Dodici Passi per la Preparazione di una raccolta fondi di Successo dell’Asta

Se il no-profit è una di buone dimensioni con il corpo di volontari, l’accesso a una sede adeguata, abbastanza membri interessati di presentarsi e di offerta ragionevolmente alti livelli, e i contatti con i commercianti, i professionisti, o qualificati membri che donare oggetti per fare offerte o fornire sponsorizzazioni e altre forme di assistenza, un’asta dal vivo potrebbe essere un ottimo modo per raccogliere fondi. Puoi renderlo il “main event” o combinarlo con qualche altro evento, come una cena di gala.

Ma non sottovalutare il lavoro coinvolto prima del tempo. Avrete bisogno di iniziare a pianificare circa cinque-otto mesi prima del tempo, e prendersi cura delle fasi preparatorie descritte di seguito.

Imposta obiettivi per la partecipazione, l’approvvigionamento e il guadagno

Per assicurarti che la tua asta guadagni denaro, aiuta a identificare obiettivi realizzabili per il numero di persone che parteciperanno, quanti articoli saranno disponibili per l’offerta e quanto questi articoli guadagneranno al momento della vendita. Troverai consigli su questo nel Q&A, ” Quanto può la nostra no-profit aspettarsi di guadagnare se organizziamo un’asta dal vivo?”

Pianifica un budget

Esegui alcuni numeri per assicurarti che il tuo evento sia redditizio e aiuta a pianificare quali elementi dovrai sollecitare per il prestito o la donazione. Le spese principali, a seconda delle risorse esistenti e di ciò che stai ricevendo donati, sono suscettibili di includere un affitto sala, cibo e bevande, decorazioni, un eccellente sistema audio, stampa di cataloghi e programmi, clipboard e penne, e la tassa del banditore o Web host. Chiedere in giro per vedere se un membro fornirà uno per traghettare oggetti d ” asta alla sala — se non, potrebbe essere necessario affittare uno.

Sul lato del reddito, potresti pianificare di addebitare l’ammissione, vendere spazi pubblicitari nel tuo catalogo, sollecitare sponsorizzazioni aziendali (insieme a donazioni di beni), tenere lotterie o palloncini, vendere una bevanda firmata e, naturalmente, portare profitti dagli oggetti messi all’asta.

Imposta una data e un luogo

Molte organizzazioni non profit scelgono di tenere aste in autunno, per le persone che iniziano a comprare regali di festa ma non ancora in uno stato di fatica dello shopping. Le serate del fine settimana sono generalmente le migliori, in modo che gli ospiti non si preoccupino di rimanere fino a tardi. Se c’è un motivo per scegliere un giorno della settimana, considera di iniziare presto, ad esempio alle 5:30. Pianifica di dar loro da mangiare anche la cena.

Se hai già in mente una posizione, forse l’auditorium della tua scuola o il salotto extra-large del membro del consiglio, ottimo, in caso contrario, questo è uno dei primi dettagli di cui dovrai occuparti, sia per assicurarti che la sede sia disponibile, e quindi puoi annunciarlo in qualsiasi notifica “Salva la data” o sul tuo sito web.

La posizione è un fattore importante per il successo del tuo evento. Cercare un luogo che è al chiuso, abbastanza grande per ospitare non solo il pubblico previsto e far loro socializzare, ma anche per visualizzare gli elementi che si prevede di vendere; ma non così grande che gli ospiti si sentono persi o immagazzinati. Dovrebbe anche essere ben illuminato, conveniente per i tuoi probabili partecipanti, e comunque in linea con lo stato d’animo previsto dell’evento.

Scegli un banditore

I servizi di un banditore professionista — che può, infatti, venire con uno staff di aiutanti — probabilmente costerà diverse migliaia di dollari (a volte a seconda del livello di guadagno). Naturalmente, un vero professionista guadagnerà di nuovo lo stipendio e poi alcuni, attraverso l’arte di stimolare l’offerta in modo appropriato, ispirando l’entusiasmo del pubblico e sapendo come affrontare problemi come una pausa nell’offerta.

Invia inviti

Le aste di beneficenza tendono ad attirare i membri del tuo gruppo più del mondo in generale, quindi per renderlo un successo, invia i membri Salva le e—mail della data non appena hai la data, l’ora e il luogo di base elaborati-fino a cinque mesi prima. Segui quelli con inviti stampati, da 60 a 90 giorni prima dell’evento.

Chiedere alle persone di RSVP con l’acquisto di biglietti prima del tempo. Ciò evita che le persone cambino idea all’ultimo minuto e riduce la quantità di denaro gestito dalle persone di registrazione.

