C’è stato un tempo non molto tempo fa in cui sembrava di aver lavorato senza sosta ma sentivo ancora di non aver compiuto nulla. Ancora peggio, guardavo l’orologio ed esclamavo: “Dove è andato il giorno?”Avrei voluto che ci fosse un genio che potesse magicamente darmi un’ora in più o due.
A meno che tu non sia Aladdin, nessun genio esaudirà un simile desiderio. Invece, si deve fibbia verso il basso e scoprire modi intelligenti per trovare più tempo nella vostra giornata. Anche se può sembrare impossibile, si può trovare che il tempo se si utilizzano questi 10 tattiche.
Tenere un registro del vostro tempo.
Se vuoi trovare più tempo nella tua giornata, devi prima sapere come passi il tuo tempo. Il modo migliore per farlo è quello di avviare un registro di tempo e il monitoraggio di tutti i minuti.
Un registro temporale è solo un notebook in cui annoti ciò che fai e quanto tempo ci vuole. Questo processo può sembrare ingombrante, ed è, ma farlo per una settimana o giù di lì. Alla fine della settimana, sarete in grado di identificare quanto tempo le attività effettivamente prendere per realizzare e quanto tempo si spende in attività improduttive. Di conseguenza, ti fermerai sotto e sopravvaluterai quanto tempo impiegano certe cose. Si può anche scoprire blocchi perduti di tempo, come ad esempio durante il vostro pendolarismo mattina.
Se non sei un fan di portare un notebook con voi in ogni momento, c’è una serie di strumenti digitali in grado di monitorare il tempo per voi.
Rendi più efficaci le tue to-do-list.
Imprenditori come Richard Branson accreditano le to-do-list come strumenti che li hanno aiutati a raggiungere il successo. Il problema è che la maggior parte delle to-do-list sono blande, vaghe e poco interessanti. Tuttavia, ci sono diversi modi per rendere la tua lista più potente e utile. Scrivendo per Wise Bread, Kentin Waits suggerisce le seguenti tecniche per migliorare le tue liste di cose da fare:
- Allegare un’emozione per ogni elemento dal momento che questo agisce un motivatore.
- Collega una ricompensa al completamento di ogni attività.
- Usa verbi precisi al contrario di quelli grandi e vaghi.
- Capire come le azioni più piccole hanno un impatto sul quadro più ampio.
- Dedica più tempo a identificare i tuoi “compiti più preziosi” per la giornata.
Dormi un’ora in meno.
Non sto in alcun modo sostenendo che qualcuno dorme così poco da diventare privato del sonno. Non avendo il vostro pieno otto ore di sonno porta a problemi di salute – è anche controproducente per la produttività.
La ricerca della National Sleep Foundation ha scoperto che gli adulti hanno bisogno di sette-nove ore di sonno a notte. Se dormi regolarmente per otto o nove ore, inizia a svegliarti un’ora prima. Avrai ancora abbastanza riposo per rimanere sano ed energico. Ma avrai anche un’ora in più da dedicare all’esercizio, alla lettura, al lavoro su un trambusto laterale o alla pulizia della tua casella di posta.
Dovrei aggiungere che non vuoi solo impostare la sveglia un’ora prima di domani. Facilitare il vostro senso in esso. Alzati 15 minuti prima per un paio di giorni, poi 30 minuti, 45 minuti e infine un’ora prima. Vi suggerisco di impostare la sveglia per il vostro tempo di veglia regolare e semplicemente dirvi il tempo di svegliarsi. Potresti sorprenderti svegliandoti prima senza quell’allarme a tutto volume.
Organizzati.
Succede a tutti noi una volta o l’altra. Ti stai preparando a camminare fuori dalla porta per il lavoro solo per rendersi conto che non hai le chiavi o il portafoglio. Di conseguenza, si arriva in ufficio in ritardo. Quindi, mentre ti siedi per iniziare la giornata lavorativa, cerchi freneticamente la tua scrivania per un documento importante.
La persona media trascorre più di cinque minuti alla ricerca di oggetti smarriti. Perdiamo 2,5 giorni ogni anno alla ricerca di cose perdute.
La soluzione semplice è organizzarsi. Dare a tutto una casa, e mettere gli elementi di nuovo quando hai finito di usarli. Saprete esattamente dove tutto è e non perdere tempo alla ricerca di questi oggetti. Trascorro gli ultimi 30 minuti della mia giornata lavorativa raddrizzando il mio posto di lavoro in modo che quando arrivo in ufficio il giorno dopo, tutto è dove ho bisogno che sia.
Non gestire le cose più di una volta.
Secondo Jana Kemp, a Boise, Idaho, “architetto del tempo” e autore di, No! Come una semplice parola può trasformare la tua vita, gestire lo stesso oggetto più volte è inefficiente. Kemp dice: “Quando si tratta di e-mail, segreteria telefonica o documenti, agire immediatamente – ad esempio, leggere, rispondere, eliminare, file – in modo da non dover tornare ad esso. Il tempo accumulato risparmiato può aggiungere fino a dieci ore al mese.”
Un sistema efficace è il 4Ds:
- Elimina (o rilascia). Ad esempio, scansiona rapidamente la tua casella di posta e i messaggi spazzatura che non ti interessano o ti interessano.
- Delegato. Quando possibile, assegnare la maggior parte delle attività amministrative a qualcun altro, come un assistente personale.
