Dokumentumkezelő rendszer létrehozása kisvállalkozások számára

a dokumentumkezelés az a folyamat, amelyben az információkat hatékonyan és megfelelő módon hozzák létre, osztják meg, szervezik és tárolják. A vállalatok számára elengedhetetlen a dokumentumkezelő rendszer létrehozásának ismerete.

sok vállalat számára a dokumentumkezelő rendszer középpontjában a dokumentumok szervezése és tárolása áll. A dokumentumokat szervezett és biztonságos módon akarják tárolni, megkönnyítve a dokumentumok megtalálását.

ha bármilyen keresőmotorba beírja a “dokumentumkezelő rendszert”, hosszú listát kap a dokumentumkezelő “megoldásokról”, amelyek közül sok olyan szoftverrel vagy alkalmazással rendelkezik, amelyek a papírmentes iroda előnyeit magasztalják.

dokumentumkezelő rendszer létrehozása

függetlenül attól, hogy szoftvert használ-e vagy sem, a vállalat dokumentumkezelésének hatékony működéséhez követnie kell néhány bevált gyakorlatot. E négy kérdés megválaszolása segít a dokumentumkezelő rendszer fejlesztésében:

melyek a dokumentumok létrehozásának szabályai?

számlák, fizetési emlékeztetők, adásvételi szerződések, e – mailek, mérlegek, táblázatok, jelentések-minden vállalat különféle dokumentumokat hoz létre üzleti tevékenysége során. A dolgok rendezése érdekében a vállalatoknak szabályokat kell létrehozniuk a dokumentumok létrehozására.

például:

• vannak belső sablonok néhány szabványos üzleti dokumentumhoz, például levelekhez és számlákhoz? Hol találhatók?
• van-e belső stílus útmutató, amelyet be kell tartani?
• az új dokumentumoknak tartalmazniuk kell a dátumot és az időt?
• milyen eljárásokat kell követni a dokumentumok megosztása vagy felülvizsgálata során?

egyes kisvállalkozások számára a dokumentumkészítés során csak az számít, hogy hol találhatók a különböző üzleti dokumentumok sablonjai, és hogyan kell használni őket. Ha azonban a dokumentum létrehozása a vállalatnál különböző embereket foglal magában, akik együttműködnek, felülvizsgálják vagy frissítik a dokumentumokat, akkor időt kell fordítania arra, hogy eldöntse, hogyan kell ezeket a dolgokat tenni a hatékonyság és a következetesség biztosítása érdekében.

hogyan tároljuk a dokumentumokat?

valójában ennek a kérdésnek két aspektusa van. Az első a tárolás fizikai szempontjait foglalja magában. Még akkor is, ha kisvállalata dokumentumokat tárol iratszekrényekben, a tárolással kapcsolatos költségek merülnek fel – nem csak a fájlok költségei, hanem az az idő, amelyet Ön vagy alkalmazottai dokumentumok benyújtásával vagy visszakeresésével töltenek. Valójában a legtöbb kisvállalkozás számára a tárolással kapcsolatos legnagyobb költség valószínűleg az elvesztegetett idő költsége, amikor az emberek dokumentumokat keresnek.

a dokumentumok tárolásának második aspektusa szervezeti. Hogyan archiválják a dokumentumokat? A dokumentumok archiválásának kulcsa a helyes fájlkezelési gyakorlatok követése. Hogyan fogja kezelni az elavult vagy a dokumentumkezelő rendszerben megsemmisítésre kész fájlokat?

például minden év elején átnézem a számítógépem különböző munkával kapcsolatos fájljait, törölöm azokat, amelyek már nem aktuálisak, új év és/vagy téma szerint címkézett mappákat hozok létre, szükség szerint mozgatom a fájlokat.

ugyanez megtehető papírfájlokkal is. Nem nehéz eltávolítani a régi dokumentumokat egy mappából, és új címkét létrehozni a “régi” címmel. Egyes szoftvermegoldások automatikus iktatási lehetőségeket kínálnak. A Microsoft Outlook például lehetővé teszi a régi e-mailek archiválását.

hogyan lehet egyszerűsíteni a dokumentumok visszakeresését?

ez a kérdés a dokumentumkezelő rendszer magjába kerül. A kutatások azt mutatják, hogy a fontos dokumentumok és információk keresésére fordított idő nagyon magas költségekkel jár.

ismét a jó archiválási gyakorlatok segíthetnek a probléma megoldásában. Ha olyan dolgokat tesz, mint például a szigorú elnevezési gyakorlatok következetes követése, a dokumentumokat sokkal könnyebb megtalálni.

