Come creare un bilancio del libro paga

Budgeting aiuta a determinare in anticipo se avete abbastanza soldi per fare le cose che avete bisogno e vuole fare. Meglio ancora, ti dà un piano di spesa per essere sicuri di avere sempre i soldi per le cose che ti servono.

Payroll budgeting funziona in modo simile, ma invece, si concentra sulla manodopera. Ti dice quale personale avrai bisogno per aiutare la tua azienda a raggiungere i tuoi obiettivi desiderati nei prossimi 12 mesi e se hai i soldi per accoglierli.

In questa guida, ci immergeremo più in profondità le sfumature di un bilancio del libro paga e coprire come è possibile creare uno con Gusto per tenere traccia dei vostri soldi. Forniremo anche alternative a questo servizio che potrebbero essere più adatte a diversi scenari.

Guida passo-passo per creare un budget per le buste paga

Quando si crea un budget per le buste paga, è possibile farlo da soli o assumere un contabile. In alternativa, è possibile utilizzare un servizio di libro paga per automatizzare le attività manuali e garantire una migliore precisione, senza lo sforzo.

Qui di seguito è una carrellata passo-passo di preparazione di un bilancio del libro paga.

Passo 1: Preparare un elenco di tutte le posizioni nell’organizzazione

Fare un elenco di tutte le posizioni correnti, tra cui la vostra, e categorizzarli in base alla loro criticità e reparto. È necessario aggiungere ogni singola persona che si paga alla tua lista, tra cui:

• Te (se sei sul libro paga)
• operai
• In posizione di dipendenti
• Admin staff
• team di Vendita (stima le commissioni passive, se applicabile)
• Remoto dipendenti
• Contratto/lavoratori autonomi (dal momento che non si devono pagare le tasse o di vantaggi per loro, assicurarsi la loro bandiera)
• i dipendenti Temporanei

È possibile raccogliere queste informazioni in un semplice foglio di calcolo.

Fase 2: Includere le spese del libro paga per ogni posizione elencata

Il passo successivo è quello di capire le spese per ogni posizione. Questo è dove utilizzando software affidabile libro paga come Gusto può tornare utile.

Supponendo che tu abbia già i tuoi dipendenti impostati in Gusto, puoi estrarre i numeri storici dai report. Dal momento che è possibile pagare i dipendenti tramite il software, avrete un record completo della vostra compensazione dei dipendenti. In alternativa, è possibile rivedere le cifre dello scorso anno per totalizzare tutte le spese.

Una volta fatto, stimerai la paga annuale per ogni posizione dopo aver preso in considerazione eventuali rilanci e bonus. Se si desidera creare una nuova posizione non si dispone già di dati per, controllare agenzie di collocamento locali o siti web come Glassdoor per avere un’idea degli stipendi medi nella vostra zona o che cosa i vostri concorrenti stanno offrendo.

Ricorda, è sempre meglio budget più di quello che pensi di aver bisogno piuttosto che andare con un importo inferiore. Se trovi bonus e compensi in aumento, rompi quei numeri dai salari regolari. Questo vi permetterà di vedere questi dati per ogni dipendente e nel suo complesso, quando necessario.

Se ti trovi a fare con spese specifiche che non riguardano alcuna posizione, puoi usare un nome generalizzato come “Corporate” o qualcosa di simile per indicare che si tratta di una spesa aziendale.

Diamo un’occhiata a come questo sarà per ogni posizione.

Per i lavoratori salariati e orari

I lavoratori salariati e i lavoratori orari sono molto diversi l’uno dall’altro. Mentre il primo è semplice (prendi i loro salari lordi e dividi per 12 quando fai un budget mensile), il secondo è più complesso. Per i lavoratori orari, è necessario stimare il numero di ore lavorate ogni mese, che potrebbe non essere coerente per tutto l’anno.

Inoltre, se si pagano i lavoratori dipendenti su un programma di due settimane, alcuni mesi avranno tre buste paga. Devi rendere conto di questi mesi.

Per le imposte sui salari

Ogni datore di lavoro deve pagare le tasse sui salari, quindi è necessario un budget per assicurarsi di poter adempiere a questo obbligo.

Dovresti controllare la tabella delle imposte ogni volta prima di preparare il budget per assicurarti che i numeri siano corretti. Ecco le cifre attuali:

• Disoccupazione federale: 6% sul primo $7,000
• Sicurezza sociale: 6.2%
• Medicare: 1.45%
• Medicare aggiuntivo (per i dipendenti che guadagnano oltre $200,000): 0.9%

Per i costi straordinari del progetto

Pensa alle posizioni che hanno maggiori probabilità di accumulare straordinari e quando. Procedi a calcolare gli straordinari previsti per quel mese e inseriscilo nel budget.