- Rinviare. Salva articoli importanti, ma non urgenti, per dopo quando hai la disponibilità.
- Fallo. Se c’è una e-mail urgente ed essenziale da un cliente, rispondere a loro al più presto.
Riconfigura il tuo smartphone.
Lo sapevate che l’americano medio controlla il suo telefono ogni 12 minuti? Altri studi hanno scoperto che spendiamo circa la metà del nostro tempo telefonico su piattaforme di social media come Facebook, Instagram, Twitter, Snapchat e YouTube. Non mi meraviglia che non stiamo ottenendo il massimo dai nostri giorni.
Mentre alcune persone hanno abbastanza forza di volontà per ignorare i loro telefoni quando ricevono notifiche, la maggior parte di noi non può resistere a questa tentazione. Per risolvere questo problema, puoi mettere lo smartphone in modalità aereo o utilizzare uno strumento per bloccare i siti che distraggono per determinati periodi di tempo.
Che dire di quei momenti in cui si utilizza il telefono per evitare l’interazione, come ad esempio durante il tragitto sui mezzi pubblici o quando in attesa in un ufficio occupato per un appuntamento. Andiamo automaticamente sui nostri telefoni e veniamo risucchiati. La prossima cosa che sai, hai appena trascorso 30 minuti a guardare video o vedere cosa hanno fatto i tuoi amici e la tua famiglia.
Per combattere questo, riorganizzare il telefono. Ho rimosso molte app dal mio telefono e cerco di utilizzare i social media dal mio desktop in modo da avere un modo più controllato per affrontarlo. Non voglio distrarmi in uno schifo di cinque ore. In questo modo, controllo i miei account solo quando sono sul mio desktop, di solito dopo aver esaminato la mia casella di posta a intervalli pianificati. Se è troppo estremo, rimuovi almeno le app dalla schermata iniziale in modo da non controllare i tuoi account social ogni paio di minuti.
Programma meno.
Mettere meno elementi sul vostro programma può sembrare ovvio, ma gli imprenditori hanno la tendenza a mordere più di quanto possano masticare. Prima di impegnarti in un’attività o in un evento e aggiungerlo al tuo calendario, chiedi se sta spostando o meno l’ago verso i tuoi obiettivi. Forse essere parte di un’organizzazione aziendale locale ti ha aiutato a fare rete mentre iniziavi la tua attività. Oggi, tuttavia, può essere un impegno che ti lascia sensazione sovraesposta.
In altre parole, smetti di imballare il tuo programma così stretto che sta per scoppiare. Solo assumere responsabilità che servono a uno scopo. Inizia a dire di no a tutto il resto-almeno per ora.
Cosa c’è di più, Chris Guillebeau suggerisce di rimuovere si rivedere il calendario ed eliminare le cose che non siete entusiasti. “Questo è un ottimo modo per liberare ore, blocchi di tempo o intere serate dalla tua vita”, scrive.
Diventa più proattivo.
” Così tanti dei nostri giorni sono trascorsi in modalità reattiva. Rispondiamo costantemente alle e-mail, partecipiamo a riunioni inutili e affrontiamo le” emergenze “di altre persone”, scrive Chris Winfield in un pezzo per Time. “Tutto ciò rende sempre più difficile ottenere effettivamente qualcosa di compiuto.”
Winfield consiglia di utilizzare la tecnica Pomodoro in cui si spendono 25 minuti su un’attività per diventare meno reattivi alle interruzioni. Ti concentri solo su quel compito fino a quando i 25 minuti sono scaduti. Dopo quel blocco di tempo, prenditi una pausa di cinque minuti. Quando hai completato quattro cicli, si può avere una pausa più lunga per aiutare a ottenere fresco e concentrato.
Dopo aver sfruttato questa tecnica, Winfield afferma di poter ” fare la quantità di lavoro che mi impiegava 40 ore in soli 16,7.”
Diventa creativo con il tempo di attesa.
Ricordate che il registro di tempo è stato creato? Avrete notato che ci sono pezzi di tempo libero disponibili. Ad esempio, se ti siedi in auto o in metropolitana per 30 minuti ogni mattina, potresti usare quel tempo per leggere e rispondere a e-mail più lunghe, ascoltare un podcast o un audiolibro o scrivere nel tuo diario di gratitudine. Se guardi tre ore di televisione quando arrivi a casa, riducilo a solo un’ora e trascorri le altre due ore su un hobby o imparando una nuova abilità.
Il punto è che tutti abbiamo momenti durante il giorno che potrebbero essere spesi meglio per qualcosa di produttivo.
Raggruppa attività simili.
Mettere insieme un lavoro simile è una tattica nota come batching. È uno dei modi più efficaci per massimizzare la produttività. Raggruppare tutte le attività simili ridurrà il tempo trascorso a cambiare marcia (gli ingranaggi di rettifica potrebbero essere più simili, ad esempio con il disordine quotidiano). Il dosaggio ti incoraggia a concentrarti su un’attività alla volta.
Esempi di dosaggio potrebbero essere la preparazione di tutti i pasti la domenica pomeriggio o l’esecuzione di tutte le commissioni allo stesso tempo. Al lavoro, questo potrebbe essere la pianificazione di tutte le riunioni nello stesso giorno e mettere da parte orari specifici per e-mail ed effettuare telefonate.
