あなたは事前にトレーニングせずにマラソンを実行したり、レシピを使用せずに初めてアップルパイを焼くことはありません。
同じことが会議を持つために言うことができます。 あなたは、右、先に計画せずに重要な何かを議論するために一緒にあなたのチームを呼び出すことはありませんか？
少なくとも—私たちはあなたがしないことを願っています。 適切に準備する時間がかからないと、どんな種類の会議をしていても、みんなの時間とエネルギーを無駄にしてしまいます。
正しい方法を準備する方法がわからない場合、仲間は亀裂を通って何も落ちないようにするために、これらの9つのヒントをカバーしています。
9つのステップで会議の準備をする方法
会議を進行中にすることを切望しており、私たちはあなたを責めることはありません。 議論すること、共有する顧客の話、同意するビジネス戦略がたくさんある可能性があります。 しかし、あなたが飛び込む前に、会議ができるだけ生産的であることを確認するために、これらの9つのステップを行うことを確認してください。
- 会議テンプレートを作成する
- 出席者に投稿を依頼する
- 補助文書を添付または埋め込む
- 人々に準備する時間を与える
- あなたが言うことを練習
- 他の人が提示しているかどうかを決定する
- 会議の役割を定義する
- アクション項目に注意する
1 会議テンプレートを作成する
まず最初に—会議テンプレートを作成することから始めます。 そうすることはあなたの会合の構造を与え、会話が焦点を合わせ、トピックにとどまることを可能にする。
議題は時間と場所（直接会っている場合）から始まり、その後に会議の目的が続きます。 これには、トピックのリスト、話すポイント、アクション項目、および出席者が議論するその他の活動などの情報が含まれている必要があります。
会議が行われたときに何が起こるかの明確かつ包括的な概要を提供することは、会議の成功に不可欠です。
さらなる支援が必要ですか？ 仲間によってあなたに持って来られる会合の議題の型板を利用しなさい。
Pro tip
Fellowを使用して、すべての会議の議題を事前に作成し、他の人にメモに貢献させ、会議中にライブノートを共同で取ることができます。
2 出席者に議題に貢献するように依頼する
良い議題を大きな議題に変えることができるのは何ですか？ 参加者に自分の議題項目を投稿して追加するように求めます。
参加者には、特定のボトルネックや課題の克服、チームが達成しようとしているマイルストーンの更新、または会社の方針の大幅な変更がある可能性があ 会議の議題が共同で、参加者と共有しやすいことを保証することは、何も亀裂を通って落ちないことを保証し、すべての行動項目が議論されます。
それはまた、出席者に質問や課題について議論されるためのヘッドアップを与えることができ、これらのボトルネックのいくつかについて事前に考
3補助文書やグラフを添付または埋め込む
議題を作成すると、会議出席者が関連するトピックについてスピードアップするために必要な文書やファ それはまた、あなたが魅力的で有益である勝利PowerPointやスライドデッキを作成するのに役立ちます。
会議の出席者に、誰もが重要な情報や指標を見る機会があることを確認するのに十分な時間を与えることが重要です。 だから、あなたがそれらを事前に見直したい任意の材料がある場合は、少なくとも24時間前にそれを送信するようにしてください。 これらの資料を事前に見てもらいたいことを出席者に伝えてください。
結局のところ、会議が始まるときに50枚のスライドであなたのチームを驚かせるよりも悪いことはありません。 彼らが何をしようとしているのかを知ることは、成功のための会議を設定します。
4コメントや質問を準備する時間を与える
同様に、これらの資料を添付することで、チームはコメント、懸念、質問、ストーリーを準備するのに十分な時間 そうしないと、誰も準備ができていない会議があり、あらゆる場所にある会話で、目標を処理するために別の会議が必要になる可能性があります。
チームがこれらのコメントや質問を事前に準備する時間が多ければ多いほど、会議での会話が良くなります！ それはまた何もひびを通って落ちないように皆が従事していて、トピックでとどまることを保障する。
