Come creare un sistema di gestione dei documenti per le piccole aziende

La gestione dei documenti è il processo in cui le informazioni vengono create, condivise, organizzate e archiviate in modo efficiente e appropriato. Saper creare un sistema di gestione documentale è essenziale per le aziende.

Per molte aziende, l’obiettivo di un sistema di gestione dei documenti è l’organizzazione e l’archiviazione dei documenti. Vogliono memorizzare i documenti in modo organizzato e sicuro, rendendo più facile trovare i documenti.

Se si digita ” document management system “in qualsiasi motore di ricerca, si ottengono lunghi elenchi di” soluzioni ” di gestione dei documenti, molti dei quali con software o applicazioni che esaltano i vantaggi di un ufficio senza carta.

Come creare un sistema di gestione dei documenti

Indipendentemente dal fatto che si utilizzi il software o meno, affinché la gestione dei documenti della propria azienda funzioni in modo efficace, è necessario seguire alcune best practice. Rispondere a queste quattro domande ti aiuterà a sviluppare un sistema di gestione dei documenti:

Quali sono le regole per la creazione di documenti?

Fatture, promemoria di pagamento, contratti di vendita, e – mail, bilanci, fogli di calcolo, report-tutte le aziende creano una varietà di documenti durante il normale funzionamento della loro attività. Per mantenere le cose organizzate, le aziende devono stabilire regole per la creazione di documenti.

Per esempio:

• Esistono modelli interni per alcuni dei documenti aziendali standard, come lettere e fatture? Dove si trovano?
• Esiste una guida di stile interna che deve essere seguita?
• I nuovi documenti dovrebbero includere la data e l’ora?
• Quali procedure devono essere seguite per la condivisione o la revisione di questi documenti?

Per alcune piccole aziende, l’unica cosa che conta nella creazione del documento è dove si trovano i modelli per i diversi documenti aziendali e come dovrebbero essere utilizzati. Tuttavia, se la creazione di documenti nella tua azienda coinvolge persone diverse che collaborano, revisionano o aggiornano documenti, devi dedicare un po ‘ di tempo a decidere come queste cose dovrebbero essere fatte per garantire efficienza e coerenza.

Come archiviamo i documenti?

In realtà, ci sono due aspetti a questa domanda. Il primo riguarda gli aspetti fisici dello stoccaggio. Anche se la vostra piccola azienda è la memorizzazione di documenti in schedari, ci sono costi associati con lo stoccaggio – non solo il costo dei file, ma il tempo voi oi vostri dipendenti spendono archiviazione o recupero di documenti. Infatti, per la maggior parte delle piccole imprese, il più grande costo associato con lo stoccaggio è probabilmente il costo di tempo sprecato quando le persone sono alla ricerca di documenti.

Il secondo aspetto dell’archiviazione dei documenti è organizzativo. Come saranno archiviati i documenti? La chiave per archiviare i documenti è seguire buone pratiche di gestione dei file. Come gestirai i file obsoleti o pronti per essere smaltiti nel tuo sistema di gestione dei documenti?

All’inizio di ogni anno, ad esempio, vado attraverso i diversi file relativi al lavoro sul mio computer, eliminando quelli che non sono più attuali, creando nuove cartelle etichettate per anno e/o argomento, spostando i file come richiesto.

Lo stesso può essere fatto con i file cartacei. Non è difficile rimuovere vecchi documenti da una cartella e creare una nuova etichetta con “vecchio” nel titolo. Alcune soluzioni software offrono opzioni di archiviazione automatica. Microsoft Outlook, ad esempio, consente di archiviare vecchie email.

Come semplificare il recupero dei documenti?

Questa domanda arriva al nucleo del tuo sistema di gestione dei documenti. La ricerca mostra che il tempo sprecato alla ricerca di documenti e informazioni importanti ha un costo molto elevato.

Ancora una volta, buone pratiche di archiviazione possono aiutare a risolvere il problema. Se fai cose come seguire costantemente rigide pratiche di denominazione, i documenti saranno molto più facili da trovare.

