Come automatizzare il 70% del processo di reporting di gestione

Immaginate un mondo in cui i report mensili si aggiornano. Un mondo più semplice. Un mondo migliore. In questo mondo, non è più necessario rintracciare le persone verso il basso per fare i loro aggiornamenti o inserire i loro dati. Non devi preoccuparti di caricare le informazioni più recenti o le persone che si presentano alla riunione con copie in conflitto degli stessi rapporti.

In questo mondo, il tuo team acquisisce gli elementi di azione dal vivo e un report viene generato automaticamente dopo la riunione come promemoria delle decisioni prese. Quindi, i promemoria escono automaticamente ai responsabili dei prossimi passi. In questo mondo, il reporting regolare può iniziare con un’analisi dei dati senza interruzioni e terminare in riunioni regolarmente programmate, piuttosto che consumare una settimana di preparazione e coordinamento del team.

Cosa potresti fare con tutto quel tempo in più?

Quel mondo più semplice e migliore esiste. Con le funzionalità di pianificazione e notifica di ClearPoint, puoi fare tutto questo e molto altro. Ora che puoi automatizzare il 70% del processo di reporting, puoi completare le riunioni mensili e inviare gli elementi di azione meno di due settimane nel mese successivo. Clicca per Twittare

Con tutto quel tempo, tu e il tuo team potete leggere i recenti progressi con largo anticipo e venire alla riunione preparati per la discussione e il processo decisionale. Una volta iniziata la riunione, è possibile tenere traccia degli elementi dell’azione in ClearPoint quando si decide su di essi. Quando la riunione è finita, puoi far sì che il sistema ricordi automaticamente al tuo team di cosa sono responsabili. A seconda della complessità del processo di reporting, si potrebbe anche avere il vostro prossimo rapporto pronto ad andare in pochi giorni.

In qualità di partner nella gestione della strategia, riteniamo che sia di fondamentale importanza avere un processo di reporting documentato. Abbiamo delineato il nostro nella nostra Gestione Reporting Guide, che descrive i nostri suggerimenti e trucchi per rendere il processo di reporting snella e di successo. È lo stesso documento che usiamo internamente per tracciare i nostri obiettivi e metriche e abbiamo automatizzato i nostri processi per assicurarci che i nostri rapporti funzionino senza intoppi.

Controlla il calendario e le descrizioni qui sotto per tutti gli eventi (mostrati in blu) che puoi automatizzare per semplificare il tuo processo. I flussi di lavoro di reporting consentono a un amministratore di configurare tutte le automazioni e pianificare promemoria, report e riunioni in un’unica posizione. Puoi leggere ulteriori informazioni su come impostare i flussi di lavoro di reporting in ClearPoint qui. A partire da ora, ClearPoint non può fare tutto il tuo lavoro per te, quindi abbiamo lasciato il 30% del processo a te e al tuo team su cui lavorare. 😊

Caricamento automatico dei dati che alimenta e attiva i calcoli e le valutazioni.

In questo nuovo mondo, i pacchetti Data Loader sono già impostati per essere eseguiti il primo giorno di ogni mese. Per iniziare, il Data Loader estrarrà i dati dalle altre fonti e dai repository e li caricherà nelle misure strategiche. Una volta che i dati sono lì, tutti i tuoi calcoli verranno eseguiti in modo che i tuoi dati vengano aggiornati automaticamente. Successivamente, i grafici verranno aggiornati con i nuovi dati e le valutazioni verranno aggiornate in rosso, giallo o verde a seconda di come i valori effettivi si confrontano con i valori target. La prossima volta che gli utenti accedono, avranno dati aggiornati, grafici, valutazioni e report di riepilogo pronti per la loro revisione e analisi. Riceveranno anche avvisi personalizzati se i dati sono andati fuori pista per quel periodo.

Promemoria automatico inviato per aggiornare i dati manuali, i progetti e le informazioni qualitative.

Parlando dei tuoi utenti che accedono, una volta caricati i dati, riceveranno un promemoria automatico via email che chiede loro di aggiornare eventuali dati aggiuntivi e analisi qualitative alle loro misure e progetti in ClearPoint. Ogni utente riceverà un’e-mail personalizzata che include un elenco degli elementi di cui ha bisogno per aggiornare e anche i link per accedere a ogni pagina in ClearPoint. Come amministratore, puoi personalizzare il messaggio con istruzioni speciali e ricordare agli utenti la scadenza per effettuare gli aggiornamenti.

Gli utenti aggiornano le loro informazioni.

Questo è il primo passo nel processo di reporting che richiede qualsiasi cosa dai membri del team. Una volta che gli utenti ricevono l’e-mail di promemoria, possono accedere per apportare aggiornamenti ai loro progetti e aggiungere analisi qualitative alle loro misure. Ogni utente ha una vista personalizzata che li guida attraverso il processo di aggiornamento, rendendo facile e veloce per loro di aggiungere contesto agli elementi di cui sono responsabili. Possono effettuare aggiornamenti per alcuni giorni a seconda delle scadenze determinate. I promemoria automatici si adegueranno quindi per inviare ulteriori promemoria solo agli utenti che devono ancora effettuare aggiornamenti.