Considera le seguenti domande per creare un budget più accurato:

• Pagare gli straordinari a determinati lavoratori è meglio che assumere ulteriore aiuto?
• Il lavoro è sempre occupato in determinati giorni della settimana o in determinati mesi dell’anno?
• Alcune posizioni fanno più straordinari di altre nella tua organizzazione?
• Prevedi qualsiasi evento che causerà un aumento degli straordinari, ad esempio un lancio di prodotto, un evento speciale presso il negozio, ecc.?

Per i bonus dei dipendenti

È necessario includere i bonus dei dipendenti nel budget del libro paga.

Se i bonus sono basati sulle prestazioni, dai un’occhiata alle metriche dello scorso anno per una guida. Al contrario, se i bonus sono orientati agli eventi, scopri quali dipendenti riceveranno il bonus e lo posizioneranno nel mese corrispondente. Non dimenticare di prendere nota di ciò che il bonus è per.

Nel caso di bonus annuali pagati su tutta la linea, stimare quanto questo sarà per l’anno e mettere da parte una parte del denaro per pagare il bonus ogni mese. Questo può essere un importo standard o una percentuale del profitto dell’azienda.

Per Freelance/Contratto/dipendenti temporanei

Si dovrebbe bilancio per tutti i dipendenti a contratto e liberi professionisti. Ma in genere sarebbero in una parte diversa del budget rispetto al libro paga. La tua unica considerazione è l’importo totale che pagherai per contratto, insieme a eventuali costi amministrativi per acquisirli, come le spese di agenzia se usi un’agenzia di personale per ricoprire quei ruoli.

Per i costi dei benefici per i dipendenti e per le posizioni nuove o aperte

I benefici per i dipendenti sono il costo regolare del mantenimento dei dipendenti e includono i premi dell’assicurazione sanitaria, 401(k), ecc. Dovrai verificare con i tuoi fornitori di servizi assicurativi e pensionistici per ottenere le spese più accurate per il prossimo anno. È inoltre essenziale includere le spese amministrative e di altro tipo nella proiezione di bilancio.

Quindi, pensa alle nuove posizioni che vuoi aggiungere. Tuttavia, posizionare i loro salari previsti solo nel mese di pianificare l’assunzione del dipendente. Ad esempio, se si prevede di aprire una nuova posizione a maggio, non è necessario budget tutti i dipendenti per quella posizione da gennaio ad aprile.

Assicurati di dare la priorità ai tuoi attuali dipendenti, in quanto può tornare utile se il budget non consente tutte le assunzioni che desideri. Questo vi permetterà di vedere quali posizioni si può spingere ad una data successiva.

Passo 3: Aggiungere ogni categoria di spesa

In questa fase, si dovrebbe avere tutti i dati inseriti nel vostro programma di libro paga. È possibile visualizzare i totali per ogni mese così come l’intero anno.

L’idea qui è di vedere i totali delle spese del libro paga per ogni posizione e categoria, inclusi salari lordi, tasse e benefici. Avrai bisogno dei totali per ogni mese e della somma annuale per il tuo budget.

Passo 4: Rivedere il budget del libro paga

Hai i numeri ora—tutto ciò che rimane per determinare se sono ragionevoli o meno. Ecco come fare su questo:

• Controllare la precisione delle informazioni. Passare attraverso tutti i numeri per verificare se hai fatto errori. Quando possibile, eseguire il budget passato capi reparto nel caso in cui se hanno più informazioni aggiornate.
• Confronta la spesa prevista dello scorso anno rispetto a quella effettiva. Imparare dagli errori passati è utile per eliminare potenziali problemi che coinvolgono il vostro libro paga corrente. Se hai avuto problemi con il libro paga nell’anno precedente, pensi che avrai problemi simili con il budget di quest’anno? Se hai calcolato male un’area specifica l’ultima volta, controlla se hai fatto bene quest’anno.
• Confronta il budget con i guadagni previsti. Ti aspetti di fare abbastanza profitto per coprire tutte le spese, specialmente per le nuove assunzioni? Come modificherai il budget o altre aree del budget per compensare se non puoi?

Consigliamo vivamente di creare grafici e grafici per comprendere il flusso di dati. Questo vi permetterà di scavare nei dati in modo rapido e riorganizzare le aree in un modo che risponde meglio alle vostre domande.

3 Vantaggi principali del bilancio del libro paga

Dal notare il libro paga storico effettivo al risparmio di tempo ed energia per una gestione finanziaria efficace, il bilancio del libro paga ha diversi vantaggi. Diamo uno sguardo più profondo in loro.

Organizzazione dei dati migliorata

La creazione di un budget per le buste paga richiede che un utente acquisisca i dati effettivi storici delle buste paga e altri componenti del proprio modello di pianificazione.

