találkozó és eseménytervezők Idővonal és ellenőrzőlista
töltse le a Meeting Planners Checklist PDF fájlt itt
a Destination Colorado a legemlékezetesebb és legtermékenyebb találkozók szabványa. Colorado büszkélkedhet 300 napos napsütéssel, végtelen lehetőségekkel a tevékenységek számára, beleértve a Denver és Fort Collins közelében lévő síkságon lévő szabad tartású bölényeket a Grand Junction közelében lévő szőlőültetvényekhez és az Aspen, Telluride és Buena Vista képeslap-tökéletes csúcsaihoz. Mindazzal, amit Colorado kínál, az első kérdésed az legyen, ” miért nincsenek a Találkozóid Coloradóban?”
Eseménytervezési eszközök: a Destination Colorado létrehozta ezt a letölthető értekezlet-tervezők idővonal-ellenőrzőlistát annak biztosítása érdekében, hogy a következő találkozó nemcsak sikeres, hanem emlékezetes is legyen.
18 hónap ki
Igen, 18 hónap ki (másfél évvel az értekezlet előtt) meg kell terveznie az értekezletet vagy eseményt. Hosszú időnek tűnik? Ezt nevezzük munkahelyi stabilitásnak. Végül, okkal hívják találkozó tervezésnek, igaz? Miután úgy döntött, hogy Colorado az a hely, ahol az úticél találkozik, a következő kérdésnek kell lennie, ” miről szól a találkozó?”Ennek a kérdésnek a megválaszolása segít abban, hogy a célok teljesüljenek, és a tervezési folyamat során a pályán maradjon.
házon belüli kommunikáció
először azonosítsa az esemény céljait. Ahogy az ismerős mondás kimondja: “nem érhet el olyan célt, amelyet nem lát.”Ezenkívül győződjön meg róla, hogy a célok mérhetőek, így áttekintheti az esemény sikerét annak befejezésekor, és szükség esetén elvégezheti a módosításokat. Készítsen elő egy előzetes napirendet, vendéglistát, és hozzon létre egy protokollt a személyzetével, a szponzorokkal, a kiállítókkal, a hangszórókkal, a sajtóval és a regisztrálókkal annak biztosítása érdekében, hogy az elvárások világosak legyenek, hogy a kérdéseket megfelelően irányítsák. Promóciós cselekvési tervek létrehozása (emlékezzen a munkakörére, mint értekezlet-tervezőre?) ebben az időben segít tisztázni ,hogy “ki-mit kezel”, így áttekintheti, frissítheti és elkészítheti az eseményt szabályozó politikákat, és folyamatosan tájékoztatja az összes érintett személyzetet.
az egyik módja annak, hogy segítsen Önnek és munkatársainak a pályán maradni, ha létrehoz egy naptárat a személyzeti értekezletekről, konferenciahívásokról és webináriumokról. A naptárnak tartalmaznia kell minden ismert nyomtatási követelményt, ütemtervet és határidőket mindenki számára, aki részt vesz. Tervezze meg az eseményhez kapcsolódó feladatokat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az elvárások teljesülnek-e, és a felelősségeket kommunikálják-e.
számos esemény tartalmaz kutatási és vitaindító előadásokat. A tizennyolc hónapos jel kiváló alkalom arra, hogy iránymutatásokat hozzon létre a papírok benyújtására, hogy Önnek és csapatának elegendő ideje legyen a hangszórók áttekintésére és kiválasztására, valamint időt adjon nekik az esemény megtervezésére.
pénzügyek
soha nem túl korai elkezdeni az előzetes költségvetési kategóriák előkészítését a teljes megtérülés megállapításához. ez magában foglalja az AP/AR és a pénzügyi eljárásokat, a regisztrációs díjat és a lemondási struktúrákat, a kiállítási díjakat és az új finanszírozási forrásokat, ha szükséges. A jó előzetes költségvetés magában foglalja a múltbeli, jelenlegi és potenciális finanszírozási források megállapításait is, és jó ötlet a biztosítási fedezet megteremtése. Nem akarja, hogy az esemény résztvevői ostorcsapást követeljenek a csodálatos kiállítói kijelzők miatt.