5プレゼンテーションをするなら、あなたが言うことを練習してください
すべての素晴らしいプレゼンテーションは少し練習をします。
だから、あなたが会議の主催者である場合、または物事を蹴っている場合は、すべての目があなたになる前に、あなたが言うことを練習してくださ スライドを提示したり、会話全体をリードしたり、単にいくつかの質問や話のポイントを床に持ってきたりする場合でも、少なくとも一度は言うことを 砕氷船か物語分け前とかどうか会合か会話を始める異なった方法によって動くことを考慮するかもしれません。
重要なポイントを紙に書いて会議室に持ってきたり、文書を電子的に引き上げて読んだりすることもできます。 あなたが選択した方法に関係なく、これはあなたのポイントが可能な限り明確かつ簡潔に出くわすことを保証し、あなたが話すようにとりとめの
そして、単にスライドを読むつもりなら、逐語的に読むのではなく、代わりにそれを切り替えて、他の出席者を退屈させないように追加の解説を追加
6他の人が発表しているかどうかを決定する（そして事前に知らせる）
他の会議出席者についても同じことが言えます。 彼らはスライドをオフに提示している場合は、それらを提供するためにそれらまでであるスライドを事前に知ってみましょう。 また、それらに自身の声で内容を作成し、個人的な眼識を加えるために彼らの自身のスライドか提示材料を作る機能を与えなさい。 さらに、提示は皆のために自然に来ないことを覚えなさい、従って準備する十分な時間を他に与えることは彼らの神経を楽にし、他の参加者の前で
また、プレゼンテーションを読んだり、一般的に話している人の声を切り替えたりすることが常に最善であることを考慮する必要があります。 一人の人に提示する機会を与えるだけで、会議は一方的な会話のように感じることができます。 それはあまりにも、退屈な感じになります。
7ノートテイカーやタイムキーパーなどの会議の役割を定義する
誰も直前に会議の役割を持つのが好きではないので、会議のメモ、議事録、タイムキーパーになる人を事前に把握してください。
例えば、あなたのチームの誰かが時間厳守であることに優れている場合、それらをタイムキーパーに割り当て、その役割は、会議が時間通りに開始され、終了し、アジェンダ上のすべての項目がそれに応じて議論されていることを確認することです。 一方、ノートキーパーは、会議中に行われた重要な決定と詳細を記録するので、整理する必要があります。 会議が終了したら、出席者にメモを送信するのも彼ら次第です。
この人に、会議後24時間以内にメモを送るべきであることを思い出させるので、すべてが心のトップのままです。
8任意のアクション項目とキーテイクアウトに注意してください
それはあなたのために重い持ち上げのいくつかを行う会議ソフトウェアを使用すると便利なことができます—フォローアップする必要があるもののための会話やアクション項目からキーテイクアウトを書き留める場所を提供するように。
例えば、Fellowのような会議ツールは、すでに利用可能なセクションを持つアクション項目を追跡することが容易になります。 このようにして、関連するすべての情報と知る必要がある情報が一箇所に整理されます。 あなたは完璧なアイデアがいつ育てられるのか分からないので、それを書き留める場所で準備ができていたいと思っています。
9リモートの場合、出席者にカメラをオンにするように促す
生産的な仮想会議を開催するのは難しいかもしれませんが、誰もが従事し、聞いて、会話の一部 このルールを事前に設定しておくと、誰もカメラの準備ができていないように見えないようにしてください。 彼らが話している間にあなたのチームを見て、あなたが話している間に他の人が注意を払っていることを知ることは、会議をより個人的にします。
また、出席者が気晴らしから離れた静かな場所に座っていることを確認し、着信通知をミュートして、会話に注意を払うように促すこともできます。
何のための準備ができて！
効果的な会議は驚きによって起こることはありません。 すべてが適切な場所に落ちることを確認するには、時間、労力、および多くの準備が必要です。 どのように多くの人々が存在している、または議論する必要があるか、会議の種類に関係なく、それは常にあなたが危機に瀕しているもののために準備