Puoi portare il tuo libro paga nel tuo magazzino, memorizzarlo in un’unica fonte, quindi accedervi dalla stessa fonte. Questo può anche dare accesso a un budget semplificato e automatizzato in un unico luogo—qualcosa che può tornare utile su tutta la linea. Il fatto che si ottiene l’accesso a diverse fonti di dati è anche fondamentale.

Maggiore trasparenza per i dipendenti

I dipendenti beneficiano anche di un accurato bilancio delle retribuzioni.

Ogni dipendente vede il proprio stipendio come una misura riflessiva del valore individuale come dipendente. E ‘ psicologia umana. È per questo che apprezzeranno avere una chiara revisione delle loro buste paga, inclusi straordinari, sindacati/non sindacali, differenziali di turno e altri dettagli specifici relativi alla loro retribuzione.

Migliore gestione delle finanze

Forse il vantaggio più significativo di un bilancio del libro paga è come si equipaggia con le conoscenze per facilitare una migliore gestione decisionale e finanziaria.

È possibile utilizzare le informazioni per prevedere e gestire le finanze di qualsiasi reparto e l’azienda nel suo complesso. Tutte le informazioni rilevanti vengono raccolte in un unico luogo, che, a sua volta, lascia poco o nessun spazio per errori o errori umani. A sua volta, si arriva a risparmiare tempo prezioso, energia e denaro.

3 Grandi sfide con la creazione di un budget per le buste paga e come risolverli

Creare un budget per le buste paga non è il lavoro più semplice che farai. Ma è certamente un lavoro vale la pena il vostro sforzo e tempo. Qui ci sono tre sfide comuni che gli utenti devono affrontare quando si prepara il loro budget, insieme a soluzioni per aiutarvi a evitarli:

Factoring Time Off

E ‘ incredibilmente importante fattore di tempo pagato fuori o giorni di malattia per evitare errori durante la gestione del libro paga. Ma il fatto che il libro paga è già abbastanza complicato e forse spinto fuori a causa di vacanze o malattia può rapidamente rendere le cose difficili.

Per evitare questo, è necessario avere le ore di lavoro di tutti i dipendenti almeno tre giorni di anticipo. Se uno stipendio sarà in ritardo, assicuratevi di informare i dipendenti il più presto possibile per evitare eventuali problemi di comunicazione.

Errata classificazione dei dipendenti

Errata classificazione delle persone può essere un incubo quando si tratta di libro paga. Molte aziende non si rendono conto che tutti coloro che lavorano per loro non è sempre il loro dipendente—potrebbero essere liberi professionisti o appaltatori. Questi gruppi hanno diverse serie di regole che regolano il loro libro paga.

Se la tua organizzazione assume liberi professionisti, dipendenti temporanei o appaltatori, assicurati che questi individui non siano classificati come dipendenti sul tuo libro paga. Essi non potranno beneficiare degli stessi benefici come i vostri dipendenti effettivi, e né si dovrà tenere una parte del loro reddito ai fini fiscali. Ricontrolla tutte le tue posizioni elencate e assicurati che siano classificate correttamente per evitare di pagare multe inutili.

Mantenere la riservatezza

Tutti i record del libro paga devono essere mantenuti e gestiti con riservatezza e devono essere conservati in un ambiente sicuro. Anche se questo può sembrare semplice, in questa era della tecnologia, i dati e la privacy preoccupazioni sono sempre crescenti.

Non dovresti divulgare alcuna informazione personale dei dipendenti senza il loro permesso e rispettare un ordine del tribunale o un mandato governativo. Puoi anche utilizzare i servizi di buste paga ad alta sicurezza-Gusto è un esempio eccellente—per salvaguardare le tue risorse sensibili.

Altre opzioni per la creazione di un budget Payroll

Questo post ti ha mostrato come creare un budget payroll usando Gusto, ma non è l’unica opzione.

Se si dispone di un numero uguale di dipendenti e appaltatori sul libro paga, si può prendere in considerazione OnPay, che tiene traccia di entrambi i dipendenti W-2 e 1099 appaltatori. Inoltre, questo servizio può eseguire il libro paga in tutti i 50 stati degli Stati Uniti senza alcun costo aggiuntivo.

Se preferisci limitare i tuoi strumenti di lavoro, puoi optare per ADP. Questa soluzione 2-in-1 offre eccellenti soluzioni per salari e risorse umane. Inoltre, lo strumento offre diversi vantaggi, come il monitoraggio automatico del tempo dei dipendenti, il libro paga online con calcolo delle imposte e la gestione dei talenti (reclutamento, assunzione e onboarding), per citarne alcuni.

Vuoi uno sguardo più approfondito nei migliori servizi di libro paga? Ecco le nostre prime cinque scelte:

• Gusto – Migliore per la facilità d’uso generale
• Paychex-Migliore versatilità
• ADP-Migliore per l’integrazione HR
• OnPay – Migliore sia per i dipendenti e gli appaltatori
• Rippling – Migliore per l’automazione del libro paga