Event Site
a Colorado által kínált számos helyszínen nincs probléma olyan webhely kiválasztásával, amely meghaladja az Ön és a résztvevők elvárásait. Határozza meg a találkozó lehetséges időpontjait a lehető leghamarabb, és általános képet kapjon arról, hogy hány vendégre számít az eseményen. A következő lépés? Feje fölött, hogy www.destinationcolorado.com megtalálni a tökéletes helyszínt. Miután elküldte az értekezlet követelményeit a kiválasztott webhelyekre – az ajánlatkérésekre (RFP – k) -, elkezdheti összeállítani a résztvevők listáját. Ahogy a webhely javaslatai elkezdenek önteni, ne felejtsen el gondolkodni a résztvevők szállásigényein. Nincs értelme a tökéletes helyszínnek, miközben a résztvevőknek aludniuk kell a kongresszusi központ előcsarnokának padjain. Ha ez a helyzet, akkor hadd javasoljam a következő tervezett lépést; tekintse át a besoroltakat az állásajánlatokhoz.
miután kiválasztott néhány helyszínt, tegyen pontot a helyszíni látogatások elvégzésére, hogy biztosítsa a helyszínről szóló információk pontosságát, valamint azonosítsa a lehetséges szállodai árakat és blokkokat. Miután ez befejeződött, készen áll arra, hogy közzétegye az előzetes eseményinformációkat a webhelyén, és megkezdje az esemény marketingjét.
tizenöt hónap
a tizenöt hónapos jel tökéletes alkalom arra, hogy az esemény marketingjére összpontosítson. A Marketing feladatoknak magukban kell foglalniuk a promóciós stratégia kidolgozását, a sajtóközlemények elkészítését és a különböző gyártók, például a reklám, a vendéglátók, a dekorátorok, a szórakozás, az árufuvarozók, a bútorok, a nyomtatás és a kellékek, a biztonság és más szolgáltatók speciális követelményeinek felvázolását. Ne féljen a delegálástól, mivel a következő hónapokban bizottságokat kell létrehoznia és számos PR-funkciót kell ellátnia. A kezdeti PR-feladatoknak magukban kell foglalniuk az első találkozó bejelentéseinek és promóciós anyagainak kiküldését a leendő résztvevőknek és kiállítóknak, ha szükséges.
figyelemmel kíséri a költségvetést. Elkezdi megérteni a tényleges költségeket, amikor megerősíti a helyszínt és azonosítja a beszállítók igényeit. Ha továbbra is a költségvetésen belül maradsz, dicséretet kapsz a feletteseidtől, valamint bizalmat a képességeidben (és a lehetséges munkabiztonságban). Hogyan marad a költségvetésen belül? Kétféle módon: vagy növeli a finanszírozást, vagy tárgyal a szolgáltatókkal. Minél előbb beállíthatja a garanciákat, annál jobban megfelel a végső költségek előrejelzésének. Ez hosszú utat fog biztosítani az esemény igényeinek kielégítésében, és lehetővé teszi, hogy más fontos információkra összpontosítson, mint például a keynote előadók, a felszerelés és a szálláshelyek igényei.
tizenkét hónap
a tizenkét hónapos jelzés jó alkalom a szállodai szerződések és a kapcsolódó határidők felülvizsgálatára. Hozzon létre egy végleges értekezlet-költségvetést, és szükség esetén módosítsa a számviteli eljárásokat. Érdemes előkészíteni egy kísérleti értekezlet-ütemtervet a média számára, amely felvázolja a következő tizenkét hónapot annak biztosítása érdekében, hogy marketingterve jó úton haladjon. Egyéb feladatok közé tartozik a telefonos alkalmazás konferencia-brosúrájának elkészítése, beleértve a másolatot, az elrendezést, valamint a díjak és a kiválasztási kritériumok kategóriáinak létrehozását.
tíz hónap
ez egy jó alkalom arra, hogy folytassa marketing erőfeszítéseit szervezeti folyóiratok és hírlevelek segítségével. Győződjön meg róla, hogy tartalmazza az előadók életrajzát, fejlövését és bemutatkozását, hogy hatékonyan elérje a célszemélyeket.
folytassa a háztartási erőfeszítéseket a javasolt programtémák mesterlistájának elkészítésével, az általános ülések, műhelyek és kiegészítő események mesterformátumának finomításával, valamint a szálláshelyek összehasonlításával. Ez lehetővé teszi, hogy képet kapjon a helyszín funkcionális területeiről, és előrejelezze az események és tevékenységek előzetes helyiségkiosztásait. A lehető legnagyobb mértékű ismerete a helyszínről segít létrehozni és figyelemmel kísérni az ülésekre és az eseményekbe való belépésre vonatkozó eljárásokat és ellenőrzéseket.
ha azt szeretnénk, hogy előre-of-the-game, hogy a végső választás az összes fennmaradó gyártók és nyomon követni a papírokat, hogy fontolgatja a bemutatót. Ha időt vesz igénybe a célpiacok átértékelésére és a brosúra anyagainak elkészítésére, akkor később a sikerre is felkészülhet.
