miten automatisoida 70% johdon Raportointiprosessista

Kuvittele maailma, jossa kuukausiraportit päivittyvät itsestään. Yksinkertaisempi maailma. Parempi maailma. Tässä maailmassa, sinun ei enää tarvitse jäljittää ihmisiä alas tehdä päivityksiä tai syöttää tietoja. Sinun ei tarvitse huolehtia lataamalla uusimmat tiedot tai ihmiset saapuvat kokoukseen ristiriitaisia kopioita samoista raporteista.

tässä maailmassa tiimisi taltioi toimintakohteita livenä ja kokouksen jälkeen syntyy automaattisesti raportti muistutukseksi tehdyistä päätöksistä. Sitten muistutukset lähtevät automaattisesti niille, jotka ovat vastuussa seuraavista toimista. Tässä maailmassa säännöllinen raportointi voi alkaa saumattomasta tietojen analysoinnista ja päättyä säännöllisiin kokouksiin sen sijaan, että se kuluttaisi viikon valmistelun ja tiimikoordinoinnin.

mitä kaikkea sillä lisäajalla saattoi tehdä?

että yksinkertaisempi, parempi maailma on olemassa. Clearpointin aikataulutus-ja ilmoitusominaisuuksien avulla voit tehdä kaiken tämän ja paljon muuta. Nyt kun voit automatisoida 70% raportointiprosessista, voit saada kuukausittaiset kokoukset täydellisiksi ja toimintakohteet lähetetyiksi alle kaksi viikkoa seuraavaan kuukauteen. Klikkaa Twiitataksesi

koko tuon ajan, sinä ja tiimisi voitte lukea viimeaikaisesta edistymisestä hyvissä ajoin ja tulla kokoukseen valmistautuneena keskustelua ja päätöksentekoa varten. Kun kokous alkaa, voit seurata toiminta kohteita ClearPoint kuin päätät niistä. Kun kokous on ohi, järjestelmä muistuttaa automaattisesti tiimiäsi siitä, mistä he ovat vastuussa. Riippuen raportointiprosessisi monimutkaisuudesta, voit jopa saada seuraavan raporttisi valmiiksi muutaman päivän kuluttua.

strategiahallinnan kumppaneina pidämme erittäin tärkeänä dokumentoitua raportointiprosessia. Olemme hahmotelleet omamme johdon raportointi-oppaassamme, jossa kerrotaan vinkkejä ja vinkkejä raportointiprosessin sujuvoittamiseksi ja onnistumiseksi. Se on sama asiakirja, jota käytämme sisäisesti omien tavoitteidemme ja mittaustemme seuraamiseen, ja olemme automatisoineet prosessimme varmistaaksemme, että raportointimme toimii sujuvasti.

katso alla olevasta kalenterista ja kuvauksista kaikki tapahtumat (sinisellä), jotka voit automatisoida prosessin yksinkertaistamiseksi. Työnkulkujen raportoinnin avulla järjestelmänvalvoja voi perustaa kaiken automaation ja ajoittaa muistutukset, raportit ja kokoukset yhteen paikkaan. Voit lukea lisää Clearpointin työnkulkujen Raportoinnista täältä. ClearPoint ei voi vielä tehdä kaikkea työtäsi, joten olemme jättäneet 30% prosessista sinun ja tiimisi työstettäväksi. 😊

Automated data upload that feeds and laukaisee your calculations and evaluations.

tässä uudessa maailmassa Datalataajuuspaketit on jo asetettu toimimaan jokaisen kuukauden ensimmäisenä päivänä. Tietojen lataaja kerää tietoja muista lähteistä ja arkistoista ja lataa ne strategisiin toimenpiteisiin. Kun tiedot ovat siellä, kaikki laskelmat suoritetaan niin, että tiedot päivitetään automaattisesti. Seuraavaksi kaaviot päivitetään uusilla tiedoilla, ja arvioinnit päivittyvät punaiseksi, keltaiseksi tai vihreäksi riippuen siitä, miten todelliset arvot vertautuvat tavoitearvoihin. Kun käyttäjät seuraavan kerran kirjautuvat sisään, heillä on ajantasaiset tiedot, kaaviot, arvioinnit ja yhteenvetoraportit valmiina tarkastelua ja analysointia varten. He saavat jopa mukautettuja hälytyksiä, jos tiedot ovat harhautuneet kyseiseltä ajalta.

