hogyan automatizálható a vezetői jelentési folyamat 70% – a

Képzeljen el egy olyan világot, ahol a havi jelentések frissítik magukat. Egy egyszerűbb világ. Egy jobb világ. Ebben a világban már nem kell nyomon követnie az embereket a frissítések elvégzéséhez vagy az adatok megadásához. Nem kell attól tartania, hogy feltölti a legfrissebb információkat, vagy az értekezleten megjelenő embereket ugyanazon jelentések ütköző példányaival.

ebben a világban csapata élőben rögzíti az akcióelemeket, és az értekezlet után automatikusan jelentést készít a meghozott döntések emlékeztetőjeként. Ezután az emlékeztetők automatikusan megjelennek azoknak, akik felelősek a következő lépések megtételéért. Ebben a világban a rendszeres jelentéskészítés zökkenőmentes adatelemzéssel kezdődhet, és rendszeresen ütemezett értekezletekkel zárulhat, ahelyett, hogy egy hét előkészítést és csapatkoordinációt igényelne.

mit tudsz csinálni ennyi extra idővel?

az egyszerűbb, jobb világ létezik. A ClearPoint ütemezési és értesítési funkcióival mindezt és még többet megtehet. Most, hogy a jelentési folyamat 70% – át automatizálhatja, a havi értekezleteket befejezheti, a műveletelemeket pedig kevesebb, mint két héttel a következő hónapban elküldheti. Click To Tweet

ennyi idő alatt Ön és csapata jó előre elolvashatja a közelmúlt előrehaladását, és eljöhet a megbeszélésre és döntéshozatalra előkészített találkozóra. Az értekezlet megkezdése után nyomon követheti a ClearPoint műveletelemeit, amikor dönt róluk. Amikor az értekezlet véget ér, a rendszer automatikusan emlékeztetheti csapatát arra, hogy miért felelősek. A jelentési folyamat összetettségétől függően akár a következő jelentés is készen állhat néhány napon belül.

mint a stratégiai menedzsment Partnerei, úgy gondoljuk, hogy rendkívül fontos a dokumentált jelentési folyamat. A vezetői jelentési útmutatónkban felvázoltuk a mieinket, amely részletezi tippjeinket és trükkjeinket a jelentési folyamat egyszerűsítése és sikere érdekében. Ez ugyanaz a dokumentum, amelyet belsőleg használunk saját céljaink és mutatóink nyomon követésére, és folyamatainkat automatizáltuk annak érdekében, hogy jelentéseink zökkenőmentesen működjenek.

nézze meg az alábbi naptárat és leírást az összes eseményről (kék színnel), amelyet automatizálhat a folyamat egyszerűsítése érdekében. A jelentéskészítési munkafolyamatok lehetővé teszik a rendszergazda számára, hogy minden automatizálást beállítson, és emlékeztetőket, jelentéseket és értekezleteket ütemezzen egy helyen. A jelentéskészítési munkafolyamatok ClearPoint-ban történő beállításáról itt olvashat bővebben. Mostantól a ClearPoint nem tudja elvégezni az összes munkáját az Ön számára, ezért a folyamat 30% – át Önre és csapatára bíztuk. 😊

automatikus adatfeltöltés, amely táplálja és elindítja a számításokat és értékeléseket.

ebben az új világban az Adattöltő csomagok már be vannak állítva, hogy minden hónap első napján fussanak. A dolgok elindításához az Adattöltő lekéri az adatokat a többi forrásból és tárolóból, és feltölti azokat a stratégiai intézkedésekbe. Miután az adatok ott vannak, az összes számítás végrehajtásra kerül, így az adatok automatikusan frissülnek. Ezután a diagramok frissülnek az új adatokkal, az értékelések pedig pirosra, sárgára vagy zöldre frissülnek, attól függően, hogy a tényleges értékek hogyan viszonyulnak a célértékekhez. A következő alkalommal, amikor a felhasználók bejelentkeznek, naprakész adatokkal, diagramokkal, értékelésekkel és összefoglaló jelentésekkel rendelkeznek, amelyek készen állnak a felülvizsgálatra és elemzésre. Még egyéni riasztásokat is kapnak, ha az adatok az adott időszakra letértek a pályáról.

automatikus Emlékeztető elküldve a kézi adatok, projektek és minőségi információk frissítésére.

Apropó a felhasználók bejelentkezik, ha az adatok feltöltését, akkor kap egy automatikus e-mail emlékeztetőt kérve őket, hogy frissítsék a további adatok és minőségi elemzés az intézkedések és projektek ClearPoint. Minden felhasználó kap egy egyéni e-mailt, amely tartalmazza a frissítendő elemek listáját, sőt linkeket is az egyes oldalak eléréséhez a ClearPoint-ban. Rendszergazdaként testreszabhatja az üzenetet bármilyen speciális utasítással, és emlékeztetheti a felhasználókat a frissítések határidejére.

a felhasználók frissítik adataikat.

ez a jelentési folyamat első lépése, amely bármit megkövetel a csapattagoktól. Miután a felhasználók megkapják az emlékeztető e-mailt, bejelentkezhetnek, hogy frissítsék projektjeiket, és minőségi elemzést adjanak intézkedéseikhez. Minden felhasználónak van egy egyéni nézete, amely végigvezeti őket a frissítési folyamaton, így gyorsan és egyszerűen hozzáadhatják a kontextust az általuk felelős elemekhez. Néhány nap alatt frissítéseket végezhetnek az Ön által meghatározott határidőktől függően. Az automatikus emlékeztetők ezután úgy vannak beállítva, hogy csak további emlékeztetőket küldjenek azoknak a felhasználóknak, akiknek még frissíteniük kell.

