전하게 유지하기 위한 프로토콜을 결정하는 것이 좋습니다. 또한,등록 목록 및 배지의 준비를 모니터링하고 이벤트의 열기 전에 등록 패킷을 조립해야합니다.직원 배치
사전 회의 및 일일 직원 회의를 실시하고 등록 직원,데이터 수집가,자원 봉사자 및 기타 사람들을 위해 교육 브리핑을 제공합니다. 너의 직원이 적당한 책임 수준을 지키는 권위의 명령 그리고 수준의 사슬을 있있다 것 을 확인하십시요. 그것은 항상 매일의 요구 사항을 검토 하 고 뿐만 아니라 직원과 다음 날의 요구를 강조 하는 것이 좋습니다. 등록,음식 보장,연사,귀빈,미디어 룸 설정,배우자/손님/어린이 행사,전시회,스폰서 등과 같은 책임,절차 및 중복 영역을 검토하십시오.상품
모든 이벤트 관련 자료의 배송 및 픽업을 확인하고 모니터링하기 위해 시설 관리자에게 매일 송장 검토를 준비하십시오. 팁 발급을 위해 필요한 경우 회의 지원 담당자와 상담하고 필요에 따라 시설 부서 및 공급 업체와 회의 후 마무리 회의를 실시하십시오.기타
이벤트에 대한 우려의 다른 영역은 사진 작가,비디오 그래퍼의 요구를 결정,호텔 예약 및 교통 확인,참석자를위한 환영 선물을 제공,환영 표지판을 포함한 장식,발표자 배경,방향 간판,엔터테인먼트 요구 및 요리사.행사 직후
행사 후 후속 조치는 사전 계획 노력과 마찬가지로 중요하지 않습니다. 감사 편지의 목록을 준비 하 고 이벤트의 완료 시 신속 하 게 그들을 메일 다는 것을 확인 하십시오. 참석자 및 직원으로부터 회의 평가를 받고,모든 자료의 인벤토리를 포장 및 수행하고,재무를 조정하여 조직이 적절하게 청구되었는지 확인하십시오. 공급 업체 송장에 포함 된 숨겨진 비용을 조심. 그것은 항상 서비스를 렌더링 하기 전에 서 면으로 공급 업체 계약을 얻을 하는 것이 중요,그래서 당신은 이전에 동의 하지 않은 서비스에 대 한 청구 하지.
예산 후 성과 검토를 수행하고 최종 회의 보고서를 위해 데이터를 수집 및 구성합니다. 회의 보고서에는 적절한 비용 센터 및 지급 일정이 포함된 모든 평가 양식의 요약이 포함되어야 합니다.
