Lavorare in digitale non è più opzionale. Piuttosto, è una necessità. Con il modo in cui vengono istituite organizzazioni grandi e internazionali, i dipendenti si trovano sempre più spesso a lavorare e comunicare con colleghi che non hanno mai incontrato faccia a faccia.
L’aumento del lavoro internazionale e remoto ha spinto l’importanza della comunicazione digitale sul posto di lavoro. Le app che supportano la chat istantanea e il testo stanno diventando sempre più integrate nel posto di lavoro e nella vita personale. Ma questa facilità di accesso e la comunicazione veloce non sempre significa che le cose senza intoppi. Se siete stati in qualsiasi tipo di rapporto, si sta bene sono che ‘Problemi di comunicazione’ può accadere frequentemente di persona. Ora, immaginate quanto spesso questi problemi di comunicazione accadono quando non si sente la voce dell’altra persona!
Le tecnologie sociali hanno demolito le barriere dello spazio e del tempo, dandoci una comunicazione quasi istantanea indipendentemente dalla posizione o dal fuso orario. Ma con qualsiasi innovazione avanzata, arriva una serie di nuove barriere e minacce. Anche se ci sono effetti collaterali che non possiamo evitare completamente, sono qualcosa che possiamo alleviare. Qui le alcune delle barriere più comuni alla comunicazione e alcuni dei modi migliori per sfondare loro.
Barriera #1: Mancanza di prospettiva
Chiunque abbia mai inviato un messaggio di testo o e-mail sa esattamente quanto può essere frustrante non sapere come la persona che stai messaging significava le loro parole. Anche se la punteggiatura corretta può essere utile, ci sono un sacco di crepe per la giusta interpretazione di scivolare attraverso. Hanno mandato il messaggio dall’ufficio? Dal letto? Erano malati e scontrosi? Forse erano distratti e il messaggio non rispondeva esattamente a quello di cui stavate discutendo?
Se non riesci a metterti nei panni del mittente, aumenta la probabilità che la tua risposta possa essere inadatta. Senza il pieno contesto di essere nella stessa stanza o conoscere lo sfondo di quell’individuo, le barriere nella comunicazione sono troppo facilmente costruite.
Svolta:
Non c’è modo di sapere esattamente cosa sta succedendo nella vita di qualcun altro a meno che non ti dicano. Fortunatamente, possono fare proprio questo con il software intranet sociale. Opportunità di contribuire a forum o creare blog permette agli individui di condividere informazioni su se stessi che riempie gli spazi vuoti di quelle comunicazioni basate su testo. Forse anche incorporare emoji. Mentre non tradizionalmente visto come parte del vocabolario sul posto di lavoro, queste forme universali di comunicazione possono aiutare nella comunicazione flessibile. Ora, i colleghi possono prendere informazioni, avere una migliore idea di cosa dire o come lo scrittore intendeva il loro dialogo, e applicarlo alle future comunicazioni digitali.
Barriera # 2: Nessun linguaggio del corpo:
Ci sono così tanti modi in cui gli umani scelgono di comunicare e gran parte di ciò rientra nella varietà non verbale.
Quindi, cosa conta esattamente come comunicazione non verbale?
In poche parole, la comunicazione non verbale rappresenta ogni tipo di comunicazione che non include l’uso di parole.
“Include l’uso di segnali visivi come il linguaggio del corpo (cinesica), la distanza (prossemica) e gli ambienti fisici/aspetto, della voce (paralinguaggio) e del tatto (aptici). Si può anche includere chronemics (l’uso del tempo) e oculesics (contatto con gli occhi e le azioni di ricerca durante la conversazione e di ascolto, di frequenza, di sguardi, di modelli di fissazione, la dilatazione della pupilla, e la frequenza di lampeggio)”
Con così tanti diversi tipi di comunicazione non verbale, è difficile credere che la comunicazione digitale come testo e chat di non inserire tali funzioni. Molte persone temono che la tecnologia, come parte integrante del modo in cui le persone comunicano, prenderà sempre più il posto della comunicazione faccia a faccia. Ciò lascerebbe le persone troppo immerse nel mondo digitale e non abbastanza presenti nel mondo reale.