második Emlékeztető elküldve a tulajdonosoknak, akiknek még frissíteniük kell.

néha az e-maileket eltemetik a postaládájába; mindenkivel előfordul. Miután a kezdeti emlékeztetők minden frissítőhöz eljutottak, automatikus emlékeztetőt küldünk azoknak a felhasználóknak, akik még nem végeztek frissítéseket, egy kis lökést adva nekik, és emlékeztetve őket a határidőre. Testreszabhatja ezt az üzenetet, és azok a felhasználók, akik már elvégezték a frissítéseket, nem fognak zavarni.

jelentési időszak zárolva.

senki sem szereti a last minute meglepetéseket. Ütemezze a ClearPoint automatikus zárolását, hogy a frissítéseket ne lehessen elvégezni az adatbeviteli határidő után. Ez nem csak azt biztosítja, hogy mindenki ugyanazokat az információkat vizsgálja meg, hanem időt ad a stratégiai irodának arra is, hogy előkészítse a vezetői csapat napirendjét. Lehet, hogy van néhány lemaradása az első alkalommal, de utána, biztos lehet benne, hogy az emberek időben megkapják az információkat.

eligazító könyv létrehozása és elküldése a rendszergazdáknak felülvizsgálatra.

Miután az összes adat a ClearPoint-ban van, és az időszak zárolva van, a stratégiai iroda (vagy bárki, akit választ) automatikusan generált jelentést kap a hónap eredményeinek előnézetével. Minden felhasználó testreszabhatja a kapott jelentést, így minden szükséges információt közvetlenül a postaládájába küld.

a rendszergazdák bejelentkeznek, és szükség esetén módosítják az információkat.

ha a rendszergazdák úgy találják, hogy a felülvizsgálat során módosítani kell az adatokat, bejelentkezhetnek a Clearpointba, és módosításokat végezhetnek. Ez magában foglalhat további elemzést, kérdéseket, amelyekre az ülések során összpontosítani kell, vagy akár a diagramok módosításait.

eligazító könyv generálva és elküldve a vezetői csapatnak.

a stratégia felülvizsgálati értekezlet előtt a ClearPoint automatikusan elkészíti az értekezleten használandó tájékoztatót, és elküldi az értekezlet résztvevőinek. Biztosak lehetnek abban, hogy a találkozón nincsenek meglepetések, és egy előre olvasható dokumentummal nagyobb valószínűséggel készülnek fel a stratégia megvitatására és a cselekvésre. Ez a jelentés testreszabható, ahogy szeretné, legyen az csak egy összefoglaló vagy az összes részlet—bármi, ami a legjobban működik a vezetők számára.

Akcióelemek élő rögzítése a stratégiai felülvizsgálati értekezlet során.

minden résztvevő a jelentés ugyanazon verziójával jelenik meg az értekezleten (mivel azt korábban automatikusan e-mailben küldték el nekik), és a ClearPoint projekt segítségével futtathatja az értekezletet. Az értekezlet során hozzáadhat műveletelemeket, összekapcsolhatja őket célokkal, intézkedésekkel és projektekkel, hozzárendelheti az elszámoltathatóságot, és beállíthatja az esedékességet. Ügyeljen arra, hogy megállapodjon a meghozott döntésekről és a meghozott intézkedésekről a halasztás előtt.

a csapatnak létrehozott és elküldött akcióelemek tájékoztató könyve.

a ClearPoint automatikusan létrehoz egy eligazító könyvet az értekezlet műveleteivel, és elküldi a csapatának. Ha valaki elmulasztotta az értekezletet, frissítheti a hozzárendelt műveletelemeket, és a továbbiakban nem lesz mentség a Műveletelemek határidőinek elmulasztására.

jelentési munkafolyamat Irányítópult

a jelentési folyamatoknak számos lépése van. Rendszergazdaként a jelentéskészítési munkafolyamat irányítópultja láthatóságot biztosít arról, hogy csapata mennyi előrehaladást ért el havonta a frissítéseik során. Tekintse meg a frissített elemek teljes számát, és tekintse meg az egyes személyek egyéni állapotát. Akár további emlékeztetőket is küldhet azoknak a csapattársaknak, akikről tudod, hogy szükségük van egy kis extra lökésre, vagy akik gyakran elveszítik az e-maileket a postaládájukban.

a rendszergazdák a naptár nézetben is megtekinthetik folyamatuk összes lépését. Láthatja, hogy mikor frissülnek az adatai, mikor kerülnek elküldésre az emlékeztető e-mailek, és mikor jönnek létre a jelentések. A naptár megmutatja az egyes jelentési munkafolyamatokat, vagy az összes munkafolyamatot ugyanazon a naptáron(színkóddal!).

mindannyian elfoglaltak vagyunk, és sok mindent meg kell tenni ahhoz, hogy stratégiai döntéseket hozzunk egy szervezeten belül.

a jelentési folyamat egyes részeinek automatizálásával több időt tölthet stratégiai kezdeményezéseinek végrehajtásával, és segítheti szervezetét a célok elérésében. Senki sem akarja tölteni az idejét adatok bevitelével, jelentések készítésével, e-mailek küldésével vagy cselekvési elemek írásával. A ClearPoint segítségével automatizálhatja a folyamat számos részét, és visszaveheti az időt, hogy segítse a szervezet végrehajtását.

több időd van, mint amennyit tudsz? Ütemezzen hívást a ClearPoint segítségével, hogy lássa, milyen egyszerű automatizálni a jelentést a ClearPoint segítségével! Bízunk benne, hogy hamarosan beszélünk. Addig is, boldog jelentést!