Sollecita donazioni di beni e servizi

La chiave per rendere redditizia la tua asta è quella di mettere all’asta beni per lo più o interamente donati. Anche gli elementi che attirano le offerte basse sono puro profitto per voi-e riporterà i cacciatori di occasioni negli anni successivi.

Avvia questo processo non appena conosci la data del tuo evento. Avere un comitato di volontari inizia a sollecitare articoli da tre a sei mesi prima dell’evento è ottimale.

La tua asta dovrebbe avere qualcosa per ogni tipo di membro del pubblico. Gli articoli popolari includono biglietti per viaggi, attività ricreative e sport; memorabilia di celebrità e sport; buoni regalo per ristoranti, cultura e intrattenimento; prodotti e servizi per la salute e la bellezza( i buoni regalo spa sono popolari); arti e mestieri e decorazioni per la casa; elettronica; servizi professionali; stage per giovani; regali per bambini; e pacchetti o esperienze uniche che combinano uno qualsiasi dei precedenti. Preparare almeno uno o due oggetti big-ticket, come un viaggio alle Hawaii.

Preparare il Materiale Scritto

sia Per finalità interne e per il pubblico, di preparare alcuni o tutti i seguenti:

• master elenco degli articoli disponibili per l’offerta
• asta catalogo
• programma dell’evento
• offerta istruzioni
• offerta fogli (per un’asta silenziosa solo)
• registratore fogli (per un asta dal vivo solo), e
• pickup ricevimento forme.

Dettagli e campioni di questi possono essere trovati in vedi la Guida dei volontari alla raccolta fondi; Raccogliere fondi per la tua scuola, squadra, Biblioteca o gruppo di comunità (Nolo).

Promuovi e pubblicizza l’evento

Se sei fortunato, i tuoi inviti da soli saranno sufficienti per attirare le persone al tuo evento, ma potrebbe essere necessaria una promozione aggiuntiva. Quando pubblicizzare un’asta, generare entusiasmo descrivendo alcuni dei principali elementi per l’offerta. Sfida anche ciascuno dei tuoi leader e volontari di base per vendere un certo numero di biglietti.

Crea un grafico dei posti a sedere

A meno che la tua asta non sia molto informale, forse con persone allineate sulle sedie, un grafico dei posti a sedere può aiutare a massimizzare il divertimento delle persone e assicurarsi che i potenziali migliori offerenti siano ben posizionati nella stanza.

10.Set Up Display of Auction Items

Con live auctions, è consuetudine visualizzare gli articoli separatamente, all’apertura dell’evento, prima che vengano spostati sul palco per l’asta vera e propria. Il tuo obiettivo è creare display visivamente accattivanti e dare alle persone la possibilità di decidere cosa vogliono.

Proteggi oggetti di alto valore o facilmente sollevabili mettendoli in una vetrina, avendo un volontario a guardia del tavolo, o semplicemente tenendoli in deposito e mettendo foto o uno storyboard. Quest’ultimo è utile anche per i buoni regalo. Puoi anche essere creativo, magari facendo una passeggiata volontaria intorno a modellare una collana costosa.

Il tocco finale dovrebbe essere un grande poster o banner con il nome e il logo della tua organizzazione posizionati sulla parte anteriore o sopra il podio dove si troverà il banditore, per ricordare al pubblico che le loro offerte sono tutte per una buona causa.

Imposta un sistema di pagamento

Una delle maggiori sfide nello svolgimento di un’asta arriva alla fine, quando è necessario riscuotere il pagamento e unire gli offerenti con i loro beni. L’idea è che le persone mostrano il loro numero di offerente, confermano ciò che devono dopo aver ricevuto un totale calcolato elettronicamente, raccolgono i loro articoli e se ne vanno. Se questo processo è lento, le persone possono uscire dalla porta senza pagare. Le organizzazioni non profit più grandi comunemente assumere qualcuno per gestire checkout, sia la società che fornisce il banditore, o un servizio come greatergiving.

Pianifica le assegnazioni “Day of Event”

Scopri ogni possibile compito che le persone potrebbero dover gestire il giorno dell’asta, quindi assegna volontari o assumi professionisti per eseguirli. Per i ruoli più complessi, ti consigliamo di tenere corsi di formazione. Le assegnazioni di lavoro più importanti includono, ad esempio, persone per l’installazione, la registrazione, l’assistenza all’infanzia, le fotografie, il checkout, l’equipaggio di pulizia e il conteggio e il deposito dei soldi.

Ora, tutto quello che dovete fare è tenere l’asta! Per informazioni dettagliate su tutto quanto sopra descritto, così come l’asta stessa, vedi la Guida dei volontari alla raccolta fondi; Raccogliere fondi per la tua scuola, squadra, Biblioteca o gruppo di comunità (Nolo).