Secondo promemoria inviato ai proprietari che devono ancora effettuare aggiornamenti.

A volte le email vengono sepolte nella tua casella di posta; succede a tutti. Dopo che i promemoria iniziali sono stati inviati a tutti gli updater, un promemoria automatico verrà inviato a tutti gli utenti che non hanno ancora effettuato aggiornamenti, dando loro una piccola spinta e ricordando loro la scadenza. È possibile personalizzare questo messaggio, e gli utenti che hanno già fatto i loro aggiornamenti non saranno disturbati.

Periodo di riferimento bloccato.

A nessuno piacciono le sorprese dell’ultimo minuto. Pianifica il blocco automatico di ClearPoint in modo che gli aggiornamenti non possano essere effettuati dopo la scadenza di immissione dei dati. Questo non solo garantire che tutti rivedono le stesse informazioni, ma darà anche il vostro ufficio strategia tempo per preparare l’agenda per il team di leadership per eseguire su. Si potrebbe avere alcuni ritardatari la prima volta, ma dopo che, si può stare certi che la gente otterrà le loro informazioni in tempo.

Briefing Book generato e inviato agli amministratori per la revisione.

Una volta che tutti i dati sono in ClearPoint e il periodo è bloccato, l’ufficio strategia (o chiunque si sceglie) riceverà un report generato automaticamente con un’anteprima dei risultati del mese. Ogni utente può personalizzare il report che riceve in modo da avere tutte le informazioni di cui ha bisogno inviate direttamente alla propria casella di posta.

Gli amministratori accedono e modificano le informazioni, se necessario.

Se gli amministratori trovano informazioni che devono essere modificate durante la revisione, possono accedere a ClearPoint e apportare modifiche. Ciò potrebbe includere analisi aggiuntive, domande su cui concentrarsi durante le riunioni o persino modifiche ai grafici.

Briefing Book generato e inviato al team di leadership.

Prima della riunione di revisione della strategia, ClearPoint genera automaticamente il briefing book da utilizzare nella riunione e lo invia ai partecipanti alla riunione. Possono essere certi che non ci sono sorprese durante la riunione e, con un documento in anticipo, è più probabile che siano pronti a discutere di strategia e agire. Questo rapporto può essere personalizzato come vuoi, sia che si tratti solo di un riassunto o di tutti i dettagli—tutto ciò che funziona meglio per i tuoi leader.

Cattura gli elementi di azione dal vivo durante la riunione di revisione della strategia.

Tutti i partecipanti verranno visualizzati alla riunione con la stessa versione del report (dal momento che è stato inviato automaticamente a loro in precedenza), ed è possibile proiettare ClearPoint per eseguire la riunione. Durante la riunione, è possibile aggiungere elementi di azione, collegarli a obiettivi, misure e progetti, assegnare responsabilità e impostare una data di scadenza. Assicurati di concordare le decisioni prese e le azioni intraprese prima di aggiornare.

Briefing Book degli elementi azione generati e inviati al team.

ClearPoint genera automaticamente un Briefing Book con i tuoi elementi di azione dalla riunione e lo invia al tuo team. Se qualcuno ha perso la riunione, avrà un aggiornamento degli elementi azione assegnati e non ci sarà più una scusa per le scadenze degli elementi azione mancanti.

Reporting Workflow Dashboard

Ci sono molti passaggi per i processi di reporting. In qualità di amministratore, la dashboard del flusso di lavoro dei report ti offre visibilità sui progressi compiuti ogni mese dal tuo team negli aggiornamenti. Visualizza il numero complessivo di elementi aggiornati e vedere lo stato individuale di ogni persona. È anche possibile inviare promemoria aggiuntivi per i compagni di squadra si sa bisogno di un po ‘ di spinta in più o che spesso perdono e-mail nella loro casella di posta.

Gli amministratori possono anche visualizzare tutti i passaggi del processo nella vista Calendario. Puoi vedere quando i tuoi dati verranno aggiornati, le email di promemoria inviate e i report generati. Il calendario mostrerà i singoli flussi di lavoro di reporting, o tutti i flussi di lavoro sullo stesso calendario (codice colore!).

Siamo tutti occupati e c’è un sacco di cose che devono essere fatte per prendere decisioni strategiche in un’organizzazione.

Automatizzando parti del processo di reporting, sarai in grado di dedicare più tempo all’esecuzione delle tue iniziative strategiche e aiutare la tua organizzazione a raggiungere i suoi obiettivi. Nessuno vuole dedicare il proprio tempo a inserire dati, creare report, inviare e-mail o scrivere elementi di azione. Con ClearPoint, è possibile automatizzare molte parti del processo e recuperare il tempo necessario per l’esecuzione dell’organizzazione.

Ora hai più tempo di quanto tu sappia cosa fare? Pianifica una chiamata con ClearPoint per vedere quanto sia facile automatizzare i tuoi rapporti con ClearPoint! Non vediamo l’ora di parlare presto. Nel frattempo, felice segnalazione!