Sai che prima o poi la tua azienda potrebbe affrontare una crisi. Può essere causato da problemi interni (come una successione di dimissioni, una perdita di un cliente importante o l’assenza di un manager) o da fattori esterni (crisi economica, disastri naturali, carenza di materie prime, scioperi dei trasporti…).
Non importa quale sia l’origine della crisi, le conseguenze possono essere catastrofiche per l’azienda e mettere a repentaglio il suo futuro. Per evitare questo tipo di scenario e gestire efficacemente qualsiasi tipo di crisi, è essenziale reagire rapidamente e prendere misure adeguate per ottenere il vostro business fuori dalle turbolenze. Anche se non esiste una soluzione miracolosa per gestire efficacemente una crisi, è possibile seguire questi 7 passaggi per impostare un piano di gestione delle crisi fattibile.
1. Identificare i rischi.
Una buona gestione delle crisi inizia con l’anticipazione dei rischi che un’azienda può affrontare. Organizzare una sessione di brainstorming e raccogliere i rappresentanti di tutti i dipartimenti al fine di creare un elenco completo di tutti i rischi potenziali. Questi possono variare da un disastro naturale a un crash del computer, inclusi incidenti sul lavoro, attacchi informatici o prodotti difettosi.
Nest, analizzare ogni rischio per determinare la sua probabilità di verificarsi e il suo impatto sull’organizzazione; quindi stabilire una classifica. Con questo studio approfondito, vi renderete conto che alcuni rischi possono essere evitati modificando i processi di lavoro e modificando le pratiche attuali. Ad esempio, è possibile ridurre il rischio di attacchi informatici investendo in software antivirus efficienti e tramite regolari corsi di formazione relativi alla sicurezza informatica forniti ai dipendenti.
2. Definire un piano d’azione
Una volta individuati i rischi potenziali, è necessario definire le risorse umane e materiali da mettere in atto al fine di rispondere efficacemente in ogni situazione di crisi. Un piano di gestione delle crisi prende in considerazione tutti gli scenari possibili e prevede risposte operative. Può includere un Business Continuity Planning (BCP), Business Recovery Plan, piano di evacuazione, ecc.
È importante essere ben preparati e avere un piano di risposta pronto prima che si verifichi una crisi. Perché? Come si rischia di reagire in modo diverso (meno efficiente) sotto pressione quando si ha a che fare con una situazione di crisi reale.
Si noti che un piano di gestione delle crisi deve essere rivisto e aggiornato regolarmente in quanto i rischi sono soggetti a cambiamenti. Deve anche essere testato per garantirne l’efficacia.
3. Istituire un’unità di crisi
Un’unità di crisi è un luogo chiave per la gestione delle crisi. È un luogo in cui l’organizzazione di gestione delle crisi è centralizzata, i piani di risposta sono pilotati e la strategia di comunicazione della crisi è implementata.
Una unità di crisi è generalmente costituito da membri del personale della società, nonché di esperti esterni con esperienza specifica in caso di sensibili o critici situazione:
- principali decisori aziendali (dirigenti, responsabili di servizio, dirigenti),
- esperti interni o esterni con conoscenza sulla natura della crisi;
- comunicazione e specialisti di pubbliche relazioni;
- consulenti legali, avvocati e assicuratori.
È all’interno della cellula di crisi che vengono prese decisioni per affrontare la crisi e proteggere l’azienda, il suo business e la sua reputazione.
4. Designare e formare un portavoce
In tempi di crisi, è essenziale coordinare attentamente le comunicazioni aziendali al fine di preservare l’immagine e la reputazione dell’azienda, ma anche per dimostrare che la situazione è sotto controllo.
Due tipi principali di comunicazione in una situazione di crisi:
- comunicazione che consente di gestire la crisi e ridurne l’impatto sulle operazioni aziendali(allertando i clienti e / o il pubblico, inviando istruzioni ai dipendenti, coordinando le operazioni);
- comunicazione volta a evitare scandali e tutelare la reputazione dell’azienda.
La società deve designare chi sarà il suo portavoce ufficiale in caso di crisi. Essi (ci possono essere più di uno) sarà l’unica parte autorizzata a parlare per conto della società. Saranno visti come una fonte ufficiale di informazioni sulla posizione e le azioni della società.
I portavoce sono accuratamente selezionati e addestrati a parlare attraverso vari canali di comunicazione.
5. Definire messaggi da trasmettere
Durante una crisi, l’azienda deve rivolgersi a tutti i suoi pubblici: dipendenti, clienti, partner, fornitori, pubblico ecc. I messaggi varieranno quindi a seconda del target previsto, ma anche a seconda dei media scelti per la diffusione delle informazioni(sito web, social media, stampa, ecc.). Tuttavia, tieni presente che il messaggio principale dovrebbe essere semplice, chiaro e facilmente comprensibile da tutti. Cerca di essere il più trasparente possibile ed evitare di negare l’esistenza del problema con il rischio di perdere ogni credibilità.
I primi messaggi di solito sono nello spirito dei messaggi di avviso. Quindi, devi comunicare sull’evoluzione della situazione. Per evitare che i tuoi messaggi siano influenzati dallo stress e dalla pressione presenti durante la situazione di crisi, non esitare a svilupparli con una stretta vigilanza sugli scenari di disastro che hai identificato durante il primo passo.
6. Fai spazio alla gestione delle crisi
Quando si verifica una crisi, è il momento di reagire implementando tutte le azioni che avevi preparato in anticipo. Hai notato un problema o una situazione anomala? Valutare il livello di minaccia e, sulla base di ciò, avviare l’unità di crisi di conseguenza, effettuare allarmi e mettere in atto il piano di risposta.
7. Rimanere positivi
Una crisi è spesso un vero test per l’azienda. Tuttavia, se ben gestito, può creare nuove opportunità costringendo la società ad essere creativa e innovativa e incoraggiandoli ad andare avanti rimbalzando indietro. Internamente, una crisi può essere un’opportunità per rafforzare la coesione del team e il senso di appartenenza dei dipendenti. Esternamente, può essere visto come un’occasione per mostrare la forza, la reattività e la resilienza dell’azienda.
Una crisi gestita in modo efficace migliorerà o rafforzerà l’immagine e la reputazione della vostra azienda.