Senza questi segnali non verbali, le interpretazioni errate sono date. Quel punto esclamativo potrebbe confonderti. L’ultima dichiarazione era sarcastica o seria? Questa risposta con una sola parola significa che sono arrabbiati o rassicurati? Il linguaggio del corpo è una necessità per una comunicazione fluida.
Breakthrough:
Probabilmente avete sentito il Dott. Regola di comunicazione di Albert Mehrabian 7-38-55: il 55% della nostra comunicazione totale viene consegnato dal linguaggio del corpo, il 38% dai segnali vocali e l’ultimo 7% consegnato dalle parole. Bene, un altro studio dell’UCLA ha indicato che fino al 93% dell’efficacia della comunicazione è determinato da segnali non verbali.
In un’intervista di Barack Obama condotta dal principe Harry, Obama affronta il tema dei social media e della connessione:
“I social media sono uno strumento davvero potente per le persone di interessi comuni per riunirsi e conoscersi e connettersi. Ma poi è importante per loro di ottenere offline, incontrare in un pub, incontrare in un luogo di culto, incontrare in un quartiere e conoscersi.”
La comunicazione digitale è brillante, ma dovremmo anche prendere il consiglio di Obama. Ove possibile, follow-up. Uscire e incontrare faccia a faccia. Se incontro di persona è davvero fuori le carte – per esempio, se si dispone di colleghi con sede a Singapore, mentre si opera dalla costa orientale degli Stati Uniti – provare a fare il passaggio occasionale dal testo alla videoconferenza o FaceTime. Movimenti di apprendimento e manierismi possono andare un lungo cammino nel ridurre la quantità di problemi di comunicazione.
Fonte: Lifesize.com
Barriera # 3: Nessun riferimento emotivo
La personalità e i tratti emotivi da soli possono essere una barriera alla comunicazione sul posto di lavoro. E ‘ difficile capire i vostri colleghi 100% del tempo, soprattutto quando si può solo essere arrivare a conoscerli. Calcolo in preoccupazioni come la distanza, e la comunicazione digitale prende quelle difficoltà al livello successivo. Quando avete a che fare con qualcuno attraverso la faccia di uno schermo di computer, non siete al corrente dei loro tratti emotivi o preferenze personali.
Ognuno è diverso! Alcuni colleghi sono facilmente frustrati. Alcuni hanno bisogno di una spiegazione approfondita prima di firmare su qualsiasi cosa. Altri possono essere offesi alla goccia di un cappello. Uno studio etichettato ‘ La tecnologia online ci rende più o meno socievole? Una revisione preliminare e chiamata per la ricerca ‘ dalla Northwestern University ha spiegato bene:
“Confronta la lettura del tweet del tuo migliore amico o di un estraneo. Con il tuo migliore amico, capisci già i loro pensieri e sentimenti tipici (vedi Stinson & Ickes, 1992), dando al tweet sia il contesto che una ricchezza emotiva che approfondisce ulteriormente la tua comprensione dei processi mentali del tuo amico – costruendo così la socialità. Al contrario, il tweet di uno sconosciuto manca di qualsiasi contesto sottostante, producendo meno informazioni sugli stati mentali sottostanti e minando la socialità.”
La tecnologia digitale ha un debole per i comunicatori lasciando al buio quando si tratta di queste questioni più delicate di intimità e temperamento. Senza un certo livello di familiarità o conoscenza della personalità dei tuoi colleghi, sei destinato a far incrociare i tuoi fili ad un certo punto.
Breakthrough:
Vieni a conoscere le persone con cui lavori! Comunicazione e lavoro di squadra vanno di pari passo. Approfitta di cose come gite aziendali e blogging tramite la intranet. Molte moderne tecnologie sul posto di lavoro integrano le funzionalità social come standard, replicando il successo visto nel mercato consumer: usa quegli strumenti per apprezzare, condividere, commentare. Tutte queste opportunità consentono di acquisire maggiore familiarità con le persone che si lavorerà a stretto contatto con in futuro e si spera può aiutare a sbattere fuori eventuali incongruenze si possono verificare.