automaattinen muistutus, joka lähetetään manuaalisten tietojen, projektien ja laadullisten tietojen päivittämiseksi.

käyttäjistä puheen ollen, kun tiedot on ladattu, he saavat automaattisen sähköpostimuistutuksen, jossa heitä pyydetään päivittämään kaikki lisätiedot ja laadulliset analyysit Clearpointin toimenpiteisiin ja projekteihin. Jokainen käyttäjä saa mukautetun sähköpostin, joka sisältää luettelon elementeistä, joita he tarvitsevat päivittääkseen, ja jopa linkkejä, joilla he voivat käyttää jokaista ClearPoint-sivua. Ylläpitäjänä voit muokata viestiä erityisohjeilla ja muistuttaa käyttäjiä päivitysten tekemisen määräajasta.

käyttäjät päivittävät tietonsa.

tämä on raportointiprosessisi ensimmäinen vaihe, joka vaatii tiimisi jäseniltä mitä tahansa. Kun käyttäjät saavat muistutussähköpostin, he voivat kirjautua sisään tehdäkseen päivityksiä projekteihinsa ja lisätäkseen laadullisia analyysejä toimenpiteihinsä. Jokaisella käyttäjällä on mukautettu näkymä, joka ohjaa heitä päivitysprosessin läpi, jolloin heidän on helppo ja nopea lisätä asiayhteys niihin elementteihin, joista he ovat vastuussa. He voivat tehdä päivityksiä muutaman päivän aikana riippuen määrittämistäsi määräajoista. Automaattiset muistutukset säätyvät sitten lähettämään vain lisää muistutuksia niille käyttäjille, joiden on vielä tehtävä päivityksiä.

toinen muistutus, joka lähetetään omistajille, joiden on vielä tehtävä päivityksiä.

joskus sähköpostit hautautuvat postilaatikkoon; niin käy kaikille. Kun ensimmäiset muistutukset on lähetetty kaikille päivityksille, automaattinen muistutus lähetetään kaikille käyttäjille, jotka eivät ole vielä tehneet päivityksiä, antaa heille hieman tönäisy ja muistuttaa heitä määräajasta. Voit muokata tätä viestiä, ja käyttäjät, jotka ovat jo tehneet päivityksensä ei häiritse.

raportointikausi lukittu.

kukaan ei pidä viime hetken yllätyksistä. Ajoita ClearPoint lukittumaan automaattisesti, jotta päivityksiä ei voida tehdä tietojen syöttämisen määräajan jälkeen. Näin varmistetaan, että kaikki käyvät läpi samat tiedot, mutta annetaan myös strategiatoimistollesi aikaa valmistella johtoryhmän esityslista. Sinulla voi olla joitakin viivyttelijöitä ensimmäisellä kerralla, mutta sen jälkeen voit olla varma, että ihmiset saavat tietonsa ajoissa.