nyolc hónap
ha elvégezte a házi feladatát, és betartotta a határidőket, a nyolc hónapos jel az idő, hogy Ön és csapata könnyedén vegye, mondta soha senki. A humort félretéve, ez az az idő, amikor minden erőfeszítésed összeáll. A nyomon követés azonban továbbra is kulcsfontosságú az esemény zökkenőmentes lebonyolításához. Kezdje el a papírok végleges kiválasztását és határozza meg a díjjelöltek listáját. Küldje el e-mailben az első találkozó brosúráját, és készítse el a második kiállítói felkérést, ha szükséges. Ez naprakészen tartja Önt minden olyan változásról, amelyet meg kell oldani, mielőtt továbbítaná a frissítéseket a helyszínre.
ami a résztvevőket illeti, miután megkapta a regisztrációs űrlapokat, meg akarja dolgozni őket, és elkezdi elküldeni az előzetes regisztrációs visszaigazolásokat. Fontolja meg a regisztrációs listák és névjelvények elkészítését is, és hozzon létre egy protokollt arra vonatkozóan, hogy a vendégek hogyan szerezzék meg hitelesítő adataikat.
egyéb adminisztratív feladatok közé tartozik a szállodai funkciótérdiagramok elkészítése a regisztrációhoz, általános ülések, műhelyek, társadalmi funkciók stb. Határozza meg az összes esemény végső ütemezését, és aktívan kérje a hirdetőket a programkönyvéhez, hogy biztosítsa a piac telítettségét az adott demográfiai adatok számára.
Four Months Out
itt az ideje, hogy küldje el második promóciós brosúráját a potenciális résztvevőknek, és végső kiválasztást végezzen a díj címzettjeiről. A kiállítók, szponzorok és hirdetők folyamatos megkeresésével és nyomon követésével biztosíthatja mindenki igényeinek kielégítését. Ez az idő a regisztrációs csomagok és a konferenciacsomagok megrendelésének anyagainak azonosítására is. Ne felejtsd el megtervezni és kinyomtatni az összes jegyet a találkozó funkcióiba való belépéshez, és megrendelni az összes szükséges helyszíni bútort és felszerelést, beleértve a szoba dekorációját, például a bankett asztalok feliratait és virágait. Minden étel-ital menü kiválasztását meg kell erősíteni, és megrendeléseket kell leadni a kapcsolódó anyagokkal kapcsolatos díjakra. Ami a személyzetet illeti, kezdje el azonosítani és hozzárendelni a helyszíni személyzeti felelősségeket, és készítsen eligazító jegyzeteket az eseményen részt vevő összes személyzet számára.
ha szeretne némi magabiztosságot adni az eseményéhez, fontolja meg, hogy helyénvaló-e ajándékokat adni az előadóknak és más kiváló vendégeknek. Ez egy kiváló módja annak, hogy kifejezze elismerését nekik, és arra ösztönözheti előadóit, hogy térjenek vissza a jövőbeli eseményekre.
két-négy hónap múlva
majdnem ott vagy. A dolgok kezdenek felmelegedni, de hozzáértő értekezlet-tervezőként felkészült és magabiztos az esemény sikerének biztosításában, igaz?
a két – négy hónapos jel az az idő, amikor külön értekezletet kell készítenie hírlevelében vagy más folyóiratokban, hogy emlékeztesse közönségét az eseményre. Érdemes áttekinteni és megerősíteni a munkamenet ütemezését, a szoba-hozzárendeléseket és a funkció-szoba diagramokat a helyszín létesítményeivel és a megfelelő rendezvény-beszállítókkal. A hálószobai felvételi lista meghatározása, a biztonsági igények, a kockázatkezelési protokoll létrehozása és annak megerősítése, hogy az esemény megfelel az amerikai fogyatékosságokról szóló törvénynek (ADA), szintén jó ötlet.
egyéb nyomon követési feladatok közé tartozik: az esemény költségvetésének áttekintése és a szükséges kiigazítások elvégzése, a nyomtató kiválasztása a programkönyvhöz, ha még nem tette meg, valamint az esemény értékelési űrlapjainak előkészítése és nyomtatása visszajelzés céljából.
az esemény napja
el tudod hinni? Keményen dolgoztál az elmúlt tizennyolc hónapban, és végre elérkezett a nap! Szerencséd, hogy még van dolgod.