Barriera # 4: Bassa urgenza = Risposta ritardata
Secondo Domo, 913.242.000 testi vengono inviati ogni ora di ogni giorno in tutto il mondo, ad esclusione della messaggistica app-to-app. Ma sfortunatamente, solo l’invio del messaggio, non significa che ti sia garantita una risposta. Tutti noi abbiamo sperimentato di avere un messaggio senza risposta, il che ha senso vedere come i testi hanno un tasso di risposta medio del 45%. Le email hanno un tasso ancora più basso.
Fonte: SlideShare.net
Tutti noi siamo colpevoli di ignorare quella e-mail contrassegnata con priorità o di rifiutare di inviare quella ricevuta di lettura tanto necessaria. Questo perché quando siamo dietro la sicurezza di uno schermo, non c’è nessuno lì per segugio in persona o appendere sopra la spalla fino a quando non ottengono risposto. Essi sono affidamento su di voi in realtà digitando e l’invio di una risposta. Il senso di urgenza non si trasferisce digitalmente così facilmente come fa faccia a faccia, e senza questo, la tempestività delle risposte può soffrire. Ciò può comportare la perdita della fiducia del destinatario in te o, peggio, la sensazione di non apprezzarli.
Breakthrough:
La cosa più significativa da fare è trattare gli altri nel modo in cui vorresti essere trattato. Mentre ci sono motivi legittimi per le risposte ritardate, al fine di limitarli, è necessario rendersi conto che tutti i messaggi implicano urgenza (se non diversamente specificato). Se veramente non è possibile dare una risposta rapida, quindi l’invio di una breve nota dicendo che si ‘ ll affrontare il problema più tardi o un “I’ll get back to you” può andare un lungo cammino verso una migliore comunicazione.
Barriera # 5: troppo facile da disconnettere
Una delle distinzioni più importanti tra la vita reale e il mondo digitale è la facilità con cui le persone possono prendere le distanze. Mentre la tecnologia digitale può riunire le persone in tutto il mondo, tutto ciò che serve è il semplice tocco di un interruttore o la pressione di un pulsante per spegnere e scollegare. In una conversazione offline, le conclusioni sono tratte sulla base di poche o nessuna informazione. A differenza di una conversazione offline, i lettori non hanno il vantaggio di cose come tono, tono, pause dispari. Questo ci lascia in svantaggio quando si tratta di interagire digitalmente.
Hai notato che è molto più facile dire alcune cose sul testo che di persona? È lo stesso concetto. I conflitti si verificano più naturalmente nelle conversazioni online in quanto vi è un tipo specifico di audacia che si verifica quando il lettore non può vedere il tuo volto. Online offre più oscurità e anonimato, spesso aumentando la distanza sociale e ostacolando le connessioni interpersonali profonde.
Breakthrough:
La percezione può fare miracoli in questo caso. Molte volte, il lettore sta creando un contesto negativo in cui non esiste. Semplicemente dando al mittente il beneficio del dubbio può risparmiare un sacco di dolore e fermare un errore di comunicazione nelle sue tracce. Se ritieni che la tua comunicazione digitale sia ancora orientata verso uno scontro, fai un passo indietro e prendi il telefono. C’è meno possibilità che qualsiasi cosa venga comunicata male in questo modo.
Superare le barriere
Sul posto di lavoro, le comunicazioni digitali hanno superato in modo significativo il contatto faccia a faccia. Questo cambiamento è stato guidato da molte forze, tra cui l’aumento dei lavoratori remoti e mobili e la crescente popolazione di generazioni guidate dalla tecnologia (Gen Y e Gen Z). Ironia della sorte, la cosa stessa destinata a connetterci ha il potenziale per renderci meno sociali, meno profondamente connessi. Per abbattere veramente queste barriere di comunicazione digitale, i comunicatori devono fare attenzione a non permettere che chat e testo sostituiscano completamente il contatto umano sul posto di lavoro.
Non c’è dubbio che queste tecnologie digitali sono concetti sorprendenti e progressivi. La chiave sta nel fare in modo che la comunicazione è chiara.