Briefing Book luotu ja lähetetty ylläpitäjille tarkistettavaksi.

kun kaikki tiedot ovat Clearpointissa ja ajanjakso on lukittu, strategiatoimisto (tai kuka tahansa, jonka valitset) saa automaattisesti luotavan raportin, jossa on esikatselukuva kuukauden tuloksista. Jokainen käyttäjä voi muokata saamaansa raporttia niin, että kaikki heidän tarvitsemansa tiedot lähetetään suoraan postilaatikkoonsa.

ylläpitäjät kirjautuvat sisään ja muokkaavat tietoja tarvittaessa.

jos ylläpitäjät huomaavat, että on tietoja, jotka tarvitsevat tarkistuksensa aikana korjausta, he voivat kirjautua Clearpointiin ja tehdä muutoksia. Tämä voi sisältää lisäanalyysejä, kysymyksiä, joihin keskittyä kokousten aikana, tai jopa muutoksia kaavioihin.

ohjekirja luotu ja lähetetty johtoryhmälle.

ennen strategian arviointikokousta ClearPoint luo automaattisesti kokouksessa käytettävän briefing Bookin ja lähettää sen kokouksen osallistujille. He voivat olla varmoja, ettei kokouksessa ole yllätyksiä, ja luettavalla asiakirjalla he ovat todennäköisemmin valmiita keskustelemaan strategiasta ja ryhtymään toimiin. Tämä raportti voidaan räätälöidä miten haluat, olipa se vain tiivistelmä tai kaikki yksityiskohdat-mikä tahansa toimii parhaiten johtajillesi.

Capture action items live during the strategy review meeting.

kaikki osallistujat saapuvat kokoukseen mukanaan sama versio raportista (koska se lähetettiin heille automaattisesti aikaisemmin), ja voit projisoida Clearpointin johtamaan kokousta. Koko kokouksen ajan voit lisätä toimintakohteita, linkittää ne tavoitteisiin, toimenpiteisiin ja projekteihin, määrittää vastuuvelvollisuuden ja asettaa eräpäivän. Muista sopia tehdyistä päätöksistä ja toimista ennen lykkäystä.

Briefing Book of action items created and sent to team.

ClearPoint luo automaattisesti ohjekirjan, jossa on kokouksen toimintakohteet, ja lähettää sen tiimillesi. Jos joku myöhästyi kokouksesta, heillä on päivitys toiminta kohteita määritetty, ja ei enää ole tekosyy puuttuu toiminta erä määräajat.

raportoinnin työnkulun hallintapaneeli

raportointiprosesseissa on paljon vaiheita. Järjestelmänvalvojana raportoinnin työnkulun hallintapaneeli antaa sinulle näkyvyyttä siitä, kuinka paljon tiimisi on edistynyt päivityksissään kuukausittain. Tarkastele päivitettyjen elementtien kokonaismäärää ja katso kunkin henkilön yksilöllinen tila. Voit jopa lähettää ylimääräisiä muistutuksia joukkuetovereille, joiden tiedät tarvitsevan hieman ylimääräistä tönäisyä tai jotka usein menettävät sähköposteja postilaatikkoonsa.

ylläpitäjät voivat myös tarkastella kaikkia prosessinsa vaiheita kalenterinäkymässä. Näet, milloin tiedot päivitetään, muistutus sähköpostit lähetetään, ja raportit luodaan. Kalenteri näyttää yksittäiset Raportointityöt tai kaikki työnkulut samassa kalenterissa (värikoodattu!).

me kaikki olemme kiireisiä, ja on paljon asioita, jotka on tehtävä tehdäksemme strategisia päätöksiä koko organisaatiossa.

automatisoimalla osia raportointiprosessistasi voit käyttää enemmän aikaa strategisiin aloitteisiisi ja auttaa organisaatioasi saavuttamaan tavoitteensa. Kukaan ei halua käyttää aikaansa tietojen syöttämiseen, Raporttien luomiseen, sähköpostien lähettämiseen tai toiminnan kohteiden kirjoittamiseen. Clearpointin avulla voit automatisoida monia prosessin osia ja ottaa aikaa takaisin auttaaksesi organisaatiotasi suorittamaan.

on nyt enemmän aikaa kuin tiedätkään mitä tehdä? Ajoita puhelu Clearpointin avulla nähdäksesi, kuinka helppoa raportoinnin automatisointi Clearpointin avulla on! Odotamme pian puhumista. Sillä välin hyvää raportointia!