tiedät, että ennemmin tai myöhemmin yrityksesi voi joutua kriisiin. Se voi johtua sisäisistä ongelmista (kuten perättäisistä irtisanoutumisista, tärkeän asiakkaan menetyksestä tai johtajan poissaolosta) tai ulkoisista tekijöistä (talouskriisi, luonnonkatastrofit, raaka-ainepula, kuljetuslakot…).
oli kriisin alkuperä mikä tahansa, seuraukset voivat olla katastrofaalisia yhtiölle ja vaarantaa sen tulevaisuuden. Tällaisen skenaarion välttämiseksi ja minkä tahansa kriisin hallitsemiseksi on tärkeää reagoida nopeasti ja ryhtyä asianmukaisiin toimenpiteisiin, jotta yrityksesi pääsee pois myllerryksestä. Vaikka kriisin tehokkaaseen hallintaan ei ole ihmeratkaisua, voit noudattaa näitä 7 vaihetta toteuttamiskelpoisen kriisinhallintasuunnitelman laatimiseksi.
1. Tunnista riskit.
hyvä kriisinhallinta alkaa yrityksen mahdollisten riskien ennakoinnista. Järjestä aivoriihi ja kerää edustajia kaikista osastoista, jotta voit luoda täydellisen listan kaikista mahdollisista riskeistä. Nämä voivat vaihdella luonnonkatastrofista tietokoneen kaatumiseen, mukaan lukien Työtapaturmat, kyberhyökkäykset tai vialliset tuotteet.
Nest, analysoitava kaikki riskit määrittääkseen niiden toteutumistodennäköisyyden ja vaikutuksen organisaatioon; tämän jälkeen määritettävä paremmuusjärjestys. Tämän perusteellisen tutkimuksen avulla huomaat, että joitakin riskejä voidaan välttää muuttamalla työprosesseja ja nykyisiä käytäntöjä. Esimerkiksi voit vähentää kyberhyökkäysten riskiä investoimalla tehokkaisiin virustorjuntaohjelmistoihin ja järjestämällä työntekijöillesi säännöllisesti kyberturvallisuuteen liittyvää koulutusta.
2. Määrittele toimintasuunnitelma
kun olet tunnistanut mahdolliset riskit, sinun on määriteltävä käyttöön otettavat henkilöresurssit ja aineelliset resurssit, jotta voit vastata tehokkaasti kaikkiin kriisitilanteisiin. Kriisinhallintasuunnitelmassa otetaan huomioon kaikki mahdolliset skenaariot ja määrätään operatiivisista vastatoimista. Siihen voi sisältyä liiketoiminnan jatkuvuuden suunnittelu (Bcp), liiketoiminnan elvytyssuunnitelma, evakuointisuunnitelma jne.
on tärkeää olla hyvin valmistautunut ja saada valmiussuunnitelma valmiiksi ennen kriisin puhkeamista. Miksi? Koska reagoit todennäköisesti eri tavalla (vähemmän tehokkaasti) paineen alla, kun joudut käsittelemään todellista kriisitilannetta.
huomaa, että kriisinhallintasuunnitelmaa on tarkistettava ja päivitettävä säännöllisesti, koska riskit ovat alttiita muutoksille. Sitä on myös testattava sen tehokkuuden varmistamiseksi.
3. Kriisiyksikön perustaminen
Kriisiyksikkö on kriisinhallinnan kannalta keskeinen paikka. Siellä kriisinhallintaorganisaatiota keskitetään, torjuntasuunnitelmia pilotoidaan ja kriisiviestintästrategiaa toteutetaan.
kriisiyksikkö koostuu yleensä yrityksen henkilöstöstä sekä ulkopuolisista asiantuntijoista, joilla on erityistä kokemusta arkaluonteisesta tai kriittisestä tilanteesta.:
- yrityksen tärkeimmät päättäjät (johtajat, palvelupäälliköt, ylemmät toimihenkilöt),
- sisäiset tai ulkoiset asiantuntijat, joilla on tietoa kriisin luonteesta;
- viestinnän ja suhdetoiminnan asiantuntijat;
- oikeudelliset neuvonantajat, lakimiehet tai vakuutusyhtiöt.
kriisisolussa tehdään päätöksiä kriisin hoitamisesta ja yhtiön, sen liiketoiminnan ja maineen suojelemisesta.
4. Nimitetään ja koulutetaan tiedottaja
kriisiaikoina on välttämätöntä koordinoida huolellisesti yritysten viestintää yhtiön imagon ja maineen säilyttämiseksi, mutta myös sen osoittamiseksi, että tilanne on hallinnassa.
kaksi päätyyppiä viestittelyä kriisitilanteessa:
- viestintä, joka mahdollistaa kriisin hallinnan ja vähentää sen vaikutusta liiketoimintaan(varoittamalla asiakkaita ja / tai yleisöä, lähettämällä ohjeita työntekijöille, koordinoimalla toimintaa);
- viestintä, jolla pyritään välttämään skandaalit ja suojelemaan yrityksen mainetta.
yhtiön on nimettävä, kuka toimii sen virallisena tiedottajana kriisitilanteessa. He (heitä voi olla useampia) ovat ainoa valtuutettu osapuoli, joka puhuu yhtiön puolesta. Ne nähdään virallisena tietolähteenä yhtiön asemasta ja toimista.
puhemiehet on valittu ja koulutettu puhumaan eri viestintäkanavien kautta.
5. Määrittele
välitettävät viestit kriisitilanteessa yrityksen on puhuteltava kaikkia yleisöjään: työntekijöitä, asiakkaita, yhteistyökumppaneita, toimittajia, yleisöä jne. Viestit vaihtelevat siis aiotun kohteen, mutta myös tiedon levittämiseen valitun median(verkkosivut, sosiaalinen media, lehdistö jne.) mukaan.). Muista kuitenkin, että ydinsanoman tulisi olla yksinkertainen, selkeä ja kaikkien helposti ymmärrettävissä. Yritä olla mahdollisimman avoin ja välttää kiistämästä ongelman olemassaoloa sillä uhalla, että menetät kaiken uskottavuutesi.
ensimmäiset viestit ovat yleensä hälytysviestien hengessä. Sitten, sinun täytyy kommunikoida kehityksen tilanne. Jotta kriisitilanteessa vallitseva stressi ja paine eivät vaikuttaisi viesteihisi, älä epäröi kehittää niitä seuraamalla tarkasti katastrofiskenaarioita, jotka tunnistit ensimmäisen vaiheen aikana.
6. Tee tilaa kriisinhallinnalle
kriisitilanteessa on aika reagoida toteuttamalla kaikki etukäteen valmistelemasi toimet. Oletko havainnut ongelman tai epänormaalin tilanteen? Arvioidaan uhkataso ja käynnistetään sen perusteella kriisiyksikkö, tehdään hälytyksiä ja otetaan käyttöön valmiussuunnitelma.
7. Stay positive
kriisi on usein todellinen testi yritykselle. Hyvin hoidettuna se voi kuitenkin luoda uusia mahdollisuuksia pakottamalla yhteiskunnan luovuuteen ja innovatiivisuuteen sekä kannustamalla heitä eteenpäin pomppimalla takaisin. Sisäisesti kriisi voi olla mahdollisuus vahvistaa tiimin yhteenkuuluvuutta ja työntekijöiden yhteenkuuluvuuden tunnetta. Ulkoisesti se voidaan nähdä tilaisuutena osoittaa yrityksen vahvuus, reaktiivisuus ja sietokyky.
tehokkaasti hallittu kriisi parantaa tai vahvistaa yrityksesi imagoa ja mainetta.
