Se sei stato nominato esecutore della Volontà di qualcuno, o hai assunto un ruolo di rappresentante personale se non c’era una Volontà, potresti aver accumulato un certo numero di documenti di amministrazione della proprietà durante il corso del processo.
Questi documenti erano importanti per garantire che tutto fosse contabilizzato e, in particolare, per segnalare le informazioni a HMRC per assicurarsi che le tasse corrette fossero state pagate. I documenti saranno anche stati esaminati per verificare che tutte le attività siano state raccolte. Una volta che i debiti e le tasse sono state pagate e la tenuta è stata distribuita, che cosa si dovrebbe fare con i fasci di documenti detenuti per la tenuta e per quanto tempo si dovrebbe tenerli per?
Documenti finanziari, estratti conto bancari e azionari e dichiarazioni dei redditi potrebbero essersi accumulati e ora potresti chiederti se possono essere smaltiti. Il partner, Helen Gowin, consiglia.
Quali documenti di amministrazione immobiliare devono essere conservati dopo il completamento?
anche se non è un elenco esaustivo, si consiglia di conservare i seguenti documenti:
- Concessione di Certificazioni o di Lettere di una Amministrazione e di una copia del testamento
- L’originale di nascita, matrimonio e morte certificati per i defunti e i loro coniugi, o una copia di un qualsiasi Tribunale ordini, come ad esempio un divorzio grado
- Lettere da HM Revenue tasse distanze
- Una copia della Tenuta dei Conti
Idealmente, tutti i documenti dovranno essere tenuto in forma elettronica, in modo che è possibile recuperare rapidamente in futuro, se necessario.
Per quanto tempo devo conservare i documenti?
Si consiglia di tenere i documenti di cui sopra a tempo indeterminato, ma altri documenti come documenti fiscali, valutazioni e dichiarazioni devono essere conservati per almeno 3 anni nel caso in cui l’Ufficio delle imposte ha bisogno di riaprire una richiesta.
Se c’è un futuro cambiamento nella legge, almeno alcuni dei documenti chiave sono disponibili a portata di mano. Quando nel 2007 è stata introdotta la disponibilità della banda di tasso zero inutilizzata dell’ex coniuge, sono stati creati problemi per gli esecutori poiché i documenti per i coniugi pre-deceduti non sarebbero stati necessariamente conservati se la morte fosse stata molti anni prima della seconda morte.
Sebbene non sia possibile anticipare i cambiamenti, la conservazione di alcuni documenti importanti potrebbe rendere le cose più facili da gestire in futuro.
Conserviamo documenti immobiliari per un periodo minimo di 12 anni e la concessione di successione a tempo indeterminato.
Come devo disporre dei documenti di amministrazione immobiliare?
Si consiglia di tenere i documenti importanti di cui sopra in un luogo sicuro, ma una volta che si è pronti a sbarazzarsi degli altri documenti, sarebbe consigliabile avere questi triturati in modo sicuro. Alcuni dei documenti avranno informazioni finanziarie su di loro o possono essere più personali per la famiglia, quindi triturazione questi documenti fornirà una maggiore tranquillità ed evitare di entrare nelle mani di persone indesiderate..
Se c’è un sacco di documenti e non si dispone di un trituratore per distruggere i documenti, si potrebbe organizzare per una società che aiuta a distruggere i documenti in modo sicuro per rimuovere e smaltire i documenti. Questo è di solito addebitato come un costo per la tenuta.
Che dire di documenti con un certo interesse storico?
Se ci sono vecchi documenti che possono avere un certo interesse per un museo locale o una società di storia, a condizione che non siano stati specificamente lasciati in un Testamento, potresti voler donare questi.
Per ulteriori informazioni sulla gestione di una tenuta, si prega di contattare Estate Administration and Probate Partner, Helen Gowin, su 01260 282351 o e-mail .