helyszíni
győződjön meg róla, hogy találkozik a konferencia vezetője, és végezze el a walkthrough a létesítmények érkezéskor. Ez jó képet ad a szobák méretéről, az ülőkapacitásról, az energia rendelkezésre állásáról és a vészkijáratokról. Erősítse meg a kívánt beállításokat is-stílusok (Színház, tanterem, bankett) és asztali választások (6′-10′ lábasztalok, kerekasztalok) is.
minden szoba
az áttekintés befejezése után ellenőrizze, hogy minden bankettterem fel van-e szerelve a megfelelő szolgáltatásokkal, például; asztalok/ágyneműk, székek, csaposok, italok, vendéglátók és legalább egy tanácsadó a résztvevők speciális igényeinek és kérdéseinek kezelésére. A jelzések és a díjak megfelelő területeinek megkeresése szintén jó ötlet a telepítés során.
regisztrációs pult
lehet, hogy a helyszínnek van egy előre meghatározott területe a regisztrációs pult számára, ezért döntő fontosságú a konferencia vezetőjével való konzultáció a helyszínről (mivel a helyszínnek több rendezvénye is lehet ugyanazon a napon). Konzultáljon a regisztrációs keretről és módszertanról, a kifizetésekről, a névjelvényekről, a regisztrációs listákról, a jelentésekről és a személyzetről. Értekezlet-tervezőként felügyelnie kell a regisztrációk, Kifizetések, betétek, visszatérítések és törlések feldolgozását, megerősítését és jelentését. Ha rendezvénye elfogadja a helyszíni fizetéseket, célszerű meghatározni egy protokollt a fizetések biztonságának megőrzése érdekében. Ezenkívül figyelje a regisztrációs listák és jelvények elkészítését, és győződjön meg róla, hogy összeállítja a regisztrációs csomagokat az esemény megnyitása előtt.
személyzet
konferenciát megelőző és napi értekezleteket tart, és oktató tájékoztatókat ad a regisztrációs személyzetnek, az adatgyűjtőknek, az önkénteseknek és másoknak. Győződjön meg arról, hogy személyzete ismeri a parancsnoki láncot és a hatósági szinteket a megfelelő felelősségi szintek biztosítása érdekében. Ez mindig egy jó ötlet, hogy vizsgálja felül minden nap igényeit, és jelölje ki a következő nap igényeit a személyzet is. Tekintse át a felelősségeket, az eljárásokat és az átfedési területeket, például a regisztrációt, az élelmiszer-garanciákat, a hangszórókat, a VIP-eket, a médiaszoba-beállításokat, a házastárs/vendég/gyermekeseményeket, a kiállításokat, a szponzorokat stb.
áruk
gondoskodjon a napi számla felülvizsgálatáról a létesítményvezetővel, hogy megerősítse és ellenőrizze az eseményhez kapcsolódó anyagok szállítását és átvételét. Konzultáljon az értekezlet-támogató személyzettel, ha szükséges a hálapénz kiadásához, és szükség szerint végezzen konferencia utáni záró értekezletet a létesítmény részlegeivel és beszállítóival.
Egyéb
az esemény további aggodalomra okot adó területei a fotós, a videográfus igényeinek meghatározása, a szállodai foglalások és a szállítás megerősítése, üdvözlő ajándékok biztosítása a résztvevők számára, dekorációk, beleértve az üdvözlő táblákat, az előadói háttereket, az irányított jelzéseket, a szórakoztató igényeket és a vendéglátókat.
közvetlenül az esemény után
az esemény utáni nyomon követés ugyanolyan, ha nem fontosabb, mint az előzetes tervezési erőfeszítések. Győződjön meg róla, hogy elkészíti a köszönőlevelek listáját, és azonnal elküldi őket az esemény befejezése után. Szerezzen konferencia értékeléseket a résztvevőktől és a személyzettől, csomagolja be és végezze el az összes anyag leltárát, és egyeztesse pénzügyeit annak biztosítása érdekében, hogy szervezetét megfelelően számlázzák. Vigyázzon a szállítói számlákban szereplő rejtett költségekre. Mindig fontos, hogy a szállítói megállapodásokat írásban kapja meg a szolgáltatások nyújtása előtt, így nem számít fel díjat olyan szolgáltatásokért, amelyekről korábban nem állapodtak meg.
végezze el a költségvetés utáni teljesítményértékelést, és gyűjtse össze és rendezze az adatokat a záró értekezlet-Jelentésekhez. Az értekezlet-jelentéseknek tartalmazniuk kell az összes értékelési űrlap összefoglalását a megfelelő költségközpontokkal és a Fizetési ütemtervekkel.
