9 Passaggi per affrontare i partecipanti alle riunioni difficili

Trattare con i partecipanti alle riunioni difficili è un’abilità essenziale per qualsiasi professionista. Imparare a più liscia sul conflitto in una riunione non solo aiuterà a diventare un comunicatore più efficace, vi aiuterà a essere un leader più efficace.

A volte, potrebbe essere richiesto di lavorare con persone non collaborative o ostili che potrebbero non essere piacevoli. O, ci possono essere situazioni una tantum in cui si trova qualcuno in una riunione è improvvisamente domina ogni discussione, gettando l ” agenda fuori pista, e mettendo gli obiettivi della riunione in pericolo.

Quando si tratta di persone difficili nelle riunioni, ci sono 9 fattori chiave da tenere in considerazione per controllare efficacemente qualsiasi conflitto.

<h-circle>1<h-circle > Cerca di capire perché agiscono nel modo in cui sono.

Assicurati di concentrarti sul fatto che non è personale. E ‘ solo il modo in cui scelgono di agire. A volte un conflitto in una riunione genera conflitti tra tipi di personalità. Si può essere tentati di giudicare la personalità di una persona, ma questo non è produttivo.

Evita i giudizi personali e pensa invece al comportamento. In che modo il loro comportamento sta influenzando te e la squadra? La nozione di personalità e tipi di personalità sono strumenti per aiutare le persone a capirsi meglio, ma nel mondo reale, abbiamo bisogno di guardare a ciò che la gente dice e fa, piuttosto che alcune generalizzazioni su chi pensiamo che potrebbero essere.

<h-circle>2<h-circle > Chiediti come puoi migliorare la comunicazione con la persona.

Le persone a volte sono costantemente difficili perché sentono di non essere ascoltate. Hanno bisogno di tempo al di fuori della riunione per parlare di alcune delle loro idee? Cerca di capire da dove proviene l’energia difficile. Concentrati sul futuro e su come migliorare le relazioni personali in futuro.

<h-circle>3<h-circle > Considera le conseguenze dirette di come agisci in una riunione.

Ricorda che in una riunione sei in un ambiente pubblico. Si può fare una brutta situazione peggiore rispondendo troppo aggressivo, ma potrebbe essere necessario essere aggressivi per fermare qualcuno che è anche essere aggressivo.

Qualunque cosa tu faccia, lo farai di fronte al gruppo, che costituisce un esempio per la tua organizzazione. Ad esempio, se un dipendente è palesemente scortese con gli altri membri del team, rispondere assertivamente al problema. Trattare seriamente l’incidente, piuttosto che passarlo in modo casuale, per dare l’esempio a tutti i presenti.

<h-circle>4<h-circle> Mantenere una chiglia uniforme.

Quando qualcuno è difficile in una riunione, cerca di essere amichevole, ma non troppo amichevole. Non sorridere troppo, ma non essere aggressivo o apertamente maleducato sia. A volte un obiettivo inconscio del comportamento difficile è quello di ottenere un aumento di voi e di altri partecipanti alla riunione. Non reagendo troppo pesantemente in qualsiasi direzione, si evita di alimentare in questo desiderio.

< h-circle> 5< h-circle > Sono “provenienti da un buon posto”?

Alcune persone sono difficili da affrontare perché interagiscono in modi che danno sui nervi alle persone. Ad esempio, possono sembrare disonesti o costantemente inutili, ma in realtà non sono dannosi.

Sii sempre alla ricerca di persone che hanno buone intenzioni, ma la consegna è difficile. La maggior parte del tempo, colleghi e partner stanno cercando di aiutare. Sono difficili perché hanno passione, opinioni forti, una grande idea (nella loro mente), o stanno cercando di fare un punto. Forse vogliono prendere il controllo di una discussione per assicurarsi che alcuni commenti o punti siano presi sul serio.

Ma al centro del problema, tutti vogliono la stessa cosa: un cliente felice, un’azienda redditizia, un prodotto privo di bug.