Hogy te vagy az egyedüli tulajdonos dolgozik egyedül, vagy egy üzlet tulajdonosa, a munkavállalók, hozzon létre egy listát a fájl helyeken, hogy emlékeztetni fogja a felhasználókat, ahol az egyes fájltípusokat menjen, hol találja meghatározott dokumentumokat. Ne feledje, hogy tartalmazza-e a fájl a számítógépes rendszer, a belső szerver, a felhő, vagy ha a papír, archivált egy fizikai hely.

például, tegyük fel, hogy használható képek, videók, vagy akár papír fotók a cég. Egy bejegyzés a fájl helyét lista lehet:

• digitális képek/videó: számítógép (vagy szerver) – e meghajtó: / fotók-fájl a megfelelő témamappában
  Papírfotók: iratszekrény 3-fotók-téma szerint

a megosztott hálózati vagy felhőmappákat tartalom szerint kell címkézni, csakúgy, mint az iratszekrény fiókjait.

hogyan tarthatjuk biztonságban dokumentumainkat?

a dokumentumbiztonság első védelmi vonala a vállalat létesítményeinek fizikai védelme. Minden vállalatnak rendelkeznie kell biztonsági rendszerekkel, például riasztórendszerrel – még otthoni irodákkal is.

a vállalatok más biztonsági intézkedésekbe is befektethetnek (vagy szükségük lehet), például rácsok vagy biztonsági kamerák telepítésére vagy biztonsági szolgáltatások felvételére. A világ minden idejét jelszavak létrehozásával és fájlok titkosításával töltheti az elektronikus fájlok védelme érdekében, de nem lesz nagyon hatékony, ha valaki csak betörhet és ellophatja a számítógépét és a benne lévő merevlemezt.

minden iratszekrénynek zárral kell rendelkeznie, és munkaidő után zárva kell tartani (és ebédidőben zárva kell tartani, ha senki nincs a közelben).

az elektronikus dokumentumok általános biztonsági eljárásai közé tartozik a dokumentumok rendszeres biztonsági mentése, valamint a dokumentumok biztonsági mentésének más helyen történő tárolása, mint az eredeti dokumentumok merevlemezén. A helyszínen kívüli Tárolás ideális az adatok védelmére a természeti katasztrófáktól (egy másik ok, amiért a felhő nagyszerű lehetőség).

az ugyanazon számítógépes hálózaton dolgozó alkalmazottakkal rendelkező kisvállalkozások szintén korlátozhatják egyes felhasználók hozzáférését, hogy csak a hálózati erőforrások egy részét használhassák vagy megtekinthessék. Előfordulhat például, hogy van egy megosztott hálózati vagy felhőmappája, az úgynevezett “számvitel”, amely csak felügyeleti hozzáféréssel rendelkezik. Még akkor is, ha a felhasználónak van engedélye egy erőforrás, például egy alkalmazás elérésére, bizonyos dokumentumok jelszóval védhetők. A dokumentum tartalma titkosítható is, így csak azok számára érhető el, akik rendelkeznek a titkosítási kulccsal.

az alkalmazottak által elkövetett információlopás újabb veszélyt jelent az adatbiztonságra. Belpolitikai kérdésként a kisvállalkozásoknak át kell vizsgálniuk az alkalmazottakat, és háttérellenőrzést kell kapniuk.

a dokumentumkezelő rendszer megvalósítása

miután megválaszolta a fenti kérdéseket és elkészítette a dokumentumkezelési tervet, készen áll a megvalósításra, így biztosítva, hogy az egész csapat ismeri a vállalat dokumentumkezelő rendszerének részleteit, és megfelelő eljárásokat követ a dokumentumok létrehozására, tárolására és visszakeresésére.

azt is meg kell győződnie arról, hogy minden felhasználó, aki hozzáfér és használja a szervezet dokumentumait, megfelelően szinkronizálva van, elnevezi és tárolja a dokumentumokat. Ennek biztosítása érdekében rendszeresen ellenőrizze, hogy az egyes fájlok könnyen megtalálhatók-e, és vannak-e bejelentési hibák.

szoftvermegoldások kisvállalkozások számára

a kisvállalkozások is élvezhetik a dokumentumok kezelésére szolgáló szoftvermegoldások előnyeit, anélkül, hogy vagyont kellene költeniük rá. Az olyan lehetőségek, mint a software-as-a-service (SaaS) és az e-learning révén történő képzés minimalizálják a költségeket és megkönnyítik a megvalósítást.

Tudjon meg többet a SoftExpert ECM-ről, és fedezze fel, milyen előnyökkel jár ez a megoldás az Ön vállalata számára. Garantáljuk, hogy pénzt takarít meg, és a befektetés gyors megtérülését biztosítja.

Tudjon meg többet a SoftExpert ECM-ről