Che tu sia l’unico proprietario che lavora da solo o un imprenditore con i dipendenti, crea un elenco di percorsi di file che ricorderà agli utenti dove vanno specifici tipi di file e dove trovare documenti specifici. Ricordarsi di includere se il file si trova nel sistema informatico, su un server interno, nel cloud o, se su carta, archiviato in una posizione fisica.

Ad esempio, supponiamo che tu usi immagini, video o persino foto di carta nella tua azienda. Una voce nell’elenco dei percorsi dei file potrebbe essere:

• Immagini/video digitali: computer – o server) – drive E: / photos-file nella cartella topic appropriata
  Paper photos: filing cabinet 3 – Photos-by topic

Le cartelle di rete o cloud condivise devono essere etichettate in base al contenuto, proprio come dovrebbero essere i cassetti di uno schedario.

Come possiamo proteggere i nostri documenti?

La prima linea di difesa nella sicurezza dei documenti è quella di proteggere fisicamente le strutture dell’azienda. Tutte le aziende dovrebbero avere sistemi di sicurezza installati, come un sistema di allarme – anche uffici domestici.

Le aziende potrebbero anche voler (o aver bisogno) di investire in altre misure di sicurezza, come l’installazione di barre o telecamere di sicurezza o l’assunzione di servizi di sicurezza. Puoi passare tutto il tempo nel mondo a creare password e crittografare file per proteggere i tuoi file elettronici, ma non sarà molto efficace se qualcuno può semplicemente entrare e rubare il tuo computer e il disco rigido al suo interno.

Tutti gli schedari dovrebbero avere serrature e essere tenuti chiusi dopo l’orario lavorativo (e bloccati all’ora di pranzo se nessuno è in giro).

Le procedure generali di sicurezza per i documenti elettronici includono il backup dei documenti su base regolare e la conservazione dei backup dei documenti in una posizione diversa rispetto al disco rigido in cui si trovano i documenti originali. Lo storage off-site è ideale per proteggere i tuoi dati da disastri naturali (un altro motivo per cui il cloud è un’ottima opzione).

Le piccole aziende con dipendenti che condividono la stessa rete di computer potrebbero anche voler limitare l’accesso di alcuni utenti in modo che possano utilizzare o visualizzare solo alcune delle risorse di rete. Ad esempio, è possibile disporre di una cartella di rete o cloud condivisa denominata “Contabilità” con accesso di sola gestione. Anche se un utente ha il permesso di accedere a una risorsa, ad esempio un’applicazione, documenti specifici possono essere protetti da password. Il contenuto del documento può anche essere crittografato, rendendolo accessibile solo a coloro che hanno la chiave di crittografia.

Il furto di informazioni da parte dei dipendenti è un’altra minaccia alla sicurezza dei dati. Come una questione di politica interna, le piccole imprese dovrebbero controllare i dipendenti e ottenere un controllo dei precedenti.

Implementazione del sistema di gestione dei documenti

Dopo aver risposto alle domande di cui sopra e creato il piano di gestione dei documenti, sei pronto per implementarlo, assicurando così che l’intero team conosca i dettagli del sistema di gestione dei documenti della tua azienda e segua procedure appropriate per la creazione, l’archiviazione e il recupero dei documenti.

È inoltre necessario assicurarsi che tutti gli utenti che accedono e utilizzano i documenti nell’organizzazione siano sincronizzati e che nominino e memorizzino i documenti in modo appropriato. Per garantire questo, controllare periodicamente se i file specifici possono essere facilmente trovati e se ci sono errori di archiviazione.

Soluzioni software per le piccole imprese

Le piccole imprese possono anche godere dei vantaggi di una soluzione software per la gestione dei documenti, e senza dover spendere una fortuna su di esso. Opzioni come software-as-a-service (SaaS) e formazione tramite e-learning riducono al minimo i costi e facilitano l’implementazione.

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