Gli esperti di conflitto suggeriscono di usare queste frasi per de-escalation:
– So che sei arrabbiato/frustrato/confuso / irritato e lo rispetto. Va bene parlarne con te?
– Vorrei davvero parlarti di quello che sta succedendo tra noi e cercare di lasciarcelo alle spalle. Siamo entrambi arrabbiati e sconvolti, ma penso che ci aiuterebbe ad andare avanti se potessimo parlare onestamente di come possiamo andare avanti.
-Sono sincero nei miei tentativi di cercare di elaborare una risoluzione con te nella speranza che possiamo ricostruire la nostra relazione. Saresti aperto a questo?

<h-circle>6<h-circle >Fai una pausa.

In una lunga riunione in cui una decisione deve essere presa per il business, un incontro impegnativo può rovinare il flusso. A volte la cosa migliore da fare è premere reset sulla riunione, fare una pausa, e lasciare che l’energia negativa chiara dalla stanza.

Incoraggia i membri del team a fare una passeggiata in ufficio (fisica o virtuale). Con pochi minuti di tempo tranquillo, una persona dirompente potrebbe ottenere alcune informazioni sul loro problema e tornare alla sessione aggiornata e con una prospettiva diversa. Chissà, potrebbero persino riuscire a tornare con delle scuse.

<h-circle>7<h-circle> Hanno aspettative ragionevoli al momento.

Tieni presente che con alcune persone, le tue azioni avranno solo un impatto limitato sul cambiamento del loro comportamento. Nella migliore delle ipotesi, si potrebbe essere in grado di fermare il comportamento a breve termine e ottenere attraverso la riunione, ma una interazione non sta per essere che cambia la vita.

Tuttavia, praticare una buona capacità di comunicazione di volta in volta porterà a un cambiamento nella cultura delle riunioni e vedrà un minor numero di incontri problematici come risultato.

<h-circle>8<h-circle>Sapere quando è responsabilità del manager

Gestire i conflitti sul posto di lavoro spesso deve essere affrontato in una conversazione one-to-one tra il manager e il loro rapporto diretto. Se alcuni dei suggerimenti in questo blog non funzionano (e anche se lo fanno), spesso c’è un’altra conversazione da avere separatamente.

Alcuni membri del team potrebbero aver bisogno di una formazione su come esprimere le loro idee in modo efficace. Essi possono tendere a parlare sugli altri senza rendersene conto. Ancora, se c’è un problema di tipo di personalità qui, la persona potrebbe non rendersi conto che esiste o avere le capacità per affrontarlo.

Ma, se un manager può puntare a una specifica azione dirompente che qualcuno prende e quindi fornire competenze o formazione per aiutare ad adattarsi, sarà meglio per tutti nel business. Stai affrontando il problema al centro, piuttosto che in un singolo incidente.

<h-circle>9<h-circle > Capire quando sono necessarie nuove regole.

È bello quando tutti fanno solo quello che dovrebbero fare. Non siamo generalmente fan di mettere troppe politiche in atto, ma a volte alcune regole di base sono ciò che serve per creare un campanello d’allarme.

Ad esempio, potresti avere un team in cui alcuni partecipanti sono costantemente in ritardo alle riunioni. Quindi la maggior parte delle riunioni durano a lungo.

Si potrebbe adottare un atteggiamento conflittuale a questo cattivo comportamento e ottenere in faccia ogni volta che sono in ritardo. Ma questo sarà efficace solo per alcuni incontri e certamente non li renderà più entusiasti di essere puntuali in futuro.

Invece, a lungo termine, mettere in atto politiche di pianificazione che affrontano il problema. Affrontalo come un problema di squadra, non personale, dicendo che le riunioni durano a lungo, cosa che non piace a nessuno. Mostra i vantaggi di presentarsi in tempo, come partire presto, e potenzialmente accoppiare il cambiamento con altri miglioramenti, come un’agenda delle riunioni semplificata, in modo che la politica non sembri prendere di mira qualcuno in particolare.

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